Wrike vs. Smartsheet: Was ist 2026 besser?

Wrike vs. Smartsheet: kurzes Fazit

Wrike ist die bessere Wahl für die meisten wachsenden Teams und großen Unternehmen, die Projekte, Anfragen, Freigaben, Ressourcen und Reporting an einem Ort wollen. Nach unserer Bewertung gewinnt es bei Funktionstiefe, Planung und Ressourcenverwaltung, Zusammenarbeit und agiler Unterstützung, und es passt natürlicher zu Marketing-, Kreativ-, Dienstleistungs- und funktionsübergreifenden Teams.

Smartsheet ist die bessere Wahl für tabellenaffine Organisationenwie Betrieb, Finanzen, Bauwesen und viele PMOs, die verstreute Excel-Tracker in gesteuerte, vernetzte Pläne verwandeln wollen. Sein Raster, die Gantt-Ansicht und die sheetübergreifenden Berichte sind hervorragend, und das Control Center ist eines der stärksten Werkzeuge auf dem Markt, um standardisierte Projekte im großen Maßstab bereitzustellen.

Beide sind ausgereifte, unternehmenstaugliche Plattformen und liegen in unserem Test bei Bedienbarkeit, Preis-Leistung und Skalierbarkeit gleichauf. Die entscheidende Frage ist meist der gewünschte Arbeitsstil: eine konfigurierbare Arbeitsplattform mit vielen Ansichten (Wrike) oder ein leistungsfähiger tabellenartiger Planer (Smartsheet).

Wrike vs. Smartsheet auf einen Blick

Die Bewertungen sind unsere redaktionellen Bewertungen nach derselben Methodik für jedes Tool. Preise und Tarifdetails im folgenden Text wurden am 7. Oktober 2026 auf der Preisseite jedes Anbieters geprüft; bestätigen Sie sie immer vor dem Kauf.

Was ist Wrike?

Wrike ist eine cloudbasierte Plattform für Arbeits- und Projektmanagement, 2006 gegründet und seit 2023 im Besitz der Symphony Technology Group. Es organisiert Arbeit in Spaces, Ordnern, Projekten und Aufgaben und lässt jedes Team dieselbe Arbeit als Liste, Board, Tabelle, Gantt-Diagramm, Kalender oder Dashboard sehen.

Seine Stärke ist die Breite: interaktive Gantt-Diagramme mit kritischem Pfad und Baselines, Anfrageformulare mit bedingter Logik, individuelle Workflows und Elementtypen, Proofing und Freigaben, Auslastungs- und Ressourcenplanung, projektübergreifende Dashboards und in höheren Stufen Budgetierung, erweitertes Reporting und BI. Wrike AI ergänzt Zusammenfassungen, Schreibhilfe, Copilot und konfigurierbare KI-Agenten.

Wrike eignet sich für Teams, die ein zentrales System für ihre gesamte Arbeit wollen, statt ein Aufgabentool, ein Proofing-Tool und ein Ressourcentool miteinander zu verknüpfen.

Was ist Smartsheet?

Smartsheet ist eine cloudbasierte Work-Management-Plattform, 2006 gestartet und im Januar 2025 von Blackstone und Vista Equity Partners von der Börse genommen. Die Arbeit liegt in Sheets: Rastern aus Zeilen und Spalten, in denen jede Zeile eine Aufgabe mit Verantwortlichem, Terminen, Abhängigkeiten, Status und Diskussionsverlauf sein kann.

Über die Sheets hinaus bietet Smartsheet Gantt-, Board-, Kalender-, Zeitachsen- und Tabellenansichten, Formulare, No-Code-Automatisierung, sheetübergreifende Berichte und Dashboards. Enterprise-Kunden erhalten Portfolios und Scenario Planning, und Advanced Work Management ergänzt Control Center, Dynamic View und Data Shuttle zur Steuerung standardisierter Portfolios.

Smartsheet eignet sich für Organisationen, die Projekte und Prozesse bereits in Tabellen führen und diese teilen, automatisieren und steuern wollen.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen Wrike und Smartsheet

Die beiden Tools überschneiden sich stark, beruhen aber auf unterschiedlichen Ideen. Die Tabelle fasst die Unterschiede zusammen, die bei der Wahl am wichtigsten sind.

