Руководство по управлению проектами · Риски, качество и контроль
Шаблон плана коммуникаций для проектов (с примером)
План коммуникаций проекта — это документ, который определяет, кому нужна информация о проекте, какая именно, зачем, как она будет передаваться, как часто и кто за это отвечает. Он превращает благие намерения держать людей в курсе в график, которому могут следовать все.
Главное
- План коммуникаций определяет, кто получает какую информацию, каким образом, когда и от кого.
- Стройте его на основе анализа заинтересованных сторон и матрицы RACI.
- Используйте шаблон матрицы и делайте план кратким.
- Включите каналы обратной связи и эскалации и регулярно обновляйте план.
Что включает план коммуникаций
- Аудитория: заинтересованная сторона или группа, получающая информацию.
- Назначение: зачем им это нужно, например чтобы утвердить, быть в курсе или подготовиться.
- Содержание: информация, которую они будут получать.
- Способ или канал: встреча, письмо, отчёт, дашборд или интранет.
- Частота или сроки: ежедневно, еженедельно, ежемесячно или на определённых вехах.
- Ответственный: кто готовит и отправляет.
- Канал обратной связи: как получатели задают вопросы или высказывают опасения.
- Порядок эскалации: как срочные проблемы доходят до нужного лица, принимающего решения.
План является частью управление коммуникациями проекта и входит в более широкое план управления проектом.
Как составить план коммуникаций
- Перечислите заинтересованные стороны из вашего анализа заинтересованных сторон, группируя людей со схожими потребностями.
- Определите, что нужно каждой группе и что вам от них нужно, например решения или ресурсы.
- Выберите способ который подходит для сообщения: интерактивный — для решений, push-рассылка — для регулярных обновлений, pull-доступ — для справочных материалов.
- Задайте частоту и сроки чтобы обновления поступали до принятия решений, которые они обеспечивают.
- Назначьте ответственного для каждого элемента, а не только руководителя проекта.
- Согласуйте шаблоны для регулярных элементов, таких как отчёта о статусе.
- Обсудите со спонсором и ключевыми заинтересованными сторонами, затем опубликуйте.
- Пересматривайте план на каждой фазе или при изменении состава заинтересованных сторон.
Шаблон матрицы плана коммуникаций
Скопируйте эту матрицу в электронную таблицу или в ПО для управления проектами. Добавьте по одной строке на каждый элемент коммуникации.
| Коммуникация | Аудитория | Назначение | Содержание | Метод | Частота | Ответственный | Канал обратной связи |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| [Название элемента] | [Кто получает] | [Информировать / утвердить / проконсультироваться] | [Ключевая информация] | [Встреча / письмо / отчёт / дашборд] | [Ежедневно / еженедельно / ежемесячно / по вехам] | [Имя или роль] | [Как реагировать] |
Пример: проект переезда офиса
Компания в течение 6 месяцев переводит 250 сотрудников в новый офис. Руководитель проекта готовит такой план.
