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Modèle de matrice de compétences gratuit (Excel, Google Sheets, PDF)
Ce modèle gratuit de matrice des compétences met en regard les compétences dont votre équipe a besoin et le niveau de maîtrise de chaque personne sur une échelle simple de 0 à 4, pour visualiser d'un coup d'œil les points forts, les lacunes et les points de défaillance uniques. Téléchargez-le dans Google Sheets, Excel ou PDF, en niveau débutant, avancé ou expert, sans inscription, puis remplacez les quatre membres d'exemple par les vôtres.
À retenir
- Une matrice de compétences est une grille croisant des personnes et des compétences, avec un niveau de maîtrise dans chaque cellule, qui montre qui sait faire quoi et à quel niveau.
- Convenez de ce que signifie chaque note avant que quiconque ne s'auto-évalue : l'échelle 0-4 du modèle va de « aucune » à « peut former d'autres personnes ».
- Lisez la matrice par colonne autant que par ligne : des moyennes d'équipe basses révèlent des compétences fragiles, et les compétences pour lesquelles une seule personne est notée 3 ou 4 constituent un risque de personne clé.
- Associez l'autoévaluation à un échange d'étalonnage avec un responsable ou un pair, afin que les notes soient cohérentes au sein de l'équipe.
- Transformez chaque constat en action (formation, binômage, recrutement ou changement d'affectation) et actualisez la matrice environ deux fois par an.
Téléchargement gratuit · sans inscription
Obtenir le modèle de matrice de compétences
Choisissez votre niveau et votre format : Google Sheets, Excel ou un PDF prêt à imprimer. Les tableurs comprennent des listes déroulantes, des formules et des lignes d'exemple à remplacer.
Qu'est-ce qu'une matrice des compétences ?
A matrice des compétences est une grille qui liste les membres de l'équipe sur un côté et les compétences dont l'équipe a besoin en haut, avec un niveau de maîtrise dans chaque cellule. Elle montre d'un coup d'œil qui sait faire quoi et à quel niveau, où l'équipe est forte, quelles compétences sont peu représentées et qui dépend d'un seul expert, afin que les managers puissent planifier la formation, les affectations et les recrutements.
Vous le verrez aussi appelé matrice des compétences, a grille de compétences ou un matrice de polyvalence. Quel que soit son nom, elle remplace l'intuition sur qui est bon dans quoi par une vision partagée sur laquelle l'équipe s'est accordée.
Les chefs de projet utilisent une matrice de compétences pour constituer les équipes projet et repérer les risques de livraison ; les responsables d'équipe pour la formation croisée et les suppléances ; les équipes RH et formation pour cibler les budgets de formation. Notre guide sur compétences en gestion de projet liste les compétences techniques et comportementales qui deviennent souvent des colonnes de la matrice d'une équipe de chefs de projet.
Ce que contient ce modèle de matrice de compétences
Le modèle comporte un onglet de données, Matrice des compétences, avec quatre membres d'équipe fictifs (Ana, Ben, Chen et Dana) évalués sur six compétences en gestion de projet. Une note en haut de la feuille explique l'échelle de notation. Voici un aperçu en direct de la version avancée :
| Membre de l'équipe | Rôle | Ordonnancement | Gestion des risques | Gestion des parties prenantes | Agile / Scrum | Budgétisation | Données / reporting | Moyenne |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana | CP | 4 | 3 | 4 | 2 | 3 | 2 | 3 |
| Ben | CP | 3 | 2 | 3 | 4 | 2 | 3 | 2.83 |
| Chen | Analyste | 2 | 2 | 2 | 3 | 1 | 4 | 2.33 |
| Dana | Coordinateur | 3 | 1 | 2 | 2 | 2 | 3 | 2.17 |
| Moyenne de l'équipe | 3 | 2 | 2.75 | 2.75 | 2 | 3 |
Les lignes d'exemple sont indicatives : remplacez-les par les vôtres.