Preise pro Nutzer bzw. Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung, geprüft am 7. Oktober 2026.

Bedienbarkeit und Lernkurve

Beide Tools erzielen in unserem Test 7/10 für Bedienbarkeit, aber aus unterschiedlichen Gründen.

Smartsheet ist für alle, die Excel kennen, schnell erlernt. Ein Sheet sieht aus wie eine Tabelle, Sie können eine bestehende Datei importieren, und die einfache Bearbeitung erfordert kaum Schulung. Die Lernkurve kommt später: Sheetübergreifende Formeln, Berichtslogik, Automatisierung und Berechtigungskonzepte brauchen Zeit, und das Raster ist weniger visuell als Board-orientierte Tools, was die Akzeptanz bei tabellenfernen Nutzern bremsen kann.

Wrike ist beim Erstellen, Zuweisen und Aktualisieren von Aufgaben unkompliziert, doch seine Breite erfordert mehr Entscheidungen im Vorfeld: Spaces, Workflows, benutzerdefinierte Felder, Anfrageformulare, Dashboards und Berechtigungen. Rezensenten loben durchweg seine Flexibilität und Transparenz und erwähnen zugleich Onboarding-Aufwand und eine dichte Oberfläche. Ist es einmal konfiguriert, sehen die meisten Nutzer allerdings nur die Ansichten und Felder, die für sie wichtig sind.

Wenn Sie Ihre Anforderungen noch formulieren, nennt unser Leitfaden zum Thema So wählen Sie Projektmanagement-Software die Fragen, die Sie stellen sollten.

Ansichten, Planung und Gantt-Diagramme

Beide Tools sind stark bei terminorientierter Arbeit, was ein Grund ist, warum PMOs sie gemeinsam in die engere Wahl nehmen.

Wrike

Die interaktiven Gantt-Diagramme von Wrike sind ab dem Team-Tarif enthalten. Sie unterstützen alle vier Abhängigkeitstypen mit Vorlauf und Verzögerung, automatische Umplanung, Meilensteine, kritischen Pfad, Puffer und Baselines für den Plan-Ist-Vergleich. Board- und Tabellenansichten gibt es in jedem Tarif, auch in Free, und Dashboards führen Arbeit aus mehreren Projekten zusammen.

Smartsheet

Die Gantt-Ansicht von Smartsheet ist in allen Tarifen verfügbar und liegt auf denselben Zeilen wie das Raster, sodass eine Datumsänderung an beiden Stellen wirkt. Sie unterstützt Abhängigkeiten, Meilensteine und die Hervorhebung des kritischen Pfads, und die Zeilenhierarchie macht aus einer flachen Liste Phasen und Unteraufgaben. Board- und Kalenderansichten gibt es in jedem Tarif, die Zeitachsenansicht ab Business.

Fazit: Ein knappes Ergebnis. Das Raster mit Gantt von Smartsheet ist hervorragend für Menschen, die in Zeilen planen; Wrike ergänzt Baselines und mehr Möglichkeiten, dieselbe Arbeit anzuzeigen, was zu gemischten Teams passt. Unsere kostenlose Gantt-Diagramm-Vorlage ist ein nützlicher Weg, einen Plan zu skizzieren, bevor Sie sich entscheiden.

Ressourcen- und Portfoliomanagement

Dies ist der größte funktionale Unterschied zwischen beiden, und Wrike erzielt in unserem Test 10/10 gegenüber 9/10 für Smartsheet bei Planung und Ressourcenverwaltung.

Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Wrike zeigt Auslastung und Kapazität des gesamten Teams, berücksichtigt Arbeitszeiten, arbeitsfreie Tage und Feiertage und unterstützt Zeiterfassung mit genehmigten Stundenzetteln. Erweiterte Ressourcen- und Kapazitätsplanung, rollenbasierte Planung und Budgetierung sind Teil des Pinnacle-Tarifs, sodass Organisationen, die sie brauchen, sie innerhalb derselben Plattform erhalten.

