Бесплатный шаблон матрицы навыков (Excel, Google Sheets, PDF)
Этот бесплатный шаблон матрицы навыков сопоставляет нужные команде навыки с уровнем владения каждого сотрудника по простой шкале от 0 до 4, чтобы вы сразу видели сильные стороны, пробелы и единые точки отказа. Скачайте его в Google Sheets, Excel или PDF начального, продвинутого или экспертного уровня без регистрации, а затем замените четырёх примерных членов команды своими.
Главное
- Матрица навыков — это таблица, в которой люди сопоставлены с навыками и в каждой ячейке стоит оценка уровня владения; она показывает, кто что умеет и насколько хорошо.
- Согласуйте значение каждой оценки до того, как кто-либо оценит себя: шкала шаблона 0–4 идёт от «нет навыка» до «может обучать других».
- Читайте матрицу и по столбцам, и по строкам: низкие средние по команде указывают на слабые навыки, а навыки, по которым только один человек имеет оценку 3 или 4, — это риск зависимости от ключевого сотрудника.
- Сочетайте самооценку с калибровочной беседой с руководителем или коллегами, чтобы оценки были согласованы в рамках всей команды.
- Превращайте каждый вывод в действие (обучение, работа в паре, найм или изменение состава) и обновляйте матрицу примерно дважды в год.
Бесплатно · без регистрации
Получите шаблон матрицы навыков
Выберите уровень и формат: Google Sheets, Excel или готовый к печати PDF. Таблицы содержат выпадающие списки, формулы и примеры строк, которые можно заменить своими.
Что такое матрица навыков?
A матрица навыков — это таблица, в которой участники команды перечислены по одной стороне, а нужные команде навыки — по верхней строке, и в каждой ячейке стоит оценка уровня владения. Она с первого взгляда показывает, кто что умеет и насколько хорошо, где команда сильна, каких навыков мало и кто зависит от единственного эксперта, чтобы руководители могли планировать обучение, укомплектование и найм.
Его также называют матрица умений, a таблица компетенций или матрица перекрёстного обучения. Как бы она ни называлась, она заменяет интуитивные представления о том, кто в чём силён, общей картиной, согласованной командой.
Руководители проектов используют матрицу навыков для укомплектования проектов и выявления рисков реализации; руководители команд — для перекрёстного обучения и взаимозаменяемости; HR и отделы обучения — для целевого распределения бюджетов на обучение. Наше руководство по навыки управления проектами перечисляет профессиональные и гибкие навыки, которые часто становятся столбцами в матрице команды руководителей проектов.
Что входит в этот шаблон матрицы навыков
В шаблоне одна вкладка с данными, Матрица навыков, с четырьмя условными участниками команды (Ана, Бен, Чен и Дана), оценёнными по шести навыкам управления проектами. Примечание в верхней части листа объясняет шкалу оценок. Вот интерактивный предпросмотр расширенной версии:
| Член команды | Роль | Планирование сроков | Управление рисками | Управление заинтересованными сторонами | Agile / Scrum | Бюджетирование | Данные / отчётность | Среднее |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Анна | РП | 4 | 3 | 4 | 2 | 3 | 2 | 3 |
| Бен | РП | 3 | 2 | 3 | 4 | 2 | 3 | 2.83 |
| Чэнь | Аналитик | 2 | 2 | 2 | 3 | 1 | 4 | 2.33 |
| Дана | Координатор | 3 | 1 | 2 | 2 | 2 | 3 | 2.17 |
| Среднее по команде | 3 | 2 | 2.75 | 2.75 | 2 | 3 |
Строки-примеры приведены для иллюстрации: замените их своими.
- Матрица навыков: Участник команды, Роль, Планирование расписания, Управление рисками, Управление заинтересованными сторонами, Agile / Scrum, Бюджетирование, Данные / отчётность, Среднее
Пояснения к столбцам
- Член команды: одна строка на человека.
- Роль: должность человека или его роль в проекте, например PM, аналитик или координатор.