| Коммуникация | Аудитория | Назначение | Содержание | Метод | Частота | Ответственный | Канал обратной связи |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Стартовое совещание | Спонсор, команда, служба эксплуатации, ИТ | Согласовать цели и роли | Устав, содержание, вехи, RACI | Воркшоп | Однократно, неделя 1 | Руководитель проекта | Вопросы и ответы на встрече |
| Отчёт для управляющего комитета | Спонсор и директора | Принять решение и утвердить | Статус RAG, бюджет, риски, необходимые решения | Встреча плюс одностраничный отчёт | Ежемесячно | Руководитель проекта | Действия фиксируются в протоколе |
| Стендап команды | Команда проекта | Координировать повседневную работу | Прогресс, блокеры, следующие задачи | 15-минутный звонок | День | Координатор проекта | Поднять вопрос на звонке или в чате команды |
| Обзор хода работ поставщика | Подрядчик по отделке | Отслеживать результаты | Прогресс по графику, проблемы, недоделки | Встреча на объекте | Еженедельно | Руководитель службы эксплуатации | Журнал проблем |
| Рассылка для сотрудников | Все сотрудники | Информировать и подготовить | Даты переезда, планировки этажей, что упаковать | Электронная почта и интранет | Раз в две недели, в последний месяц — еженедельно | Внутренние коммуникации | Общий почтовый ящик |
| Пакет материалов для брифинга руководителей | Линейные руководители | Подготовить руководителей к брифингу команд | Ключевые сообщения, FAQ, сроки | Пакет по почте плюс звонок | Перед каждой волной переезда | Руководитель проекта | Вопросы и ответы на брифинг-звонке |
| Опрос после переезда | Все сотрудники | Соберите обратную связь | Удовлетворённость, проблемы, предложения | Онлайн-форма | Однократно, через 2 недели после переезда | Координатор проекта | Результаты публикуются в рассылке |
Советы, чтобы план действительно выполнялся
- По возможности уложитесь в одну страницу или один лист.
- Подбирайте детализацию под читателя: директорам нужны исключения и решения, командам — конкретика.
- Вносите регулярные элементы в календари сразу после утверждения плана.
- Храните проектные документы в одном месте, чтобы pull-коммуникация работала.
- Добавьте пороги эскалации, например: любая проблема, задерживающая веху более чем на 5 дней, передаётся спонсору в течение 24 часов.
- Планируйте коммуникации и для фазы завершения , включая сессии передачи и извлечения уроков.
Типичные ошибки
- План пишут один раз и никогда не обновляют.
- Указание руководителя проекта ответственным за всё.
- Забывают о конечных пользователях и людях, которых затрагивают изменения.
- Важные или деликатные сообщения передаются только по электронной почте.
- Отсутствие каналов обратной связи, из-за чего коммуникация идёт только в одну сторону.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое план коммуникаций в управлении проектами?
Документ, определяющий, кто получает информацию о проекте, что именно, зачем, каким образом, как часто и кто её предоставляет.
Каковы ключевые элементы плана коммуникаций?
Аудитория, цель, содержание, способ, частота, ответственный, канал обратной связи и порядок эскалации.
Кто составляет план коммуникаций?
Обычно его составляет руководитель проекта с учётом предложений спонсора, руководителей команд и ключевых заинтересованных сторон.
Когда нужно составлять план коммуникаций?
На этапе планирования, после определения заинтересованных сторон; его следует обновлять на протяжении всего проекта.
Что такое матрица коммуникаций в плане коммуникаций?
Таблица, в которой для каждого элемента коммуникации указаны аудитория, содержание, способ, частота и ответственный. Она составляет основу большинства планов коммуникаций.
Какого объёма должен быть план коммуникаций?
Как можно короче. Для большинства проектов достаточно одностраничной матрицы и краткой заметки об эскалации.
План коммуникаций — это то же самое, что план вовлечения заинтересованных сторон?
Они пересекаются. План вовлечения определяет, как привлекать заинтересованные стороны и влиять на них; план коммуникаций определяет информационные потоки, которые это обеспечивают.
Нужен ли Agile-проектам план коммуникаций?
Многие Agile-события, такие как обзоры и стендапы, — это встроенная коммуникация. Облегчённый план всё равно полезен для заинтересованных сторон за пределами команды.
Как часто нужно пересматривать план коммуникаций?
На каждой фазе или вехе, а также при существенном изменении заинтересованных сторон, рисков или приоритетов.
Какие инструменты можно использовать для составления плана коммуникаций?
Электронной таблицы вполне достаточно. Многие инструменты управления проектами также позволяют вести матрицу и планировать регулярные обновления.
Что должен включать план коммуникаций в части эскалации?
Чёткие пороги, человек, к которому нужно эскалировать, и ожидаемое время ответа, чтобы срочные проблемы не ждали следующего планового отчёта.