Plantilla gratuita de estimación de costes del proyecto (Excel, Google Sheets, PDF)

¿Qué es una estimación de costes del proyecto?

A estimación de costes del proyecto es una previsión del dinero necesario para completar el trabajo de un proyecto. Enumera los recursos que necesita cada tarea o paquete de trabajo (personas, materiales, equipos, servicios), multiplica la cantidad por la tarifa y añade una contingencia para los riesgos conocidos. Una vez aprobada, la estimación se convierte en el presupuesto del proyecto y en la línea base de costes.

La estimación no es algo puntual. Normalmente se elabora una cifra aproximada para el caso de negocio durante el inicio, y después una estimación ascendente más detallada durante la planificación, una vez que existe la estructura de desglose del trabajo . Cada versión debe ser más precisa que la anterior.

Para conocer los métodos detrás de las cifras, consulte nuestra guía de estimación de costes.

Qué contiene esta plantilla de estimación de costes del proyecto

La plantilla tiene una pestaña, Estimación de costos, con filas de ejemplo de un pequeño proyecto de portal web que debe sobrescribir con sus propias líneas. Esta es una vista previa en directo de la versión avanzada:

Las filas de ejemplo son ilustrativas: sustitúyalas por las suyas.

• Estimación de costos: WBS / tarea, Descripción, Recurso, Unidad, Cantidad, Tarifa ($), Coste ($), Tipo de estimación, Notas

Columnas y fórmulas

• WBS / tarea y Descripción: el código WBS y el nombre de la tarea o del paquete de trabajo.
• Recurso: quién o qué hace el trabajo (una función, un proveedor, un material, un servicio).
• Unidad y Cantidad: cómo se mide el recurso (día, hora, mes, unidad) y cuántas unidades necesita.
• Tarifa ($): el coste por unidad. Coste ($) se calcula automáticamente como cantidad x tarifa.
• Tipo de estimación: un desplegable con Ascendente, Análoga, Paramétrica, De tres puntos y Presupuesto de proveedor, para que los revisores vean la fiabilidad de cada línea.
• Notas: los supuestos, las fuentes y las exclusiones de la línea.
• Filas de Subtotal, Contingencia (10%) y Estimación total debajo de las partidas, todas calculadas mediante fórmulas.

Versiones de principiante, avanzado y experto

Todas las versiones en hoja de cálculo tienen la fila de encabezado inmovilizada y filtros, y se imprimen ajustadas al ancho de página en horizontal. El PDF es una copia lista para imprimir para talleres o para rellenarla a mano.

Qué incluir en una estimación de costes del proyecto

Una estimación completa abarca todos los costes en que incurrirá el proyecto, no solo la mano de obra evidente. Utilice las categorías siguientes como lista de comprobación al elaborar sus líneas; cada una puede ocupar una o varias filas en la plantilla.

Si compra bienes o servicios, recopile presupuestos con una plantilla de solicitud de presupuesto y registre el resultado como una línea de Presupuesto de proveedor. Nuestra guía de gestión de las adquisiciones del proyecto explica el proceso más amplio.

Cómo rellenar la plantilla de estimación de costes del proyecto

1. Parta de su WBS. Enumere en la columna WBS / tarea cada paquete de trabajo de su plantilla de WBS . Estimar a nivel de paquete de trabajo reduce mucho la probabilidad de olvidar trabajo.
2. Indique el recurso y la unidad de cada línea. Divida un paquete de trabajo en varias líneas si utiliza recursos distintos, por ejemplo días de desarrollo y meses de alojamiento.
3. Introduzca la cantidad. Pregunte a las personas que harán el trabajo cuánto esfuerzo necesitan; nuestra guía de estimación del esfuerzo explica técnicas para ello.
4. Introduzca la tarifa. Utilice las tarifas diarias estándar de su organización para el personal interno y los presupuestos para los proveedores. Cambie el «$» de los encabezados de columna si trabaja con otra moneda.
5. Elija el tipo de estimación. Seleccione en el desplegable el método que utilizó en cada línea, para que los revisores sepan qué cifras son firmes y cuáles aproximadas.
6. Registre los supuestos en Notas. Por ejemplo, «basada en el último proyecto de portal» o «supone que el cliente aporta los datos de prueba».
7. Compruebe el subtotal y fije la contingencia. Cambie el 10% de la fórmula de la contingencia por la provisión que respalde su análisis de riesgos.
8. Revise la estimación con el equipo y el patrocinador. Cuestione primero las líneas más grandes y las más inciertas.
9. Apruébela y fije la línea base. Una vez aprobada, copie las cifras en su plantilla de presupuesto y trátelas como la línea base del proyecto de costes.

Consejos para la hoja de cálculo

• Añada las líneas por encima de la fila Subtotal. Inserte las nuevas filas entre la última partida y la fila Subtotal para que el rango de la SUMA se amplíe y las incluya.
• Copie la fórmula de Coste en las líneas nuevas. Arrastre la fórmula de Coste ($) desde la fila superior para que cada línea nueva calcule cantidad x tarifa.
• Agrupe las líneas por fase. Utilice códigos WBS (1.1, 1.2, 2.1) y ordene o filtre por ellos para ver el coste de cada fase.

