Guía de gestión de proyectos · Riesgo, calidad y control
Cierre del proyecto: pasos, lista de verificación y plantilla de informe de cierre
El cierre del proyecto es la fase final de un proyecto, en la que el trabajo se completa formalmente, los entregables se aceptan y se transfieren, los contratos y las finanzas se cierran, los recursos se liberan y las lecciones se registran. Confirma que el proyecto ha terminado y transfiere la responsabilidad a las personas que utilizarán o darán soporte a sus resultados.
Puntos clave
- El cierre del proyecto pone fin formalmente al proyecto y transfiere la responsabilidad.
- Utilice una lista de verificación que abarque la aceptación, la transferencia, los contratos, las finanzas, los recursos y los registros.
- Redacte un informe de cierre y obtenga la aprobación del patrocinador.
- Cierre formalmente también los proyectos cancelados.
Por qué es importante el cierre formal
- Confirma que el cliente o el patrocinador ha aceptado los entregables.
- Transfiere la responsabilidad a operaciones o soporte para que el equipo del proyecto pueda terminar.
- Detiene el gasto adicional y cierra presupuestos y contratos.
- Libera a las personas y los equipos para otros trabajos.
- Recoge lecciones aprendidas para futuros proyectos.
- Crea un registro completo para auditorías y consultas.
Los proyectos que se van apagando sin un cierre formal suelen dejar órdenes de compra abiertas, acuerdos de soporte poco claros y disputas sin resolver sobre si el trabajo está terminado.
Tipos de cierre del proyecto
| Tipo | Cuándo ocurre | Qué es diferente |
|---|---|---|
| Cierre normal | Objetivos alcanzados y entregables aceptados | Transferencia completa y celebración |
| Cierre de fase | Final de una fase o etapa | Revisión formal antes de autorizar la siguiente fase |
| Cierre anticipado | Proyecto cancelado, por ejemplo porque el caso de negocio ya no es válido | Documentar el trabajo completado, aprovechar los resultados útiles, registrar los motivos |
| Cierre del contrato | Finaliza un contrato con un proveedor | Verificar los entregables, liquidar los pagos y cerrar el acuerdo |
Pasos del cierre del proyecto
- Confirme la finalización: compruebe cada entregable frente al alcance y los criterios de aceptación del plan para la dirección del proyecto.
- Obtenga la aceptación formal: obtenga la aprobación por escrito del patrocinador o del cliente.
- Realice la transferencia: transfiera los entregables, la documentación, la formación y los acuerdos de soporte a operaciones.
- Cierre los contratos: confirme los entregables de los proveedores, liquide las facturas finales y cierre formalmente los acuerdos.
- Cierre las finanzas: concilie el costo real con el presupuesto, cierre los códigos de costo y cancele los pedidos abiertos.
- Libere los recursos: devuelva las personas, los equipos y las instalaciones, y dé su opinión sobre el desempeño de los miembros del equipo.
- Recopile las lecciones aprendidas: realice una sesión final de lecciones aprendidas y traslade las lecciones al repositorio de la organización.
- Redacte el informe de cierre: resuma el desempeño frente a los objetivos y registre los elementos pendientes.
- Archive los registros: guarde los documentos del proyecto donde puedan encontrarse más adelante.
- Celebre y comunique: dé las gracias al equipo e informe a los interesados de que el proyecto está cerrado.
Lista de verificación de cierre del proyecto
| Área | Elemento de la lista de verificación | Responsable | Terminado |
|---|---|---|---|
| Entregables | Todos los entregables completados y verificados frente a los criterios de aceptación | Director del proyecto | [ ] |
| Aceptación | Aprobación formal recibida del patrocinador o del cliente | Patrocinador | [ ] |
| Transferencia | El equipo de operaciones o de soporte ha recibido formación y ha asumido la responsabilidad | Responsable de operaciones | [ ] |
| Transferencia | Guías de usuario, documentos técnicos y garantías entregados | Director del proyecto | [ ] |
| Los incidentes | Incidencias y defectos abiertos cerrados o transferidos a un responsable | Director del proyecto | [ ] |
| Riesgos | Registro de riesgos cerrado; riesgos en curso transferidos a operaciones | Director del proyecto | [ ] |
| Contratos | Entregables de los proveedores confirmados y contratos cerrados formalmente | Compras | [ ] |
| Finanzas | Costos finales conciliados, facturas pagadas, órdenes de compra cerradas | Finanzas | [ ] |
| Recursos | Miembros del equipo liberados y con retroalimentación recibida | Director del proyecto | [ ] |
| Accesos | Accesos temporales a sistemas y licencias retirados | TI | [ ] |
| Conocimiento | Sesión de lecciones aprendidas realizada y registro actualizado | Director del proyecto | [ ] |