- Шесть столбцов навыков: Планирование расписания, Управление рисками, Управление заинтересованными сторонами, Agile / Scrum, Бюджетирование и Данные / отчётность. Это примеры для команды проекта: переименуйте их в навыки, которые нужны вашей команде.
- Среднее: средняя оценка каждого человека по шести навыкам, рассчитанная по формуле AVERAGE.
- Строка среднего по команде: последняя строка-образец показывает среднее по каждому столбцу навыков по всей команде.
Шкала оценок от 0 до 4
Каждая ячейка навыка принимает число от 0 до 4. Согласуйте с командой приведённые ниже описания или собственную версию, прежде чем кто-либо оценит себя.
| Оценка | Метка | Как это выглядит на практике | Типичное действие |
|---|---|---|---|
| 0 | Нет | Не делал этого и пока не знает как | Обучайте, только если это нужно для роли или проекта |
| 1 | Обучение | Понимает основы или проходит обучение; нуждается в плотном руководстве | Формальное обучение плюс наставник |
| 2 | Может с помощью | Может выполнять рутинную работу, но советуется по всему нестандартному | Задания на вырост с последующим разбором |
| 3 | Независимая (Independent) | Надёжно выполняет работу без надзора, включая большинство исключений | Применять в проектах; быть готовым замещать |
| 4 | Может обучать других | Признанный эксперт, к которому обращаются; может обучать, проверять и совершенствовать метод | Наставляет других; делится знаниями |
Некоторые организации вместо этого используют шкалу от 1 до 5 или от 0 до 3. Подойдёт любая шкала, если оценка 3 означает одно и то же для каждого человека и каждого навыка.
Базовая, продвинутая и экспертная версии
| Версия | Что входит | Лучше всего для |
|---|---|---|
| Начальный уровень | Одна вкладка с шестью столбцами (Участник команды, Роль, Планирование расписания, Управление рисками, Управление заинтересованными сторонами, Agile / Scrum) и строкой среднего по команде | Первая быстрая матрица для небольшой команды |
| Продвинутый уровень | Полная вкладка «Матрица навыков» со всеми шестью столбцами навыков, личным средним для каждого человека и строкой среднего по команде | Большинство команд и проектов |
| Экспертный | Продвинутая вкладка плюс вкладка «Инструкции» с шагами и советами и вкладка «История изменений» для фиксации каждого обновления | Матрицы, которые регулярно пересматриваются или передаются в HR или PMO |
В каждой версии таблицы есть закреплённая строка заголовков и фильтры, поэтому можно сортировать по любому навыку или фильтровать по роли. PDF — готовая к печати копия для семинаров.
Как пошагово создать матрицу навыков
Для небольшой команды шаблон можно заполнить за час. Основные усилия — и основная ценность — приходятся на согласование навыков и определений оценок.
- Решите, для чего нужна матрица. Для комплектования проекта, планирования обучения и снижения риска зависимости от ключевых сотрудников нужны разные списки навыков. Сформулируйте назначение одним предложением и задайте охват: одна команда, один проект или отдел.
- Выберите от шести до двенадцати навыков. Отталкивайтесь от работы, а не от названий должностей: от плана проекта, описаний ролей и предстоящих проектов. Формулируйте навыки достаточно конкретно, чтобы их можно было оценить («Прогнозирование бюджета», а не «Финансы»), и переименуйте шесть столбцов навыков в шаблоне соответственно. Если нужно больше, вставьте дополнительные столбцы перед столбцом «Среднее».
- Согласуйте определения оценок. Используйте шкалу от 0 до 4 выше, а для важных навыков добавьте пример того, как выглядит оценка 3, например «самостоятельно составляет и поддерживает расписание с назначенными ресурсами».
- Попросите каждого провести самооценку. Попросите их указать одно подтверждение для каждой оценки 3 или 4.
- Откалибруйте оценки. Руководитель в короткой беседе проверяет оценки каждого человека и при необходимости спрашивает коллегу, который с ним работал. Цель — единообразие в команде, а не занижение оценок.