Smartsheet bietet Auslastungsverfolgung ab dem Business-Tarif und Scenario Planning in Enterprise. Umfassenderes Ressourcenmanagement (Kapazitätsplanung, Zeiterfassung, Bedarfsmanagement, kompetenzbasierte Zuweisungen und Projektbudgets) ist ein separates Resource Management Add-on mit eigener Einrichtung.

Portfoliomanagement

Smartsheet ist hier sehr stark. Portfolios in Enterprise bieten eine Standardansicht zusammengehöriger Projekte, und Control Center (in Advanced Work Management oder als Add-on) stellt neue Projekte aus Blueprints bereit, überträgt Änderungen auf bestehende Projekte und fasst das Portfolio-Reporting zusammen.

Wrike steuert Portfolios über gemeinsame Spaces, benutzerdefinierte Elementtypen und Felder, projektübergreifende Dashboards und in Pinnacle und Apex über erweitertes Reporting und BI. Sein Vorteil ist, dass Portfoliodaten, Ressourcendaten und die tägliche Arbeit im selben System liegen.

Hintergründe zu den Techniken finden Sie unter Kapazitätsplanung, Ressourcenzuweisung und Programm- vs. Projekt- vs. Portfoliomanagement.

Zusammenarbeit, Anfragen und Freigaben

Wrike erzielt in unserem Test 9/10 und Smartsheet 8/10 für Zusammenarbeit.

Wrike keeps conversations on the work itself: comments, @mentions, attachments, activity streams and formal approvals with named approvers. Request forms with conditional logic create and route tasks automatically, and external forms let clients submit work without a Wrike account. Built-in proofing lets reviewers mark up images, videos and documents, a long-standing strength for creative and marketing teams.

Smartsheet handles collaboration at row and sheet level: conversations, @mentions, attachments and notifications. Forms with conditional logic feed rows straight into sheets, and proofing is available on Business and above. Its user model is cost-friendly for stakeholders: Contributors are free and can view and comment, and Guests are free on Business and above.

Wenn Ihre Arbeit als Anfrage eines anderen Teams oder eines Kunden beginnt, ist der Ablauf von Eingang bis Freigabe bei Wrike die vollständigere Lösung. Unsere kostenlose Vorlage für Arbeitsanfragen zeigt, welche Informationen ein gutes Eingangsformular erfassen sollte.

Automatisierung und KI

Automation

Beide Tools bieten No-Code-Automatisierung nach dem Prinzip Auslöser und Aktion. Wrike automatisiert Zuweisung, Statusänderungen, Benachrichtigungen und Anfrageweiterleitung, mit fortgeschrittenerer Automatisierung, KI-Agenten und toolübergreifender Automatisierung über Wrike Integrate in höheren Stufen oder als Add-ons. Smartsheet automatisiert Erinnerungen, Freigabeanfragen, Zeilenaktualisierungen und -verschiebungen sowie die Dokumenterstellung; Pro ist auf 250 Automatisierungen pro Monat begrenzt, während Business und höher unbegrenzt sind.

KI

Wrike AI gibt es in zwei Stufen. AI Essentials (Erstellung und Bearbeitung von Inhalten, Zusammenfassungen von Kommentaren, Erstellung von Formularen und Regeln in natürlicher Sprache, KI-Highlights) ist ab Team enthalten. AI Elite (Wrike Copilot, KI-Dashboard-Widgets, konfigurierbare KI-Agenten und der Whiteboard-Assistent) beginnt mit einem Kontingent in Business, das in Pinnacle und Apex wächst.

Smartsheet AI umfasst Smart Assist (Zusammenfassungen, Projekt-Gesundheitschecks und Aktionen), Smart Columns, die KI auf jede Zeile anwenden, einen KI-Dashboard-Builder, Formelgenerierung und Datenanalyse in allen Tarifen sowie ab dem Business-Tarif einen MCP-Server, der Sheets mit externen Assistenten verbindet.

Die KI von Smartsheet ist besonders praktisch, um strukturierte Sheet-Daten abzufragen und zusammenzufassen; die Agenten von Wrike gehen weiter bei der Automatisierung von Workflow-Schritten wie der Validierung von Anfragen und der Weiterleitung von Arbeit.