| Beneficios | Plan de medición de beneficios entregado al responsable de negocio | Patrocinador | [ ] |
| Registros | Archivos del proyecto archivados en la ubicación acordada | Coordinador de proyecto | [ ] |
| Comunicación | Cierre comunicado a los interesados | Director del proyecto | [ ] |
Plantilla de informe de cierre
| Sección | Qué incluir |
|---|---|
| Resumen del proyecto | Propósito, patrocinador, director del proyecto, fechas de inicio y fin |
| Objetivos y resultados | Cada objetivo, la meta y el resultado real |
| Alcance | Elementos entregados, modificados y eliminados del alcance, con los solicitudes de cambio |
| Desempeño del cronograma | Fechas planificadas y reales de los hitos |
| Desempeño de costos | Presupuesto, costo real y variación con su explicación |
| Calidad | Resultados de la aceptación y defectos pendientes |
| Beneficios | Beneficios obtenidos hasta la fecha y cómo se medirá el resto |
| Elementos pendientes | Incidencias, riesgos y acciones abiertos, cada uno con un nuevo responsable |
| Lecciones aprendidas | Principales lecciones y recomendaciones |
| Aprobación | Aprobación del patrocinador y fecha |
Ejemplo resuelto: la actualización de un sistema de nóminas tenía un presupuesto de $320,000 y una fecha de finalización prevista del 30 de junio. Se cerró el 14 de julio con un costo de $334,000, una variación de $14,000 (un 4.4% por encima), causada por un cambio aprobado que añadía una interfaz con el sistema de pensiones. Se cumplieron los 6 objetivos. Dos defectos menores se transfirieron al equipo de soporte con fechas de corrección acordadas, y el seguimiento del beneficio de la reducción del procesamiento manual pasó al director financiero.
Errores comunes
- Dejar que el equipo pase a otra cosa antes de completar la transferencia.
- No hay aceptación formal, por lo que el cliente sigue planteando peticiones «pequeñas».
- Dejar abiertas las órdenes de compra y los contratos.
- Saltarse las lecciones aprendidas porque todo el mundo está ocupado.
- No transferir los riesgos y las incidencias abiertos, con lo que se pierden.
- No cerrar formalmente los proyectos cancelados, lo que desperdicia el aprendizaje que aportan.
Plantillas gratuitas sobre este tema
Preguntas frecuentes
¿Qué es el cierre del proyecto?
La fase final de un proyecto, en la que se aceptan y transfieren los entregables, se cierran los contratos y las finanzas, se liberan los recursos y se registran las lecciones.
¿Cuáles son los pasos para cerrar un proyecto?
Confirmar la finalización, obtener la aceptación, realizar la transferencia, cerrar los contratos y las finanzas, liberar los recursos, recopilar las lecciones, redactar el informe de cierre, archivar los registros y comunicar el cierre.
¿Qué es un informe de cierre del proyecto?
Un documento que resume los resultados frente a los objetivos, el desempeño de costos y cronograma, los elementos pendientes y las lecciones aprendidas, aprobado por el patrocinador.
¿Quién aprueba el cierre del proyecto?
Normalmente el patrocinador del proyecto o el comité de gobernanza que autorizó el proyecto.
¿Cuál es la diferencia entre el cierre del proyecto y el cierre del contrato?
El cierre del contrato pone fin a un acuerdo concreto con un proveedor. El cierre del proyecto pone fin a todo el proyecto, que puede incluir varios contratos.
¿Cómo funciona el cierre del proyecto si el proyecto se cancela?
Aun así, debe cerrarse formalmente: documente lo que se completó, aproveche los resultados útiles, cierre los contratos y las finanzas y registre por qué se detuvo.
¿Cuál es la diferencia entre el cierre de una fase y el cierre del proyecto?
El cierre de fase es una revisión formal al final de una fase o etapa que confirma sus resultados y decide si se continúa con la siguiente fase. El cierre del proyecto se produce una sola vez, al final de todo el proyecto.
¿Por qué el cierre del proyecto suele salir mal?
Los equipos se reasignan antes de tiempo, el cierre no se planifica ni se presupuesta y los criterios de aceptación nunca se acordaron con claridad.
¿Cuál es el proceso del PMBOK para el cierre del proyecto?
En la sexta edición de la Guía del PMBOK es Cerrar el proyecto o fase, dentro de la gestión de la integración del proyecto.
¿Cómo trata PRINCE2 el cierre del proyecto?
PRINCE2 tiene un proceso de Cierre de un proyecto, que incluye la transferencia, la evaluación del proyecto y la recomendación de cierre al comité de dirección del proyecto.
¿Deben medirse los beneficios en el cierre del proyecto?
Algunos beneficios pueden medirse, pero muchos aparecen más tarde. Entregue un plan de medición de beneficios al responsable de negocio para que se haga su seguimiento cuando termine el proyecto.