Guida al project management · Costi e risorse
Budget di progetto: come crearlo, con un esempio
Un budget di progetto è il finanziamento totale approvato per un progetto, suddiviso per lavoro e per periodo. Si compone delle stime dei costi, più le riserve di contingenza per i rischi noti e una riserva di gestione per quelli ignoti.
Punti chiave
- Il budget si compone di stime del lavoro, contingenza e riserva di gestione.
- La baseline dei costi (BAC) è il riferimento rispetto a cui si misurano le prestazioni.
- Distribuite il budget nel tempo in modo da poter monitorare flussi di cassa e avanzamento.
- Modificate la baseline solo tramite il controllo formale delle modifiche.
Che cosa include un budget di progetto
- Manodopera: tempo del personale interno e collaboratori esterni.
- Materiali, attrezzature, software e licenze.
- Strutture, trasferte e formazione.
- Costi di fornitori e subappalti; vedi approvvigionamento.
- Costi indiretti o spese generali, se l'organizzazione li ripartisce.
- Riserva di contingenza per i rischi identificati.
- Riserva di gestione per lavoro imprevisto all'interno dell'ambito.
Come si compone il budget
| Livello | Che cosa contiene | Chi lo controlla |
|---|---|---|
| Stime delle attività | Costo di ogni attività | Team |
| Stime dei work package | Attività aggregate | Control account manager |
| Riserva di contingency | Fondi per i rischi identificati (known unknown) | Project manager |
| Baseline dei costi | Work package + contingenza, distribuiti nel tempo | Project manager |
| Riserva di gestione | Fondi per gli unknown unknown | Sponsor |
| Budget di progetto | Baseline dei costi + riserva di gestione | Sponsor / organizzazione |
La baseline dei costi è anche il budget a completamento usato nell'earned value.
Come creare un budget di progetto
- Partite da una chiara ambito e work breakdown structure.
- Stimate il costo di ogni work package; vedi stima dei costi.
- Aggiungete la contingenza in base all'analisi dei rischi.
- Distribuite i costi nel tempo usando il cronoprogramma per creare una baseline distribuita nel tempo e curva a S.
- Aggiungete la riserva di gestione e verificate i limiti di finanziamento e i flussi di cassa.
- Fate approvare il budget e definitene la baseline.
- Monitorate i consuntivi rispetto a essa e modificatela solo attraverso il controllo delle modifiche.
Esempio svolto
| Elemento | Importo |
|---|---|
| Work package (progettazione, realizzazione, test, rilascio) | $180,000 |
| Riserva di contingenza per i rischi identificati | $20,000 |
| Baseline dei costi (BAC) | $200,000 |
| Riserva di gestione | $15,000 |
| Budget totale del progetto | $215,000 |
Se si verifica un rischio identificato, il project manager attinge ai $20.000 di contingenza. Se emerge lavoro imprevisto all'interno dell'ambito, lo sponsor può sbloccare la riserva di gestione, che poi aumenta la baseline dei costi tramite una richiesta di modifica.
Consigli per gestire un budget
- Esaminate i consuntivi ogni settimana, non solo a fine mese.
- Usa il earned value, non solo la spesa, per valutare le prestazioni.
- Concordate soglie di controllo, ad esempio un CPI inferiore a 0,95 fa scattare una revisione.
- Registrate perché sono state usate le riserve, per le lezioni apprese.
- Verificate il piano di finanziamento in modo che i fondi siano disponibili quando servono.
Modelli gratuiti per questo argomento
Domande frequenti
Che cos'è un budget di progetto?
Il finanziamento totale approvato per un progetto, composto dalle stime dei costi più le riserve di contingenza e di gestione, e distribuito nel tempo.
Qual è la differenza tra la baseline dei costi e il budget di progetto?
La baseline dei costi include le stime del lavoro e la riserva di contingenza. Il budget di progetto aggiunge la riserva di gestione.
Che cos'è la riserva di contingenza in un budget di progetto?
Fondi accantonati per i rischi identificati, compresi nella baseline dei costi e di solito controllati dal project manager.
Che cos'è la riserva di gestione in un budget di progetto?
Fondi per lavoro imprevisto all'interno dell'ambito. Si trova al di fuori della baseline dei costi ed è controllata dallo sponsor o dal management.
Come si crea un budget di progetto?
Stimate ogni work package, aggiungete la contingenza, distribuitela nel tempo in base al cronoprogramma, aggiungete la riserva di gestione e fatelo approvare.
Quanta contingenza dovrebbe avere un budget di progetto?
Dovrebbe derivare dall'analisi dei rischi anziché da una regola fissa. I progetti più rischiosi e meno definiti ne richiedono di più.
Che cos'è un budget di progetto distribuito nel tempo?
Un budget che mostra quanto si prevede di spendere in ogni periodo. Riportato in forma cumulativa forma una curva a S.
Chi approva il budget di progetto?
Di solito lo sponsor del progetto o un comitato di governance, nel rispetto dei livelli di autorizzazione finanziaria dell'organizzazione.
Un budget di progetto può cambiare?
Sì, ma solo attraverso un formale controllo delle modifiche, aggiornando la baseline una volta approvata la modifica.
Che cos'è il budget a completamento in un budget di progetto?
La baseline dei costi complessiva del lavoro, indicata come BAC. Esclude la riserva di gestione.
Quali strumenti aiutano a gestire un budget di progetto?
I fogli di calcolo vanno bene per i progetti piccoli; quelli più grandi usano software di project management o sistemi finanziari con timesheet e monitoraggio del budget.