- Введите согласованные оценки. Замените строки-образцы своей командой. Личное среднее и строка среднего по команде рассчитываются для строк-образцов автоматически; при добавлении людей см. советы по работе с таблицей ниже.
- Проанализируйте результаты. Посмотрите на средние по команде, чтобы найти слабые навыки, подсчитайте, сколько людей имеют оценку 3 и выше по каждому навыку, чтобы найти единые точки отказа, и отметьте, у кого оценка 4 и кто мог бы обучать других. Пример ниже показывает, как это сделать.
- Действуйте и фиксируйте действия. Превратите каждый вывод в конкретное действие с ответственным и сроком: обучение, работа в паре, кадровое изменение или решение о найме. Фиксируйте обучение в шаблон плана обучения , а более широкие улучшения — в шаблон плана действий.
Советы по работе с электронной таблицей
- Добавление людей: формулы среднего по команде охватывают четыре строки-образца (например, =AVERAGE(C6:C9)). Вставляйте новые строки между первой и последней строками-образцами, чтобы диапазоны расширялись автоматически, или отредактируйте диапазоны, чтобы включить всех людей.
- Скопируйте формулу среднего вниз: пустые строки под образцом не содержат формулы личного среднего, поэтому скопируйте её из строки-образца в каждую новую строку.
- Добавьте подсчёт покрытия: под строкой «Среднее по команде» добавьте строку «Людей с оценкой 3+» с формулой вроде =COUNTIF(C6:C9,">=3") в каждом столбце навыка. Любой навык со значением 0 или 1 требует внимания.
- Создайте тепловую карту: выделите ячейки с оценками и примените цветовую шкалу (Формат > Условное форматирование > Цветовая шкала в Google Sheets; Главная > Условное форматирование > Цветовые шкалы в Excel). Шкала от красного к зелёному сразу выделяет пробелы.
- Различайте пустые ячейки и нули: пустая ячейка означает, что оценка ещё не поставлена; 0 означает отсутствие навыка. AVERAGE игнорирует пустые ячейки, но учитывает нули, поэтому заполните все ячейки, прежде чем смотреть на средние значения.
Пример матрицы навыков: разбор данных-образцов
Данные-образцы описывают команду проекта из четырёх человек: двух руководителей проектов (Ану и Бена), аналитика (Чена) и координатора (Дану). Вот что показывает матрица при чтении по столбцам:
| Навык | Среднее по команде | Люди с оценкой 3 или 4 | Оценка 4 (может обучать) | Что это показывает |
|---|---|---|---|---|
| Планирование сроков | 3.00 | 3 (Ана, Бен, Дана) | Анна | Сильная сторона с хорошей взаимозаменяемостью |
| Управление рисками | 2.00 | 1 (Ана) | Никто | Слабый навык и единая точка отказа |
| Управление заинтересованными сторонами | 2.75 | 2 (Ана, Бен) | Анна | Достаточно, но самостоятельно это могут сделать только два руководителя проектов |
| Agile / Scrum | 2.75 | 2 (Бен, Чен) | Бен | Достаточно, при наличии внутреннего коуча |
| Бюджетирование | 2.00 | 1 (Ана) | Никто | Слабый навык и единая точка отказа |
| Данные / отчётность | 3.00 | 3 (Бен, Чен, Дана) | Чэнь | Сильная сторона с хорошей взаимозаменяемостью |
Что показывает пример
- Два риска ключевого сотрудника. Только Ана может самостоятельно управлять рисками и бюджетом. Если она отсутствует или уходит, команда теряет обе компетенции сразу. Это риск реализации, который стоит зафиксировать в реестр рисков.
- Две явные сильные стороны. Планированием расписания и данными и отчётностью владеют по три человека, поэтому команда может справиться с отсутствием кого-то из них.
