Modello gratuito di stima dei costi di progetto (Excel, Google Sheets, PDF)
Questo modello gratuito di stima dei costi di progetto costruisce il costo del progetto voce per voce a partire dalla work breakdown structure: quantità x tariffa per ogni risorsa, il metodo di stima usato, un subtotale, la contingency e un totale. Scaricalo in Google Sheets, Excel o PDF nella versione base, avanzata o esperta, senza registrazione.
Punti chiave
- Una stima dei costi di progetto prevede quanto costerà il lavoro; la stima approvata diventa il tuo budget e la baseline dei costi.
- Il modello calcola ogni voce come quantità x tariffa, poi aggiunge un subtotale, una contingency del 10% e un totale (modifica la percentuale in base ai tuoi rischi).
- Un menu a tendina Tipo di stima registra come è stata stimata ogni voce: bottom-up, analogica, parametrica, a tre punti o preventivo del fornitore.
- Basa la contingency sui rischi del tuo registro dei rischi anziché su una percentuale abituale.
- Le prime stime sono intervalli, non numeri singoli; affina la stima man mano che lo scope si chiarisce.
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Scegli livello e formato: Google Sheets, Excel o un PDF pronto per la stampa. I fogli di calcolo includono menu a discesa, formule e righe di esempio che puoi sovrascrivere.
Che cos'è una stima dei costi di progetto?
A stima dei costi di progetto è una previsione del denaro necessario per completare il lavoro di un progetto. Elenca le risorse di cui ha bisogno ogni attività o work package (persone, materiali, attrezzature, servizi), moltiplica quantità per tariffa e aggiunge una contingency per i rischi noti. Una volta approvata, la stima diventa il budget del progetto e la baseline dei costi.
La stima non è un evento isolato. Di solito produci una cifra approssimativa per il business case durante l'avvio, poi una stima più dettagliata e bottom-up durante la pianificazione, una volta che esiste la work breakdown structure . Ogni versione dovrebbe essere più accurata della precedente.
| Documento | A cosa risponde | Quando la usi |
|---|---|---|
| Stima dei costi | Quanto costerà probabilmente il lavoro? | Avvio e pianificazione |
| Budget | Quanto denaro è approvato, e quando verrà speso? | Dopo l'approvazione, per tutta la delivery |
| Baseline dei costi | Rispetto a quale budget approvato e distribuito nel tempo misuriamo la performance? | Monitoraggio e controllo |
Per i metodi alla base dei numeri, consulta la nostra guida alla stima dei costi.
Cosa contiene questo modello di stima dei costi di progetto
Il modello ha una sola scheda, Stima dei costi, con righe di esempio per un piccolo progetto di portale web da sovrascrivere con le tue voci. Ecco un'anteprima dinamica della versione avanzata:
| WBS / attività | Descrizione | Risorsa | Unità | Quantità | Tariffa ($) | Costo ($) | Tipo di stima | Note |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Project management | Project manager | giorno | 20 | 650 | 13,000 | Bottom-up | |
| 1.2 | Requisiti | Business analyst | giorno | 10 | 550 | 5,500 | Bottom-up | |
| 1.3 | Sviluppo | Sviluppatore | giorno | 60 | 600 | 36,000 | Analogica | Basata sull'ultimo progetto di portale |
| 1.4 | Hosting cloud (anno 1) | Hosting | mese | 12 | 400 | 4,800 | Preventivo del fornitore | |
| 1.5 | Test | QA engineer | giorno | 15 | 500 | 7,500 | Parametrica | 25% dell'impegno di sviluppo |
| Subtotale | 66,800 |
Le righe di esempio sono solo indicative: sostituiscile con le tue.
- Stima dei costi: WBS / attività, Descrizione, Risorsa, Unità, Quantità, Tariffa ($), Costo ($), Tipo di stima, Note
Colonne e formule
- WBS / attività e Descrizione: il codice WBS e il nome dell'attività o del work package.
- Risorsa: chi o cosa svolge il lavoro (un ruolo, un fornitore, un materiale, un servizio).
