Шаблоны · Планирование проектов
Бесплатный шаблон извлечённых уроков (Google Sheets, Excel, PDF)
Этот бесплатный шаблон извлечённых уроков даёт вам единый структурированный журнал того, что прошло хорошо, что требует улучшения, почему это произошло и что вы сделаете иначе, с ответственным и статусом для каждой рекомендации. Скачайте его для Google Sheets, Excel или в виде PDF для печати в базовой, продвинутой или экспертной версии.
Главное
- Каждая строка фиксирует один урок: фазу, что произошло, прошло ли это хорошо, первопричину, влияние, рекомендацию, ответственного и статус действия.
- Выпадающие списки обеспечивают единообразие записей, поэтому журнал можно фильтровать по фазе, влиянию или открытым действиям.
- Фиксируйте уроки на протяжении всего проекта, а не только при закрытии, пока детали свежи в памяти.
- Урок считается извлечённым, только когда у его рекомендации есть ответственный и по ней приняты меры; это отслеживает столбец «Статус действия».
- Выберите базовую версию для быстрого журнала из пяти столбцов, продвинутую — для полного журнала с выпадающими списками или экспертную — для дашборда и истории изменений.
Бесплатно · без регистрации
Получить шаблон извлечённых уроков
Выберите уровень и формат: Google Sheets, Excel или готовый к печати PDF. Таблицы содержат выпадающие списки, формулы и примеры строк, которые можно заменить своими.
Полный шаблон со всеми вкладками, выпадающими списками и формулами.
Что такое шаблон извлечённых уроков?
A шаблон извлечённых уроков — это структурированный журнал для фиксации того, чему научилась проектная команда: что произошло, прошло ли это хорошо или требует улучшения, почему это произошло, насколько это было важно и что следует сделать иначе в следующий раз. Каждая запись завершается рекомендацией и ответственным, чтобы знания можно было повторно использовать в этом и будущих проектах.
Полезно отделять урок выявленным от урока извлечённым. Запись «тестирование началось поздно» выявляет урок. Он становится извлечённым только тогда, когда следующая фаза или проект планирует тестирование иначе благодаря ему. Поэтому этот шаблон выходит за рамки списка наблюдений и включает рекомендацию, ответственного и статус действия для каждой строки.
Эта идея присуща основным фреймворкам управления проектами. *PMBOK Guide* от PMI описывает реестр извлечённых уроков , который поддерживается в актуальном состоянии в ходе проекта и по его завершении переносится в организационный репозиторий, а PRINCE2 использует журнал уроков (lessons log) в ходе проекта и отчёт об уроках (lessons report) для передачи уроков. Agile-команды фиксируют аналогичные знания на каждой ретроспективу спринта. Этот шаблон работает как реестр для любого из этих подходов.
О более широком процессе, включая то, как сделать так, чтобы уроки меняли практику во всей организации, см. наше руководство по извлечённым урокам в управлении проектами.
Предварительный просмотр шаблона извлечённых уроков
Вот первая вкладка с тремя строками-примерами, включёнными в загружаемый файл. Замените их своими уроками.
| # | Фаза / область | Что произошло | Прошло хорошо или требует улучшения? | Первопричина | Влияние | Рекомендация | Ответственный | Статус действия |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Планирование | Требования утверждены на две недели раньше срока | Прошло хорошо | Владелец продукта был доступен ежедневно | Средний | Закрепить время владельца продукта в уставе | PMO | Готово |
| 2 | Разработка | Тестовая среда была недоступна 5 дней | Требует улучшения | Нет процесса бронирования сред | Высокий | Бронировать среды на этапе планирования; добавить проверки работоспособности | Руководитель эксплуатации | В работе |
| 3 | Коммуникация | Заинтересованным сторонам была неясна дата запуска | Требует улучшения | Дата изменилась без оповещения | Средний | Публиковать даты на едином дашборде | РП | Не начато |
Строки-примеры приведены для иллюстрации: замените их своими.
