Guida al project management · Costi e risorse
Stima dei costi nel project management: metodi ed esempi
La stima dei costi è il processo con cui si prevede quanto denaro richiederà il lavoro di un progetto. Una buona stima non indica solo un numero, ma anche il suo intervallo di accuratezza, le ipotesi su cui si basa e il modo in cui è stata prodotta.
Punti chiave
- Scegliete il metodo di stima in base a quanto conoscete del lavoro.
- Indicate sempre un intervallo e documentate la base della stima.
- Le stime a tre punti e PERT rendono visibile l'incertezza.
- Ripetete la stima man mano che il progetto avanza e le conoscenze migliorano.
Principali metodi di stima
| Metodo | Come funziona | Ideale quando |
|---|---|---|
| Analoga (top-down) | Usa il costo effettivo di un progetto passato simile, rettificato per le differenze | Nelle fasi iniziali, con pochi dettagli |
| Parametrica | Moltiplica una tariffa unitaria per una quantità, ad esempio il costo al metro quadrato | Il lavoro è ripetibile ed esistono buone tariffe storiche |
| Bottom-up | Stima ogni work package e li somma | Il WBS è ben definito |
| A tre punti | Usa valori ottimistici, più probabili e pessimistici | L'incertezza è significativa |
| Analisi delle offerte dei fornitori | Confronta i preventivi dei fornitori | Il lavoro sarà acquistato all'esterno |
| Giudizio esperto | Si basa su persone che hanno svolto lavori simili | Insieme a qualsiasi altro metodo |
Intervalli di accuratezza delle stime
Le stime diventano più accurate man mano che il progetto viene compreso meglio. Gli intervalli indicati comunemente sono:
| Classe di stima | Intervallo tipico | Quando |
|---|---|---|
| Stima di massima (ROM) | Da -25% a +75% | Avvio, idee e fattibilità |
| Stima di budget | Circa da -10% a +25% | Pianificazione, una volta delineato l'ambito |
| Stima definitiva | Circa da -5% a +10% | Pianificazione dettagliata, una volta completata la WBS |
Indicate sempre l'intervallo, non un solo valore, così i decisori comprendono l'incertezza.
Come stimare i costi di progetto
- Confermate l'ambito e scomponetelo in work package.
- Identificate le risorse necessarie per ciascun pacchetto: persone, attrezzature, materiali, servizi.
- Scegliete un metodo per ciascun pacchetto e applicate le tariffe attuali.
- Aggiungete il costo delle risposte ai rischi e una riserva di contingency basata sul registro dei rischi.
- Includete costi indiretti, licenze, viaggi, formazione e, per i progetti lunghi, l'inflazione.
- Documentate la base della stima: ipotesi, fonti, esclusioni e intervallo di accuratezza.
- Esaminate la stima con chi svolgerà il lavoro e con la finanza.
Esempi pratici
Parametrica: l'allestimento di un ufficio costa circa $1.200 al metro quadrato. Per 250 metri quadrati: 1.200 x 250 = $300,000.
Analoga: un'app precedente di 40 schermate è costata $80.000, cioè $2.000 a schermata. Una nuova app di 50 schermate di complessità simile: 50 x 2.000 = $100,000, prima di tenere conto delle differenze.
A tre punti (PERT): ottimistica $8.000, più probabile $12.000, pessimistica $22.000. Stima PERT = (8.000 + 4 x 12.000 + 22.000) / 6 = 78.000 / 6 = $13,000. La media triangolare sarebbe (8.000 + 12.000 + 22.000) / 3 = $14.000.
Bottom-up: progettazione $18.000 + sviluppo $54.000 + test $16.000 + formazione $7.000 = $95,000, più una riserva di contingency di $9.500 (10%) = $104.500.
Consigli per stime migliori
- Stimate prima l'impegno, poi convertitelo in costo; vedi stima dell'impegno.
- Fate stimare il lavoro alle persone che lo svolgeranno.
- Conservate un archivio dei costi effettivi dei progetti passati.
- Separate la contingency dalla stima di base, così da poterla gestire in modo trasparente.
- Ripetete la stima a ogni fase man mano che le conoscenze migliorano (elaborazione progressiva).
- Attenzione al bias di ottimismo e alla pressione per rientrare in un valore obiettivo.
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Domande frequenti
Che cos'è la stima dei costi nel project management?
È la previsione del denaro necessario per completare il lavoro del progetto, espressa con un intervallo di accuratezza e le ipotesi su cui si basa.
Quali sono le quattro principali tecniche di stima dei costi?
Le stime analoga, parametrica, bottom-up e a tre punti sono le più usate.
Qual è il metodo di stima dei costi più accurato?
La stima bottom-up è di solito la più accurata perché si basa su work package dettagliati, ma è quella che richiede più tempo.
Che cos'è una stima dei costi di massima (rough order of magnitude)?
Una stima molto preliminare, con un'accuratezza indicata comunemente tra -25% e +75%, usata per decidere se un'idea merita di essere approfondita.
Qual è la formula PERT per la stima dei costi?
Stima PERT = (ottimistica + 4 x più probabile + pessimistica) / 6. Attribuisce il peso maggiore al valore più probabile.
Qual è la differenza tra stima dei costi analoga e parametrica?
La stima analoga scala il totale a partire da un progetto passato simile. La stima parametrica moltiplica una tariffa unitaria per una quantità, ad esempio il costo al metro.
Che cos'è la base della stima nella stima dei costi?
Documentazione di supporto che spiega come è stata prodotta una stima: ipotesi, fonti, tariffe, esclusioni, rischi e intervallo di accuratezza.
La contingency va inclusa nella stima dei costi?
La contingency per i rischi identificati si aggiunge alla stima per formare la baseline dei costi, ma va indicata separatamente anziché nascosta nelle stime delle attività.
Chi dovrebbe preparare le stime dei costi?
Le persone che svolgono il lavoro, supportate dal project manager, da specialisti dei costi e dalla finanza, idealmente con una verifica rispetto ai dati storici.
Come funziona la stima dei costi nei progetti Agile?
I team Agile stimano spesso il costo per sprint (costo del team x numero di sprint) e lo combinano con stime relative dell'ambito; vedi story point.
Perché la stima dei costi nei progetti è spesso sbagliata?
Le cause più comuni sono ambito poco chiaro, ottimismo, voci mancanti come i costi indiretti, rischi non gestiti e la pressione a indicare un numero basso.