Guide de la gestion de projet · Coûts et ressources
Affectation des ressources en gestion de projet : étapes et exemples
L'affectation des ressources est le processus qui consiste à attribuer les bonnes personnes, les bons équipements et les bons matériaux à des tâches précises du projet pour des périodes précises. Une bonne affectation garantit que chaque tâche dispose des compétences et du temps nécessaires sans surcharger personne.
À retenir
- L'affectation des ressources attribue des ressources nommément désignées à des tâches pour des périodes précises.
- Comparez la demande à la disponibilité réelle, et non à une semaine de travail complète.
- Pourvoyez en premier les tâches du chemin critique et celles qui exigent des compétences rares.
- Résolvez les suraffectations avant de publier et revoyez le plan chaque semaine.
Ce que couvre l'affectation des ressources
L'affectation se situe entre l'identification ressources du projet et du suivi de leur utilisation. Elle répond à trois questions pour chaque tâche : qui ou quoi le réalisera, quelle part de leur temps elle nécessite, et quand.
- Personnes : membres de l'équipe nommément désignés, spécialistes et prestataires.
- Équipements : machines, appareils de test, véhicules, environnements.
- Matériaux et installations : composants, salles, laboratoires.
- Budget : l'argent qui finance chacun des éléments ci-dessus ; voir budget de projet.
Comment affecter les ressources étape par étape
- Décomposez le travail en tâches à l'aide d'une structure de découpage du projet.
- Estimez la charge de travail et les compétences nécessaires à chaque tâche ; voir estimation de l'effort.
- Listez les ressources disponibles avec leurs compétences, leurs taux de coût et leur disponibilité (un calendrier des ressources).
- Associez les ressources aux tâches, en commençant par les tâches du chemin critique et celles qui exigent des compétences rares.
- Vérifiez la charge de chaque personne par semaine et repérez les suraffectations.
- Résolvez les conflits en déplaçant le travail non critique, en utilisant la marge ou en appliquant le nivellement des ressources.
- Publiez l'affectation, obtenez l'accord des responsables de ressources et revoyez-la au moins chaque semaine.
Exemple chiffré : une semaine d'affectation
Une petite équipe compte deux développeurs et une testeuse. Ana travaille à temps plein sur le projet (40 heures). Ben est partagé avec un autre projet et consacre 20 heures. Chloe, la testeuse, consacre 40 heures. Le travail prévu pour la semaine figure ci-dessous.
| Tâche | Compétence | Charge (heures) | Première affectation |
|---|---|---|---|
| Développer l'API | Développeur | 50 | Ana 40 h, Ben 10 h |
| Développer l'interface utilisateur | Développeur | 30 | Ben 20 h, 10 h non affectées |
| Rédiger et exécuter les tests | Testeur | 30 | Chloe 30 h |
La demande en développement est de 80 heures pour 60 heures de capacité de développement : il manque donc 20 heures. La demande en tests est de 30 heures sur 40, ce qui en laisse 10 disponibles. Le chef de projet dispose de quatre options réalistes :
- Reporter une partie du travail d'interface utilisateur à la semaine suivante si elle dispose de marge.
- Demander à l'autre projet de Ben 10 heures supplémentaires cette semaine (en acceptant qu'il manque encore 10 heures).
- Confier les tâches d'interface simples à Chloe si elle en a les compétences, en utilisant ses 10 heures disponibles.
- Faire appel à un prestataire pour 20 heures, ce qui ajoute un coût mais préserve la date.
Choisir de reporter 10 heures de travail d'interface non critique et de confier 10 heures de vérifications d'interface simples à Chloe ramène chaque personne à 100 % ou moins sans modifier la date de fin.