Что входит в шаблон
- Извлечённые уроки: №, Фаза / область, Что произошло, Прошло хорошо или требует улучшения?, Первопричина, Влияние, Рекомендация, Ответственный, Статус действия
У каждого столбца своя задача. В таблице ниже объясняется, что писать в каждом и как выглядит полезная запись.
| Столбец | Что фиксировать | Как выглядит хорошая запись |
|---|---|---|
| Фаза / область | К какой части проекта относится урок: фаза (планирование, разработка, тестирование) или область (коммуникации, поставщики) | Разработка |
| Что произошло | Краткое фактическое описание события или практики | Тестовая среда была недоступна 5 дней |
| Прошло хорошо или требует улучшения? | Выпадающий список: Прошло хорошо или Требует улучшения | Требует улучшения |
| Первопричина | Глубинная причина, а не симптом | Нет процесса бронирования сред |
| Влияние | Выпадающий список: Низкий, Средний или Высокий влияние на сроки, стоимость, качество или людей | Высокий |
| Рекомендация | Конкретное действие, которое кто-то может предпринять в следующий раз | Бронировать среды на этапе планирования; добавить проверки работоспособности |
| Ответственный | Один названный человек или роль, отвечающие за выполнение рекомендации | Руководитель эксплуатации |
| Статус действия | Выпадающий список: Не начато, В работе или Готово | В работе |
Базовая, продвинутая и экспертная версии
- Базовая: одна вкладка с пятью основными столбцами: Фаза / область, Что произошло, Прошло хорошо или требует улучшения?, Рекомендация и Ответственный. Подходит для первой сессии или небольшого проекта.
- Advanced: полный журнал со всеми девятью столбцами, включая «Первопричину», «Влияние» и «Статус действия», и описанными выше выпадающими списками. Именно эту версию большинство команд используют как текущий реестр.
- Экспертная: продвинутый журнал плюс вкладка «Инструкции», дашборд, автоматически подсчитывающий уроки по ответственным и статусам действий, цветовая индикация в столбце «Статус действия» и вкладка «История изменений».
Как заполнить шаблон извлечённых уроков
- Создайте журнал на стартовой встрече. Сохраните копию на общем диске, добавьте название проекта в имя файла и сообщите команде, где он находится. Фиксация уроков начинается с первого дня, а не при закрытии.
- Собирайте уроки по мере их появления. Добавляйте записи после каждой фазы, вехи, спринта или крупного инцидента. Уроки, записанные в течение нескольких дней, гораздо точнее тех, что вспоминают спустя месяцы.
- Опишите, что произошло, одним фактическим предложением. Указывайте событие, а не мнение о человеке: «Поставщик поставил оборудование на три недели позже», а не «Поставщик был бесполезен».
- Классифицируйте его. Выберите Прошло хорошо или Требует улучшения. Фиксируйте успехи так же тщательно, как проблемы, потому что это практики, которые вы хотите повторять.
- Найдите первопричину. Спрашивайте «почему?», пока не дойдёте до того, что команда или организация может изменить. Шаблон анализа первопричин («5 почему») или диаграмма Исикавы («рыбья кость») помогает при сложных проблемах.
- Оцените влияние. Используйте «Низкое», «Среднее» или «Высокое» в зависимости от влияния на график, бюджет, качество или команду. Влияние помогает решить, какие уроки обсуждать в первую очередь.
- Сформулируйте рекомендацию и назначьте ответственного. Делайте её настолько конкретной, чтобы по ней мог действовать человек вне команды. Назначайте одного ответственного на рекомендацию, даже если помогают несколько человек.
- Отслеживайте статус действия. Рассматривайте открытые рекомендации на регулярных проектных совещаниях и переводите их из «Не начато» в «В работе» и «Готово».
- Поделитесь журналом и сохраните его. При закрытии проверьте весь журнал вместе с командой и спонсором, а затем передайте его в ваш PMO или базу знаний, чтобы будущие проекты могли в нём искать.
