Modèles · Planification de projet
Modèle gratuit de retour d'expérience (Google Sheets, Excel, PDF)
Ce modèle gratuit de retour d'expérience vous offre un registre structuré unique pour consigner ce qui a bien fonctionné, ce qui doit être amélioré, pourquoi c'est arrivé et ce que vous ferez différemment, avec un responsable et un statut pour chaque recommandation. Téléchargez-le pour Google Sheets, Excel ou en PDF imprimable, en version débutant, avancée ou expert.
À retenir
- Chaque ligne consigne un enseignement : la phase, ce qui s'est passé, si cela s'est bien passé, la cause profonde, l'impact, une recommandation, un responsable et le statut de l'action.
- Les listes déroulantes assurent la cohérence des saisies, ce qui permet de filtrer le registre par phase, par impact ou par actions ouvertes.
- Recueillez les enseignements tout au long du projet, et pas seulement à la clôture, tant que les détails sont frais.
- Un enseignement n'est réellement tiré que lorsque sa recommandation a un responsable et donne lieu à une action ; la colonne Statut de l'action en assure le suivi.
- Choisissez la version débutant pour un registre rapide à cinq colonnes, la version avancée pour le registre complet avec listes déroulantes, ou la version expert pour un tableau de bord et un historique des révisions.
Téléchargement gratuit · sans inscription
Obtenir le modèle de retour d'expérience
Choisissez votre niveau et votre format : Google Sheets, Excel ou un PDF prêt à imprimer. Les tableurs comprennent des listes déroulantes, des formules et des lignes d'exemple à remplacer.
Uniquement les colonnes essentielles, sur un seul onglet. Rapide à remplir.
Le modèle complet avec tous les onglets, listes déroulantes et formules.
Qu'est-ce qu'un modèle de retour d'expérience ?
A modèle de retours d'expérience est un registre structuré pour consigner ce qu'une équipe projet a appris : ce qui s'est passé, si cela s'est bien passé ou doit être amélioré, pourquoi c'est arrivé, quelle en a été l'importance et ce qu'il faudrait faire différemment la prochaine fois. Chaque entrée se termine par une recommandation et un responsable, afin que ce savoir puisse être réutilisé sur le même projet et sur les projets futurs.
Il est utile de distinguer un enseignement identifiée d'un enseignement apprise. Écrire « les tests ont commencé tard » identifie un enseignement. Il n'est tiré que lorsqu'une phase ou un projet ultérieur planifie les tests différemment grâce à lui. C'est pourquoi ce modèle va au-delà d'une liste d'observations et inclut une recommandation, un responsable et un statut d'action pour chaque ligne.
L'idée est commune aux principaux cadres de gestion de projet. Le *Guide PMBOK* du PMI décrit un registre des retours d'expérience tenu à jour pendant le projet et transféré dans un référentiel de l'organisation à la fin, et PRINCE2 utilise un lessons log (journal des enseignements) pendant le projet et un lessons report (rapport des enseignements) pour transmettre les enseignements. Les équipes agiles recueillent des apprentissages similaires à chaque rétrospective de Sprint. Ce modèle sert de registre pour chacune de ces approches.
Pour le processus plus large, y compris la manière de faire évoluer les pratiques de l'organisation grâce aux enseignements, consultez notre guide du retour d'expérience en gestion de projet.
Aperçu du modèle de retour d'expérience
Voici le premier onglet avec les trois lignes d'exemple incluses dans le téléchargement. Remplacez-les par vos propres enseignements.
| # | Phase / domaine | Ce qui s'est passé | Réussite ou à améliorer ? | Cause profonde | Impact | Recommandation | Responsable | Statut de l'action |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Planification | Exigences validées avec deux semaines d'avance | Réussite | Product owner disponible chaque jour | Moyenne | Garantir du temps du product owner dans la charte | PMO | Terminé |
| 2 | Développement | Environnement de test indisponible pendant 5 jours | À améliorer | Aucun processus de réservation des environnements | Haute | Réserver les environnements dès la planification ; ajouter des contrôles de bon fonctionnement | Responsable des opérations | En cours |
| 3 | Communication | Parties prenantes incertaines sur la date de mise en service | À améliorer | Date modifiée sans mise à jour | Moyenne | Publier les dates dans un tableau de bord unique | CP | Non commencé |
Les lignes d'exemple sont indicatives : remplacez-les par les vôtres.
