Kostenlose Vorlage für Arbeitspakete mit Beispiel (Excel, Sheets, PDF)

Was ist ein Arbeitspaket?

A Arbeitspaket ist die Arbeit auf der untersten Ebene eines Projektstrukturplan (PSP). Der PMBOK Guide des PMI definiert es als die auf der untersten Ebene des PSP definierte Arbeit, für die Kosten und Dauer geschätzt und gesteuert werden. In der Praxis ist es ein klar abgegrenztes Stück Arbeit mit einem Verantwortlichen, einem definierten Ergebnis und einem vereinbarten Weg, zu prüfen, ob es fertig ist.

Der PSP zeigt die gesamte Hierarchie der Liefergegenstände. Die Arbeitspaketbeschreibung, die diese Vorlage erzeugt, zoomt auf ein Kästchen dieser Hierarchie und hält alles fest, was die ausführende Person wissen muss: was zum Umfang gehört, was sie liefern muss, wie lange es ungefähr dauert und was es kostet, wovon es abhängt und wie es abgenommen wird.

Der Verantwortliche des Arbeitspakets (oft eine Teamleitung, ein Teammanager oder ein Lieferant) ist für seine Lieferung verantwortlich. Der Projektmanager vereinbart und autorisiert das Paket, und eine freigebende Person zeichnet es ab. Bei größeren Projekten werden Arbeitspaketbeschreibungen oft gesammelt in einem PSP-Wörterbuch, das die Details zu jedem Element des PSP enthält.

Das Konzept vertiefen Sie in unserem Leitfaden dazu, was ein Arbeitspaket ist.

Was diese Vorlage für Arbeitspakete enthält

Die Vorlage hat einen Tab, Arbeitspaket, aufgebaut als einfaches Formular mit zwei Spalten: Feld und Details. Sie enthält ein Rechenbeispiel (eine Login-Funktion für Kunden), das Sie mit Ihrer eigenen Arbeit überschreiben. Hier eine Live-Vorschau:

Die Beispielzeilen sind nur Beispiele: Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.

• Arbeitspaket: Feld, Details

Die 13 Felder

• PSP-Code: die Referenz aus Ihrem PSP, zum Beispiel 1.4.2, damit sich das Paket zum übergeordneten Liefergegenstand zurückverfolgen lässt.
• Name des Arbeitspakets: eine kurze Bezeichnung, die zum PSP-Eintrag passt.
• Verantwortlich: die eine Person, die für die Lieferung des Pakets verantwortlich ist.
• Beschreibung / Umfang: was die Arbeit umfasst und, wo sinnvoll, was nicht.
• Liefergegenstände: die Ergebnisse, die vorliegen, wenn das Paket fertig ist.
• Aufgaben: die wichtigsten Tätigkeiten, die nötig sind, um die Liefergegenstände zu erstellen.
• Aufwandsschätzung (Tage): die gesamten Arbeitstage an Aufwand, nicht die verstrichene Zeit.
• Kostenschätzung ($): Arbeitskosten plus etwaige Materialien, Geräte oder Dienstleistungen. Ändern Sie die Währungsangabe, wenn Sie in einer anderen Währung arbeiten.
• Start / Ende: die geplanten Termine aus Ihrem Terminplan.
• Abhängigkeiten: andere Pakete, Projekte, Lieferanten oder Entscheidungen, auf die diese Arbeit angewiesen ist.
• Akzeptanzkriterien: die prüfbaren Bedingungen, die das Ergebnis erfüllen muss, um abgenommen zu werden.
• Risiken: die wichtigsten Bedrohungen für das Paket; erfassen Sie sie vollständig in Ihrem Risikoregister.
• Genehmigt von / Datum: wer das Paket abgezeichnet hat und wann.

Unter den Feldern befinden sich leere Zeilen, damit Sie eigene ergänzen können, etwa Budgetcode, Toleranzen oder Berichtshäufigkeit.

Einsteiger-, Fortgeschrittenen- und Expertenversion

Da das Arbeitspaket ein zweispaltiges Formular ist, enthalten die Einsteiger- und Fortgeschrittenenversion dieselben Felder. Die Vorlage hat keine Statusspalte, daher enthält die Expertenversion kein Dashboard; verfolgen Sie den Status aller Ihrer Pakete stattdessen in Ihrem PSP oder Projektterminplan-Vorlage . Das PDF ist eine druckfertige Kopie für Kick-off-Meetings und die Freigabe.