- Matrice des compétences : Membre de l'équipe, Rôle, Planification, Gestion des risques, Gestion des parties prenantes, Agile / Scrum, Budgétisation, Données / reporting, Moyenne
Les colonnes expliquées
- Membre de l'équipe : une ligne par personne.
- Rôle : l'intitulé de poste ou le rôle de la personne dans le projet, comme PM, Analyst ou Coordinator.
- Six colonnes de compétences : Planification, Gestion des risques, Gestion des parties prenantes, Agile / Scrum, Budgétisation et Données / reporting. Ce sont des exemples pour une équipe projet : renommez-les selon les compétences dont votre équipe a besoin.
- Moyenne : la note moyenne de chaque personne sur les six compétences, calculée avec une formule AVERAGE.
- Ligne de moyenne de l'équipe : la dernière ligne d'exemple calcule la moyenne de chaque colonne de compétence pour l'équipe.
L'échelle de notation de 0 à 4
Chaque cellule de compétence prend un nombre de 0 à 4. Convenez des descriptions ci-dessous, ou de votre propre version, avec l'équipe avant que quiconque ne s'évalue.
| Évaluation | Libellé | À quoi cela ressemble en pratique | Action habituelle |
|---|---|---|---|
| 0 | Aucun | Ne l'a jamais fait et ne sait pas encore comment faire | Ne formez que si le rôle ou le projet l'exige |
| 1 | Apprentissage | Comprend les bases ou est en formation ; a besoin d'un encadrement étroit | Formation formelle et mentor |
| 2 | Sait faire avec de l'aide | Sait réaliser le travail courant, mais demande conseil pour tout ce qui sort de l'ordinaire | Missions formatrices avec revue |
| 3 | Indépendante | Réalise le travail de manière fiable sans supervision, y compris la plupart des cas particuliers | Utilise la compétence sur les projets ; prêt à suppléer |
| 4 | Peut former d'autres personnes | Personne de référence reconnue ; peut accompagner, relire et améliorer la méthode | Accompagne les autres ; partage ses connaissances |
Certaines organisations notent plutôt de 1 à 5 ou de 0 à 3. N'importe quelle échelle convient si un 3 signifie la même chose pour chaque personne et chaque compétence.
Versions débutant, avancée et expert
| Version | Ce que vous obtenez | Idéal pour |
|---|---|---|
| Débutant | Un onglet avec six colonnes (Team member, Role, Scheduling, Risk management, Stakeholder mgmt, Agile / Scrum) et la ligne Team average | Une première matrice rapide pour une petite équipe |
| Avancé | L'onglet Matrice de compétences complet avec les six colonnes de compétences, une moyenne personnelle pour chaque personne et la ligne de moyenne de l'équipe | La plupart des équipes et des projets |
| Expert | L'onglet avancé, plus un onglet Instructions avec des étapes et des conseils, et un onglet Historique des révisions pour consigner chaque mise à jour | Matrices revues régulièrement ou partagées avec les RH ou un PMO |
Chaque version tableur dispose d'une ligne d'en-tête figée et de filtres, pour trier selon n'importe quelle compétence ou filtrer par rôle. Le PDF est une copie prête à imprimer pour les ateliers.
Comment créer une matrice de compétences étape par étape
Pour une petite équipe, vous pouvez remplir le modèle en une heure. L'essentiel de l'effort, et de la valeur, réside dans l'accord sur les compétences et les définitions des niveaux.
- Décidez à quoi sert la matrice. Staffer un projet, planifier des formations et réduire le risque de personne clé nécessitent des listes de compétences différentes. Formulez la finalité en une phrase et fixez le périmètre : une équipe, un projet ou un service.
- Choisissez six à douze compétences. Partez du travail, pas des intitulés de poste : votre plan de projet, les descriptions de rôles et les projets à venir. Gardez des compétences suffisamment précises pour être évaluées (« Prévisions budgétaires » plutôt que « Finance ») et renommez en conséquence les six colonnes de compétences du modèle. Insérez des colonnes supplémentaires avant Moyenne si vous en avez besoin.