Contenu du modèle
- Retour d'expérience : #, Phase / domaine, Ce qui s'est passé, Réussite ou à améliorer ?, Cause profonde, Impact, Recommandation, Responsable, Statut de l'action
Chaque colonne a un rôle. Le tableau ci-dessous explique ce qu'il faut écrire dans chacune et à quoi ressemble une entrée utile.
| Colonne | Ce qu'il faut consigner | Exemple de bonne entrée |
|---|---|---|
| Phase / domaine | L'endroit du projet auquel se rattache l'enseignement : une phase (planification, réalisation, tests) ou un domaine (communication, fournisseurs) | Développement |
| Ce qui s'est passé | Une description courte et factuelle de l'événement ou de la pratique | Environnement de test indisponible pendant 5 jours |
| Réussite ou à améliorer ? | Liste déroulante : Réussite ou À améliorer | À améliorer |
| Cause profonde | La raison sous-jacente, pas le symptôme | Aucun processus de réservation des environnements |
| Impact | Liste déroulante : Basse, Moyenne ou Haute effet sur les délais, les coûts, la qualité ou les personnes | Haute |
| Recommandation | Une action précise que quelqu'un pourrait mener la prochaine fois | Réserver les environnements dès la planification ; ajouter des contrôles de bon fonctionnement |
| Responsable | Une personne ou un rôle nommé, chargé de mettre en œuvre la recommandation | Responsable des opérations |
| Statut de l'action | Liste déroulante : Non commencé, En cours ou Terminé | En cours |
Versions débutant, avancée et expert
- Débutant : un onglet avec les cinq colonnes essentielles : Phase / domaine, Ce qui s'est passé, Réussite ou à améliorer ?, Recommandation et Responsable. Adapté à une première session ou à un petit projet.
- Advanced : le registre complet avec les neuf colonnes, dont Cause profonde, Impact et Statut de l'action, et les listes déroulantes décrites ci-dessus. C'est la version que la plupart des équipes utilisent comme registre courant.
- Expert : le registre avancé plus un onglet Instructions, un tableau de bord qui compte automatiquement les enseignements par responsable et par statut d'action, des couleurs de statut dans la colonne Statut de l'action et un onglet Historique des révisions.
Comment remplir le modèle de retour d'expérience
- Mettez en place le registre dès le lancement. Enregistrez une copie dans un espace partagé, ajoutez le nom du projet au nom du fichier et indiquez à l'équipe où il se trouve. Le recueil des enseignements commence le premier jour, pas à la clôture.
- Recueillez les enseignements au fil de l'eau. Ajoutez des entrées après chaque phase, jalon, Sprint ou incident majeur. Les enseignements rédigés dans les jours qui suivent sont bien plus exacts que ceux dont on se souvient des mois plus tard.
- Décrivez ce qui s'est passé en une phrase factuelle. Énoncez l'événement, pas une opinion sur une personne : « Le fournisseur a livré le matériel avec trois semaines de retard », et non « Le fournisseur était nul ».
- Classez-le. Choisissez Réussite ou À améliorer. Consignez les réussites avec autant de soin que les problèmes, car ce sont les pratiques que vous voulez reproduire.
- Trouvez la cause profonde. Demandez « pourquoi ? » jusqu'à atteindre quelque chose que l'équipe ou l'organisation pourrait changer. Un modèle d'analyse des causes profondes (5 pourquoi) ou un diagramme d'Ishikawa aide pour les problèmes complexes.
- Évaluez l'impact. Utilisez Faible, Moyen ou Élevé selon l'effet sur le planning, le budget, la qualité ou l'équipe. L'impact vous aide à décider des enseignements à discuter en premier.
- Rédigez une recommandation et attribuez-lui un responsable. Rendez-la suffisamment précise pour qu'une personne extérieure à l'équipe puisse agir. Attribuez un responsable par recommandation, même si plusieurs personnes y contribuent.
