项目管理指南 · 风险、质量与控制
项目沟通计划模板（附示例）
项目沟通计划是一份文件，规定谁需要项目信息、需要什么、为什么需要、如何传递、多久传递一次以及由谁负责。它将让大家及时了解情况的良好意愿转化为人人都能遵循的时间表。
要点总结
- 沟通计划规定了谁以何种方式、在何时、从谁那里获得哪些信息。
- 根据相关方分析和 RACI 构建沟通计划。
- 使用矩阵模板并保持简短。
- 包含反馈和上报渠道，并定期更新。
沟通计划包含哪些内容
- 受众： 接收信息的相关方或群体。
- 目的： 他们为什么需要这些信息，例如用于审批、知悉或做准备。
- 内容： 他们将收到的信息。
- 方式或渠道： 会议、电子邮件、报告、仪表板或内网。
- 频率或时间： 每日、每周、每月或在特定里程碑。
- 负责人： 由谁准备和发送。
- 反馈渠道： 接收者如何提问或提出关切。
- 上报路径： 紧急问题如何送达合适的决策者。
如何编写沟通计划
沟通计划矩阵模板
将此矩阵复制到电子表格或您的 项目管理软件。每个沟通事项占一行。
| 沟通事项 | 受众 | 目的 | 内容 | 方法 | 频率 | 负责人 | 反馈渠道 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| [事项名称] | [接收人] | [告知 / 审批 / 征询] | [关键信息] | [会议 / 电子邮件 / 报告 / 仪表板] | [每日 / 每周 / 每月 / 里程碑] | [姓名或角色] | [如何回应] |
示例：办公室搬迁项目
一家公司要在 6 个月内将 250 名员工搬迁到新办公室。项目经理制定了以下计划。
| 沟通事项 | 受众 | 目的 | 内容 | 方法 | 频率 | 负责人 | 反馈渠道 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 启动会议 | 发起人、团队、设施部门、IT 部门 | 就目标和角色达成一致 | 章程、范围、里程碑、RACI | 研讨会 | 一次，第 1 周 | 项目经理 | 会上问答 |
| 指导委员会更新 | 发起人和董事 | 决策与审批 | RAG 状态、预算、风险、需要作出的决策 | 会议加一页报告 | 每月 | 项目经理 | 行动项记录在会议纪要中 |
| 团队站会 | 项目团队 | 协调日常工作 | 进展、阻碍、下一步任务 | 15 分钟电话会议 | 每日 | 项目协调员 | 在电话会议或团队聊天中提出 |
| 供应商进度评审 | 装修承包商 | 跟踪可交付成果 | 相对于进度计划的进展、问题、待整改缺陷 | 现场会议 | 每周 | 设施负责人 | 问题日志 |
| 员工内部通讯 | 全体员工 | 告知并做好准备 | 搬迁日期、楼层平面图、需要打包的物品 | 电子邮件和内网 | 每两周一次，最后一个月每周一次 | 内部沟通 | 共享邮箱 |
| 经理情况介绍资料包 | 直线经理 | 让经理具备向团队进行情况介绍的能力 | 关键信息、常见问题、时间表 | 电子邮件资料包加电话会议 | 每批搬迁之前 | 项目经理 | 情况介绍电话会议问答 |
| 搬迁后调查 | 全体员工 | 收集反馈 | 满意度、问题、建议 | 在线表单 | 一次，搬迁后 2 周 | 项目协调员 | 在内部通讯中分享结果 |
让计划真正得到执行的技巧
- 尽可能控制在一页或一张表内。
- 根据读者调整详略程度：董事们想看例外情况和需要的决策；团队则需要具体细节。
- 计划一经批准，就将定期事项放入日历。
- 为项目文件设置一个统一的存放位置，使拉式沟通能够发挥作用。
- 加入上报阈值，例如：任何导致里程碑延误超过 5 天的问题，须在 24 小时内上报给发起人。
- 还要规划 收尾 阶段的沟通，包括移交和经验教训总结会。
常见错误
- 计划写完一次就再也不更新。
- 所有事项的负责人都只写项目经理。
- 遗漏了最终用户和受变革影响的人员。
- 重要或敏感信息只依赖电子邮件传达。
- 不包含反馈渠道，导致沟通只能单向进行。
本主题的免费模板
常见问题
项目管理中的沟通计划是什么？
规定谁接收项目信息、接收什么、为什么、如何接收、多久接收一次以及由谁提供的文件。
沟通计划的关键要素有哪些？
受众、目的、内容、方式、频率、负责人、反馈渠道和上报路径。
谁来制定沟通计划？
通常由项目经理起草，并听取发起人、团队负责人和关键相关方的意见。
应该在什么时候制定沟通计划？
在规划期间、识别相关方之后制定，并应在整个项目期间持续更新。
沟通计划中的沟通矩阵是什么？
一张表格，列出每个沟通事项及其受众、内容、方式、频率和负责人。它是大多数沟通计划的核心。
沟通计划应该写多长？
越短越好。对于大多数项目，一页矩阵加上一段关于上报的简短说明就足够了。
沟通计划与相关方参与计划相同吗？
两者有所重叠。相关方参与计划规定如何让相关方参与并对其施加影响；沟通计划则规定支持这一目标的信息流。
敏捷项目需要沟通计划吗？
许多敏捷事件（如评审会和站会）本身就内置了沟通。对于团队以外的相关方，一份轻量的计划仍然很有用。
沟通计划应多久评审一次？
在每个阶段或里程碑，以及相关方、风险或优先级发生重大变化时。
可以使用哪些工具创建沟通计划？
用电子表格就可以。许多 项目管理工具 也可以存放该矩阵并安排定期更新。
沟通计划中关于上报应包括哪些内容？
明确的阈值、上报对象和预期响应时间，使紧急问题不必等到下一次例行报告。