- Внутренние коучи. Ана (планирование расписания, управление заинтересованными сторонами), Бен (Agile / Scrum) и Чен (данные и отчётность) имеют оценку 4, поэтому значительная часть развития может проходить через работу в паре, а не через платные курсы.
- Личные средние нужно рассматривать в контексте. Средняя оценка у Аны — 3,00, у Бена — 2,83, у Чена — 2,33, у Даны — 2,17. Это не делает Дану самым слабым участником команды: от координатора не ожидают уровня руководителя проекта в бюджетировании. Сравнивайте людей с потребностями их роли, а не друг с другом.
Действия по примеру
| Вывод | Действие | Ответственный | Цель |
|---|---|---|---|
| Управление рисками зависит от Аны | Бен вместе с Аной проводит два следующих обзора рисков; Дана (оценка 1) проходит короткий курс по управлению рисками | Ана и руководитель команды | Бен — до 3, Дана — до 2 к следующему пересмотру |
| Бюджетирование зависит от Аны | Бен наблюдает за работой Аны над ежемесячным прогнозом; Чен (оценка 1) осваивает основы отслеживания затрат | Анна | Бен — до 3 в течение шести месяцев |
| Agile / Scrum — неравномерно | Бен проводит короткий внутренний семинар для Аны и Даны | Бен | Ана и Дана — до 3 |
| Данные и отчётность — сильная сторона | Чен документирует процесс подготовки отчётности, чтобы его могли подхватить другие | Чэнь | Письменное руководство подготовлено |
Как использовать матрицу навыков в управлении проектами
Матрица навыков наиболее полезна, когда вы связываете её с решениями о людях, рисках и времени, которые вы уже принимаете.
Комплектование проектов и распределение ресурсов
При распределении работы сопоставляйте навыки, которые нужны каждому пакету работ, с людьми, имеющими оценку 3 или 4, и намеренно ставьте в пару человека с оценкой 4 и человека с оценкой 1 или 2, если есть время на развитие. Наше руководство по распределение ресурсов объясняет, как распределять людей по задачам и проектам, а ресурсы проекта охватывает более широкий набор: людей, оборудование и бюджет.
Планирование мощностей
Матрица навыков говорит, кто может выполнить работу; планирование мощностей — есть ли у них на это часы. Команда со свободными часами всё равно может застрять, если единственный человек, умеющий заниматься бюджетом, полностью загружен. Читайте планирование мощностей в управлении проектамиили планирование мощностей в Agile если вы планируете спринтами. Если ключевой сотрудник перегружен, выравнивание ресурсов может перераспределить расписание.
Управление риском ключевого сотрудника
Единые точки отказа — такие же риски проекта, как и любые другие. Регистрируйте их с указанием причины, ответственного и меры реагирования, например перекрёстного обучения, документирования или резервного поставщика.
Создание кросс-функциональных Agile-команд
Agile-команды стремятся обладать всеми навыками, необходимыми для поставки, и многие поощряют T-образных специалистов с глубокими знаниями в одной области и рабочими знаниями в других. Матрица навыков показывает, кому что стоит освоить дальше. Наши руководства по что такое Agile-команда и роли в Scrum-команде объясняют структуры.
Планирование обучения и найма
Пробелы, которые нельзя закрыть работой в паре, превращаются в потребности в обучении или найме. Расставляйте приоритеты по разнице между текущей оценкой человека и оценкой, которая требуется для роли. Для руководителей проектов наш сертификация по управлению проектами рассказывает о формальных способах повысить оценку.
