Plantilla gratuita de paquete de trabajo con ejemplo (Excel, Sheets, PDF)

¿Qué es un paquete de trabajo?

A paquete de trabajo es el trabajo del nivel más bajo de una estructura de desglose del trabajo (WBS). La Guía del PMBOK de PMI lo define como el trabajo definido en el nivel más bajo de la WBS para el que se estiman y gestionan el coste y la duración. En la práctica, es un trabajo claramente delimitado con un único responsable, un resultado definido y una forma acordada de comprobar que está terminado.

La WBS muestra toda la jerarquía de entregables. La descripción del paquete de trabajo, que es lo que produce esta plantilla, se centra en una casilla de esa jerarquía y recoge todo lo que necesita saber la persona que hace el trabajo: qué está dentro del alcance, qué debe entregar, cuánto tiempo y coste llevará aproximadamente, de qué depende y cómo se aceptará.

El responsable del paquete de trabajo (a menudo un jefe de equipo, un team manager o un proveedor) rinde cuentas de su entrega. El director de proyecto acuerda y autoriza el paquete, y un aprobador da su visto bueno. En los proyectos más grandes, las descripciones de los paquetes de trabajo suelen reunirse en un Diccionario de la WBS, que contiene el detalle de cada elemento de la WBS.

Para profundizar en el concepto, lea nuestra guía sobre qué es un paquete de trabajo.

Qué contiene esta plantilla de paquete de trabajo

La plantilla tiene una pestaña, Paquete de trabajo, presentado como un formulario sencillo con dos columnas: Campo y Detalles. Incluye un ejemplo práctico (una funcionalidad de inicio de sesión de clientes) que debe sobrescribir con su propio trabajo. Esta es una vista previa en directo:

Las filas de ejemplo son ilustrativas: sustitúyalas por las suyas.

• Paquete de trabajo: Campo, Detalles

Los 13 campos

• Código de la WBS: la referencia de su WBS, por ejemplo 1.4.2, para que el paquete remita a su entregable de nivel superior.
• Nombre del paquete de trabajo: un sintagma nominal breve que coincida con la entrada de la WBS.
• Responsable: la única persona que rinde cuentas de la entrega del paquete.
• Descripción / alcance: qué abarca el trabajo y, cuando resulte útil, qué no abarca.
• Entregables: los resultados que existirán cuando el paquete esté terminado.
• Tareas: las principales actividades necesarias para producir los entregables.
• Estimación del esfuerzo (días): el total de días laborables de esfuerzo, no el tiempo transcurrido.
• Estimación del coste ($): mano de obra más cualquier material, equipo o servicio. Cambie la etiqueta de la moneda si trabaja con otra.
• Inicio / fin: las fechas previstas en su cronograma.
• Dependencias: otros paquetes, proyectos, proveedores o decisiones de los que depende este trabajo.
• Criterios de aceptación: las condiciones comprobables que debe cumplir el resultado para ser aceptado.
• Riesgos: las principales amenazas para el paquete; regístrelas completas en su registro de riesgos.
• Aprobado por / fecha: quién aprobó el paquete y cuándo.

Debajo de los campos hay filas en blanco para que añada los suyos, como el código presupuestario, las tolerancias o la frecuencia de los informes.

Versiones de principiante, avanzado y experto

Como el paquete de trabajo es un formulario de dos columnas, las versiones de principiante y avanzada contienen los mismos campos. La plantilla no tiene columna de estado, así que la versión de experto no incluye un panel; haga el seguimiento del estado de todos sus paquetes en su WBS o en su plantilla de cronograma del proyecto . El PDF es una copia lista para imprimir para las reuniones de lanzamiento y las aprobaciones.

Cómo rellenar la plantilla de paquete de trabajo

1. Parta de la WBS. Copie el código y el nombre WBS de su plantilla de estructura de desglose del trabajo. Redacte una descripción de paquete de trabajo para cada elemento del nivel más bajo que la necesite.
2. Acuerde el responsable. Designe a una persona, no a un equipo. Hable con ella antes de redactar el resto; conoce el trabajo mejor que usted.
3. Describa el alcance. Indique qué se incluye y, si hay margen de duda, qué se excluye. Compruébelo con su declaración de alcance del proyecto .
4. Enumere los entregables; después, la tareas que los producen. Mantenga las tareas a un nivel que el responsable reconozca; la lista detallada de tareas puede estar en su propio plan.
5. Estime el esfuerzo y el coste con el responsable, a partir de datos anteriores o de estimación del esfuerzo técnicas como la estimación análoga o la de tres puntos.
6. Añada las fechas y las dependencias de su cronograma, y registre todo aquello ajeno al control del responsable de lo que depende el paquete.
7. Redacte los criterios de aceptación y los riesgos. Haga que cada criterio sea comprobable, y copie los riesgos significativos en su plantilla de registro de riesgos.
8. Acuerde y apruebe. Repase el paquete con el responsable y el aprobador, y registre después la aprobación y la fecha antes de que empiece el trabajo. A partir de ahí, los cambios pasan por el control de cambios.

Consejos para la hoja de cálculo

• Duplique la pestaña para cada paquete y cámbiele el nombre por el código WBS (1.4.2, 1.4.3) para que las pestañas se ordenen según la WBS.
• Utilice las mismas unidades en todas partes. Si el esfuerzo está en días en un paquete, no pase a horas en el siguiente; los totales no cuadrarán.
• Consolide las cifras. Copie el esfuerzo y el coste de cada paquete en su plantilla de estimación de costos del proyecto para que el presupuesto del proyecto se elabore de abajo arriba.
• Limítelo a una página. Si se alarga más, probablemente el paquete sea demasiado grande.

