Guida al project management · Rischio, qualità e controllo
Modello di piano di comunicazione per progetti (con esempio)
Un piano di comunicazione di progetto è un documento che stabilisce chi ha bisogno di informazioni sul progetto, quali informazioni, perché, come verranno fornite, con quale frequenza e chi ne è responsabile. Trasforma le buone intenzioni di tenere informate le persone in un calendario che tutti possono seguire.
Punti chiave
- Un piano di comunicazione stabilisce chi riceve quali informazioni, come, quando e da chi.
- Costruitelo a partire dall'analisi degli stakeholder e dalla matrice RACI.
- Usate un modello a matrice e mantenetelo breve.
- Includete canali di feedback e di escalation e aggiornatelo regolarmente.
Che cosa include un piano di comunicazione
- Destinatari: lo stakeholder o il gruppo che riceve le informazioni.
- Scopo: perché ne hanno bisogno, ad esempio per approvare, informarsi o prepararsi.
- Contenuto: le informazioni che riceveranno.
- Metodo o canale: riunione, email, report, dashboard o intranet.
- Frequenza o tempistiche: giornaliera, settimanale, mensile o in corrispondenza di milestone specifiche.
- Responsabile: chi lo prepara e lo invia.
- Canale di feedback: come i destinatari pongono domande o sollevano dubbi.
- Percorso di escalation: come i problemi urgenti arrivano al decisore giusto.
Il piano fa parte della gestione della comunicazione di progetto e si colloca all'interno della più ampia piano di project management.
Come scrivere un piano di comunicazione
- Elencare gli stakeholder a partire dalla vostra analisi degli stakeholder, raggruppando le persone con esigenze simili.
- Definire di che cosa ha bisogno ciascun gruppo e che cosa vi serve da loro, ad esempio decisioni o risorse.
- Scegliere il metodo adatto al messaggio: interattivo per le decisioni, push per gli aggiornamenti regolari, pull per il materiale di consultazione.
- Stabilire frequenza e tempistiche così gli aggiornamenti arrivano prima delle decisioni che devono supportare.
- Assegnare un responsabile per ogni elemento, non solo il project manager.
- Concordare i modelli per gli elementi ricorrenti, come report sullo stato.
- Rivedere con lo sponsor e gli stakeholder chiave, poi pubblicarlo.
- Rivedere il piano a ogni fase o ogni volta che cambiano gli stakeholder.
Modello di matrice del piano di comunicazione
Copiate questa matrice in un foglio di calcolo o nel vostro software di project management. Aggiungete una riga per ogni elemento di comunicazione.
| Comunicazione | Pubblico | Scopo | Contenuto | Metodo | Frequenza | Responsabile | Canale di feedback |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| [Nome dell'elemento] | [Chi lo riceve] | [Informare / approvare / consultare] | [Informazioni chiave] | [Riunione / email / report / dashboard] | [Giornaliera / settimanale / mensile / a milestone] | [Nome o ruolo] | [Come rispondere] |
Esempio: progetto di trasferimento degli uffici
Un'azienda trasferisce 250 dipendenti in un nuovo ufficio nell'arco di 6 mesi. Il project manager prepara questo piano.
| Comunicazione | Pubblico | Scopo | Contenuto | Metodo | Frequenza | Responsabile | Canale di feedback |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Riunione di kick-off | Sponsor, team, facility, IT | Allinearsi su obiettivi e ruoli | Charter, ambito, milestone, RACI | Workshop | Una volta, settimana 1 | Project manager | Domande e risposte durante la sessione |
| Aggiornamento per lo steering committee | Sponsor e dirigenti | Decidere e approvare | Stato RAG, budget, rischi, decisioni necessarie | Riunione più report di una pagina | Mensile | Project manager | Azioni registrate nel verbale |
| Stand-up del team | Team di progetto | Coordinare il lavoro quotidiano | Avanzamento, blocchi, prossime attività | Chiamata di 15 minuti | Giornaliero | Project coordinator | Segnalare durante la chiamata o nella chat del team |
| Revisione dell'avanzamento del fornitore | Impresa di allestimento | Monitorare i deliverable | Avanzamento rispetto al cronoprogramma, problemi, difetti | Riunione in loco | Settimanale | Responsabile facility | Registro dei problemi |
| Newsletter per il personale | Tutto il personale | Informare e preparare | Date del trasloco, planimetrie, che cosa imballare | Email e intranet | Quindicinale, settimanale nell'ultimo mese | Comunicazione interna | Casella email condivisa |
| Pacchetto di briefing per i manager | Responsabili diretti | Mettere i manager in condizione di informare i team | Messaggi chiave, FAQ, tempistiche | Pacchetto via email più chiamata | Prima di ogni ondata di trasloco | Project manager | Domande e risposte nella chiamata di briefing |
| Sondaggio dopo il trasloco | Tutto il personale | Raccogliere feedback | Soddisfazione, problemi, suggerimenti | Modulo online | Una volta, 2 settimane dopo il trasloco | Project coordinator | Risultati condivisi nella newsletter |
Consigli per un piano che le persone seguano davvero
- Limitatelo, ove possibile, a una pagina o a un solo foglio.