Reporting und Dashboards

Smartsheet Das Reporting beruht auf Zusammenfassungen: Berichte holen passende Zeilen aus vielen Sheets, Dashboards stellen sie Stakeholdern dar, und Portfolios und Control Center ergänzen Reporting auf Portfolioebene. Dashboards in Pro sind auf 10 Widgets begrenzt. Daten lassen sich auch an Power BI oder Tableau übertragen.

Wrike enthält ab dem Team-Tarif teilbare Dashboards mit Widgets für Status, überfällige Arbeit, Auslastung und Fortschritt über Projekte hinweg sowie erweitertes Reporting und BI in Pinnacle und Apex. In den Themenzusammenfassungen von Capterra sind rund 96 % der Wrike-Bewertungen, die Projekttransparenz und Dashboards erwähnen, positiv.

Beide können ohne manuelles Kopieren einen verlässlichen wöchentlichen Projektstatusbericht erstellen, sofern Projekte einheitliche Felder nutzen.

Integrationen

Smartsheet gibt an, über 175 Integrationen zu haben, darunter Microsoft Teams, Outlook, Slack, Google Workspace, Salesforce, Jira, DocuSign, Power BI und Tableau. Bridge bietet systemübergreifende Low-Code-Workflows, die API ist ab Business verfügbar, und Data Shuttle automatisiert Importe und Exporte.

Wrike listet rund 60 Integrationen, darunter Microsoft Teams, Slack, Salesforce, Google Sheets, Power BI, Tableau und Miro, dazu eine offene API. Wrike Integrate automatisiert Workflows über andere Systeme hinweg, und Wrike Sync bietet bidirektionale Synchronisation mit 22 Tools wie Jira, GitHub, HubSpot und Excel; beide sind in Apex enthalten und in anderen Tarifen als Add-ons erhältlich.

Wenn Sie auf eine lange Liste von Enterprise-Konnektoren angewiesen sind, ist der Katalog von Smartsheet größer. Wenn Engineering- und Fachteams laufende Arbeit über Tools hinweg teilen sollen, ist Wrike Sync eine starke Option.

Sicherheit und Administration

Beide Plattformen sind für Governance in Unternehmen gebaut und erzielen in unserem Test 10/10 für Skalierbarkeit.

• Wrike: granulare Berechtigungen, anpassbare Nutzertypen (Vollzugriff, Collaborator und nur Lesen), gesperrte Spaces, Admin-Steuerung und SSO in höheren Stufen. Wrike Lock (Add-on) ermöglicht Kunden, die Schlüssel zur Verschlüsselung ihrer Daten selbst zu verwalten. Die Website von Wrike zeigt Compliance-Siegel von AICPA, BSI und CSA STAR.
• Smartsheet: Sein Trust Center nennt SOC 2, ISO 27001, DSGVO, FedRAMP und HIPAA (mit BAA), mit AES-256-Verschlüsselung ruhender Daten, SAML-SSO in Enterprise, SCIM und vom Admin erzwungener MFA. Enterprise-Kunden können kundenverwaltete Schlüssel, Datenregionen und Safeguard-Richtlinien ergänzen.

Die FedRAMP-Listung von Smartsheet ist besonders für Käufer aus dem öffentlichen Sektor der USA relevant. Prüfen Sie für jeden regulierten Einsatz die aktuellen Zertifizierungen und die Tarifverfügbarkeit in den Trust-Dokumenten jedes Anbieters, und richten Sie unabhängig vom Tool eine solide Governance ein.

Preise von Wrike und Smartsheet im Vergleich

Geprüft am 5. Oktober 2026 auf den Preisseiten der Anbieter. Lesen Sie die vollständigen Aufschlüsselungen zu Wrike-Preise und Preise von Smartsheet .

