プロジェクトマネジメントガイド · リスク、品質、コントロール
プロジェクト終結：手順、チェックリスト、終結報告書テンプレート
プロジェクトの終結はプロジェクトの最終フェーズであり、作業を正式に完了させ、成果物の受け入れと引き渡し、契約と財務の締めくくり、資源の解放、教訓の記録を行います。プロジェクトが終了したことを確認し、そのアウトプットを使用またはサポートする人たちに責任を移管します。
要点
- プロジェクトの終結は、プロジェクトを正式に終わらせ、所有権を移管します。
- 受け入れ、引き継ぎ、契約、財務、資源、記録を網羅したチェックリストを使いましょう。
- 終結報告書を作成し、スポンサーの承認を得ましょう。
- 中止したプロジェクトも正式に終結しましょう。
正式な終結が重要な理由
- 顧客またはスポンサーが成果物を受け入れたことを確認する。
- 所有権を運用部門やサポート部門に移管し、プロジェクトチームが手を離せるようにする。
- それ以上の支出を止め、予算と契約を締めくくる。
- 人員と機器を他の業務のために解放する。
- 今後のプロジェクトに向けて 教訓 を記録する。
- 監査や参照のための完全な記録を作成する。
正式な終結を経ずになし崩しに終わったプロジェクトでは、発注書が開いたまま残り、サポート体制があいまいになり、作業が完了したかどうかをめぐる争いが未解決のままになりがちです。
プロジェクト終結の種類
| 種類 | 時期 | 異なる点 |
|---|---|---|
| 通常の終結 | 目標を達成し、成果物が受け入れられた | 完全な引き継ぎと成果のお祝い |
| フェーズの終結 | フェーズまたはステージの終了時 | 次のフェーズを承認する前の正式なレビュー |
| 早期終結 | ビジネスケースが有効でなくなったなどの理由によるプロジェクトの中止 | 完了した作業を文書化し、有用なアウトプットを回収し、理由を記録する |
| 契約の終結 | サプライヤー契約が終了する | 成果物を検証し、支払いを精算し、契約を終了する |
プロジェクト終結の手順
- 完了を確認する： 次に記載されたスコープと受け入れ基準に照らして、すべての成果物を確認する： プロジェクトマネジメント計画書.
- 正式な受け入れを得る： スポンサーまたは顧客から書面で承認を得る。
- 引き継ぐ： 成果物、文書、トレーニング、サポート体制を運用部門に移管する。
- 契約を終了する： サプライヤーの成果物を確認し、最終請求を精算し、契約を正式に終了する。
- 財務を締める： 実際のコストを 予算と照合し、コストコードを閉鎖し、未処理の発注を取り消す。
- 資源を解放する： 人員、機器、施設を返却し、チームメンバーのパフォーマンスについてフィードバックを伝える。
- 教訓を記録する： 最終の教訓セッションを行い、教訓を組織のリポジトリに移す。
- 終結報告書を作成する： 目標に対する実績をまとめ、未完了の項目を記録する。
- 記録をアーカイブする： 後から見つけられる場所にプロジェクト文書を保管する。
- 成果を祝い、周知する： チームに感謝し、ステークホルダーにプロジェクトの終結を伝える。
プロジェクト終結チェックリスト
| 領域 | チェック項目 | 担当者 | 完了 |
|---|---|---|---|
| 成果物 | すべての成果物が完成し、受け入れ基準に照らして検証された | プロジェクトマネージャー | [ ] |
| 受け入れ | スポンサーまたは顧客から正式な承認を得た | スポンサー | [ ] |
| 引き継ぎ | 運用チームまたはサポートチームがトレーニングを受け、所有権を受け入れた | 運用責任者 | [ ] |
| 引き継ぎ | ユーザーガイド、技術文書、保証書を引き渡した | プロジェクトマネージャー | [ ] |
| 課題 | 未解決の課題と不具合を解決したか、担当者を決めて移管した | プロジェクトマネージャー | [ ] |
| リスク | リスク登録簿を締め、継続するリスクを運用部門に引き渡した | プロジェクトマネージャー | [ ] |
| 契約 | サプライヤーの成果物を確認し、契約を正式に終了した | 調達 | [ ] |
| 財務 | 最終コストを照合し、請求書を支払い、発注書を締めた | 財務 | [ ] |
| 資源 | チームメンバーを解放し、フィードバックを伝えた | プロジェクトマネージャー | [ ] |
| アクセス | 一時的なシステムアクセスとライセンスを削除した | IT | [ ] |
| 知識 | 教訓セッションを実施し、登録簿を更新した | プロジェクトマネージャー | [ ] |
