プロジェクトマネジメントガイド · リスク、品質、コントロール
プロジェクト・コミュニケーション・マネジメント：プロセスとベストプラクティス
プロジェクトのコミュニケーションマネジメントとは、適切な人が適切な情報を、適切な形式で、適切なタイミングで受け取れるようにするプロセスです。何を伝えるかを計画し、それを共有し、理解されて行動につながったかを確認することまでを含みます。
要点
- コミュニケーションマネジメントは、プロジェクト情報の計画、伝達、監視を扱います。
- 対象者ごとに、メッセージ、方法、頻度を調整しましょう。
- チャネル数は急速に増えます：n(n - 1) / 2。
- メッセージが理解されているかを常に確認し、計画を調整しましょう。
コミュニケーションマネジメントが重要な理由
スポンサーが驚く、作業が重複する、スコープで揉めるといったプロジェクトの問題の多くは、技術的な作業の質ではなく、コミュニケーション不足から生じます。良いコミュニケーションは信頼を築き、意思決定を速め、リスクや課題をまだ対処しやすいうちに可視化します。
- 常に ステークホルダー に情報を提供し、関与を維持する。
- スポンサーやガバナンス委員会による適時の意思決定を支える。
- スコープ、優先順位、責任に関する誤解を減らす。
- 意思決定と合意事項の記録を残す。
3つの中核プロセス
なお、 PMBOKガイド 第6版では、コミュニケーションマネジメントを3つのプロセスで説明しています。これらは、プロジェクト全体を通じて繰り返されるシンプルなサイクルを形成します。
| プロセス | 行うこと | 主なアウトプット |
|---|---|---|
| コミュニケーション・マネジメントの計画 | ステークホルダーのニーズを分析し、誰に何を、いつ、どのように伝えるかを決める | コミュニケーション計画 |
| コミュニケーションのマネジメント | プロジェクト情報を作成、配布、保管、検索する | 報告書、プレゼンテーション、議事録 |
| コミュニケーションの監視 | コミュニケーションが機能しているかを確認し、計画を調整する | フィードバック、計画の更新 |
コミュニケーションの方法とチャネル
| 手法 | 説明 | 例 | 最適な用途 |
|---|---|---|---|
| インタラクティブ型 | 双方向のリアルタイムなやり取り | 会議、電話、ビデオ通話、ワークショップ | 意思決定、デリケートな話題、対立の解決 |
| プッシュ | 特定の人に送る | メール、 状況報告書、ニュースレター | 受け取る必要のある定期的な更新情報 |
| プル | 必要なときにアクセスできるよう保管する | イントラネット、共有ドライブ、プロジェクト管理ツールのダッシュボード | 参考資料や大人数の対象者 |
潜在的なコミュニケーションチャネルの数は、チームの規模に応じて急速に増えます。計算式は n(n - 1) / 2で、nは人数です。
- 5人：5 x 4 / 2 = 10チャネル.
- 10人：10 x 9 / 2 = 45チャネル.
- 10人のチームに2人を加えると、12 x 11 / 2 = 66チャネルとなり、21増えます。
プロジェクトのコミュニケーションを管理する手順
- ステークホルダーを特定する ：その関心、影響力、情報ニーズを分析します。たとえば次を使います： RACIマトリクス.