Вопросы для извлечения уроков
Хорошие вопросы приводят к конкретным полезным урокам. Используйте эти подсказки на сессии или разошлите их заранее. Все они вам не понадобятся; выберите области, важные для вашего проекта.
В целом
- Что прошло хорошо и стоит повторить?
- Что пошло не по плану и почему?
- Что нас удивило?
- Если бы мы завтра начали этот проект заново, что бы мы сделали иначе?
Планирование, объём и график
- Были ли цели и объём ясны с самого начала?
- Насколько точными были наши оценки и где они ошиблись сильнее всего?
- Как запрашивались и утверждались изменения объёма?
- Какие реализовавшиеся риски отсутствовали в реестр рисков?
Коммуникации и заинтересованные стороны
- Получали ли заинтересованные стороны нужную информацию тогда, когда она была им нужна?
- Принимались ли решения достаточно быстро и теми, кем нужно?
- Какие совещания или отчёты о статусе были полезны, а от каких можно отказаться?
Команда, ресурсы и поставщики
- Были ли у нас нужные люди и навыки в нужное время?
- Были ли роли и обязанности понятны?
- Насколько хорошо поставщики и другие команды выполнили согласованное?
Качество и передача
- Соответствовали ли результаты критериям приёмки с первого раза?
- Насколько гладко прошла передача в эксплуатацию или клиенту?
- Что помогло бы людям, которые теперь сопровождают результат?
Пример извлечённых уроков
В таблице ниже показан заполненный журнал для проекта перезапуска сайта. Обратите внимание, что у каждой записи есть первопричина и рекомендация, по которой можно действовать.
| Фаза / область | Что произошло | Прошло хорошо? | Первопричина | Влияние | Рекомендация | Ответственный | Статус |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Планирование | Инвентаризация контента завершена на неделю раньше | Прошло хорошо | Руководитель по контенту участвовал с самого старта | Средний | Включать руководителя по контенту в устав проекта для всех веб-проектов | PMO | Готово |
| Разработка | Два шаблона переделаны после утверждения дизайна | Требует улучшения | Дизайн утверждён без проверки разработчиками | Высокий | Добавить этап проверки разработчиками перед утверждением дизайна | Ведущий дизайнер | В работе |
| Поставщики | Договор на хостинг подписан на две недели позже | Требует улучшения | Сроки закупки не были включены в график | Средний | Добавлять сроки закупок в график как задачи | РП | Не начато |
| Коммуникация | Еженедельный 10-минутный созвон по статусу обеспечивал согласованность заинтересованных сторон | Прошло хорошо | Фиксированное время и обновление на одной странице | Средний | Повторно использовать одностраничный формат статуса в следующем проекте | РП | Готово |
Слабые и сильные записи
Разница между уроком, которым никто не пользуется, и уроком, который меняет практику, обычно заключается в уровне детализации.
| Слабая запись | Сильная запись |
|---|---|
| Коммуникация была плохой. | Заинтересованным сторонам не сообщили о переносе даты запуска, потому что дата была указана в трёх документах. Публиковать ключевые даты на одном общем дашборде. |
| Тестирование прошло плохо. | Тестирование потеряло пять дней, потому что тестовая среда была недоступна, а процесса бронирования не было. Бронировать среды на этапе планирования и добавить ежедневные проверки работоспособности. |
| Хорошая командная работа. | Ежедневные 15-минутные стендапы дизайнеров и разработчиков сократили переделки. В похожих проектах планировать совместные стендапы с начала разработки. |
Если нескольким записям нужны одни и те же последующие действия, можно отслеживать их в шаблон плана действий и дать на него ссылку из журнала.
Как провести сессию по извлечённым урокам
До сессии
- Разошлите шаблон за несколько дней и попросите каждого добавить два-три урока.
- Пригласите основную команду, ключевые заинтересованные стороны и, где уместно, поставщиков. Группа должна быть достаточно небольшой, чтобы высказаться смог каждый.