| メリット | ベネフィット測定計画を事業オーナーに引き渡した | スポンサー | [ ] |
| 記録 | プロジェクトファイルを合意した場所にアーカイブした | プロジェクトコーディネーター | [ ] |
| コミュニケーション | ステークホルダーに終結を通知した | プロジェクトマネージャー | [ ] |
終結報告書テンプレート
| セクション | 記載すべき内容 |
|---|---|
| プロジェクトの概要 | 目的、スポンサー、プロジェクトマネージャー、開始日と終了日 |
| 目標と結果 | 各目標、目標値、実際の結果 |
| スコープ | 提供済み、変更済み、スコープから除外した項目と、承認済みの 変更要求 |
| スケジュール実績 | 計画日と実績日：主要な マイルストーン |
| コスト実績 | 予算、実際のコスト、差異とその説明 |
| 品質 | 受け入れの結果と未解決の不具合 |
| メリット | これまでに達成したベネフィットと、残りの測定方法 |
| 未完了の項目 | 未解決の課題、リスク、アクション（それぞれ新しい担当者付き） |
| 教訓 | 主な教訓と提言 |
| 承認 | スポンサーの承認と日付 |
計算例： ある給与システムのアップグレードは、予算$320,000、終了予定日は6月30日でした。実際には7月14日に$334,000で終結し、差異は$14,000（4.4%超過）でした。原因は、年金インターフェースを追加する承認済みの変更です。6つの目標はすべて達成されました。2件の軽微な不具合は修正日を合意したうえでサポートチームに移管され、手作業の削減に関するベネフィットの追跡は財務部長に引き継がれました。
よくある間違い
- 引き継ぎが完了する前にチームを次の業務に移らせること。
- 正式な受け入れがないため、顧客が「ちょっとした」依頼を出し続けること。
- 発注書や契約を開いたままにすること。
- 全員が忙しいという理由で教訓の振り返りを省略すること。
- 未解決のリスクや課題を引き継がず、それらが失われること。
- 中止したプロジェクトを正式に終結せず、そこから得られる学びを無駄にすること。
このトピックの無料テンプレート
よくある質問
プロジェクトの終結とは何ですか？
プロジェクトの最終フェーズで、成果物の受け入れと引き渡し、契約と財務の締めくくり、資源の解放、教訓の記録が行われます。
プロジェクトを終結する手順は何ですか？
完了を確認し、受け入れを得て、引き継ぎを行い、契約と財務を締め、資源を解放し、教訓を記録し、終結報告書を作成し、記録をアーカイブし、終結を周知します。
プロジェクト終結報告書とは何ですか？
目標に対する結果、コストとスケジュールの実績、未完了の項目、教訓をまとめた文書で、スポンサーが承認します。
プロジェクトの終結は誰が承認しますか？
通常は、プロジェクトスポンサー、またはプロジェクトを承認したガバナンス委員会です。
プロジェクトの終結と契約の終結の違いは何ですか？
契約の終結はサプライヤーとの特定の契約を終わらせるものです。プロジェクトの終結はプロジェクト全体を終わらせるもので、複数の契約が含まれることもあります。
プロジェクトが中止された場合、終結はどのように行いますか？
それでも正式に終結すべきです。完了した内容を文書化し、有用なアウトプットを回収し、契約と財務を締めくくり、中止した理由を記録します。
フェーズの終結とプロジェクトの終結の違いは何ですか？
フェーズの終結は、フェーズやステージの最後に行う正式なレビューで、そのアウトプットを確認し、次のフェーズに進むかどうかを決めます。プロジェクトの終結は、プロジェクト全体の最後に一度だけ行われます。
プロジェクトの終結がうまくいかないことが多いのはなぜですか？
チームが早々に別の業務に移る、終結が計画や予算に組み込まれていない、受け入れ基準が明確に合意されていなかった、といった理由からです。
プロジェクトの終結に関するPMBOKのプロセスは何ですか？
PMBOKガイド第6版では「プロジェクトやフェーズの終結」であり、プロジェクト統合マネジメントの一部です。
PRINCE2ではプロジェクトの終結をどのように扱いますか？
PRINCE2には「プロジェクトの終了」プロセスがあり、引き継ぎ、プロジェクトの評価、プロジェクト委員会への終了の推奨が含まれます。
プロジェクトの終結時にベネフィットを測定すべきですか？
一部のベネフィットは測定できますが、多くは後になって現れます。プロジェクト終了後も追跡されるよう、ベネフィット測定計画を事業オーナーに引き渡しましょう。