Comparaison des méthodes d'affectation
| Méthode | Fonctionnement | Idéal pour |
|---|---|---|
| Compétences d'abord | Affecter la personne dont les compétences correspondent le mieux | Tâches spécialisées ou à haut risque |
| Disponibilité d'abord | Affecter la personne disponible le plus tôt | Tâches courantes que de nombreuses personnes savent réaliser |
| Chemin critique d'abord | Pourvoir les tâches critiques avant les autres | Projets à date imposée |
| Coût d'abord | Utiliser la ressource compétente la moins chère | Projets à budget fixe |
| Flux tiré (agile) | Les membres de l'équipe tirent l'élément prioritaire suivant | Équipes auto-organisées ; voir planification de la capacité agile |
Erreurs courantes
- Affecter les personnes à 100 % de leur semaine de travail en ignorant les réunions, les tâches administratives et le support.
- Planifier avec des rôles génériques (« un développeur ») plutôt qu'avec des personnes nommément désignées, ce qui masque les vrais conflits.
- Oublier les congés, les temps partiels et les engagements sur d'autres projets.
- Affecter le même expert à plusieurs tâches critiques en même temps.
- Ne jamais mettre à jour le plan une fois le travail commencé.
Les outils utiles
Les tableurs suffisent pour les petites équipes, mais dès que plusieurs projets se partagent des personnes, un outil doté de vues de charge de travail fait gagner du temps. De nombreux outils de notre logiciels de gestion de projet affichent un graphique de charge par personne ; comparez les options sur notre page de comparatif des outils.
Modèles gratuits sur ce sujet
Questions fréquentes
Qu'est-ce que l'affectation des ressources en gestion de projet ?
C'est l'attribution de personnes, d'équipements et de matériaux précis aux tâches d'un projet pour des périodes définies, afin que le travail soit réalisé dans les délais et dans le respect du budget.
Pourquoi l'affectation des ressources est-elle importante ?
Sans elle, certaines personnes sont surchargées tandis que d'autres restent inoccupées, des tâches attendent des compétences manquantes, et le calendrier et le budget dérapent.
Quelle est la différence entre l'affectation et le nivellement des ressources ?
L'affectation attribue les ressources aux tâches ; nivellement des ressources ajuste ensuite le calendrier pour supprimer les suraffectations qui en résultent.
Qu'est-ce que la suraffectation dans l'affectation des ressources ?
Une ressource est suraffectée lorsque le travail qui lui est attribué sur une période dépasse ses heures disponibles, par exemple 50 heures de tâches sur une semaine de 40 heures.
Comment affecter efficacement les ressources ?
Estimez la charge de travail, listez les compétences et les heures disponibles, pourvoyez d'abord les tâches critiques et celles qui exigent des compétences rares, vérifiez la charge de chaque personne et résolvez les conflits avant de publier le plan.
Qu'est-ce qu'un calendrier des ressources dans l'affectation des ressources ?
Un calendrier indiquant quand chaque ressource est disponible, y compris les horaires de travail, les congés, les équipes de travail et les engagements ailleurs.
Comment gérer l'affectation des ressources partagées entre plusieurs projets ?
Convenez des affectations avec les responsables de ressources ou les responsables hiérarchiques, consignez-les dans une vue partagée et utilisez la planification de capacité pour voir la demande totale sur l'ensemble des projets.
L'affectation des ressources doit-elle placer les personnes à 100 % ?
Rarement. La plupart des personnes consacrent chaque semaine une partie de leur temps aux réunions, aux e-mails et au support : une affectation de 70-80 % au projet est donc un chiffre de planification plus réaliste.
Qu'est-ce que l'affectation des ressources en agile ?
Les équipes agiles restent généralement stables et affectent le travail plutôt que les personnes : à chaque sprint ou itération, l'équipe tire les éléments priorisés dans la limite de sa capacité.
Quels outils facilitent l'affectation des ressources ?
La plupart des outils de gestion de projet proposent des vues de charge de travail ou de ressources ; les tableurs conviennent aux très petites équipes.
Qui est responsable de l'affectation des ressources ?
Le chef de projet la planifie, mais dans les organisations matricielles, les responsables fonctionnels ou de ressources doivent accepter de libérer les personnes concernées.