- Adattate il livello di dettaglio al lettore: i dirigenti vogliono eccezioni e decisioni; i team vogliono dettagli specifici.
- Inserite gli elementi ricorrenti nei calendari non appena il piano viene approvato.
- Usate un'unica sede per i documenti di progetto, così la comunicazione pull funziona.
- Aggiungete soglie di escalation, ad esempio: qualsiasi problema che ritardi una milestone di oltre 5 giorni viene portato allo sponsor entro 24 ore.
- Pianificate la comunicazione anche per la fase di chiusura , inclusi il passaggio di consegne e le sessioni sulle lezioni apprese.
Errori comuni
- Scrivere il piano una volta e non aggiornarlo mai.
- Indicare solo il project manager come responsabile di tutto.
- Dimenticare gli utenti finali e le persone interessate dal cambiamento.
- Affidarsi solo all'email per messaggi importanti o delicati.
- Non prevedere canali di feedback, così la comunicazione scorre in un'unica direzione.
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Domande frequenti
Che cos'è un piano di comunicazione nel project management?
Un documento che definisce chi riceve le informazioni di progetto, che cosa riceve, perché, come, con quale frequenza e chi le fornisce.
Quali sono gli elementi chiave di un piano di comunicazione?
Destinatari, scopo, contenuto, metodo, frequenza, responsabile, canale di feedback e percorso di escalation.
Chi redige il piano di comunicazione?
Di solito lo redige il project manager, con il contributo dello sponsor, dei team leader e degli stakeholder chiave.
Quando va redatto il piano di comunicazione?
Durante la pianificazione, dopo l'identificazione degli stakeholder, e va aggiornato per tutta la durata del progetto.
Che cos'è una matrice di comunicazione in un piano di comunicazione?
Una tabella che elenca ogni elemento di comunicazione con destinatari, contenuto, metodo, frequenza e responsabile. È il cuore della maggior parte dei piani di comunicazione.
Quanto deve essere lungo un piano di comunicazione?
Il più breve possibile. Per la maggior parte dei progetti bastano una matrice di una pagina e una breve nota sull'escalation.
Un piano di comunicazione coincide con un piano di coinvolgimento degli stakeholder?
Si sovrappongono. Il piano di coinvolgimento stabilisce come coinvolgere e influenzare gli stakeholder; il piano di comunicazione definisce i flussi di informazioni che lo supportano.
I progetti Agile hanno bisogno di un piano di comunicazione?
Molti eventi Agile, come review e stand-up, sono comunicazione integrata. Un piano leggero resta comunque utile per gli stakeholder esterni al team.
Con quale frequenza va rivisto un piano di comunicazione?
A ogni fase o milestone, e ogni volta che stakeholder, rischi o priorità cambiano in modo significativo.
Quali strumenti posso usare per creare un piano di comunicazione?
Un foglio di calcolo va bene. Molti strumenti di project management possono anche ospitare la matrice e pianificare aggiornamenti ricorrenti.
Che cosa dovrebbe includere un piano di comunicazione per l'escalation?
Soglie chiare, la persona a cui rivolgere l'escalation e i tempi di risposta attesi, così i problemi urgenti non aspettano il successivo report ordinario.