- Unità e Quantità: come viene misurata la risorsa (giorno, ora, mese, pezzo) e quante unità ti servono.
- Tariffa ($): il costo per unità. Costo ($) si calcola automaticamente come quantità x tariffa.
- Tipo di stima: un menu a tendina con Bottom-up, Analogica, Parametrica, A tre punti e Preventivo del fornitore, così che i revisori possano vedere quanto è affidabile ogni voce.
- Note: ipotesi, fonti ed esclusioni relative alla voce.
- Le righe Subtotale, Contingency (10%) e Stima totale sotto le voci, tutte calcolate tramite formula.
Versioni base, avanzata ed esperta
| Versione | Cosa include | Ideale per |
|---|---|---|
| Principiante | Una scheda con cinque colonne: WBS / attività, Descrizione, Quantità, Tariffa ($) e Costo ($), più le righe di subtotale, contingency e totale | Una prima stima rapida o un piccolo progetto interno |
| Avanzato | Tutte e nove le colonne, il menu a tendina Tipo di stima e tutte le formule | La maggior parte dei progetti; la versione da sottoporre all'approvazione |
| Esperto | Il foglio avanzato più una scheda Istruzioni (passaggi e consigli) e una scheda Cronologia delle revisioni per il controllo delle versioni | Stime che passano per diversi round di revisione o che fanno parte di un pacchetto di governance |
Ogni versione su foglio di calcolo ha una riga di intestazione bloccata e i filtri, e si stampa adattata alla larghezza della pagina in orizzontale. Il PDF è una copia pronta per la stampa per workshop o per la compilazione a mano.
Cosa includere in una stima dei costi di progetto
Una stima completa copre ogni costo che il progetto sosterrà, non solo l'evidente costo della manodopera. Usa le categorie seguenti come checklist quando costruisci le voci; ciascuna può corrispondere a una o più righe del modello.
| Categoria di costo | Esempi | Come stimarla |
|---|---|---|
| Manodopera interna | Project manager, analisti, sviluppatori, ingegneri, tester | Impegno in giorni o ore x tariffa giornaliera a costo pieno |
| Manodopera esterna | Collaboratori esterni, consulenti, agenzie | Tariffa giornaliera x giorni, o un preventivo fisso |
| Materiali | Materiali da costruzione, hardware, materiali di consumo | Computo delle quantità x prezzo unitario |
| Attrezzature | Noleggio di mezzi, banchi di prova, dispositivi | Periodo di noleggio x tariffa, o prezzo d'acquisto |
| Software e servizi | Licenze, hosting cloud, abbonamenti | Utenti o mesi x prezzo, da preventivi dei fornitori |
| Strutture e trasferte | Location, uffici di cantiere, viaggi e alloggi | Trasferte o mesi x costo |
| Formazione e cambiamento | Formazione degli utenti, comunicazioni, passaggio di consegne | Sessioni x costo per sessione |
| Costi indiretti | Spese generali che la tua organizzazione attribuisce ai progetti | Tasso di spese generali concordato, se il tuo team finanziario ne usa uno |
| Contingency | Accantonamento per i rischi individuati | Dal registro dei rischi (vedi sotto) |
Se acquisti beni o servizi, raccogli preventivi con un modello di richiesta di preventivo e registra il risultato come voce Preventivo del fornitore. La nostra guida alla gestione degli approvvigionamenti di progetto spiega il processo più ampio.
Come compilare il modello di stima dei costi di progetto
- Parti dalla WBS. Elenca ogni work package della tua modello WBS nella colonna WBS / attività. Stimare a livello di work package rende molto meno probabile dimenticare del lavoro.
- Indica la risorsa e l'unità per ogni voce. Suddividi un work package in più voci se usa risorse diverse, ad esempio giorni di sviluppo e mesi di hosting.
- Inserisci la quantità. Chiedi alle persone che svolgeranno il lavoro quanto impegno serve; la nostra guida alla stima dell'impegno illustra le tecniche per farlo.
- Inserisci la tariffa. Usa le tariffe giornaliere standard della tua organizzazione per il personale interno e i preventivi per i fornitori. Rinomina il "$" nelle intestazioni delle colonne se lavori in un'altra valuta.