- Suivez le statut des actions. Revoyez les recommandations ouvertes lors des réunions de projet régulières et faites-les passer de Non commencé à En cours, puis à Terminé.
- Partagez et archivez le registre. À la clôture, revoyez le registre complet avec l'équipe et le sponsor, puis transmettez-le à votre PMO ou à votre base de connaissances, afin que les projets futurs puissent le consulter.
Questions à poser pour tirer les leçons
De bonnes questions produisent des enseignements précis et utiles. Utilisez ces questions lors d'une session ou envoyez-les à l'avance. Vous n'en aurez pas besoin de toutes ; choisissez les domaines qui comptent pour votre projet.
Vue d'ensemble
- Qu'est-ce qui a bien fonctionné et que nous devrions reproduire ?
- Qu'est-ce qui ne s'est pas passé comme prévu, et pourquoi ?
- Qu'est-ce qui nous a surpris ?
- Si nous recommencions ce projet demain, que ferions-nous différemment ?
Planification, périmètre et planning
- Les objectifs et le périmètre étaient-ils clairs dès le départ ?
- Quelle était la précision de nos estimations, et où se sont-elles le plus écartées ?
- Comment les modifications du périmètre ont-elles été demandées et approuvées ?
- Quels risques se sont produits sans figurer dans le registre des risques?
Communication et parties prenantes
- Les parties prenantes ont-elles reçu les informations dont elles avaient besoin, au moment où elles en avaient besoin ?
- Les décisions ont-elles été prises assez rapidement, et par les bonnes personnes ?
- Quelles réunions ou quels rapports d'avancement ont été utiles, et lesquels pourrions-nous supprimer ?
Équipe, ressources et fournisseurs
- Avions-nous les bonnes personnes et les bonnes compétences au bon moment ?
- Les rôles et les responsabilités étaient-ils clairs ?
- Dans quelle mesure les fournisseurs et les autres équipes ont-ils livré ce qui avait été convenu ?
Qualité et transfert
- Les livrables ont-ils satisfait aux critères d'acceptation du premier coup ?
- Le transfert vers l'exploitation ou le client s'est-il bien déroulé ?
- Qu'est-ce qui aurait aidé les personnes qui assurent désormais le support du résultat ?
Exemple de retour d'expérience
Le tableau ci-dessous présente un registre rempli pour un projet de refonte de site web. Remarquez que chaque entrée comporte une cause profonde et une recommandation sur laquelle quelqu'un pourrait agir.
| Phase / domaine | Ce qui s'est passé | Réussite ? | Cause profonde | Impact | Recommandation | Responsable | Statut |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Planification | Inventaire des contenus terminé avec une semaine d'avance | Réussite | Le responsable des contenus a rejoint le projet dès le lancement | Moyenne | Inclure le responsable des contenus dans la charte de projet de tous les projets web | PMO | Terminé |
| Développement | Deux gabarits reconstruits après la validation du design | À améliorer | Designs approuvés sans revue par les développeurs | Haute | Ajouter une étape de revue par les développeurs avant l'approbation du design | Responsable du design | En cours |
| Prestataires | Contrat d'hébergement signé avec deux semaines de retard | À améliorer | Délai d'achat absent du planning | Moyenne | Ajouter les délais d'achat comme tâches dans le planning | CP | Non commencé |
| Communication | Un point d'avancement hebdomadaire de 10 minutes a maintenu l'alignement des parties prenantes | Réussite | Créneau fixe et point d'une page | Moyenne | Réutiliser le format de point d'avancement d'une page sur le projet suivant | CP | Terminé |
Entrées faibles et entrées solides
La différence entre un enseignement que personne n'utilise et un enseignement qui change les pratiques tient généralement au niveau de détail.
| Entrée faible | Entrée solide |
|---|---|
| La communication était mauvaise. | Les parties prenantes n'ont pas été informées du report de la date de mise en service, car la date figurait dans trois documents. Publier les dates clés dans un tableau de bord partagé unique. |
| Les tests se sont mal passés. | Les tests ont perdu cinq jours parce que l'environnement de test était indisponible et qu'il n'existait aucun processus de réservation. Réserver les environnements dès la planification et ajouter des contrôles quotidiens de bon fonctionnement. |
| Bon travail d'équipe. | Des stand-ups quotidiens de 15 minutes entre le design et le développement ont réduit les reprises. Planifier des stand-ups communs dès le début de la réalisation sur les projets similaires. |
Si plusieurs entrées nécessitent le même suivi, vous pouvez suivre les actions dans un modèle de plan d'action et le lier depuis le registre.