- По возможности попросите провести сессию кого-то, кроме руководителя проекта, чтобы РП мог открыто участвовать.
- Подготовьте повестку; наш шаблон повестки встречи хорошо для этого подходит.
Во время сессии
- Начните с основного правила: в центре внимания процессы и решения, а не поиск виноватых.
- Пройдите по проекту фаза за фазой, используя столбец «Фаза / область» для группировки записей.
- Большую часть времени уделите урокам с высоким влиянием и их первопричинам.
- Прежде чем переходить дальше, согласуйте рекомендацию и одного ответственного по каждому уроку.
- Записывайте новые уроки прямо в шаблон на экране, чтобы никому не пришлось оформлять их позже.
После сессии
- Приведите журнал в порядок, проверьте, что у каждой рекомендации есть ответственный, и в течение нескольких дней разошлите его участникам.
- Добавляйте открытые рекомендации в повестку регулярных проектных совещаний, пока они не будут выполнены.
- Превращайте уроки, влияющие на будущие проекты, в изменения шаблонов, чек-листов или методологии управления проектами; повторяющиеся риски нужно внести в шаблон реестра рисков.
- Любую проблему, которую ещё нужно устранить в этом проекте, перенесите в ваш журнала проблем , а не оставляйте в журнале уроков.
- Сохраните итоговый журнал в репозитории уроков организации в рамках завершения проекта.
Советы и типичные ошибки
- Ожидание до конца проекта. Уроки, зафиксированные только при закрытии, расплывчаты и неполны. Добавляйте записи в конце каждой фазы или спринта.
- Обвинение людей. Если сессия превращается в поиск виноватых, люди перестают делиться. Описывайте события и процессы, а не отдельных людей.
- Фиксация только проблем. Успехи столь же ценны. Это практики, которые вы хотите распространять.
- Остановка на симптомах. «Срок сдвинулся» — это симптом. Продолжайте спрашивать «почему», пока не дойдёте до того, что можно изменить.
- Расплывчатые рекомендации. «Лучше общаться» — не руководство к действию. «Еженедельно отправлять спонсорам одностраничный отчёт о статусе» — да.
- Нет ответственного — нет последующих действий. Рекомендация без ответственного редко выполняется. Используйте столбцы «Ответственный» и «Статус действия» и регулярно их пересматривайте.
- Прошлые уроки никто не читает. Сделайте просмотр репозитория уроков одним из шагов запуска каждого нового проекта, например при составлении устав проекта.
Извлечённые уроки, ретроспектива и разбор после инцидента (post-mortem)
Эти термины пересекаются. Основные различия — в сроках и охвате.
| Извлечённые уроки | Ретроспектива спринта | Постмортем | |
|---|---|---|---|
| Когда | На протяжении всего проекта и при закрытии | В конце каждого спринта | После проекта, релиза или инцидента |
| Содержание | Фаза или весь проект | Один спринт и то, как работает команда | Одно событие или весь проект |
| Основной результат | Реестр уроков с рекомендациями и ответственными | Несколько улучшений на следующий спринт | Отчёт по итогам обзора с причинами и действиями |
| Аудитория | Команда, спонсор, PMO и будущие проекты | Scrum-команда | Команда и заинтересованные стороны |
Если вы работаете спринтами, используйте наш шаблон ретроспективы спринта в каждом спринте и копируйте в этот журнал уроки, значимые за пределами команды. Чтобы отслеживать открытые риски и проблемы вместе с уроками, используйте Шаблон журнала RAID.