Ejemplo de paquete de trabajo

El paquete de ejemplo de la plantilla es una funcionalidad de software, pero la misma estructura sirve para una fase de construcción, una pieza de una campaña de marketing o un curso de formación. Este es el ejemplo con una nota sobre por qué funciona cada entrada:

El campo de aprobación está en blanco en el ejemplo: rellénelo solo cuando el responsable y el aprobador hayan acordado el paquete.

¿Qué tamaño debe tener un paquete de trabajo?

No existe un estándar fijo, pero se utilizan mucho dos reglas prácticas:

• La regla 8/80: un paquete debe requerir al menos 8 horas y no más de 80 horas de esfuerzo. Por debajo, está gestionando tareas, no paquetes; por encima, resulta difícil de estimar y de seguir.
• La regla del periodo de informe: un paquete no debe durar más de un periodo de informe (a menudo dos semanas o un mes), de modo que cada informe de estado lo muestre como iniciado, terminado o claramente retrasado.

Trátelas como orientaciones más que como límites; un gran proyecto de ingeniería puede encargar a un contratista paquetes de varios cientos de horas.

Señales de que debe dividir o fusionar un paquete

• Divídalo si tiene más de un responsable, varios entregables sin relación entre sí, una estimación en la que nadie confía o una duración superior a su ciclo de informes.
• Fusiónelo si solo supone unas horas de trabajo, no tiene un entregable propio o lo seguiría de todos modos la misma persona junto con el paquete contiguo.

Cómo redactar buenos criterios de aceptación

Los criterios de aceptación convierten el «terminado» en algo que se puede comprobar. Redáctelos de forma que el responsable y el aprobador llegaran a la misma conclusión por separado:

Los criterios pueden abarcar la funcionalidad, los estándares de calidad, la documentación y las aprobaciones. En los trabajos en los que la calidad es crítica, vincule los criterios con su plan de calidad, y consulte nuestra guía de entregables del proyecto para ver cómo se aceptan los entregables a nivel de proyecto.

Los paquetes de trabajo en PRINCE2

En PRINCE2, un paquete de trabajo es un producto de gestión formal. En el proceso Controlling a Stage, el director de proyecto autoriza un paquete de trabajo; en Managing Product Delivery, el team manager lo acepta, confirmando que lo entiende y que es realizable, y después lo entrega. El team manager informa del avance mediante informes de punto de control (checkpoint reports) con la frecuencia fijada en el paquete de trabajo.

Nuestra plantilla cubre lo esencial de la descripción de un paquete de trabajo. Para usarla como paquete de trabajo de PRINCE2, añada filas para:

• Descripciones de producto de los productos que se van a entregar, incluidos los criterios de calidad
• Tolerancias de plazo y coste (y de alcance, riesgo o calidad si las utiliza)
• Disposiciones sobre los informes, incluida la frecuencia de los puntos de control
• Restricciones y técnicas o métodos de calidad que se utilizarán
• Gestión de problemas y escalado: cómo se trasladan las incidencias y los riesgos al director de proyecto

Es posible que su organización tenga su propio formato de PRINCE2; en ese caso, sígalo.

Los paquetes de trabajo en los proyectos ágiles

Los equipos ágiles rara vez utilizan el término «paquete de trabajo», pero la idea sigue siendo aplicable. Una épica o una funcionalidad desempeña un papel similar: una porción delimitada de valor, desglosada en elementos más pequeños y aceptada conforme a unos criterios acordados y a la Definición de Terminado.

Cuando trabajan juntos equipos ágiles y tradicionales, por ejemplo cuando un proveedor entrega un trabajo cerrado dentro de un programa ágil, un paquete de trabajo de una página es un contrato útil entre ambos. Para planificar la parte ágil, utilice nuestra plantilla de plan de proyecto ágil.

Paquete de trabajo frente a tarea frente a WBS

Los paquetes de trabajo describen qué se entrega; las tareas describen cómo se hace. Las tareas son lo que se secuencia y se dota de recursos en el cronograma. Nuestra guía de tareas y actividades del proyecto explica la diferencia con más detalle, y gestión del valor ganado muestra cómo se utilizan las cuentas de control y los paquetes de trabajo para medir el rendimiento.

Errores habituales con los paquetes de trabajo

• Sin un único responsable. «El equipo de desarrollo» no es un responsable; designe a una persona.
• Un alcance que se solapa con otro paquete. Cada trabajo debe pertenecer exactamente a un paquete; de lo contrario, se hace dos veces o no se hace.
• Estimaciones hechas sin el responsable. Las personas se comprometen con las estimaciones que han ayudado a elaborar.
• Criterios de aceptación vagos. «A satisfacción del cliente» invita a las disputas.
• Dependencias ocultas. Si el paquete depende de otro equipo, de un proveedor o de una decisión, déjelo por escrito y haga su seguimiento en el cronograma. Consulte dependencias entre tareas.
• Empezar antes de la aprobación. Sin aprobación, no tiene una línea base acordada con la que comparar.
• No actualizarlo nunca. Si cambian el alcance, las fechas o las estimaciones, registre el cambio y una nueva versión en lugar de editar en silencio.

Plantillas y guías relacionadas

Un paquete de trabajo forma parte de una cadena de documentos de planificación. Construya la jerarquía en la plantilla de WBS, enumere los resultados en la plantilla de entregables del proyecto, asigne las funciones con una plantilla de matriz RACI y registre los cambios aprobados con una plantilla de solicitud de cambio.

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