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Bureau de gestion de projet (PMO) : types, rôles et mise en place
Un bureau de gestion de projet (PMO) est une équipe ou une fonction qui fixe les normes de conduite des projets et les soutient, les surveille ou les gère directement. Son objectif est une réalisation plus homogène et une meilleure visibilité sur l'ensemble des projets de l'organisation.
À retenir
- Un PMO standardise et soutient la réalisation des projets à l'échelle d'une organisation.
- Les PMO de soutien, de contrôle et directifs se distinguent par le degré de contrôle qu'ils exercent.
- Commencez petit, apportez une valeur visible et étendez les services à mesure que la confiance s'installe.
Types de PMO
| Type | Degré de contrôle | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| De soutien | Basse | Fournit des modèles, des formations, des conseils et des retours d'expérience |
| De contrôle | Moyenne | Exige le respect des méthodes, des revues et du reporting |
| Directif | Haute | Gère directement les projets ; les chefs de projet rendent compte au PMO |
Les PMO peuvent aussi exister à différents niveaux : un bureau de projet ou de programme pour une grande initiative, un PMO de département ou un PMO d'entreprise rattaché à la gestion de portefeuille. Voir aussi le PMO agile.
Services courants d'un PMO
- Méthodes, modèles et normes, comme une charte de projet et rapport d'avancement standardisés.
- Reporting et tableaux de bord du portefeuille.
- Gouvernance de projet, jalons de décision et revues d'assurance.
- Ressources et planification de capacité entre les projets.
- Formation, coaching et communauté de gestion de projet.
- Administration, pour l'organisation, des logiciels de gestion de projet.
- Recueillir et partager le retour d'expérience.
Rôles au sein du PMO
| Rôle | Responsabilité type |
|---|---|
| Responsable du PMO | Fixe le cap, rend compte à la direction, est garant de la valeur du PMO |
| Responsable PMO | Gère au quotidien les services du PMO |
| Analyste PMO | Collecte les données, élabore les rapports et tableaux de bord |
| Coordinateur ou chargé de support PMO | Administration, gestion documentaire et planification |
| Responsable de portefeuille | Priorise et équilibre le portefeuille de projets |
Comment mettre en place un PMO
- Identifiez les problèmes que le PMO doit résoudre, comme un manque de visibilité ou des projets en retard.
- Désignez un sponsor et déterminez le type et le périmètre du PMO.
- Commencez par un petit ensemble de services à forte valeur, par exemple un rapport de portefeuille unique.
- Définissez des normes et des modèles légers, et testez-les avec des projets volontaires.
- Choisissez un outil partagé afin que les données ne soient collectées qu'une fois ; voir outils de gestion de projet.
- Mesurez et publiez l'impact du PMO.
- Étendez les services à mesure que la confiance s'installe.
Exemple
Une organisation mène 25 projets sans vue partagée. La direction ne parvient pas à savoir lesquels sont en difficulté. Un nouveau PMO de soutien met en place, dès son premier trimestre, un modèle de rapport d'avancement d'une page et un tableau de bord mensuel du portefeuille. Au deuxième trimestre, deux projets au périmètre redondant ont été fusionnés et trois conflits de ressources résolus avant de provoquer des retards.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un PMO ?
Un bureau de gestion de projet : une fonction qui fixe les normes de projet et soutient, surveille ou gère les projets à l'échelle d'une organisation.
Quels sont les trois types de PMO ?
De soutien, de contrôle et directif, d'un faible à un fort degré de contrôle sur les projets.
Que fait un analyste PMO ?
Il collecte les données des projets, tient à jour les rapports et tableaux de bord et soutient les processus de gouvernance.
Quelle est la différence entre un PMO et un chef de projet ?
Un chef de projet dirige un seul projet ; un PMO soutient et supervise de nombreux projets et fixe des normes communes.
Qu'est-ce qu'un PMO d'entreprise ?
Un PMO au niveau de l'organisation qui relie les projets à la stratégie et aux décisions de portefeuille.
Une organisation agile a-t-elle besoin d'un PMO ?
Beaucoup en conservent un, souvent remanié en PMO agile ou en bureau de gestion de la valeur centré sur le flux et les résultats.
Pourquoi les PMO échouent-ils ?
Les raisons courantes sont l'ajout de bureaucratie sans valeur, l'absence de soutien de la direction et une finalité floue.
Comment mesurer le succès d'un PMO ?
Au moyen d'indicateurs comme le respect des délais, la fiabilité des prévisions, les bénéfices obtenus et la satisfaction des chefs de projet et de la direction.
Quels outils un PMO utilise-t-il ?
Des plateformes de gestion de portefeuille et du travail comme Wrike ou Smartsheet, ainsi que des outils de reporting et de BI.
Comment démarrer une carrière dans un PMO ?
Les postes de coordinateur et d'analyste PMO sont de bonnes portes d'entrée, en particulier pour les personnes à l'aise avec les données et dotées d'un bon sens de l'organisation.