So füllen Sie die Vorlage für Arbeitspakete aus

1. Beginnen Sie mit dem PSP. Übernehmen Sie PSP-Code und Namen aus Ihrem Vorlage für einen Projektstrukturplan. Schreiben Sie eine Arbeitspaketbeschreibung für jedes Element der untersten Ebene, das eine braucht.
2. Vereinbaren Sie den Verantwortlichen. Benennen Sie eine Person, kein Team. Sprechen Sie mit ihr, bevor Sie den Rest schreiben; sie kennt die Arbeit besser als Sie.
3. Beschreiben Sie den Umfang. Sagen Sie, was enthalten ist, und wenn Zweifel möglich sind, was ausgeschlossen ist. Prüfen Sie dies anhand Ihrer Projektumfang -Beschreibung.
4. Listen Sie die Liefergegenstände auf, dann die Aufgaben , die sie erzeugen. Halten Sie Aufgaben auf einer Ebene, die der Verantwortliche wiedererkennt; die detaillierte Aufgabenliste kann in seinem eigenen Plan stehen.
5. Schätzen Sie Aufwand und Kosten mit dem Verantwortlichen, anhand früherer Daten oder Aufwandsschätzung -Techniken wie der analogen oder der Dreipunktschätzung.
6. Ergänzen Sie Termine und Abhängigkeiten aus Ihrem Terminplan und halten Sie alles außerhalb der Kontrolle des Verantwortlichen fest, auf das das Paket angewiesen ist.
7. Formulieren Sie Abnahmekriterien und Risiken. Machen Sie jedes Kriterium prüfbar und übertragen Sie die wesentlichen Risiken in Ihr Vorlage für ein Risikoregister.
8. Vereinbaren und genehmigen Sie. Gehen Sie das Paket mit dem Verantwortlichen und der freigebenden Person durch und halten Sie Freigabe und Datum fest, bevor die Arbeit beginnt. Danach laufen Änderungen über Änderungssteuerung.

Tipps zur Tabelle

• Duplizieren Sie den Tab für jedes Paket und benennen Sie ihn nach dem PSP-Code (1.4.2, 1.4.3), damit die Tabs in PSP-Reihenfolge sortiert sind.
• Verwenden Sie überall dieselben Einheiten. Wenn der Aufwand in einem Paket in Tagen angegeben ist, wechseln Sie im nächsten nicht zu Stunden; sonst gehen die Summen nicht auf.
• Verdichten Sie die Zahlen. Übertragen Sie Aufwand und Kosten jedes Pakets in Ihre Vorlage für Projektkostenschätzungen , damit das Projektbudget von unten nach oben aufgebaut wird.
• Halten Sie es auf einer Seite. Wird es länger, ist das Paket wahrscheinlich zu groß.

Beispiel für ein Arbeitspaket

Das Beispielpaket der Vorlage ist eine Softwarefunktion, doch dieselbe Struktur funktioniert für einen Bauabschnitt, ein Asset einer Marketingkampagne oder einen Schulungskurs. Hier das Beispiel mit einem Hinweis, warum jeder Eintrag funktioniert:

Das Freigabefeld ist im Beispiel leer: Füllen Sie es erst aus, wenn Verantwortlicher und freigebende Person das Paket vereinbart haben.

Wie groß sollte ein Arbeitspaket sein?

Es gibt keinen festen Standard, doch zwei Faustregeln sind weit verbreitet:

• Die 8/80-Regel: Ein Paket sollte mindestens 8 und höchstens 80 Stunden Aufwand umfassen. Ist es kleiner, managen Sie Aufgaben statt Pakete; ist es größer, wird es schwer zu schätzen und zu verfolgen.
• Die Berichtsperioden-Regel: Ein Paket sollte nicht länger als ein Berichtszeitraum sein (oft zwei Wochen oder ein Monat), damit jeder Statusbericht es entweder als begonnen, abgeschlossen oder eindeutig verspätet zeigt.

Behandeln Sie diese als Richtwerte, nicht als Grenzen; ein großes Ingenieurprojekt kann einem Auftragnehmer Pakete von mehreren hundert Stunden übergeben.

Anzeichen, dass Sie ein Paket aufteilen oder zusammenlegen sollten

• Teilen Sie es auf, wenn es mehr als einen Verantwortlichen, mehrere voneinander unabhängige Liefergegenstände, eine Schätzung, der niemand traut, oder eine Dauer hat, die länger ist als Ihr Berichtszyklus.
• Legen Sie es zusammen, wenn es nur wenige Stunden Arbeit umfasst, keinen eigenen Liefergegenstand hat oder ohnehin von derselben Person zusammen mit dem benachbarten Paket verfolgt würde.