Матрица навыков, матрица компетенций и матрица RACI
Эти документы легко перепутать, потому что некоторые из них представляют собой таблицы, где люди сопоставлены с чем-либо. Каждый отвечает на свой вопрос:
| Документ | На какой вопрос отвечает | Строки и столбцы | Когда использовать |
|---|---|---|---|
| Матрица навыков | Кто что умеет и насколько хорошо? | Люди в сопоставлении с навыками, с оценками уровня владения | Укомплектование, перекрёстное обучение, риск ключевого сотрудника |
| Матрица компетенций | Соответствует ли каждый человек ожидаемому уровню для своей роли? | Роли или люди в сопоставлении с компетенциями (навыками, знаниями и поведением) и ожидаемыми уровнями | Карьерные модели, оценка эффективности и повышение |
| матрицу RACI | Кто за что отвечает в этом проекте? | Задачи или результаты в сопоставлении с людьми или ролями, отмеченные R, A, C или I | Прояснение ответственности и решений |
| План обучения | Кто чему научится, каким образом, к какому сроку и за какую стоимость? | Обучающиеся в сопоставлении с учебными мероприятиями, датами и затратами | Работа с пробелами, выявленными матрицей навыков |
Распространённая последовательность: составить матрицу навыков, укомплектовать проект, а затем зафиксировать, кто что делает, в шаблон матрицы RACI. Наш руководство по матрице RACI подробно объясняет распределение ответственности. Для более широких пробелов в возможностях, связанных с процессами или инструментами, Шаблон анализа разрывов подходит лучше.
Распространённые ошибки с матрицей навыков
- Слишком много навыков. Сорок столбцов дают матрицу, которую никто не обновляет. Ограничьтесь навыками, влияющими на поставку, и при необходимости разделите команду на несколько матриц.
- Размытые навыки. «Коммуникацию» трудно оценивать единообразно, а «Проведение заседаний управляющего комитета» — легко.
- Нет согласованных определений. Без них уверенные в себе люди ставят себе высокие оценки, а скромные — низкие, и матрица измеряет характер, а не навыки.
- Использование её как показателя эффективности. Если оценки напрямую влияют на зарплату или аттестацию, люди будут их завышать. Заранее скажите, что матрица — это инструмент планирования.
- Создание один раз. Навыки меняются после каждого проекта и курса. Матрица годичной давности — это догадка.
- Нет действий. Матрица без привязанного к ней плана обучения, кадрового изменения или решения о найме — просто диаграмма.
Советы по поддержанию точности и справедливости оценок
- Просите подтверждений. Для любой оценки 3 или 4 попросите свежий пример: расписание, которое человек составил, проведённый им анализ рисков, отчёт, за который он отвечает.
- Рассмотрите столбец «Интерес». Некоторые команды добавляют простое «да» или «нет» о том, хочет ли человек развивать навык. Это помогает выбрать, кого обучать; это необязательное дополнение, а не часть шаблона.
- Помните о конфиденциальности. Оценки — это персональная информация. Делитесь полной матрицей только с теми, кому она нужна, а в общем представлении для команды оставьте средние значения и покрытие, если это соответствует вашей культуре. Проверьте HR-политику своей организации.
- Обновляйте её дважды в год, а также после крупного обучения, реорганизации или извлечённые уроки . Вкладка «История изменений» в экспертной версии нужна для регистрации каждого обновления.
Если вы ведёте проекты, связанные с людьми, например адаптацию новых сотрудников или реорганизацию, наше руководство по Управление HR-проектами показывает, как матрица навыков соотносится с остальными частями плана.
Связанные шаблоны и руководства
Матрица навыков — обычно первый шаг в короткой цепочке документов: матрица выявляет пробелы, план обучения их закрывает, а план проекта и матрица RACI ставят нужных людей на нужную работу. Цели развития команды можно разместить в шаблон OKR, а решения об укомплектовании сразу отражаются в вашем шаблон плана проекта.