- Scegli il tipo di stima. Scegli dal menu a tendina il metodo usato per ogni voce, così che i revisori sappiano quali numeri sono solidi e quali approssimativi.
- Registra le ipotesi nelle Note. Ad esempio "basata sull'ultimo progetto di portale" o "presuppone che il cliente fornisca i dati di test".
- Verifica il subtotale e fissa la contingency. Sostituisci il 10% nella formula della contingency con l'accantonamento supportato dalla tua analisi dei rischi.
- Rivedi la stima con il team e lo sponsor. Metti in discussione prima le voci più consistenti e quelle meno certe.
- Approvala e fissa la baseline. Una volta approvata, copia i valori nel tuo modello di budget e considerali la baseline di progetto dei costi.
Consigli per il foglio di calcolo
- Aggiungi voci sopra la riga Subtotale. Inserisci nuove righe tra l'ultima voce e la riga Subtotale, così che l'intervallo della SOMMA si estenda per includerle.
- Copia la formula del Costo nelle nuove voci. Trascina verso il basso la formula Costo ($) dalla riga precedente, così che ogni nuova voce calcoli quantità x tariffa.
- Raggruppa le voci per fase. Usa i codici WBS (1.1, 1.2, 2.1) e ordina o filtra in base a essi per vedere il costo di ogni fase.
Scegliere un metodo di stima per ogni voce
Il menu a tendina Tipo di stima riflette le principali tecniche riconosciute nelle indicazioni del PMI e nella maggior parte dei manuali di stima. Usa il metodo più accurato che le informazioni disponibili consentono; è normale che una stima ne combini diversi.
| Metodo | Come funziona | Quando usarlo | Accuratezza |
|---|---|---|---|
| Bottom-up | Stimare ogni piccolo elemento di lavoro, poi sommarli | Hai una WBS dettagliata | La più alta, ma la più lenta |
| Analogica | Riproporzionare il costo effettivo di un progetto passato simile | Nelle fasi iniziali, con pochi dettagli ma un buono storico | Da bassa a moderata |
| Parametrica | Moltiplicare un costo unitario per una quantità (costo per metro quadrato, test come percentuale dello sviluppo) | Il lavoro è ripetibile e hai tariffe affidabili | Da moderata ad alta |
| A tre punti | Combinare valori ottimistico, più probabile e pessimistico | La voce è incerta | Fornisce un intervallo, non solo un numero |
| Preventivo del fornitore | Usare il prezzo scritto di un fornitore | Stai acquistando beni o servizi | Alta, entro le condizioni del preventivo |
Esempio di stima a tre punti
Con la formula PERT (beta), il valore atteso è (ottimistico + 4 x più probabile + pessimistico) / 6. Se lo sviluppo potesse richiedere 45 giorni nel caso migliore, 60 giorni nel caso più probabile e 90 giorni nel caso peggiore, l'impegno atteso è (45 + 240 + 90) / 6 = 62,5 giorni. Inserisci 62,5 come quantità e scegli A tre punti nel menu a tendina.
Dove non hai dati storici, il giudizio esperto di persone che hanno svolto lavori simili è un input legittimo; registra nella colonna Note di chi era il giudizio. Per stime grandi o ad alta posta in gioco, una simulazione Monte Carlo trasforma gli intervalli a tre punti in una probabilità di chiudere entro il budget. I team Agile che stimano in punti possono convertire la velocity in costo; vedi stima in story point.
Esempio di stima dei costi di progetto
Le righe di esempio del modello mostrano un piccolo progetto di portale clienti. Ecco come si sommano i numeri:
| WBS | Voce | Quantità x tariffa | Costi | Tipo di stima |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Project management | 20 giorni x $650 | $13,000 | Bottom-up |
| 1.2 | Requisiti (business analyst) | 10 giorni x $550 | $5,500 | Bottom-up |
| 1.3 | Sviluppo | 60 giorni x $600 | $36,000 | Analogica |
| 1.4 | Hosting cloud, anno 1 | 12 mesi x $400 | $4,800 | Preventivo del fornitore |
| 1.5 | Test (QA engineer) | 15 giorni x $500 | $7,500 | Parametrica |
| Subtotale | $66,800 | |||
| Contingency (10%) | $6,680 | |||
| Stima totale | $73,480 |
- Lo sviluppo è stimato per analogia: è riproporzionato da un precedente progetto di portale, come registrato nella colonna Note.