Beide Anbieter berechnen pro zahlendem Nutzer und Monat, mit niedrigeren Sätzen bei jährlicher Abrechnung (geprüft am 7. Oktober 2026):

• Wrike: Free ($0); Team $10 (2–15 Nutzer); Business $25 (5–200 Nutzer, nur jährlich); Pinnacle und Apex auf Anfrage. Zu den Add-ons gehören Wrike Whiteboard ($15 pro Nutzer/Monat), Integrate, Sync, Lock und zusätzliche AI-Elite-Aktionen.
• Smartsheet: kein kostenloser Tarif; Pro $9 ($12 monatlich, 1–10 Mitglieder); Business $19 ($24 monatlich, ab 3 Mitgliedern); Enterprise und Advanced Work Management auf Anfrage. Zu den Add-ons gehören Resource Management, Brandfolder, Dynamic View (ab etwa $125 pro Monat), Data Shuttle (ab etwa $100 pro Monat) und Premium Support.

Was es bei Ihrer Teamgröße kostet

Listenpreise bei jährlicher Abrechnung, vor Add-ons und Rabatten:

Smartsheet ist zum Listenpreis pro Platz günstiger, und seine kostenlosen Contributors können es noch günstiger machen, wenn viele Stakeholder nur ansehen und kommentieren müssen. Der höhere Preis pro Platz bei Wrike bringt eine breitere Basisplattform: AI Essentials ab Team, ein AI-Elite-Kontingent (Copilot und Agenten) ab Business sowie erweiterte Ressourcenplanung und Budgetierung innerhalb von Pinnacle statt als separates Add-on. Vergleichen Sie die Gesamtkosten für Ihre tatsächliche Mischung aus Bearbeitern und Betrachtern zuzüglich aller benötigten Add-ons.

Funktions-Checkliste Wrike vs. Smartsheet

„Teilweise“ bedeutet, dass die Funktion eingeschränkt, tarifabhängig oder über ein Add-on oder eine Integration bereitgestellt ist. So gibt es die vollständige Zeiterfassung von Smartsheet mit dem Add-on Resource Management, und die Dokumente von Wrike sind schlanker als spezialisierte Wiki-Tools.

Kategoriesieger

Wrike gewinnt bei Funktionstiefe (10 vs. 8), Planung und Ressourcenverwaltung (10 vs. 9), Zusammenarbeit (9 vs. 8) sowie agilen und Softwareteams (8 vs. 6). Bei Bedienbarkeit, Preis-Leistung und Skalierbarkeit liegen beide gleichauf. In der Praxis bedeutet das: Smartsheet ist ebenso unternehmenstauglich und preislich ähnlich, während Wrike mehr Arten von Arbeit an einem Ort abdeckt.

Was Nutzer sagen: Bewertungen auf G2 und Capterra

Smartsheet hat die höhere Bewertung auf G2. Smartsheet hat die höhere Bewertung auf Capterra. Rezensionen finden Sie auf G2 für Wrike, G2 für Smartsheet, Capterra für Wrike und Capterra für Smartsheet.

Smartsheet hat etwas höhere Gesamtbewertungen und deutlich mehr Bewertungen auf G2. Auf Capterra wird Wrike mit 4,4/5 aus 3.041 Bewertungen und Smartsheet mit 4,5/5 aus 3.559 Bewertungen bewertet (geprüft am 7. Oktober 2026).

• Wrike-Rezensenten loben am häufigsten zentralisierte Projekte, abteilungsübergreifende Transparenz, flexible Workflows und Dashboards; die Hauptkritikpunkte sind die Lernkurve, eine dichte Oberfläche, die Menge an Benachrichtigungen und die Preise für kleine Teams.
• Smartsheet-Rezensenten loben am häufigsten die Zusammenarbeit in Echtzeit, die vielseitige Projektverfolgung und das vertraute Tabellenlayout; die Hauptkritikpunkte sind Kosten und Lizenzierung, die Leistung bei großen Sheets und begrenzte fortgeschrittene Formeln.

Die Gesamtbewertungen unterscheiden sich nur um Bruchteile eines Punkts; lesen Sie daher kritische Bewertungen von Organisationen, die Ihrer in Größe und Branche ähneln.

Welches sollten Sie wählen?

Wenn Sie zwischen beiden schwanken, beginnen Sie mit Wrike, wenn die Arbeit vielfältig und funktionsübergreifend ist, und mit Smartsheet, wenn es überwiegend um strukturierte, terminorientierte Pläne und Tracker geht.