Шаблон матрицы RACIБесплатный шаблон матрицы RACI, чтобы определить, кто исполнитель, кто ответственный, с кем консультироваться и кого информировать…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон плана коммуникацийБесплатный шаблон плана коммуникаций проекта: аудитория, информация, канал, периодичность,…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон OKRБесплатный шаблон OKR для постановки целей и ключевых результатов, отслеживания прогресса и их оценки каждый…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон плана обученияБесплатный шаблон плана обучения сотрудников: необходимые навыки, учебные мероприятия, формат проведения…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон бизнес-планаБесплатный шаблон бизнес-плана с разделами-подсказками, резюме на одну страницу и финансовым прогнозом на 3 года…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон проектного предложенияБесплатный шаблон проектного предложения: проблема, предлагаемое решение, цели, содержание, сроки,…Начальный · Продвинутый · Экспертный- Навыки управления проектами: профессиональные, гибкие и как их развить
- Распределение ресурсов в управлении проектами: шаги и пример
- Планирование мощностей в управлении проектами: руководство и пример
Чтобы понять роли, которые вы укомплектовываете, прочтите наше руководство по роли и обязанности руководителя проекта.
Частые вопросы
Что такое шаблон матрицы навыков?
Шаблон матрицы навыков — это готовая таблица, в которой члены команды сопоставлены с нужными команде навыками, а в каждой ячейке указан уровень владения. В этом шаблоне используется шкала от 0 до 4 и рассчитываются средний балл каждого сотрудника и средний балл команды по каждому навыку.
Этот шаблон матрицы навыков бесплатный?
Да. Шаблон матрицы навыков можно бесплатно скачать в форматах Google Sheets, Excel и PDF в базовой, расширенной и экспертной версиях без регистрации.
Как создать матрицу навыков в Excel или Google Sheets?
Перечислите участников команды в первом столбце, а навыки — в верхней строке, согласуйте шкалу оценок, введите оценку для каждого человека и навыка, затем добавьте формулы AVERAGE для каждого человека и каждого навыка. В шаблоне эта структура уже есть, поэтому вам нужно только переименовать навыки и ввести свою команду.
Какую шкалу оценок использовать в матрице навыков?
Используйте четыре-пять чётко определённых уровней. В этом шаблоне 0 = нет навыка, 1 = обучается, 2 = может выполнять с помощью, 3 = самостоятельно и 4 = может обучать других. Конкретная шкала важна меньше, чем то, чтобы все использовали одинаковые определения.
Чем матрица навыков отличается от матрицы компетенций?
Матрица навыков фиксирует, насколько хорошо люди владеют конкретными навыками. Матрица компетенций обычно шире: она охватывает навыки, знания и поведение относительно уровня, ожидаемого для каждой роли.
Что такое матрица пробелов в навыках?
Матрица пробелов в навыках сравнивает оценку, которая нужна каждому человеку или роли, с их текущей оценкой. Этот шаблон можно использовать так, добавив целевую оценку для каждого навыка и сравнив её с фактическими.
Кто должен заполнять матрицу навыков?
Сначала участники команды оценивают себя сами, затем руководитель вместе с ними проверяет оценки, в идеале с учётом мнения коллеги.
Как часто следует обновлять матрицу навыков?
Примерно раз в полгода, а также после крупного обучения, изменения состава команды или завершения большого проекта.
Как найти единые точки отказа в матрице навыков?
Подсчитайте, сколько людей имеют оценку 3 или 4 в каждом столбце навыков, например с помощью формулы COUNTIF. Любой навык, которым самостоятельно владеет только один человек (или никто), — это риск ключевого сотрудника, требующий перекрёстного обучения или дублёра.
Можно ли использовать шаблон матрицы навыков для укомплектования проектов?
Да. Сопоставьте навыки, которые нужны для каждой задачи, с людьми, имеющими оценку 3 или 4, и проверьте доступность с помощью распределение ресурсов и планирование мощностей.
Матрица навыков — то же самое, что матрица RACI?
Нет. Матрица навыков показывает возможности: кто может выполнить работу. матрицу RACI показывает ответственность: кто выполняет работу, кто несёт ответственность за результат, с кем консультируются и кого информируют.
Чем отличаются базовая, расширенная и экспертная версии шаблона матрицы навыков?
Базовая версия содержит одну вкладку с четырьмя столбцами навыков и строкой среднего по команде. Расширенная версия включает все шесть навыков, а также средние по каждому человеку и по команде. Экспертная версия добавляет вкладки «Инструкции» и «История изменений».