- Convenez des définitions des notes. Utilisez l'échelle de 0 à 4 ci-dessus et, pour les compétences importantes, ajoutez un exemple de ce que représente un 3, comme « construit et tient à jour sans aide un échéancier avec affectation des ressources ».
- Demandez à chaque personne de s'autoévaluer. Demandez-leur de noter une preuve pour toute note de 3 ou 4.
- Étalonnez les notes. Le manager revoit les notes de chaque personne lors d'un court échange et, si c'est utile, interroge un pair qui a travaillé avec elle. L'objectif est la cohérence au sein de l'équipe, et non de rabaisser les notes.
- Saisissez les notes convenues. Remplacez les lignes d'exemple par votre équipe. La moyenne personnelle et la ligne de moyenne de l'équipe se calculent automatiquement pour les lignes d'exemple ; consultez les conseils sur le tableur ci-dessous lorsque vous ajoutez des personnes.
- Analysez les résultats. Examinez les moyennes de l'équipe pour repérer les compétences faibles, comptez combien de personnes obtiennent 3 ou plus dans chaque compétence pour trouver les points de défaillance uniques, et notez qui obtient 4 et pourrait accompagner les autres. L'exemple concret ci-dessous montre comment.
- Agissez et consignez les actions. Transformez chaque constat en action nommée, avec un responsable et une date : formation, binôme, changement d'affectation ou décision de recrutement. Consignez les formations dans un modèle de plan de formation et des améliorations plus larges dans un modèle de plan d'action.
Conseils pour le tableur
- Ajouter des personnes : les formules de moyenne de l'équipe couvrent les quatre lignes d'exemple (par exemple =AVERAGE(C6:C9)). Insérez les nouvelles lignes entre la première et la dernière ligne d'exemple pour que les plages s'étendent automatiquement, ou modifiez les plages pour inclure chaque personne.
- Recopiez la formule de moyenne vers le bas : les lignes vides sous les exemples ne contiennent pas la formule de moyenne personnelle : copiez-la depuis une ligne d'exemple dans chaque nouvelle ligne.
- Ajoutez un décompte de couverture : sous la ligne Moyenne de l'équipe, ajoutez une ligne intitulée « Personnes à 3+ » avec une formule telle que =COUNTIF(C6:C9,">=3") dans chaque colonne de compétence. Toute compétence affichant 0 ou 1 nécessite une attention particulière.
- Créez une carte de chaleur : sélectionnez les cellules de notation et appliquez une échelle de couleurs (Format > Mise en forme conditionnelle > Échelle de couleurs dans Google Sheets ; Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nuances de couleurs dans Excel). Un dégradé du rouge au vert fait ressortir les lacunes.
- Distinguez les cellules vides des zéros : une cellule vide signifie « pas encore noté » ; un 0 signifie « aucune compétence ». AVERAGE ignore les cellules vides mais compte les zéros : remplissez donc chaque cellule avant de lire les moyennes.
Exemple de matrice de compétences : lire les données d'exemple
Les données d'exemple décrivent une équipe projet de quatre personnes : deux chefs de projet (Ana et Ben), un analyste (Chen) et une coordinatrice (Dana). Voici ce que montre la matrice lorsqu'on la lit colonne par colonne :
| Compétence | Moyenne de l'équipe | Personnes notées 3 ou 4 | Noté 4 (peut enseigner) | Ce qu'il vous apprend |
|---|---|---|---|---|
| Ordonnancement | 3.00 | 3 (Ana, Ben, Dana) | Ana | Un point fort, bien couvert |
| Gestion des risques | 2.00 | 1 (Ana) | Personne | Compétence faible et point de défaillance unique |
| Gestion des parties prenantes | 2.75 | 2 (Ana, Ben) | Ana | Correct, mais seuls les deux chefs de projet peuvent le faire seuls |
| Agile / Scrum | 2.75 | 2 (Ben, Chen) | Ben | Correct, avec un coach interne disponible |
| Budgétisation | 2.00 | 1 (Ana) | Personne | Compétence faible et point de défaillance unique |
| Données / reporting | 3.00 | 3 (Ben, Chen, Dana) | Chen | Un point fort, bien couvert |
Ce que montre l'exemple
- Deux risques liés à des personnes clés. Seule Ana peut gérer seule les risques et la budgétisation. Si elle s'absente ou part, l'équipe perd les deux d'un coup. C'est un risque de livraison qui mérite d'être consigné dans le registre des risques.