Связанные шаблоны и руководства
Шаблон журнала RAIDБесплатный шаблон журнала RAID для отслеживания рисков, допущений, проблем и зависимостей проекта с…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон ретроспективы спринтаБесплатный шаблон ретроспективы спринта: что прошло хорошо, что улучшить, идеи и действия…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон протокола совещанияБесплатный шаблон протокола совещания с участниками, обсуждением, решениями и задачами с…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон анализа первопричин («5 почему»)Бесплатный шаблон анализа первопричин по методу «5 почему»: формулировка проблемы, цепочка «почему», первопричина…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон плана проектаБесплатный шаблон плана проекта с целями, содержанием, результатами, задачами, ответственными, датами и…Начальный · Продвинутый · Экспертный
Шаблон устава проектаБесплатный шаблон устава проекта: назначение, цели, содержание, вехи, бюджет,…Начальный · Продвинутый · Экспертный- Извлечённые уроки в управлении проектами: руководство и примеры
- Завершение проекта: шаги, чек-лист и шаблон итогового отчёта
- Ретроспектива спринта: цель, формат и советы по фасилитации
Чтобы узнать, какое место уроки занимают в завершении проекта, прочитайте наше руководство по закрытию проекта.
Частые вопросы
Что такое шаблон извлечённых уроков?
Шаблон извлечённых уроков — это структурированный журнал для фиксации того, что в проекте прошло хорошо и что требует улучшения, первопричины каждого урока, его влияния и рекомендации с ответственным, чтобы будущая работа могла извлечь из этого пользу.
Что должен включать шаблон извлечённых уроков?
Как минимум: фазу или область, что произошло, прошло ли это хорошо или требует улучшения, первопричину, влияние, рекомендацию, ответственного и статус последующего действия. Этот шаблон включает всё перечисленное.
Каковы ключевые вопросы для извлечения уроков?
Основные вопросы: что прошло хорошо, что пошло не по плану, почему это произошло и что мы сделаем иначе в следующий раз? В зависимости от проекта добавьте конкретные вопросы о планировании, коммуникациях, ресурсах и качестве.
Как правильно сформулировать извлечённый урок?
Фактически опишите конкретное событие, объясните его первопричину, укажите влияние и завершите практической рекомендацией с одним ответственным. Избегайте расплывчатых формулировок вроде «коммуникация была плохой».
Когда фиксировать извлечённые уроки?
На протяжении всего проекта: в конце каждой фазы или спринта, после крупных событий и при закрытии. Если ждать до конца, детали забудутся, а уроки не смогут помочь текущему проекту.
Кто должен проводить сессию извлечения уроков?
В идеале нейтральный фасилитатор, например сотрудник PMO или руководитель проекта из другой команды, чтобы руководитель проекта и команда могли свободно участвовать. В небольших проектах сессию часто проводит сам руководитель проекта.
Что такое реестр извлечённых уроков?
Реестр извлечённых уроков — это текущий журнал уроков, который ведётся в ходе проекта. Этот термин использует PMBOK Guide от PMI; PRINCE2 называет его журналом уроков (lessons log). Этот шаблон можно использовать в обоих качествах.
Чем извлечённые уроки отличаются от ретроспективы?
Ретроспектива спринта рассматривает один спринт и то, как работает команда. Извлечённые уроки обычно охватывают фазу или весь проект и распространяются за пределы команды, чтобы ими могли воспользоваться другие проекты.
Этот шаблон извлечённых уроков бесплатный и работает ли он в Google Sheets?
Да. Все три версии можно бесплатно скачать без регистрации в форматах Google Sheets, Excel и PDF. Выпадающие списки работают и в Google Sheets, и в Excel.
Можно ли использовать шаблон для позитивных уроков?
Да. Выберите в выпадающем списке «Прошло хорошо». Фиксировать успехи так же важно, как и проблемы, потому что это практики, которые должны повторять другие проекты.
Где хранить завершённые уроки?
В общем доступном для поиска месте, за которое отвечает PMO, или в базе знаний, чтобы будущие проектные команды могли просматривать соответствующие уроки, приступая к планированию.
Чем отличаются базовая, продвинутая и экспертная версии?
Базовая версия содержит пять основных столбцов на одной вкладке. Продвинутая добавляет первопричину, влияние, статус действия и выпадающие списки. Экспертная добавляет инструкции, дашборд, обобщающий уроки по ответственным и статусам, цветовую индикацию статусов и историю изменений.