Guide de la gestion de projet · Risques, qualité et maîtrise
Modèle de plan de communication de projet (avec exemple)
Un plan de communication de projet est un document qui définit qui a besoin d'informations sur le projet, lesquelles, pourquoi, comment elles seront transmises, à quelle fréquence et qui en est responsable. Il transforme les bonnes intentions en matière d'information en un calendrier que chacun peut suivre.
À retenir
- Un plan de communication définit qui reçoit quelle information, comment, quand et de qui.
- Construisez-le à partir de votre analyse des parties prenantes et de votre matrice RACI.
- Utilisez un modèle de matrice et restez concis.
- Prévoyez des canaux de retour et d'escalade et mettez-le à jour régulièrement.
Le contenu d'un plan de communication
- Public : la partie prenante ou le groupe qui reçoit l'information.
- Finalité : pourquoi ils en ont besoin, par exemple pour approuver, s'informer ou se préparer.
- Contenu : les informations qu'ils recevront.
- Méthode ou canal : réunion, e-mail, rapport, tableau de bord ou intranet.
- Fréquence ou moment : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou à des jalons précis.
- Responsable : qui le prépare et l'envoie.
- Canal de retour : comment les destinataires posent des questions ou font part de leurs préoccupations.
- Circuit d'escalade : comment les problèmes urgents parviennent au bon décideur.
Le plan fait partie de la gestion des communications du projet et s'inscrit dans le cadre plus large de la plan de management de projet.
Comment rédiger un plan de communication
- Lister les parties prenantes à partir de votre analyse des parties prenantes, en regroupant les personnes ayant des besoins similaires.
- Définir les besoins de chaque groupe et ce que vous attendez d'eux, comme des décisions ou des ressources.
- Choisir la méthode adaptée au message : interactive pour les décisions, push pour les points réguliers, pull pour les documents de référence.
- Fixer la fréquence et le moment afin que les informations arrivent avant les décisions qu'elles éclairent.
- Désigner un responsable pour chaque élément, pas seulement le chef de projet.
- Convenir des modèles pour les éléments récurrents comme le rapport d'avancement.
- Le revoir avec le sponsor et les principales parties prenantes, puis publiez-le.
- Réviser le plan à chaque phase ou dès que les parties prenantes changent.
Modèle de matrice de plan de communication
Copiez cette matrice dans un tableur ou dans votre logiciels de gestion de projet. Ajoutez une ligne par élément de communication.
| Communication | Public | Finalité | Contenu | Méthode | Fréquence | Responsable | Canal de retour |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| [Nom de l'élément] | [Qui la reçoit] | [Informer / approuver / consulter] | [Informations clés] | [Réunion / e-mail / rapport / tableau de bord] | [Quotidien / hebdomadaire / mensuel / à chaque jalon] | [Nom ou fonction] | [Comment répondre] |
Exemple : projet de déménagement de bureaux
Une entreprise transfère 250 collaborateurs dans de nouveaux bureaux sur 6 mois. Le chef de projet prépare ce plan.
| Communication | Public | Finalité | Contenu | Méthode | Fréquence | Responsable | Canal de retour |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Réunion de lancement | Sponsor, équipe, services généraux, informatique | S'aligner sur les objectifs et les rôles | Charte, périmètre, jalons, RACI | Atelier | Une fois, semaine 1 | Chef de projet | Questions-réponses en séance |
| Point au comité de pilotage | Sponsor et directeurs | Décider et approuver | Statut RAG, budget, risques, décisions attendues | Réunion et rapport d'une page | Chaque mois | Chef de projet | Actions consignées dans le compte rendu |
| Stand-up de l'équipe | Équipe projet | Coordonner le travail quotidien | Avancement, blocages, prochaines tâches | Appel de 15 minutes | Quotidien | Coordinateur de projet | À signaler lors de l'appel ou dans la messagerie de l'équipe |
| Revue d'avancement fournisseur | Entreprise d'aménagement | Suivre les livrables | Avancement par rapport au calendrier, problèmes, réserves | Réunion sur site | Hebdomadaire | Responsable des services généraux | Registre des problèmes |
| Newsletter interne | Tout le personnel | Informer et préparer | Dates de déménagement, plans d'étage, ce qu'il faut emballer | E-mail et intranet | Toutes les deux semaines, chaque semaine le dernier mois | Communication interne | Boîte mail partagée |
| Kit d'information pour les managers | Managers de proximité | Donner aux managers les moyens d'informer leurs équipes | Messages clés, FAQ, calendrier | Dossier par e-mail et appel | Avant chaque vague de déménagement | Chef de projet | Questions-réponses lors de l'appel d'information |
| Enquête après le déménagement | Tout le personnel | Recueillir les retours | Satisfaction, problèmes, suggestions | Formulaire en ligne | Une fois, 2 semaines après le déménagement | Coordinateur de projet | Résultats partagés dans la newsletter |
Conseils pour un plan réellement suivi
- Limitez-le si possible à une page ou à une feuille.
