Guide de la gestion de projet · Coûts et ressources
Planification de la capacité en gestion de projet : guide et exemple
La planification de la capacité est le processus qui consiste à comparer le travail qu'une organisation ou une équipe doit réaliser avec le temps et les compétences dont elle dispose réellement. Elle montre à l'avance où la demande dépassera la capacité, afin de pouvoir redéfinir les priorités, recruter ou replanifier avant que les projets ne prennent du retard.
À retenir
- La planification de la capacité compare la demande à la capacité productive réelle.
- Soustrayez les congés et le temps hors projet avant de comparer.
- Planifiez par compétence, pas seulement par effectif.
- Faites une revue mensuelle et gardez une petite marge non affectée.
Capacité vs demande vs affectation
| Terme | Signification |
|---|---|
| Capacité | Les heures productives qu'une équipe ou une personne peut fournir sur une période |
| Demande | Les heures de travail demandées par les projets et les activités courantes |
| Affectation | Quel travail est attribué à quelle personne ; voir allocation des ressources |
| Taux d'occupation | Heures affectées divisées par les heures disponibles, en pourcentage |
L'affectation se fait au niveau des tâches au sein d'un projet. La planification de la capacité porte généralement sur l'ensemble d'une équipe, d'un service ou d'un portefeuille, et sur des mois plutôt que des jours.
Comment planifier la capacité étape par étape
- Choisissez le périmètre (une équipe, un groupe de compétences ou un service) et l'horizon de planification, par exemple le trimestre suivant.
- Calculez la capacité brute : personnes x heures par semaine x semaines.
- Soustrayez les congés prévus, les jours fériés et la formation.
- Appliquez un coefficient de temps productif pour les réunions, l'administratif et le support.
- Recueillez la demande de chaque projet et des activités courantes, par compétence.
- Comparez la demande à la capacité pour chaque compétence et chaque période afin de repérer les déficits ou les excédents.
- Comblez les écarts en redéfinissant les priorités, en replanifiant, en recrutant, en sous-traitant ou en réduisant le périmètre, puis faites une revue mensuelle.
Exemple chiffré : un mois pour une équipe de cinq personnes
Une équipe de conception compte cinq personnes travaillant 40 heures par semaine. Le mois compte quatre semaines ouvrées. Les congés prévus totalisent 40 heures. L'expérience montre qu'environ 20 % du temps est consacré aux réunions, à l'administratif et au support.
| Étape | Calcul | Heures |
|---|---|---|
| Capacité brute | 5 personnes x 40 h x 4 semaines | 800 |
| Moins les congés | 800 - 40 | 760 |
| Capacité productive | 760 x 80% | 608 |
| Origine de la demande | Heures |
|---|---|
| Projet A (refonte du site web) | 320 |
| Projet B (refonte de l'identité de marque) | 240 |
| Demandes liées aux activités courantes | 120 |
| Demande totale | 680 |
Une demande de 680 heures dépasse la capacité productive de 608 heures de 72 heures, soit environ 12 % de trop. Les options possibles consistent à reporter 72 heures du projet B au mois suivant, à faire appel à un freelance pendant environ deux semaines ou à demander à l'entreprise de suspendre les demandes moins prioritaires. Exprimé en équivalents temps plein, l'écart est de 72 / (160 x 80 %) = 0.56 ETP pour le mois.
Les approches de la planification de la capacité
| Approche | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Stratégie d'anticipation (lead) | Ajouter de la capacité avant l'arrivée de la demande | La croissance est certaine ; le retard coûte cher |
| Stratégie de suivi (lag) | N'ajouter de la capacité qu'une fois la demande confirmée | Les budgets sont serrés ; la demande est incertaine |
| Stratégie d'ajustement (match) | Ajouter de la capacité par petites étapes à mesure que la demande augmente | La plupart des organisations par projets |
| Par équipe (agile) | Fixer la taille de l'équipe et y faire entrer le travail par ordre de priorité | Équipes produit stables ; voir planification de la capacité agile |
Erreurs courantes
- Compter les personnes à 40 heures productives par semaine.
- Ignorer les activités courantes et le support, qui consomment discrètement de la capacité.
- Planifier par effectif plutôt que par compétence, de sorte qu'un excédent de testeurs masque une pénurie de développeurs.
- Traiter le plan comme un exercice ponctuel au lieu de le revoir chaque mois.
- Laisser chaque projet supposer qu'il a la priorité sur les spécialistes partagés.
Qui est responsable de la planification de la capacité ?
Dans de nombreuses organisations, le bureau de gestion de projet ou les responsables des ressources portent la vue de la capacité, tandis que les chefs de projet fournissent les prévisions de demande. Les décisions de portefeuille sur les projets à lancer doivent s'appuyer sur cette vue ; voir gestion de plusieurs projets.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce que la planification de la capacité en gestion de projet ?
Il s'agit de comparer le travail exigé par les projets et les opérations courantes avec le temps productif et les compétences disponibles, afin de combler les écarts à l'avance.
Comment calculer la capacité d'une équipe pour la planification de la capacité ?
Multipliez le nombre de personnes par les heures et les semaines travaillées, soustrayez les congés et les jours fériés, puis appliquez un coefficient de temps productif, par exemple 75-80 %, pour tenir compte des réunions et de l'administratif.
Quelle est la différence entre la planification de la capacité et la planification des ressources ?
La planification de la capacité examine l'offre totale par rapport à la demande à l'échelle d'une équipe ou d'un portefeuille ; la planification et l'affectation des ressources attribuent des personnes précises à des tâches précises.
Quel est un bon taux d'utilisation en planification de la capacité ?
Il n'existe pas de chiffre unique, mais planifier les personnes à environ 70-85 % sur le travail de projet laisse généralement de la place pour les réunions, le support et les imprévus.
Quelle est la différence entre capacité et disponibilité en planification de la capacité ?
La disponibilité est le temps pendant lequel une personne est au travail et n'est pas en congé ; la capacité est la part productive de ce temps qui peut être consacrée au travail planifié.
À quelle fréquence faut-il mettre à jour les plans de capacité ?
Une fréquence mensuelle est courante pour les portefeuilles, et hebdomadaire ou à chaque sprint pour les équipes.
Que sont les stratégies lead, lag et match en planification de la capacité ?
La stratégie lead ajoute de la capacité avant la demande, la stratégie lag attend que la demande soit confirmée, et la stratégie match ajoute de la capacité par petites étapes à mesure que la demande augmente.
Comment fonctionne la planification de la capacité en agile ?
Les équipes estiment leur capacité pour chaque sprint à partir de la disponibilité et de la vélocité passée, puis ne s'engagent que sur le travail qui tient dans cette capacité ; voir planification de la capacité agile.
Que faire lorsque la demande dépasse la capacité ?
Vous devez redéfinir les priorités, replanifier, ajouter des personnes, sous-traiter ou réduire le périmètre ; sinon, le travail prend du retard et les personnes s'épuisent.
Quels outils utilise-t-on pour la planification de la capacité ?
Des tableurs pour les petites équipes, ou les vues charge de travail et portefeuille des logiciels de gestion de projet.
Quel est le lien entre l'ETP et la planification de la capacité ?
L'ETP exprime la capacité et la demande en unités de personnes à temps plein, ce qui permet de comparer facilement les écarts ; voir équivalent temps plein.