Gute Abnahmekriterien formulieren

Abnahmekriterien machen aus „erledigt“ etwas Überprüfbares. Formulieren Sie sie so, dass Verantwortlicher und freigebende Person unabhängig voneinander zum selben Ergebnis kämen:

Kriterien können Funktionalität, Qualitätsstandards, Dokumentation und Freigaben abdecken. Verknüpfen Sie die Kriterien bei qualitätskritischer Arbeit mit Ihrem Qualitätsplan, und lesen Sie unseren Leitfaden zu Projektliefergegenstände , um zu erfahren, wie Liefergegenstände auf Projektebene abgenommen werden.

Arbeitspakete in PRINCE2

In PRINCE2 ist ein Arbeitspaket ein formales Managementprodukt. Im Prozess „Steuern einer Phase“ autorisiert der Projektmanager ein Arbeitspaket; im Prozess „Managen der Produktlieferung“ nimmt der Teammanager es an, bestätigt also, dass es verstanden und erreichbar ist, und liefert es dann. Der Teammanager berichtet den Fortschritt über Checkpoint-Berichte in der im Arbeitspaket festgelegten Häufigkeit.

Unsere Vorlage deckt den Kern einer Arbeitspaketbeschreibung ab. Um sie als PRINCE2-Arbeitspaket zu nutzen, ergänzen Sie Zeilen für:

• Produktbeschreibungen für die zu liefernden Produkte, einschließlich Qualitätskriterien
• Toleranzen für Zeit und Kosten (sowie Umfang, Risiko oder Qualität, sofern Sie diese nutzen)
• Berichtsregelungen, einschließlich der Checkpoint-Häufigkeit
• Randbedingungen und Techniken oder Qualitätsmethoden , die zu verwenden sind
• Problembehandlung und Eskalation: wie offene Punkte und Risiken an den Projektmanager gemeldet werden

Ihre Organisation hat möglicherweise ein eigenes PRINCE2-Format; wenn ja, folgen Sie diesem.

Arbeitspakete in agilen Projekten

Agile Teams verwenden den Begriff Arbeitspaket selten, doch die Idee gilt weiterhin. Ein Epic oder Feature spielt eine ähnliche Rolle: ein abgegrenztes Stück Wert, das in kleinere Einträge zerlegt und anhand vereinbarter Kriterien und der Definition of Done.

abgenommen wird. Wo agile und traditionelle Teams zusammenarbeiten, etwa wenn ein Lieferant ein festes Stück Arbeit in ein agiles Programm liefert, ist ein einseitiges Arbeitspaket ein nützlicher Vertrag zwischen beiden. Für die Planung der agilen Seite nutzen Sie unsere Vorlage für den agilen Projektplan.

Arbeitspaket vs. Aufgabe vs. PSP

Arbeitspakete beschreiben, was geliefert wird; Aufgaben beschreiben, wie es erledigt wird. Aufgaben sind das, was Sie im Terminplan in eine Reihenfolge bringen und mit Ressourcen ausstatten. Unser Leitfaden zu Projektaufgaben und Vorgängen erklärt den Unterschied ausführlicher, und Earned Value Management zeigt, wie Control Accounts und Arbeitspakete zur Leistungsmessung genutzt werden.

Häufige Fehler bei Arbeitspaketen

• Kein einzelner Verantwortlicher. „Entwicklungsteam“ ist kein Verantwortlicher; benennen Sie eine Person.
• Umfang, der sich mit einem anderen Paket überschneidet. Jedes Stück Arbeit sollte genau zu einem Paket gehören, sonst wird es doppelt oder gar nicht erledigt.
• Schätzungen ohne den Verantwortlichen. Menschen verpflichten sich zu Schätzungen, die sie mit erstellt haben.
• Vage Abnahmekriterien. „Zur Zufriedenheit des Kunden“ lädt zu Streitigkeiten ein.
• Verborgene Abhängigkeiten. Wenn das Paket von einem anderen Team, Lieferanten oder einer Entscheidung abhängt, schreiben Sie es auf und verfolgen Sie es im Terminplan. Siehe Abhängigkeiten zwischen Vorgängen.
• Vor der Freigabe beginnen. Ohne Freigabe haben Sie keine vereinbarte Baseline, an der Sie messen können.
• Es nie aktualisieren. Wenn sich Umfang, Termine oder Schätzungen ändern, halten Sie die Änderung und eine neue Version fest, statt stillschweigend zu bearbeiten.

Verwandte Vorlagen und Leitfäden

Ein Arbeitspaket steht in einer Kette von Planungsdokumenten. Bauen Sie die Hierarchie auf in der PSP-Vorlage, listen Sie Ergebnisse auf in der Vorlage für Projektliefergegenstände, weisen Sie Rollen zu mit einer RACI-Matrix-Vorlage und halten Sie genehmigte Änderungen fest mit einem Vorlage für Änderungsanträge.

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• Aufwandsschätzung: Techniken, Formel und Beispiele

Häufig gestellte Fragen