- Deux points forts nets. La planification ainsi que les données et le reporting comptent chacun trois personnes compétentes : l'équipe peut donc y absorber les absences.
- Coachs internes. Ana (planification, gestion des parties prenantes), Ben (Agile / Scrum) et Chen (données et reporting) sont tous notés 4 ; une grande partie du développement des compétences peut donc se faire par binômage plutôt que par des formations payantes.
- Les moyennes individuelles doivent être replacées dans leur contexte. Ana obtient une moyenne de 3.00, Ben de 2.83, Chen de 2.33 et Dana de 2.17. Cela ne fait pas de Dana le membre le plus faible de l'équipe : on n'attend pas d'un coordinateur qu'il égale un chef de projet en budgétisation. Comparez les personnes aux besoins de leur rôle, et non entre elles.
Actions issues de l'exemple
| Constat | Action | Responsable | Cible |
|---|---|---|---|
| La gestion des risques dépend d'Ana | Ben co-anime les deux prochaines revues des risques avec Ana ; Dana (niveau 1) suit une courte formation en gestion des risques | Ana et le responsable d'équipe | Ben à 3 et Dana à 2 d'ici la prochaine revue |
| La budgétisation dépend d'Ana | Ben observe Ana sur la prévision mensuelle ; Chen (noté 1) apprend les bases du suivi des coûts | Ana | Ben à 3 d'ici six mois |
| Agile / Scrum est inégal | Ben anime un court atelier interne pour Ana et Dana | Ben | Ana et Dana à 3 |
| Les données et le reporting sont un point fort | Chen documente le processus de reporting pour que d'autres puissent prendre le relais | Chen | Guide écrit en place |
Comment utiliser une matrice de compétences en gestion de projet
Une matrice de compétences est la plus utile lorsque vous la reliez aux décisions que vous prenez déjà concernant les personnes, les risques et le temps.
Staffer les projets et affecter les ressources
Lorsque vous attribuez le travail, associez les compétences requises par chaque lot de travail aux personnes notées 3 ou 4, et associez délibérément un 4 à un 1 ou un 2 lorsque vous avez le temps de les faire progresser. Notre guide sur allocation des ressources explique comment répartir les personnes entre les tâches et les projets, et ressources du projet couvre l'ensemble plus large des personnes, des équipements et du budget.
Planification de capacité
Une matrice de compétences vous dit qui peut faire le travail ; la planification de la capacité vous dit si ces personnes ont les heures nécessaires. Une équipe disposant d'heures libres peut tout de même être bloquée si la seule personne capable de gérer le budget est entièrement occupée. Lisez la planification de la capacité en gestion de projet, ou Planification de capacité agile si vous planifiez en Sprints. Si une personne clé est surchargée, nivellement des ressources peut rééquilibrer l'échéancier.
Gérer le risque lié aux personnes clés
Les points de défaillance uniques sont des risques projet comme les autres. Consignez-les avec une cause, un responsable et une réponse, comme la formation croisée, la documentation ou un fournisseur de secours.
Constituer des équipes agiles pluridisciplinaires
Les équipes agiles visent à réunir toutes les compétences nécessaires à la livraison, et beaucoup encouragent les profils en T, experts dans un domaine et dotés de connaissances pratiques dans d'autres. Une matrice de compétences montre qui doit apprendre quoi ensuite. Nos guides sur ce qu'est une équipe agile et rôles de la Scrum Team expliquent les structures.
Planifier la formation et le recrutement
Les lacunes que le binômage ne peut pas combler deviennent des besoins de formation ou de recrutement. Priorisez selon l'écart entre le niveau d'une personne et le niveau requis par le rôle. Pour les chefs de projet, notre certification en gestion de projet présente les démarches formelles pour améliorer une note.