- I test sono stimati in modo parametrico: il 25% dei 60 giorni di sviluppo dà 15 giorni.
- L'hosting deriva dal preventivo di un fornitore, quindi è la voce più certa.
- La contingency copre solo i rischi individuati; l'eventuale riserva di gestione è tenuta separatamente dallo sponsor.
Sostituisci le righe di esempio con le tue voci, mantieni le righe di subtotale e totale, e le formule faranno il resto.
Quanta contingency dovresti aggiungere?
Il PMI distingue due tipi di riserva. Una riserva di contingency copre i rischi individuati ("known unknowns") ed è inclusa nella baseline dei costi controllata dal project manager. Una riserva di gestione copre il lavoro imprevisto ("unknown unknowns"), si colloca al di fuori della baseline e di solito per essere utilizzata richiede l'approvazione dello sponsor o del management.
La riga di contingency del modello è la riserva di contingency. Il 10% dell'esempio è un segnaposto, non una raccomandazione. Un approccio migliore:
- Elenca i rischi legati ai costi nel tuo modello di registro dei rischi.
- Per ciascuno, stima la probabilità e l'impatto sui costi se si verifica.
- Somma probabilità x impatto (valore monetario atteso) per i rischi che accetti o che mitighi solo in parte.
- Usa quel totale, verificato rispetto a progetti passati simili, come contingency.
La contingency per un progetto di routine con preventivi solidi può essere contenuta; un progetto nuovo con scope incerto ne richiede di più. Un' analisi di sensitività mostra quali voci incidono di più sul totale, e il tuo piano di contingenza descrive cosa farai se un rischio si verifica.
Quanto dovrebbe essere accurata la tua stima?
L'accuratezza dipende da quanto sai. Molti riferimenti basati sul PMI, citando la PMBOK Guide, descrivono una stima di ordine di grandezza (ROM) con un'accuratezza da circa -25% a +75%, e una stima definitiva da circa -5% a +10%. Settori come l'edilizia e l'ingegneria di processo usano proprie classi di stima con intervalli diversi.
| Stimate | Fase tipica | Intervallo per una stima di $73.480 |
|---|---|---|
| Ordine di grandezza (da -25% a +75%) | Idea o business case | Da $55.110 a $128.590 |
| Definitiva (da -5% a +10%) | Pianificazione dettagliata, scope concordato | Da $69.806 a $80.828 |
Presenta le prime stime come intervalli, indica la classe e rifai la stima man mano che lo scope si consolida. Questa elaborazione progressiva è normale e ti protegge dall'essere vincolato a un numero prodotto prima che il lavoro fosse compreso.
Errori comuni nella stima dei costi
- Stimare solo top-down. Una cifra unica per l'intero progetto nasconde il lavoro mancante; costruisci la stima a partire dalla WBS.
- Tralasciare i costi diversi dalla manodopera. Licenze, trasferte, formazione e passaggio di consegne sono facili da dimenticare.
- Gonfiare ogni voce. I buffer nascosti rendono la stima impossibile da gestire; metti l'accantonamento per i rischi nella riga della contingency, dove tutti possono vederlo.
- Usare una percentuale di contingency fissa. Basala sui rischi, non sull'abitudine.
- Non registrare le ipotesi. Senza di esse nessuno può capire perché la stima è cambiata.
- Non rivederlo mai. Aggiorna la stima quando lo scope cambia tramite il controllo delle modifiche.
Dalla stima al budget e al controllo dei costi
La stima è l'inizio della gestione dei costi, non la fine. Una volta approvata, la distribuisci nel tempo per creare un budget, concordi come verranno gestiti i costi e poi monitori la spesa effettiva rispetto a essa.
