Guida al project management · Costi e risorse
Controllo dei costi nel project management: processo e tecniche
Il controllo dei costi è il processo continuo di monitoraggio della spesa di progetto rispetto alla baseline dei costi, di analisi degli scostamenti, di previsione del costo finale e di intervento per mantenere il progetto entro il budget. Si tratta di comprendere le prestazioni, non solo di contare il denaro speso.
Punti chiave
- Il controllo dei costi confronta il valore guadagnato con il denaro speso, non solo la spesa con il budget.
- CV, CPI, EAC e TCPI vi dicono dove vi trovate e dove arriverete alla fine.
- Concordate le soglie in anticipo, così le azioni scattano per tempo.
- Modificate la baseline solo tramite il controllo formale delle modifiche.
In che cosa consiste il controllo dei costi
- Registrare i costi effettivi, compresa la manodopera interna dai timesheet.
- Misurare il valore del lavoro completato tramite earned value.
- Calcolare scostamenti e indici: CV, SV, CPI e SPI.
- Prevedere la stima a finire.
- Decidere le azioni correttive o preventive.
- Presentare richieste di modifica quando la baseline non può più essere rispettata.
- Riferire agli stakeholder nel report sullo stato.
Il processo di controllo dei costi
- Raccogliete costi effettivi e avanzamento per il periodo di reporting.
- Calcolate planned value (PV), earned value (EV) e actual cost (AC).
- Calcolate lo varianza dei costi (EV - AC) e il CPI (EV / AC).
- Confrontate i risultati con le soglie di controllo concordate.
- Individuate le cause principali degli scostamenti significativi.
- Prevedete il costo finale e verificate il to-complete performance index.
- Concordate e registrate le azioni e verificatene l'esito nel periodo successivo.
Esempio svolto
Il BAC è $200.000. Al quarto mese: PV = $80.000, EV = $70.000, AC = $85.000. La soglia è un CPI inferiore a 0,95.
| Misura | Calcolo | Risultato |
|---|---|---|
| Scostamento dei costi | 70,000 - 85,000 | -$15,000 |
| CPI | 70,000 / 85,000 | 0,82 (soglia superata) |
| EAC | 200,000 / 0.8235 | circa $242.857 |
| TCPI per rispettare il BAC | (200,000 - 70,000) / (200,000 - 85,000) | 1.13 |
Un TCPI di 1,13 significa che il lavoro rimanente deve essere svolto con un'efficienza superiore del 13% rispetto al piano per terminare nel budget, il che è improbabile quando l'efficienza attuale è 0,82. Il project manager indaga, scopre rilavorazioni causate da requisiti poco chiari e concorda una soluzione più una richiesta di modifica per un finanziamento aggiuntivo.
Azioni correttive
| Azione | Effetto |
|---|---|
| Eliminare la causa principale (ad es. requisiti, difetti) | Migliora l'efficienza sul lavoro rimanente |
| Ridurre o rinviare parte dell'ambito | Riduce i costi rimanenti, richiede approvazione |
| Modificare il mix di risorse | Tariffe più basse o persone più esperte |
| Rinegoziare le condizioni con i fornitori | Riduce i costi di acquisto |
| Usare la riserva di contingency | Copre i rischi che si sono verificati |
| Richiedere un budget aggiuntivo | Modifica la baseline tramite il controllo delle modifiche |
Errori comuni
- Confrontare la spesa con il budget senza misurare l'avanzamento.
- Aspettare i dati di chiusura mensile della finanza, che arrivano con settimane di ritardo.
- Ignorare i costi impegnati, come gli ordini di acquisto firmati.
- Spostare la baseline per nascondere gli sforamenti.
- Intervenire sui sintomi anziché sulle cause principali.
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Domande frequenti
Che cos'è il controllo dei costi nel project management?
Monitorare la spesa rispetto alla baseline dei costi, analizzare gli scostamenti, prevedere il costo finale e intervenire per rimanere entro il budget.
Qual è la differenza tra controllo dei costi e gestione dei costi?
La gestione dei costi comprende pianificazione, stima, budgeting e controllo. Il controllo dei costi è la parte di monitoraggio e correzione.
Qual è lo strumento principale per il controllo dei costi di progetto?
Earned value management è il metodo più usato perché combina ambito, tempi e costi.
Che cosa significa un CPI inferiore a 1 per il controllo dei costi?
Il progetto ottiene meno di un dollaro di lavoro pianificato per ogni dollaro speso, quindi è fuori budget rispetto al lavoro svolto.
Che cosa sono le soglie di controllo nel controllo dei costi?
Limiti concordati, come un CV oltre il 10% o un CPI inferiore a 0,95, che fanno scattare un'indagine o un'escalation.
Con quale frequenza vanno svolte le revisioni del controllo dei costi?
Almeno una volta al mese e idealmente ogni settimana o a ogni sprint, così i problemi vengono individuati per tempo.
Che cos'è un costo impegnato nel controllo dei costi?
Denaro già impegnato, ad esempio con un ordine di acquisto firmato, ma non ancora pagato. Va incluso nelle previsioni.
Come fa il controllo dei costi a riportare in carreggiata un progetto fuori budget?
Eliminate la causa principale, riducete o rinviate parte dell'ambito, modificate il mix di risorse, usate la contingency o richiedete formalmente un budget aggiuntivo.
Che cos'è il TCPI nel controllo dei costi?
Il to-complete performance index: l'efficienza di costo necessaria sul lavoro rimanente per terminare entro un obiettivo, (BAC - EV) / (BAC - AC).
Come funziona il controllo dei costi nei progetti Agile?
Sì. I team Agile hanno spesso un costo fisso per sprint, quindi controllano i costi prioritizzando il backlog e monitorando il valore consegnato.
Chi è responsabile del controllo dei costi?
Il project manager, supportato dai control account manager e dalla finanza, con lo sponsor che approva le modifiche al budget.