Matrice des compétences, matrice des aptitudes et matrice RACI
Ces documents sont faciles à confondre, car plusieurs d'entre eux sont des grilles croisant des personnes avec autre chose. Chacun répond à une question différente :
| Document | Question à laquelle il répond | Lignes et colonnes | À utiliser lorsque |
|---|---|---|---|
| Matrice des compétences | Qui sait faire quoi, et à quel niveau ? | Personnes croisées avec des compétences, avec des niveaux de maîtrise | Affectation, formation croisée, risque lié aux personnes clés |
| Matrice des compétences métier (competency matrix) | Chaque personne atteint-elle le niveau attendu pour son rôle ? | Rôles ou personnes face aux compétences (savoir-faire, connaissances et comportements) et aux niveaux attendus | Référentiels de carrière, performance et promotion |
| matrice RACI | Qui est responsable de quoi sur ce projet ? | Tâches ou livrables croisés avec des personnes ou des rôles, marqués R, A, C ou I | Clarifier les responsabilités et les décisions |
| Plan de formation | Qui apprendra quoi, comment, d'ici quand et à quel coût ? | Apprenants croisés avec des activités de formation, des dates et des coûts | Agir sur les lacunes révélées par une matrice de compétences |
Un enchaînement courant consiste à construire la matrice de compétences, à constituer l'équipe projet, puis à consigner qui fait quoi dans une modèle de matrice RACI. Notre guide de la matrice RACI explique en détail l'attribution des responsabilités. Pour des lacunes de capacité plus larges portant sur les processus ou les outils, une modèle d'analyse des écarts est plus adapté.
Erreurs courantes avec les matrices de compétences
- Trop de compétences. Quarante colonnes produisent une matrice que personne ne met à jour. Limitez-vous aux compétences qui influent sur la livraison et répartissez l'équipe en plusieurs matrices si nécessaire.
- Compétences vagues. « Communication » est difficile à noter de façon cohérente ; « Animer les réunions du comité de pilotage » est facile.
- Pas de définitions convenues. Sans elles, les personnes sûres d'elles se notent haut et les personnes modestes se notent bas, et la matrice mesure la personnalité plutôt que la compétence.
- L'utiliser comme une note de performance. Si les notes alimentent directement la rémunération ou les entretiens d'évaluation, les gens les gonfleront. Dites d'emblée que la matrice est un outil de planification.
- La construire une seule fois. Les compétences évoluent après chaque projet et chaque formation. Une matrice vieille d'un an n'est qu'une supposition.
- Aucune action. Une matrice sans plan de formation, changement d'affectation ou décision de recrutement associé n'est qu'un graphique.
Conseils pour des évaluations exactes et équitables
- Demandez des preuves. Pour toute note de 3 ou 4, demandez un exemple récent : un échéancier construit, une revue des risques animée, un rapport dont la personne est responsable.
- Envisagez une colonne d'intérêt. Certaines équipes ajoutent un simple oui ou non indiquant si la personne souhaite développer une compétence. Cela aide à choisir qui former ; c'est un ajout facultatif, qui ne fait pas partie du modèle.
- Respectez la confidentialité. Les notes sont des informations personnelles. Ne partagez la matrice complète qu'avec les personnes qui en ont besoin et limitez la vue d'équipe aux moyennes et à la couverture si cela convient à votre culture. Vérifiez la politique RH de votre organisation.
- Actualisez-la deux fois par an, ainsi qu'après une formation importante, une réorganisation, ou la retour d'expérience revue. L'onglet Revision history de la version expert permet de consigner chaque mise à jour.
Si vous menez des projets liés aux personnes, comme l'intégration de nouveaux collaborateurs ou une réorganisation, notre guide sur La gestion de projet RH montre comment une matrice de compétences s'articule avec le reste du plan.
Modèles et guides associés
Une matrice de compétences est généralement la première étape d'une courte chaîne de documents : la matrice repère les lacunes, un plan de formation les comble, et le plan de projet et la matrice RACI affectent les bonnes personnes au bon travail. Les objectifs de développement de l'équipe peuvent figurer dans un modèle d'OKR, et les décisions d'affectation alimentent directement votre modèle de plan de projet.