Elegir un método de estimación para cada línea

El desplegable Tipo de estimación refleja las principales técnicas reconocidas en las orientaciones de PMI y en la mayoría de los manuales de estimación. Utilice el método más preciso que permita la información disponible; es normal que una misma estimación combine varios.

Ejemplo de estimación de tres puntos

Con la fórmula PERT (beta), el valor esperado es (optimista + 4 x más probable + pesimista) / 6. Si el desarrollo pudiera llevar 45 días en el mejor de los casos, 60 días lo más probable y 90 días en el peor, el esfuerzo esperado es (45 + 240 + 90) / 6 = 62,5 días. Introduzca 62,5 como cantidad y elija De tres puntos en el desplegable.

Cuando no se dispone de historial, el juicio de expertos de personas que han hecho trabajos similares es una aportación legítima; anote en la columna Notas de quién fue el juicio. En las estimaciones grandes o de alto riesgo, una simulación de Monte Carlo convierte los rangos de tres puntos en una probabilidad de terminar dentro del presupuesto. Los equipos ágiles que estiman en puntos pueden convertir la velocidad en coste; consulte estimación con puntos de historia.

Ejemplo de estimación de costes del proyecto

Las filas de ejemplo de la plantilla muestran un pequeño proyecto de portal de clientes. Así se suman las cifras:

• El desarrollo es análogo: se escala a partir de un proyecto de portal anterior, como recoge la columna Notas.
• Las pruebas son paramétricas: el 25% de los 60 días de desarrollo da 15 días.
• El alojamiento procede de un presupuesto de proveedor, por lo que es la línea más segura.
• La contingencia solo cubre los riesgos identificados; cualquier reserva de gestión la mantiene aparte el patrocinador.

Sustituya las filas de ejemplo por sus propias líneas, mantenga las filas de subtotal y total, y las fórmulas harán el resto.

¿Cuánta contingencia debe añadir?

PMI distingue dos tipos de reserva. Una reserva para contingencias cubre los riesgos identificados («incógnitas conocidas») y se incluye en la línea base de costes que controla el director de proyecto. Una reserva de gestión cubre el trabajo imprevisto («incógnitas desconocidas»), queda fuera de la línea base y normalmente requiere la aprobación del patrocinador o de la dirección para liberarse.

La fila de contingencia de la plantilla es la reserva para contingencias. El 10% del ejemplo es un valor provisional, no una recomendación. Un enfoque mejor:

1. Enumere los riesgos relacionados con el coste en su plantilla de registro de riesgos.
2. Para cada uno, estime la probabilidad y el impacto en el coste si se materializa.
3. Sume probabilidad x impacto (valor monetario esperado) de los riesgos que acepta o que solo mitiga en parte.
4. Utilice ese total, contrastado con proyectos anteriores similares, como su contingencia.

La contingencia de un proyecto rutinario con presupuestos firmes puede ser modesta; un proyecto novedoso con un alcance incierto necesita más. Un análisis de sensibilidad muestra qué líneas influyen más en el total, y su plan de contingencia describe qué hará si se materializa un riesgo.

¿Qué precisión debe tener su estimación?

La precisión depende de cuánto se sabe. Muchas referencias basadas en PMI, citando la Guía del PMBOK, describen una estimación de orden de magnitud aproximado (ROM) con una precisión de entre el -25% y el +75%, y una estimación definitiva de entre el -5% y el +10%. Sectores como la construcción y la ingeniería de procesos utilizan sus propias clases de estimación con rangos distintos.

Presente las primeras estimaciones como rangos, indique la clase y vuelva a estimar a medida que el alcance se concrete. Esta elaboración progresiva es normal y le protege de que le exijan una cifra calculada antes de entender el trabajo.

Errores habituales en la estimación de costes

• Estimar solo de arriba abajo. Una única cifra para todo el proyecto oculta el trabajo que falta; parta de la WBS.
• Omitir los costes que no son de mano de obra. Las licencias, los desplazamientos, la formación y el traspaso son fáciles de olvidar.
• Inflar todas las líneas. Los márgenes ocultos hacen que la estimación sea imposible de gestionar; ponga la provisión para riesgos en la fila de contingencia, donde todos puedan verla.
• Utilizar un porcentaje de contingencia fijo. Báselo en los riesgos, no en la costumbre.
• No registrar los supuestos. Sin ellos, nadie puede saber por qué cambió la estimación.
• No volver a revisarlo nunca. Actualice la estimación cuando el alcance cambie a través del control de cambios.

De la estimación al presupuesto y al control de costes

La estimación es el principio de la gestión de costes, no el final. Una vez aprobada, se distribuye en el tiempo para crear un presupuesto, se acuerda cómo se gestionarán los costes y después se hace el seguimiento del gasto real frente a ella.

• Establezca cómo se estimarán, aprobarán y comunicarán los costes en un plan de gestión de costos.
• Distribuya por meses la estimación aprobada en la plantilla de presupuesto.
• Haga el seguimiento del avance y del gasto con el gestión del valor ganado y actúe pronto mediante el control de costos.
• Prevea el coste final con una estimación a la conclusión cuando los datos reales empiecen a desviarse.

Si la estimación sirve de base para una decisión de financiación, compárela con los beneficios esperados en un análisis de costo-beneficio y resúmala en su propuesta de proyecto.

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