- Definisci come verranno stimati, approvati e rendicontati i costi in un piano di gestione dei costi.
- Distribuisci mese per mese la stima approvata nel modello di budget.
- Monitora avanzamento e spesa con l' earned value management e intervieni per tempo tramite il controllo dei costi.
- Prevedi il costo finale con una stima a finire quando i dati effettivi iniziano a discostarsi.
Se la stima alimenta una decisione di finanziamento, confrontala con i benefici attesi in un analisi costi-benefici e riassumila nella tua proposta di progetto.
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Che cos'è un modello di stima dei costi di progetto?
Un modello di stima dei costi di progetto è un foglio di calcolo per prevedere il costo di un progetto. Elenca ogni attività o work package con risorsa, quantità e tariffa, calcola il costo di ogni voce, poi aggiunge subtotale, contingency e totale.
Questo modello di stima dei costi di progetto è gratuito?
Sì. Il modello si scarica gratuitamente in Google Sheets, Excel e PDF, nelle versioni base, avanzata ed esperta, senza registrazione.
Come uso il modello di stima dei costi di progetto in Google Sheets?
Scegli il pulsante Google Sheets per il tuo livello, poi inserisci work package, quantità e tariffe. La colonna Costo, il subtotale, la contingency e il totale si calcolano automaticamente. Inserisci nuove righe sopra la riga Subtotale e copia verso il basso la formula del Costo.
Cosa dovrebbe includere una stima dei costi di progetto?
Manodopera interna ed esterna, materiali, attrezzature, software e servizi, strutture e trasferte, formazione, eventuali costi indiretti attribuiti dalla tua organizzazione e contingency per i rischi individuati. Registra ipotesi ed esclusioni per ogni voce.
Quali sono i principali tipi di stima dei costi?
Per accuratezza: stime di ordine di grandezza, di budget e definitive. Per metodo: bottom-up, analogica, parametrica, a tre punti e preventivi dei fornitori. Il menu a tendina Tipo di stima del modello registra il metodo per ogni voce.
Quanto dovrebbe essere accurata una stima dei costi di progetto?
Dipende dalla fase. I riferimenti basati sul PMI citano comunemente da -25% a +75% per una stima di ordine di grandezza e da -5% a +10% per una stima definitiva. Presenta le prime stime come intervalli e affinale man mano che lo scope si chiarisce.
Quanta contingency dovrei aggiungere a una stima dei costi?
Basa la contingency sull'impatto sui costi e sulla probabilità dei rischi del tuo registro dei rischi anziché su una percentuale fissa. Il 10% del modello è un segnaposto che puoi modificare nella formula della contingency.
Qual è la differenza tra una stima dei costi e un budget?
Una stima dei costi prevede quanto costerà il lavoro. Un budget è l'importo approvato, di solito distribuito nel tempo, rispetto a cui monitori la spesa effettiva.
Che cos'è una stima a tre punti?
Una stima a tre punti usa valori ottimistico, più probabile e pessimistico. Con la formula PERT, il valore atteso è (ottimistico + 4 x più probabile + pessimistico) / 6.
Posso usarlo come modello di stima dei costi per l'edilizia o l'IT?
Sì. Per l'edilizia, aggiungi voci per materiali, manodopera, mezzi e subappaltatori; per l'IT, aggiungi l'impegno per ruolo più licenze e hosting. La nostra guida al construction project management illustra le pratiche specifiche del settore.
Posso trasformare la stima dei costi in un preventivo per un cliente?
Sì. Aggiungi al totale il tuo margine, le imposte e le condizioni di pagamento, e tieni separata la stima dei costi interna, così da conoscere il tuo costo reale.
Qual è la differenza tra il modello di stima dei costi di progetto base, avanzato ed esperto?
La versione base ha cinque colonne essenziali su una sola scheda. Quella avanzata ha tutte e nove le colonne, il menu a tendina Tipo di stima e tutte le formule. Quella esperta aggiunge una scheda Istruzioni e una scheda Cronologia delle revisioni.