Projektmanagement-Leitfaden · Kosten und Ressourcen
Aufwandsschätzung im Projektmanagement: Methoden und Beispiele
Die Aufwandsschätzung sagt voraus, wie viel Arbeit, gemessen in Personenstunden oder Personentagen, eine Aufgabe oder ein Projekt erfordert. Der Aufwand ist die Grundlage sowohl für den Terminplan (wie lange es dauert) als auch für das Budget (was es kostet).
Das Wichtigste in Kürze
- Aufwand ist Arbeit in Personenstunden; Dauer und Kosten werden daraus abgeleitet.
- Nutzen Sie Drei-Punkt-Schätzungen, wenn Aufgaben unsicher sind.
- Planen Sie mit realistischen produktiven Stunden, nicht mit einem vollen Arbeitstag.
- Vergleichen Sie Ist-Werte mit Schätzungen, um künftige Schätzungen zu kalibrieren.
Aufwand vs. Dauer vs. Kosten
| Kennzahl | Einheit | Beispiel |
|---|---|---|
| Aufwand | Personenstunden oder Personentage | 120 Personenstunden Entwicklung |
| Dauer | Arbeitstage oder -wochen | 10 Arbeitstage |
| Verstrichene Zeit | Kalendertage | 14 Kalendertage, einschließlich eines Wochenendes |
| Kosten | Geld | 120 Stunden × $60 = $7.200 |
Die Dauer hängt vom Aufwand ab sowie davon, wie viele Personen an der Aufgabe arbeiten und wie viele produktive Stunden sie pro Tag haben.
Gängige Techniken
- Expertenurteil: Erfahrene Personen schätzen auf Basis dessen, was sie bereits erlebt haben.
- Analog: Vergleichen Sie mit ähnlichen früheren Aufgaben und passen Sie an.
- Parametrisch: Wenden Sie eine Produktivitätsrate an, etwa Stunden pro Testfall oder pro Bericht.
- Drei-Punkt / PERT: (O + 4M + P) / 6, um Unsicherheit abzubilden.
- Wideband Delphi: Eine Gruppe schätzt anonym, bespricht Unterschiede und schätzt erneut.
- Relative Schätzung: Agile Teams nutzen Story Points oder T-Shirt-Größen statt Stunden.
So schätzen Sie den Aufwand Schritt für Schritt
- Zerlegen Sie die Arbeit in Aufgaben, die klein genug zum Schätzen sind, meist je 8 bis 80 Stunden.
- Klären Sie für jede Aufgabe, was „erledigt“ bedeutet, einschließlich Test und Review.
- Lassen Sie die Personen schätzen, die die Arbeit ausführen werden, mit drei Werten, wenn die Unsicherheit hoch ist.
- Passen Sie die Schätzung an Erfahrungsniveau, unbekannte Technologie und bekannte Risiken an.
- Rechnen Sie Zeit für Projektmanagement, Meetings und Nacharbeit nur einmal und in vereinbarter Höhe ein.
- Rechnen Sie den Aufwand mit realistischer Verfügbarkeit in eine Dauer und mit Sätzen in Kosten um.
- Dokumentieren Sie die Schätzung und vergleichen Sie sie später mit den Ist-Werten, um besser zu werden.
Rechenbeispiel
Eine Datenmigration wird optimistisch auf 80, wahrscheinlichst auf 110 und pessimistisch auf 170 Personenstunden geschätzt.
- PERT-Aufwand = (80 + 4 × 110 + 170) / 6 = 690 / 6 = 115 Personenstunden.
- Standardabweichung = (170 - 80) / 6 = 15 Stunden, also sind etwa 100 bis 130 Stunden ein Bereich von einer Standardabweichung.
- Zwei Analysten haben jeweils 6 produktive Stunden pro Tag, zusammen also 12 Stunden pro Tag. Dauer = 115 / 12 = etwa 9,6, also 10 Arbeitstage.
- Bei einem Mischsatz von $60 pro Stunde betragen die Kosten 115 × 60 = $6,900.
Häufige Fehler
- Annehmen, dass Menschen einen vollen 8-Stunden-Tag produktiv sind.
- Aufwand mit Dauer verwechseln und zu früh Termine zusagen.
- Annehmen, dass zusätzliche Personen eine Aufgabe proportional verkürzen; Koordination erhöht den Aufwand.
- Test, Dokumentation, Review und Übergabe vergessen.
- Eine Einzelwertschätzung als Zusage behandeln.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist Aufwandsschätzung?
Vorhersage des Arbeitsumfangs in Personenstunden oder Personentagen, der für den Abschluss einer Aufgabe oder eines Projekts nötig ist.
Was ist der Unterschied zwischen Aufwand und Dauer in der Aufwandsschätzung?
Aufwand ist die Menge an Arbeit; Dauer ist die dafür benötigte Arbeitszeit. Vierzig Stunden Aufwand können für eine Person eine Woche oder für zwei Personen eine halbe Woche bedeuten.
Wie rechnen Sie eine Aufwandsschätzung in eine Dauer um?
Teilen Sie den Aufwand durch die Anzahl der Personen multipliziert mit ihren produktiven Stunden pro Tag und berücksichtigen Sie dann arbeitsfreie Tage.
Welche Einheiten werden für eine Aufwandsschätzung verwendet?
Meist Personenstunden, Personentage oder Personenmonate. Agile Teams nutzen stattdessen oft Story Points.
Was ist die PERT-Formel für die Aufwandsschätzung?
Erwarteter Aufwand = (optimistisch + 4 × wahrscheinlichst + pessimistisch) / 6, mit der Standardabweichung (pessimistisch - optimistisch) / 6.
Von wie vielen produktiven Stunden pro Tag sollte die Aufwandsschätzung ausgehen?
Das variiert je nach Organisation; viele Planer gehen von etwa 5 bis 6 produktiven Stunden statt eines vollen Arbeitstags aus. Messen Sie den Wert für Ihr eigenes Team.
Was ist die Wideband-Delphi-Aufwandsschätzung?
Eine Gruppentechnik, bei der Experten anonym schätzen, die Gründe für Unterschiede besprechen und den Vorgang wiederholen, bis sich die Schätzungen annähern.
Wer sollte die Aufwandsschätzung durchführen?
Die Personen, die die Arbeit ausführen werden, unterstützt vom Projektmanager und von historischen Daten.
Wie wird eine Aufwandsschätzung im Budget verwendet?
Personalkosten sind der Aufwand multipliziert mit dem Stunden- oder Tagessatz der Personen, die die Arbeit ausführen.
Was ist ein Personenmonat in der Aufwandsschätzung?
Die Arbeit, die eine Person in einem Monat leistet. Die Stundenzahl hängt von der verwendeten Konvention ab, nennen Sie daher die Annahme.
Warum liegen Aufwandsschätzungen daneben?
Fehlende Aufgaben, Optimismus, unklare Anforderungen, Unterbrechungen und Multitasking sind die üblichen Ursachen.