Projektmanagement-Leitfaden · Risiko, Qualität und Steuerung
Projektabschluss: Schritte, Checkliste und Abschlussbericht-Vorlage
Der Projektabschluss ist die letzte Phase eines Projekts, in der die Arbeit formell beendet, Liefergegenstände abgenommen und übergeben, Verträge und Finanzen abgeschlossen, Ressourcen freigegeben und Lessons Learned festgehalten werden. Er bestätigt, dass das Projekt beendet ist, und überträgt die Verantwortung an diejenigen, die seine Ergebnisse nutzen oder betreuen.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Projektabschluss beendet das Projekt formell und überträgt die Verantwortung.
- Verwenden Sie eine Checkliste, die Abnahme, Übergabe, Verträge, Finanzen, Ressourcen und Dokumentation abdeckt.
- Erstellen Sie einen Abschlussbericht und holen Sie die Freigabe des Sponsors ein.
- Schließen Sie auch abgebrochene Projekte formell ab.
Warum ein formeller Abschluss wichtig ist
- Bestätigt, dass Kunde oder Sponsor die Liefergegenstände abgenommen hat.
- Überträgt die Verantwortung an Betrieb oder Support, damit das Projektteam aufhören kann.
- Stoppt weitere Ausgaben und schließt Budgets und Verträge ab.
- Gibt Personal und Ausrüstung für andere Aufgaben frei.
- Sichert Lessons Learned für künftige Projekte.
- Schafft eine vollständige Dokumentation für Audits und als Referenz.
Projekte, die ohne formellen Abschluss auslaufen, hinterlassen oft offene Bestellungen, unklare Supportregelungen und ungelöste Streitigkeiten darüber, ob die Arbeit fertig ist.
Arten des Projektabschlusses
| Art | Wann es stattfindet | Was anders ist |
|---|---|---|
| Regulärer Abschluss | Ziele erreicht und Liefergegenstände abgenommen | Vollständige Übergabe und Feier |
| Phasenabschluss | Ende einer Phase | Formelle Überprüfung vor der Freigabe der nächsten Phase |
| Vorzeitiger Abschluss | Projekt abgebrochen, zum Beispiel weil der Business Case nicht mehr gilt | Erledigte Arbeit dokumentieren, nützliche Ergebnisse sichern, Gründe festhalten |
| Vertragsabschluss | Ein Lieferantenvertrag endet | Lieferungen prüfen, Zahlungen begleichen und die Vereinbarung abschließen |
Schritte des Projektabschlusses
- Fertigstellung bestätigen: Prüfen Sie jeden Liefergegenstand anhand des Umfangs und der Abnahmekriterien im Projektmanagementplan.
- Formelle Abnahme einholen: Holen Sie die schriftliche Freigabe von Sponsor oder Kunde ein.
- Übergeben: Übergeben Sie Liefergegenstände, Dokumentation, Schulungen und Supportregelungen an den Betrieb.
- Verträge abschließen: Bestätigen Sie die Lieferungen der Lieferanten, begleichen Sie Schlussrechnungen und schließen Sie Vereinbarungen formell ab.
- Finanzen abschließen: Gleichen Sie die Istkosten mit dem Budgetab, schließen Sie Kostenstellen und stornieren Sie offene Bestellungen.
- Ressourcen freigeben: Geben Sie Personal, Ausrüstung und Räumlichkeiten zurück und geben Sie Feedback zur Leistung der Teammitglieder.
- Lessons Learned erfassen: Führen Sie eine abschließende Lessons-Learned-Sitzung durch und übertragen Sie die Erkenntnisse in das Repository der Organisation.
- Abschlussbericht erstellen: Fassen Sie die Leistung gemessen an den Zielen zusammen und dokumentieren Sie offene Punkte.
- Unterlagen archivieren: Legen Sie Projektdokumente so ab, dass sie später auffindbar sind.
- Feiern und kommunizieren: Danken Sie dem Team und teilen Sie den Stakeholdern mit, dass das Projekt abgeschlossen ist.