Comment animer une séance de retour d'expérience
Avant la session
- Partagez le modèle quelques jours à l'avance et demandez à chacun d'ajouter deux ou trois enseignements.
- Invitez l'équipe principale, les parties prenantes clés et, le cas échéant, les fournisseurs. Gardez un groupe assez restreint pour que chacun puisse s'exprimer.
- Si possible, demandez à une autre personne que le chef de projet d'animer, afin que celui-ci puisse contribuer librement.
- Préparez un ordre du jour ; notre modèle d'ordre du jour de réunion convient bien.
Pendant la session
- Ouvrez en énonçant la règle de base : l'accent est mis sur les processus et les décisions, pas sur la recherche de coupables.
- Parcourez le projet phase par phase, en utilisant la colonne Phase / domaine pour regrouper les entrées.
- Consacrez l'essentiel du temps aux enseignements à fort impact et à leurs causes profondes.
- Convenez d'une recommandation et d'un responsable pour chaque enseignement avant de passer au suivant.
- Saisissez les nouveaux enseignements directement dans le modèle à l'écran, afin que personne n'ait à les retranscrire plus tard.
Après la session
- Mettez le registre au propre, vérifiez que chaque recommandation a un responsable et partagez-le avec les participants dans les jours qui suivent.
- Ajoutez les recommandations ouvertes à l'ordre du jour des réunions de projet régulières jusqu'à ce qu'elles soient terminées.
- Transformez les enseignements qui concernent les projets futurs en modifications des modèles, des check-lists ou de la méthodologie de projet ; les risques récurrents ont leur place, pour le projet suivant, dans le modèle de registre des risques.
- Transférez tout problème qui doit encore être résolu sur ce projet dans votre registre des problèmes plutôt que de le laisser dans le registre du retour d'expérience.
- Archivez le registre final dans le référentiel d'enseignements de l'organisation dans le cadre de la clôture du projet.
Conseils et erreurs courantes
- Attendre la fin. Les enseignements recueillis uniquement à la clôture sont vagues et incomplets. Ajoutez des entrées à la fin de chaque phase ou de chaque Sprint.
- Rejeter la faute sur les personnes. Si la session tourne à la recherche de coupables, les gens cessent de partager. Décrivez des événements et des processus, pas des individus.
- Ne consigner que les problèmes. Les réussites sont tout aussi précieuses. Ce sont les pratiques que vous voulez diffuser.
- S'arrêter aux symptômes. « L'échéance a glissé » est un symptôme. Continuez à demander pourquoi jusqu'à atteindre quelque chose que vous pouvez changer.
- Des recommandations vagues. « Mieux communiquer » n'est pas actionnable. « Envoyer chaque semaine un point d'avancement d'une page aux sponsors » l'est.
- Pas de responsable, pas de suivi. Une recommandation sans responsable se concrétise rarement. Utilisez les colonnes Responsable et Statut de l'action et revoyez-les régulièrement.
- Ne jamais relire les enseignements passés. Faites de la consultation du référentiel d'enseignements une étape du démarrage de chaque nouveau projet, par exemple lorsque vous rédigez la charte de projet.
Leçons apprises vs rétrospective vs post-mortem
Ces termes se recoupent. Les principales différences portent sur le moment et le périmètre.
| Retour d'expérience | Sprint Retrospective | Post-mortem | |
|---|---|---|---|
| Quand | Tout au long du projet et à la clôture | À la fin de chaque Sprint | Après un projet, une release ou un incident |
| Périmètre | Une phase ou le projet entier | Un Sprint et la manière dont l'équipe travaille | Un événement ou le projet entier |
| Livrable principal | Un registre d'enseignements avec recommandations et responsables | Quelques améliorations pour le Sprint suivant | Un rapport de revue avec les causes et les actions |
| Public | Équipe, sponsor, PMO et projets futurs | La Scrum Team | Équipe et parties prenantes |
Si vous travaillez en sprints, utilisez notre modèle de Sprint Retrospective à chaque Sprint et copiez dans ce registre les enseignements qui comptent au-delà de l'équipe. Pour suivre les risques et problèmes ouverts en parallèle de vos enseignements, utilisez un Modèle de registre RAID.