- Adaptez le niveau de détail au lecteur : les dirigeants veulent les exceptions et les décisions ; les équipes veulent des précisions.
- Inscrivez les éléments récurrents dans les agendas dès l'approbation du plan.
- Utilisez un emplacement unique pour les documents du projet afin que la communication en mode pull fonctionne.
- Ajoutez des seuils d'escalade, par exemple : tout problème qui retarde un jalon de plus de 5 jours est remonté au sponsor sous 24 heures.
- Planifiez aussi la communication de la phase de clôture , y compris la passation et les séances de retour d'expérience.
Erreurs courantes
- Rédiger le plan une seule fois et ne jamais le mettre à jour.
- Désigner le chef de projet comme seul responsable de tout.
- Oublier les utilisateurs finaux et les personnes concernées par le changement.
- S'appuyer uniquement sur l'e-mail pour les messages importants ou sensibles.
- Ne pas prévoir de canaux de retour, si bien que la communication ne circule que dans un sens.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un plan de communication en gestion de projet ?
Un document qui définit qui reçoit les informations du projet, ce qu'il reçoit, pourquoi, comment, à quelle fréquence et qui les fournit.
Quels sont les éléments clés d'un plan de communication ?
Le public, l'objectif, le contenu, la méthode, la fréquence, le responsable, le canal de retour et le circuit d'escalade.
Qui élabore le plan de communication ?
C'est généralement le chef de projet qui le rédige, avec les contributions du sponsor, des chefs d'équipe et des principales parties prenantes.
Quand faut-il élaborer le plan de communication ?
Pendant la planification, une fois les parties prenantes identifiées, et il doit être mis à jour tout au long du projet.
Qu'est-ce qu'une matrice de communication dans un plan de communication ?
Un tableau qui répertorie chaque élément de communication avec son public, son contenu, sa méthode, sa fréquence et son responsable. C'est le cœur de la plupart des plans de communication.
Quelle doit être la longueur d'un plan de communication ?
Aussi court que possible. Pour la plupart des projets, une matrice d'une page et une courte note sur l'escalade suffisent.
Un plan de communication est-il la même chose qu'un plan d'engagement des parties prenantes ?
Ils se recoupent. Le plan d'engagement définit comment impliquer et influencer les parties prenantes ; le plan de communication définit les flux d'information qui le soutiennent.
Les projets agiles ont-ils besoin d'un plan de communication ?
De nombreux événements agiles, comme les revues et les stand-ups, constituent une communication intégrée. Un plan léger reste utile pour les parties prenantes extérieures à l'équipe.
À quelle fréquence faut-il revoir un plan de communication ?
À chaque phase ou jalon, et chaque fois que les parties prenantes, les risques ou les priorités changent sensiblement.
Quels outils utiliser pour créer un plan de communication ?
Un tableur suffit. De nombreux outils de gestion de projet peuvent aussi héberger la matrice et programmer les mises à jour récurrentes.
Que doit prévoir un plan de communication en matière d'escalade ?
Des seuils clairs, la personne vers qui faire remonter et les délais de réponse attendus, afin que les problèmes urgents n'attendent pas le prochain rapport de routine.