Checkliste für den Projektabschluss
| Bereich | Prüfpunkt | Verantwortlich | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Liefergegenstände | Alle Liefergegenstände fertiggestellt und anhand der Abnahmekriterien geprüft | Projektmanager | [ ] |
| Abnahme | Formelle Freigabe durch Sponsor oder Kunden erhalten | Sponsor | [ ] |
| Übergabe | Betriebs- oder Supportteam ist geschult und hat die Verantwortung übernommen | Leitung Betrieb | [ ] |
| Übergabe | Benutzerhandbücher, technische Dokumente und Garantien übergeben | Projektmanager | [ ] |
| Probleme (Issues) | Offene Probleme und Fehler geschlossen oder mit Verantwortlichem übergeben | Projektmanager | [ ] |
| Risiken | Risikoregister geschlossen; fortbestehende Risiken an den Betrieb übergeben | Projektmanager | [ ] |
| Verträge | Lieferungen der Lieferanten bestätigt und Verträge formell abgeschlossen | Einkauf | [ ] |
| Finanzen | Endkosten abgeglichen, Rechnungen bezahlt, Bestellungen geschlossen | Finanzen | [ ] |
| Ressourcen | Teammitglieder freigegeben und Feedback gegeben | Projektmanager | [ ] |
| Zugänge | Temporäre Systemzugänge und Lizenzen entfernt | IT | [ ] |
| Wissen | Lessons-Learned-Sitzung durchgeführt und Register aktualisiert | Projektmanager | [ ] |
| Vorteile | Plan zur Nutzenmessung an den fachlich Verantwortlichen übergeben | Sponsor | [ ] |
| Unterlagen | Projektdateien am vereinbarten Ort archiviert | Projektkoordinator | [ ] |
| Kommunikation | Abschluss an die Stakeholder kommuniziert | Projektmanager | [ ] |
Vorlage für den Abschlussbericht
| Abschnitt | Was hineingehört |
|---|---|
| Projektzusammenfassung | Zweck, Sponsor, Projektmanager, Anfangs- und Endtermin |
| Ziele und Ergebnisse | Jedes Ziel, Sollwert und tatsächliches Ergebnis |
| Umfang | Gelieferte, geänderte und gestrichene Punkte, mit genehmigten Änderungsanträge |
| Terminleistung | Geplante und tatsächliche Termine für wichtige Meilensteine |
| Kostenleistung | Budget, Istkosten und Abweichung mit Begründung |
| Qualität | Abnahmeergebnisse und offene Fehler |
| Vorteile | Bisher erzielter Nutzen und wie der restliche Nutzen gemessen wird |
| Offene Punkte | Offene Probleme, Risiken und Maßnahmen, jeweils mit neuem Verantwortlichen |
| Lessons Learned | Wichtigste Erkenntnisse und Empfehlungen |
| Genehmigung | Freigabe durch den Sponsor und Datum |
Rechenbeispiel: Eine Modernisierung des Lohnabrechnungssystems hatte ein Budget von $320.000 und ein geplantes Ende am 30. Juni. Sie wurde am 14. Juli mit Kosten von $334.000 abgeschlossen, eine Abweichung von $14.000 (4,4 % über Budget), verursacht durch eine genehmigte Änderung, die eine Schnittstelle zur Altersvorsorge ergänzte. Alle 6 Ziele wurden erreicht. Zwei kleinere Fehler wurden mit vereinbarten Behebungsterminen an das Supportteam übergeben, und die Nutzenverfolgung für die reduzierte manuelle Bearbeitung ging an den Finanzvorstand über.
Häufige Fehler
- Das Team weiterziehen zu lassen, bevor die Übergabe abgeschlossen ist.
- Keine formelle Abnahme, sodass der Kunde immer wieder „kleine“ Wünsche äußert.
- Bestellungen und Verträge offen zu lassen.
- Lessons Learned auszulassen, weil alle beschäftigt sind.
- Offene Risiken und Probleme nicht zu übergeben, sodass sie verloren gehen.
- Abgebrochene Projekte nicht formell abzuschließen, wodurch die Erkenntnisse daraus verloren gehen.
Kostenlose Vorlagen zu diesem Thema
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Projektabschluss?
Die letzte Phase eines Projekts, in der Liefergegenstände abgenommen und übergeben, Verträge und Finanzen abgeschlossen, Ressourcen freigegeben und Lessons Learned festgehalten werden.
Welche Schritte gehören zum Abschluss eines Projekts?
Fertigstellung bestätigen, Abnahme einholen, übergeben, Verträge und Finanzen abschließen, Ressourcen freigeben, Lessons Learned erfassen, Abschlussbericht erstellen, Unterlagen archivieren und den Abschluss kommunizieren.
Was ist ein Projektabschlussbericht?
Ein Dokument, das die Ergebnisse gemessen an Zielen, Kosten- und Terminleistung, offene Punkte und Lessons Learned zusammenfasst und vom Sponsor freigegeben wird.
Wer genehmigt den Projektabschluss?
In der Regel der Projektsponsor oder das Governance-Gremium, das das Projekt genehmigt hat.
Was ist der Unterschied zwischen Projektabschluss und Vertragsabschluss?
Der Vertragsabschluss beendet eine bestimmte Vereinbarung mit einem Lieferanten. Der Projektabschluss beendet das gesamte Projekt, das mehrere Verträge umfassen kann.
Wie funktioniert der Projektabschluss, wenn ein Projekt abgebrochen wird?
Es sollte trotzdem formell abgeschlossen werden: Dokumentieren Sie, was fertiggestellt wurde, sichern Sie nützliche Ergebnisse, schließen Sie Verträge und Finanzen ab und halten Sie fest, warum es gestoppt wurde.
Was ist der Unterschied zwischen Phasenabschluss und Projektabschluss?
Der Phasenabschluss ist eine formelle Überprüfung am Ende einer Phase, die ihre Ergebnisse bestätigt und entscheidet, ob mit der nächsten Phase fortgefahren wird. Der Projektabschluss findet einmal statt, am Ende des gesamten Projekts.
Warum geht der Projektabschluss oft schief?
Teams werden zu früh anderen Aufgaben zugewiesen, der Abschluss ist weder geplant noch budgetiert, und Abnahmekriterien wurden nie klar vereinbart.
Welcher PMBOK-Prozess gilt für den Projektabschluss?
In der sechsten Ausgabe des PMBOK Guide ist es „Projekt oder Phase abschließen“, Teil des Integrationsmanagements.
Wie handhabt PRINCE2 den Projektabschluss?
PRINCE2 hat den Prozess „Abschließen eines Projekts“, der die Übergabe, die Bewertung des Projekts und die Empfehlung an den Lenkungsausschuss umfasst, das Projekt abzuschließen.
Sollte der Nutzen beim Projektabschluss gemessen werden?
Ein Teil des Nutzens schon, vieles zeigt sich aber erst später. Übergeben Sie dem fachlich Verantwortlichen einen Plan zur Nutzenmessung, damit der Nutzen auch nach Projektende verfolgt wird.