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Pour voir comment les enseignements s'inscrivent dans la fin d'un projet, lisez notre guide de la clôture de projet.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un modèle de retour d'expérience ?
Un modèle de retour d'expérience est un registre structuré pour consigner ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré sur un projet, la cause profonde de chaque enseignement, son impact et une recommandation assortie d'un responsable, afin que le travail futur en bénéficie.
Que doit contenir un modèle de retour d'expérience ?
Au minimum : la phase ou le domaine, ce qui s'est passé, si cela s'est bien passé ou doit être amélioré, la cause profonde, l'impact, une recommandation, un responsable et le statut de l'action de suivi. Ce modèle comprend tous ces éléments.
Quelles sont les questions clés du retour d'expérience ?
Les questions de base sont : qu'est-ce qui a bien fonctionné, qu'est-ce qui ne s'est pas passé comme prévu, pourquoi, et que ferons-nous différemment la prochaine fois ? Ajoutez des questions spécifiques sur la planification, la communication, les ressources et la qualité selon le projet.
Comment rédiger un bon retour d'expérience ?
Décrivez un événement précis de manière factuelle, expliquez sa cause profonde, indiquez son impact et terminez par une recommandation pratique avec un responsable unique. Évitez les formulations vagues comme « la communication était mauvaise ».
Quand faut-il recueillir le retour d'expérience ?
Tout au long du projet : à la fin de chaque phase ou Sprint, après les événements majeurs et à la clôture. Attendre la fin signifie que les détails sont oubliés et que les enseignements ne peuvent pas aider le projet en cours.
Qui doit animer une session de retour d'expérience ?
Idéalement un animateur neutre, comme un membre du PMO ou un chef de projet d'une autre équipe, afin que le chef de projet et l'équipe puissent contribuer librement. Sur les petits projets, c'est souvent le chef de projet qui anime.
Qu'est-ce qu'un registre des retours d'expérience ?
Un registre des enseignements est le registre courant des enseignements tenu pendant un projet. Le Guide PMBOK du PMI utilise ce terme (lessons learned register) ; PRINCE2 parle de lessons log. Ce modèle peut servir à l'un comme à l'autre.
Quelle est la différence entre un retour d'expérience et une rétrospective ?
Une rétrospective de Sprint porte sur un Sprint et sur la manière dont l'équipe travaille. Le retour d'expérience couvre généralement une phase ou un projet entier et est partagé au-delà de l'équipe pour que d'autres projets puissent en profiter.
Ce modèle de retour d'expérience est-il gratuit, et fonctionne-t-il dans Google Sheets ?
Oui. Les trois versions sont téléchargeables gratuitement sans inscription, aux formats Google Sheets, Excel et PDF. Les listes déroulantes fonctionnent dans Google Sheets comme dans Excel.
Puis-je utiliser le modèle pour les enseignements positifs ?
Oui. Choisissez « Réussite » dans la liste déroulante. Consigner les réussites compte autant que consigner les problèmes, car ce sont les pratiques que vous voulez voir reproduites par d'autres projets.
Où archiver les enseignements finalisés ?
Dans un espace partagé et consultable géré par le PMO ou dans une base de connaissances, afin que les futures équipes projet puissent consulter les enseignements pertinents lorsqu'elles commencent leur planification.
Quelle est la différence entre les versions débutant, avancée et expert ?
La version débutant comporte cinq colonnes essentielles sur un seul onglet. La version avancée ajoute la cause profonde, l'impact, le statut de l'action et des listes déroulantes. La version expert ajoute des instructions, un tableau de bord qui synthétise les enseignements par responsable et par statut, des couleurs de statut et un historique des révisions.