Projektmanagement-Leitfaden · Kosten und Ressourcen
Ressourcenzuordnung im Projektmanagement: Schritte und Beispiele
Ressourcenzuordnung ist der Prozess, bestimmten Projektaufgaben für bestimmte Zeiträume die richtigen Personen, Geräte und Materialien zuzuweisen. Eine gute Zuordnung stellt sicher, dass jede Aufgabe die nötigen Fähigkeiten und die nötige Zeit erhält, ohne jemanden zu überlasten.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Ressourcenzuordnung weist Aufgaben für bestimmte Zeiträume namentlich benannte Ressourcen zu.
- Vergleichen Sie den Bedarf mit der tatsächlichen Verfügbarkeit, nicht mit einer vollen Arbeitswoche.
- Besetzen Sie zuerst Aufgaben auf dem kritischen Pfad und Aufgaben mit knappen Fähigkeiten.
- Beseitigen Sie Überlastungen vor der Veröffentlichung und überprüfen Sie den Plan wöchentlich.
Was die Ressourcenzuordnung umfasst
Die Zuordnung liegt zwischen der Ermittlung der Projektressourcen und die Verfolgung ihrer Nutzung. Sie beantwortet für jede Aufgabe drei Fragen: wer oder was es erledigt, wie viel ihrer Zeit dafür nötig ist und wann.
- Personen: namentlich benannte Teammitglieder, Spezialisten und externe Mitarbeiter.
- Geräte: Maschinen, Testgeräte, Fahrzeuge, Umgebungen.
- Material und Einrichtungen: Komponenten, Räume, Labore.
- Budget: das Geld, mit dem all dies bezahlt wird; siehe Projektbudget.
So ordnen Sie Ressourcen Schritt für Schritt zu
- Zerlegen Sie die Arbeit in Aufgaben; nutzen Sie dazu einen Projektstrukturplan.
- Schätzen Sie den Aufwand und die Fähigkeiten, die jede Aufgabe benötigt; siehe Aufwandsschätzung.
- Listen Sie die verfügbaren Ressourcen mit ihren Fähigkeiten, Kostensätzen und ihrer Verfügbarkeit auf (ein Ressourcenkalender).
- Ordnen Sie den Aufgaben Ressourcen zu, beginnend mit den Aufgaben auf dem kritischen Pfad und denen, die knappe Fähigkeiten erfordern.
- Prüfen Sie die Auslastung jeder Person pro Woche und suchen Sie nach Überlastung.
- Lösen Sie Konflikte durch Verschieben nicht kritischer Arbeiten, Nutzung von Puffer oder Kapazitätsabgleich.
- Veröffentlichen Sie die Zuordnung, holen Sie die Zustimmung der Ressourcenverantwortlichen ein und überprüfen Sie sie mindestens wöchentlich.
Rechenbeispiel: eine Woche Ressourcenzuordnung
Ein kleines Team besteht aus zwei Entwicklern und einer Testerin. Ana arbeitet in Vollzeit am Projekt (40 Stunden). Ben teilt sich mit einem anderen Projekt und bringt 20 Stunden ein. Chloe, die Testerin, bringt 40 Stunden ein. Die geplante Arbeit der Woche steht unten.
| Aufgabe | Fähigkeit | Aufwand (Stunden) | Erste Zuordnung |
|---|---|---|---|
| API entwickeln | Entwickler | 50 | Ana 40 h, Ben 10 h |
| Benutzeroberfläche entwickeln | Entwickler | 30 | Ben 20 h, 10 h nicht zugeordnet |
| Tests schreiben und durchführen | Tester | 30 | Chloe 30 h |
Dem Entwicklerbedarf von 80 Stunden stehen 60 Stunden Entwicklerkapazität gegenüber, es fehlen also 20 Stunden. Der Testbedarf beträgt 30 von 40 Stunden, sodass 10 Stunden frei bleiben. Der Projektmanager hat vier realistische Optionen:
- Einen Teil der Arbeit an der Benutzeroberfläche auf nächste Woche verschieben, sofern sie Puffer hat.
- Bens anderes Projekt diese Woche um 10 zusätzliche Stunden bitten (und akzeptieren, dass weiterhin 10 Stunden fehlen).
- Einfache UI-Aufgaben an Chloe übertragen, sofern sie die Fähigkeiten hat, und dabei ihre freien 10 Stunden nutzen.
- Einen externen Mitarbeiter für 20 Stunden hinzuziehen; das erhöht die Kosten, sichert aber den Termin.
Entscheidet man sich, 10 Stunden nicht kritischer UI-Arbeit zu verschieben und 10 Stunden einfacher UI-Prüfungen an Chloe zu übertragen, liegt jede Person bei 100 % oder darunter, ohne dass sich der Endtermin ändert.