Wrike vs. Smartsheet nach Teamtyp

PMOs und Unternehmensportfolios

Beide sind hervorragend. Wählen Sie Smartsheet, wenn Standardisierung über Blueprints und tabellenartiges Reporting Priorität haben; wählen Sie Wrike, wenn Sie zusätzlich Ressourcen-, Budget- und Anfragemanagement im selben System wollen.

Marketing-, Kreativ- und Agenturteams

Wrike passt meist besser, dank Anfrageformularen, individuellen Workflows, Proofing und Freigaben.

Betriebs- und Finanzteams

Smartsheet ist meist der natürlichere Schritt weg von Tabellen: Das Datenmodell ändert sich kaum, doch Sie gewinnen Automatisierung, Formulare und Dashboards. Unsere Vorlage für einen Projekt-Tracker zeigt eine typische Ausgangsstruktur.

Professionelle Dienstleistungen und IT

Ressourcenplanung, Stundenzettel und Budgetierung in Pinnacle machen Wrike passend für Unternehmen, die Personal über viele Kundenprojekte hinweg planen; siehe Projektmanagement für professionelle Dienstleistungen. IT-Teams nutzen beide, oft zusammen mit Jira.

Bau und Engineering

Rasterbasierte Zeitpläne, mobile Formulare für Daten von der Baustelle und zusammengefasstes Reporting machen Smartsheet zu einer verbreiteten Wahl.

Kleine Unternehmen

Die Tarife Free und Team von Wrike bieten kleinen Teams einen leichteren Einstieg, während der fehlende kostenlose Tarif und die Grenze von 10 Mitgliedern in Pro Smartsheet eher für kleine Teams geeignet machen, die bereits in Tabellen denken.

Wie Sie zwischen Wrike und Smartsheet wechseln

1. Wählen Sie ein Pilotprojekt, das Ihre typische Arbeit repräsentiert, statt alles auf einmal zu migrieren.
2. Ordnen Sie die Struktur zu. Sheets, Zeilen und Spalten in Smartsheet entsprechen grob Projekten, Aufgaben und benutzerdefinierten Feldern in Wrike; übergeordnete Zeilen werden zu Aufgaben mit Unteraufgaben.
3. Exportieren und bereinigen Sie die Daten. Exportieren Sie das Sheet in eine Tabellendatei, entfernen Sie Formeln und behalten Sie eine Zeile pro Aufgabe mit Verantwortlichem, Terminen und Status.
4. Importieren. Wrike kann ab dem Team-Tarif Excel-Dateien importieren (bis zu 5.000 Aufgaben pro Import) und Namen in der Spalte „Assigned to“ Nutzern zuordnen. Smartsheet kann aus importierten Excel-Dateien neue Sheets erstellen.
5. Bauen Sie neu auf, was sich nicht migrieren lässt: Abhängigkeiten, Automatisierungen, Anfrageformulare, Berichte und Dashboards müssen meist neu eingerichtet werden.
6. Betreiben Sie beide Tools parallel für einen Berichtszyklus, stellen Sie das Team dann um und archivieren Sie den alten Arbeitsbereich.

Planen Sie den Umzug wie jedes kleine Projekt, mit einem Verantwortlichen, einem Zeitplan und einer kurzen Schulung.

Alternativen zu Wrike und Smartsheet

Wenn keines der Tools richtig passt, decken diese Vergleiche die gängigsten Alternativen ab:

• Wrike vs. monday.com: für eine visuellere, leicht einzuführende Plattform.
• Wrike vs. ClickUp: für niedrigere Preise pro Nutzer mit integrierten Docs und Sprints.
• Wrike vs. Asana: für einfachere teamübergreifende Verfolgung von Aufgaben und Zielen.
• monday.com vs. Smartsheet: für eine visuellere Alternative zum Raster von Smartsheet.

Sie können auch alle Wrike-Alternativen, alle Smartsheet-Alternativen oder jeden direkten Vergleich durchsuchen auf unserer Vergleichsübersicht.

Häufig gestellte Fragen