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- Allocation des ressources en gestion de projet : étapes et exemple
- Planification de la capacité en gestion de projet : guide et exemple
Pour comprendre les rôles que vous pourvoyez, lisez notre guide sur rôles et responsabilités du chef de projet.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un modèle de matrice de compétences ?
Un modèle de matrice des compétences est une grille prête à l'emploi croisant les membres de l'équipe et les compétences dont votre équipe a besoin, avec un niveau de maîtrise dans chaque cellule. Celui-ci utilise une échelle de 0 à 4 et calcule la moyenne de chaque personne ainsi qu'une moyenne d'équipe pour chaque compétence.
Ce modèle de matrice de compétences est-il gratuit ?
Oui. Le modèle de matrice de compétences est téléchargeable gratuitement pour Google Sheets, Excel et en PDF, en versions débutant, avancé et expert, sans inscription.
Comment créer une matrice des compétences dans Excel ou Google Sheets ?
Listez les membres de l'équipe dans la première colonne et les compétences en haut, convenez d'une échelle de notation, saisissez une note pour chaque personne et chaque compétence, puis ajoutez des formules AVERAGE pour chaque personne et chaque compétence. Le modèle a déjà cette structure : il vous suffit de renommer les compétences et de saisir votre équipe.
Quelle échelle de notation utiliser pour une matrice de compétences ?
Utilisez quatre ou cinq niveaux clairement définis. Ce modèle utilise 0 = aucune, 1 = en apprentissage, 2 = sait faire avec de l'aide, 3 = autonome et 4 = peut former d'autres personnes. L'échelle exacte compte moins que l'utilisation des mêmes définitions par tous.
Quelle est la différence entre une matrice de compétences et une matrice des compétences métier (competency matrix) ?
Une matrice des compétences indique dans quelle mesure les personnes maîtrisent des compétences précises. Une matrice des aptitudes est généralement plus large et couvre les compétences, les connaissances et les comportements au regard du niveau attendu pour chaque rôle.
Qu'est-ce qu'une matrice des écarts de compétences ?
Une matrice des écarts de compétences compare le niveau dont chaque personne ou rôle a besoin avec son niveau actuel. Vous pouvez utiliser ce modèle de cette façon en ajoutant un niveau cible pour chaque compétence et en le comparant aux notes réelles.
Qui doit remplir la matrice de compétences ?
Les membres de l'équipe s'autoévaluent d'abord, puis leur manager revoit les notes avec eux, idéalement avec l'avis d'un pair.
À quelle fréquence faut-il mettre à jour une matrice de compétences ?
Environ tous les six mois, ainsi qu'après une formation importante, un changement dans l'équipe ou la fin d'un grand projet.
Comment repérer les points de défaillance uniques dans une matrice de compétences ?
Comptez combien de personnes obtiennent 3 ou 4 dans chaque colonne de compétence, par exemple avec une formule COUNTIF. Toute compétence pour laquelle une seule personne, voire aucune, est autonome constitue un risque lié aux personnes clés qui nécessite une formation croisée ou un suppléant.
Puis-je utiliser le modèle de matrice de compétences pour constituer les équipes projet ?
Oui. Faites correspondre les compétences requises par chaque tâche avec les personnes notées 3 ou 4, et vérifiez leur disponibilité avec allocation des ressources et planification de capacité.
Une matrice des compétences est-elle la même chose qu'une matrice RACI ?
Non. Une matrice de compétences montre la capacité : qui peut faire le travail. Une matrice RACI montre les responsabilités : qui réalise le travail, qui en rend compte, et qui est consulté ou informé.
Quelle est la différence entre les modèles de matrice de compétences débutant, avancé et expert ?
La version débutant comporte un onglet avec quatre colonnes de compétences et une ligne de moyenne de l'équipe. La version avancée comprend les six compétences ainsi que les moyennes individuelles et d'équipe. La version expert ajoute un onglet Instructions et un onglet Historique des révisions.