Zuordnungsmethoden im Vergleich
| Methode | Funktionsweise | Am besten für |
|---|---|---|
| Fähigkeiten zuerst | Die Person mit den am besten passenden Fähigkeiten zuweisen | Spezialisten- oder Hochrisikoaufgaben |
| Verfügbarkeit zuerst | Zuweisen, wer am frühesten frei ist | Routineaufgaben mit vielen geeigneten Personen |
| Kritischer Pfad zuerst | Kritische Aufgaben vor anderen besetzen | Terminorientierte Projekte |
| Kosten zuerst | Die günstigste geeignete Ressource einsetzen | Projekte mit festem Budget |
| Pull (Agile) | Teammitglieder ziehen den nächsten priorisierten Eintrag | Selbstorganisierte Teams; siehe agile Kapazitätsplanung |
Häufige Fehler
- Personen zu 100 % ihrer Arbeitswoche verplanen und Besprechungen, Verwaltung und Supportarbeit ignorieren.
- Mit generischen Rollen („ein Entwickler“) statt mit namentlich benannten Personen planen, wodurch echte Konflikte verborgen bleiben.
- Urlaub, Teilzeitmodelle und Verpflichtungen in anderen Projekten vergessen.
- Denselben Experten gleichzeitig mehreren kritischen Aufgaben zuordnen.
- Den Plan nach Arbeitsbeginn nie aktualisieren.
Hilfreiche Tools
Tabellenkalkulationen funktionieren für kleine Teams, aber sobald sich mehrere Projekte Personen teilen, spart ein Tool mit Auslastungsansichten Zeit. Viele Tools in unserem Leitfaden zu Projektmanagement-Software zeigen ein Auslastungsdiagramm pro Person; vergleichen Sie die Optionen auf unserer Tool-Vergleichsseite.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist Ressourcenzuordnung im Projektmanagement?
Es bedeutet, Projektaufgaben für festgelegte Zeiträume bestimmte Personen, Geräte und Materialien zuzuweisen, damit die Arbeit termingerecht und im Budget erledigt werden kann.
Warum ist Ressourcenzuordnung wichtig?
Ohne sie sind manche Personen überlastet, während andere untätig sind, Aufgaben warten auf fehlende Fähigkeiten, und Terminplan und Budget geraten ins Rutschen.
Was ist der Unterschied zwischen Ressourcenzuordnung und Kapazitätsabgleich?
Die Zuordnung weist Aufgaben Ressourcen zu; Kapazitätsabgleich passt den Terminplan anschließend an, um eine daraus entstehende Überlastung zu beseitigen.
Was ist Überlastung bei der Ressourcenzuordnung?
Eine Ressource ist überlastet, wenn die ihr in einem Zeitraum zugewiesene Arbeit ihre verfügbaren Stunden übersteigt, zum Beispiel 50 Stunden Aufgaben in einer 40-Stunden-Woche.
Wie ordnet man Ressourcen effektiv zu?
Schätzen Sie den Aufwand, listen Sie verfügbare Fähigkeiten und Stunden auf, besetzen Sie zuerst kritische Aufgaben und solche mit knappen Fähigkeiten, prüfen Sie die Auslastung jeder Person und lösen Sie Konflikte, bevor Sie den Plan veröffentlichen.
Was ist ein Ressourcenkalender bei der Ressourcenzuordnung?
Ein Kalender, der zeigt, wann jede Ressource verfügbar ist, einschließlich Arbeitszeiten, Urlaub, Schichten und Verpflichtungen an anderer Stelle.
Wie handhabt man die Zuordnung von Ressourcen, die sich mehrere Projekte teilen?
Stimmen Sie Zuordnungen mit Ressourcen- oder Linienverantwortlichen ab, erfassen Sie sie in einer gemeinsamen Ansicht und nutzen Sie die Kapazitätsplanung , um den Gesamtbedarf über alle Projekte zu sehen.
Sollte die Ressourcenzuordnung Personen zu 100 % verplanen?
Selten. Die meisten Menschen verbringen jede Woche einen Teil ihrer Zeit mit Besprechungen, E-Mails und Support, daher ist eine Projektzuordnung von 70–80 % ein realistischerer Planungswert.
Was ist Ressourcenzuordnung in Agile?
Agile Teams bleiben in der Regel stabil und verteilen Arbeit statt Personen: Das Team zieht in jedem Sprint oder jeder Iteration priorisierte Einträge bis zu seiner Kapazität.
Welche Tools helfen bei der Ressourcenzuordnung?
Die meisten modernen Projektmanagement-Tools bieten Auslastungs- oder Ressourcenansichten; Tabellenkalkulationen eignen sich für sehr kleine Teams.
Wer ist für die Ressourcenzuordnung verantwortlich?
Der Projektmanager plant sie, doch in Matrixorganisationen müssen Fach- oder Ressourcenverantwortliche der Freigabe der betreffenden Personen zustimmen.