- 目的に合意する ：コミュニケーションの目的（情報提供、意見聴取、承認の取得、支持の獲得）を決めます。
- 方法と頻度を選ぶ ：対象者ごとに、読み手に合わせた詳しさで決めます。
- コミュニケーション計画を作成する ：スポンサーと合意します。
- 一貫して伝える：テンプレートを使い、報告書をすぐに読めるようにします。
- フィードバックを集める ：チェックインや短いアンケートを通じて行い、混乱の兆候に注意します。
- 計画を調整する ：ステークホルダー、フェーズ、リスクの変化に合わせて行います。
計算例
9か月間のERP導入には、ステアリングコミッティ、4人の部門長、12人のプロジェクトチーム、外部サプライヤー、600人のエンドユーザーが関わります。プロジェクトマネージャーは、各グループに合わせてコミュニケーションを調整します。
| 対象者 | ニーズ | 手法 | 頻度 |
|---|---|---|---|
| ステアリングコミッティ | 進捗、主要なリスク、必要な意思決定 | 会議と1ページのRAGレポート | 毎月 |
| 部門長 | 自部門のチームへの影響、準備のためのアクション | 説明のための電話会議 | 隔週 |
| プロジェクトチーム | タスク、ブロッカー、優先順位 | スタンドアップとチームボード | 毎日 |
| サプライヤー | 成果物、課題、受け入れ | 合同の進捗会議 | 毎週 |
| エンドユーザー | 何が、いつ変わるか、トレーニングの日程 | ニュースレターとイントラネットのページ | 毎月（本稼働直前は毎週） |
3か月後、フィードバックからエンドユーザーがニュースレターを読んでいないことがわかりました。プロジェクトマネージャーは部門長によるチーム会議での短い説明を追加し、準備状況アンケートのスコアが改善しました。これが監視ステップの実践例です。
よくある間違いとコツ
- 全員に同じメッセージ： 経営層には意思決定と例外が、チームには詳細が必要です。
- 成果ではなく活動を報告する： 何をしたかだけでなく、何が変わったか、何が必要かを伝えましょう。
- 悪い知らせを隠す： 問題は選択肢とともに早めに提起しましょう。
- フィードバックの仕組みがない： 送信することは、伝わることと同じではありません。理解されたかを確認しましょう。
- チャネルが多すぎる： 意思決定と文書をどこで管理するかを合意する。たとえば1つの プロジェクト管理ツール.
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よくある質問
プロジェクトのコミュニケーションマネジメントとは何ですか？
ステークホルダーが必要な情報を、必要なときに、役立つ形式で受け取れるよう、プロジェクト情報を計画、伝達、監視することです。
コミュニケーションマネジメントのプロセスとは何ですか？
PMBOKガイド第6版では、コミュニケーション・マネジメントの計画、コミュニケーションのマネジメント、コミュニケーションの監視の3つです。
コミュニケーションマネジメントでは、コミュニケーションチャネルの数をどのように計算しますか？
n(n - 1) / 2を使います。nは人数です。8人のチームなら28チャネルです。
プロジェクトのコミュニケーションマネジメントにおけるプッシュ型とプル型のコミュニケーションの違いは何ですか？
プッシュ型コミュニケーションは、メールのように特定の受信者に送るものです。プル型コミュニケーションは、イントラネットのページのように、人々が自分でアクセスできるよう保管しておくものです。
コミュニケーションマネジメントにおけるインタラクティブ型コミュニケーションとは何ですか？
会議、電話、ワークショップなど、リアルタイムの双方向のやり取りです。意思決定や、複雑またはデリケートな話題に最適です。
プロジェクトマネージャーの時間のうち、どのくらいがコミュニケーションマネジメントに費やされますか？
大部分です。プロジェクトマネージャーの仕事のほとんどは、会議、報告、交渉、人との調整です。
コミュニケーション計画は、コミュニケーションマネジメントをどのように支えますか？
コミュニケーションマネジメント計画プロセスの主なアウトプットです。誰が、どの情報を、なぜ、どのように、どのくらいの頻度で必要としているか、そして誰がそれを提供する責任を持つかを定めた文書です。
コミュニケーションマネジメントでは、上級のステークホルダーにどう対応すべきですか？
短くまとめ、ステータスと必要な意思決定を冒頭に置き、例外とリスクに焦点を当て、合意した報告サイクルに従いましょう。
プロジェクトのコミュニケーションマネジメントでは、どのような障壁を乗り越える必要がありますか？
専門用語、情報過多、タイムゾーン、言語の違い、あいまいな担当、多すぎるツールやチャネルです。
プロジェクトのコミュニケーションマネジメントがうまく機能しているかは、どうすればわかりますか？
フィードバックを求め、意思決定が期限内に行われているかを確認し、誤解による質問の繰り返し、想定外の事態、手戻りに注意しましょう。
プロジェクトのコミュニケーションマネジメントにおいて、キックオフ会議はどのような役割を果たしますか？
共通の出発点を作ります。キックオフ会議では、プロジェクトの目的、目標、スコープ、主要なマイルストーン、役割、チームのコミュニケーション方法を伝え、全員が同じ理解で始められるようにすべきです。