Guía de gestión de proyectos · Costos y recursos
Estimación de costos en la gestión de proyectos: métodos y ejemplos
La estimación de costos es el proceso de prever cuánto dinero necesitará el trabajo de un proyecto. Una buena estimación no indica solo una cifra, sino también su rango de precisión, los supuestos en que se basa y cómo se elaboró.
Puntos clave
- Elija el método de estimación en función de cuánto sabe sobre el trabajo.
- Indique siempre un rango y documente la base de la estimación.
- Las estimaciones de tres valores y PERT hacen visible la incertidumbre.
- Vuelva a estimar a medida que el proyecto avanza y mejora el conocimiento.
Principales métodos de estimación
| Método | Cómo funciona | Uso más adecuado |
|---|---|---|
| Análoga (descendente) | Utiliza el costo real de un proyecto anterior similar, ajustado por las diferencias | Al principio, con poco detalle |
| Paramétrica | Multiplica una tarifa unitaria por una cantidad, como el costo por metro cuadrado | El trabajo es repetible y existen buenas tarifas históricas |
| Ascendente | Estima cada paquete de trabajo y los suma | El WBS está bien definida |
| De tres valores | Utiliza valores optimista, más probable y pesimista | La incertidumbre es considerable |
| Análisis de ofertas de proveedores | Compara las ofertas de los proveedores | El trabajo se va a comprar fuera |
| Juicio de expertos | Recurre a personas que han realizado trabajos similares | Junto con cualquier otro método |
Rangos de precisión de las estimaciones
Las estimaciones son más precisas a medida que se comprende mejor el proyecto. Los rangos que se suelen indicar son:
| Clase de estimación | Rango típico | Cuándo |
|---|---|---|
| Estimación de orden de magnitud aproximado (ROM) | -25% a +75% | Inicio, ideas y viabilidad |
| Estimación presupuestaria | Aproximadamente -10% a +25% | Planificación, una vez esbozado el alcance |
| Estimación definitiva | Aproximadamente -5% a +10% | Planificación detallada, una vez completa la WBS |
Indique siempre el rango, no solo una cifra, para que los responsables de las decisiones comprendan la incertidumbre.
Cómo estimar los costos del proyecto
- Confirme el alcance y desglóselo en paquetes de trabajo.
- Identifique los recursos que necesita cada paquete: personas, equipos, materiales y servicios.
- Elija un método para cada paquete y aplique las tarifas vigentes.
- Añada el costo de las respuestas a los riesgos y una reserva para contingencias basada en el registro de riesgos.
- Incluya los costos indirectos, las licencias, los viajes, la formación y la inflación en los proyectos largos.
- Documente la base de la estimación: supuestos, fuentes, exclusiones y rango de precisión.
- Revísela con las personas que realizarán el trabajo y con finanzas.
Ejemplos resueltos
Paramétrica: el acondicionamiento de una oficina cuesta unos $1,200 por metro cuadrado. Para 250 metros cuadrados: 1,200 x 250 = $300,000.
Análoga: una aplicación anterior de 40 pantallas costó $80,000, es decir, $2,000 por pantalla. Una nueva aplicación de 50 pantallas de complejidad similar: 50 x 2,000 = $100,000, antes de ajustar por las diferencias.
De tres valores (PERT): optimista $8,000, más probable $12,000, pesimista $22,000. Estimación PERT = (8,000 + 4 x 12,000 + 22,000) / 6 = 78,000 / 6 = $13,000. La media triangular sería (8,000 + 12,000 + 22,000) / 3 = $14,000.
Ascendente: diseño $18,000 + construcción $54,000 + pruebas $16,000 + formación $7,000 = $95,000, más una reserva para contingencias de $9,500 (10%) = $104,500.
Consejos para mejorar las estimaciones
- Estime primero el esfuerzo y después conviértalo en costo; consulte estimación del esfuerzo.
- Haga que estimen el trabajo las personas que lo van a realizar.
- Mantenga una biblioteca de costos reales de proyectos anteriores.
- Separe la contingencia de la estimación base para poder gestionarla de forma abierta.
- Vuelva a estimar en cada fase a medida que mejora el conocimiento (elaboración progresiva).
- Tenga cuidado con el sesgo optimista y con la presión por alcanzar una cifra objetivo.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la estimación de costos en la gestión de proyectos?
Es la previsión del dinero necesario para completar el trabajo del proyecto, expresada con un rango de precisión y los supuestos en que se basa.
¿Cuáles son las cuatro técnicas principales de estimación de costos?
La estimación análoga, la paramétrica, la ascendente y la de tres valores son las más utilizadas.
¿Cuál es el método de estimación de costos más preciso?
La estimación ascendente suele ser la más precisa porque se basa en paquetes de trabajo detallados, pero es la que más tiempo requiere.
¿Qué es una estimación de costos de orden de magnitud aproximado?
Estimación muy temprana, con una precisión que suele indicarse entre -25% y +75%, que se utiliza para decidir si vale la pena seguir adelante con una idea.
¿Cuál es la fórmula PERT para estimar costos?
Estimación PERT = (optimista + 4 x más probable + pesimista) / 6. Da el mayor peso al valor más probable.
¿Cuál es la diferencia entre la estimación de costos análoga y la paramétrica?
La estimación análoga escala el total a partir de un proyecto anterior similar. La estimación paramétrica multiplica una tarifa unitaria por una cantidad, como el costo por metro.
¿Qué es la base de la estimación en la estimación de costos?
Documentación de respaldo que explica cómo se elaboró una estimación: supuestos, fuentes, tarifas, exclusiones, riesgos y rango de precisión.
¿Debe incluirse la contingencia en la estimación de costos?
La contingencia para los riesgos identificados se añade a la estimación para formar la línea base de costos, pero debe mostrarse por separado y no ocultarse en las estimaciones de las tareas.
¿Quién debe preparar las estimaciones de costos?
Las personas que realizan el trabajo, con el apoyo del director de proyecto, especialistas en costos y finanzas, idealmente contrastadas con datos históricos.
¿Cómo funciona la estimación de costos en los proyectos ágiles?
Los equipos ágiles suelen estimar el costo por sprint (costo del equipo x número de sprints) y combinarlo con estimaciones relativas del alcance; consulte puntos de historia.
¿Por qué suelen fallar las estimaciones de costos en los proyectos?
Los motivos habituales son un alcance poco claro, el optimismo, partidas omitidas como los costos indirectos, los riesgos no gestionados y la presión por presupuestar una cifra baja.