Руководство по управлению проектами · Риски, качество и контроль
Журнал проблем: шаблон, примеры и как управлять проблемами проекта
Журнал проблем — это запись, которую ведёт проект, о проблемах, происходящих сейчас и требующих действий, вместе с их приоритетом, ответственным, действиями и статусом. Он гарантирует, что ничто поднятое не будет забыто и каждая проблема будет осознанно решена, эскалирована или закрыта.
Главное
- Журнал проблем отслеживает проблемы, которые происходят сейчас.
- У каждой проблемы должны быть влияние, приоритет, ответственный, действие и срок.
- Эскалируйте проблемы, выходящие за полномочия руководителя проекта.
- Связывайте наступившие риски с новыми проблемами и замыкайте цикл извлечёнными уроками.
Что считается проблемой
Проблема — это любая текущая неполадка, вопрос, опасение или запрос на изменение, с которыми проекту нужно разобраться. Это не Риск проекта: здесь нет неопределённости — проблема уже возникла или наверняка возникнет.
- Неполадки: тестовая среда не работает, поставщик сорвал поставку, ключевой сотрудник на больничном.
- Опасения: заинтересованная сторона недовольна предложенным проектным решением.
- Отклонения от спецификации: результат не соответствует критериям приёмки.
- Запросы на изменение: в некоторых методах, включая PRINCE2, запросы на изменение также регистрируются как разновидность проблем, прежде чем пройти через управление изменениями.
Шаблон журнала проблем: столбцы
| Столбец | Что фиксировать |
|---|---|
| ID | Уникальный номер, например I-021 |
| Дата регистрации | Когда проблема была зарегистрирована |
| Инициатор | Кто сообщил о проблеме |
| Тип | Неполадка, опасение, отклонение от спецификации, запрос на изменение |
| Описание | Что не так, где и какие есть подтверждения |
| Влияние | Влияние на содержание, сроки, стоимость, качество или выгоды |
| Приоритет | Критический, высокий, средний или низкий по согласованным определениям |
| Ответственный | Конкретный человек, отвечающий за решение |
| Действия | Согласованные шаги, у каждого — дата |
| Целевая дата решения | Когда её нужно устранить |
| Эскалировано к | Спонсору или совету, если вопрос выходит за полномочия руководителя проекта |
| Статус | Открыта, в работе, эскалирована, решена, закрыта |
| Решение | Что было сделано и дата закрытия |
Примеры записей
| ID | Описание | Приоритет | Ответственный | Действие | Статус |
|---|---|---|---|---|---|
| I-007 | Песочница платёжного шлюза возвращает ошибки при возврате средств по картам, что блокирует 14 тестовых сценариев. | Высокий | Руководитель по интеграции | Создать заявку у провайдера; сначала протестировать другие сценарии | В работе |
| I-008 | Финансовый менеджер недоступен три недели; утверждение бюджета фазы 2 задерживается. | Средний | Руководитель проекта | Попросить спонсора назначить заместителя для утверждения | Эскалирована |
| I-009 | Учебный класс, забронированный на неделю запуска, оказался забронирован дважды. | Низкий | Координатор обучения | Забронировать другое помещение | Решена |
| I-010 | На поставленных этикетках старый логотип; затронуто 2000 единиц. | Высокий | Руководитель по качеству | Забраковать партию; поставщик перепечатывает до 21 июня | Открыт |
Как управлять проблемами: пошагово
- Зафиксируйте: регистрируйте каждую проблему сразу, как только она поднята, даже если она кажется мелкой.
- Оцените: опишите влияние и согласуйте приоритет по определённым критериям.
- Назначьте: назначьте проблеме одного ответственного и целевую дату.
- Действуйте: согласуйте и выполните действия; проверьте, есть ли для неё уже готовый план на случай непредвиденных обстоятельств .
- Эскалируйте: если её решение нарушит согласованные допуски или потребует решений сверх полномочий руководителя проекта, эскалируйте её спонсору или соответствующему органу согласно системе руководства проектом .
- Мониторинг: пересматривайте открытые проблемы на каждом совещании команды, а о высокоприоритетных сообщайте через отчёте о статусе проекта.
- Завершение: зафиксируйте решение, подтвердите его с тем, кто поднял проблему, и запишите извлечённые уроки.
Журнал проблем и реестр рисков
| Журнал проблем | Реестр рисков | |
|---|---|---|
| Сроки | Сейчас | В будущем |
| Определённость | Уже произошло или произойдёт наверняка | Может произойти |
| Основное поле | Приоритет и решение | Вероятность, влияние и реагирование |
| Цель | Устранить или принять решение | Предотвратить, снизить или подготовиться |
Когда риск наступает, закройте его в реестре рисков (с отметкой «наступил») и откройте связанную запись в журнале проблем. Многие команды ведут и то и другое в едином документе — журнала RAID.
Советы
- Определяйте приоритеты в практических терминах, например «критический» означает, что работа на критическом пути остановлена.
- Описывайте проблемы по фактам и избегайте обвинений.
- Не оставляйте проблемы без ответственного или срока: именно такие разрастаются.
- Ищите закономерности. Несколько проблем с одной причиной могут указывать на более глубокую проблему, которую стоит проанализировать таким методом, как диаграмма Исикавы («рыбья кость»).
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое журнал проблем?
Запись текущих проблем, опасений и запросов проекта с их приоритетом, ответственным, действиями и статусом.
В чём разница между проблемой и риском в журнале проблем?
Проблема происходит сейчас; риск неопределён и относится к будущему. Наступивший риск становится проблемой.
Что должен включать журнал проблем?
Как минимум ID, описание, влияние, приоритет, ответственный, действия, целевая дата и статус. Многие команды также фиксируют, кто поднял проблему, и итоговое решение.
Кто ведёт журнал проблем?
Руководитель или координатор проекта; каждый ответственный обновляет ход работы по своим проблемам.
Как расставлять приоритеты проблем в журнале проблем?
Используйте согласованные критерии на основе влияния на цели: остановлена ли работа на критическом пути, какова стоимость и сколько людей затронуто.
Когда проблему из журнала проблем нужно эскалировать?
Когда для её решения нужны полномочия, деньги или решения сверх согласованных допусков руководителя проекта.
Журнал проблем — это то же самое, что журнал дефектов?
Не совсем. Журнал дефектов отслеживает недостатки продукта; журнал проблем охватывает любые проблемы, влияющие на проект, в том числе серьёзные дефекты.
Можно ли вести журнал проблем в Excel?
Да. Для большинства проектов подходит электронная таблица. Многие инструменты управления проектами также имеют функции для проблем или заявок.
Как часто нужно пересматривать журнал проблем?
Высокоприоритетным проблемам может требоваться ежедневное внимание; весь журнал обычно пересматривается на каждом еженедельном совещании по проекту.
Что такое журнал проблем в PRINCE2?
В PRINCE2 для формально управляемых проблем используется реестр проблем, а неформальные проблемы ведутся в ежедневном журнале.
Используют ли Agile-команды журналы проблем?
Agile-команды обычно отслеживают блокеры на доске и поднимают их на ежедневный Scrum, но отдельный журнал по-прежнему часто ведут для проблем, требующих эскалации.