Guida al project management · Costi e risorse
Piano di gestione dei costi: cosa includere, con un modello
Un piano di gestione dei costi descrive come i costi di un progetto verranno stimati, messi a budget, gestiti, monitorati e controllati. È una componente del piano di project management e stabilisce le regole che tutti seguono quando gestiscono il denaro del progetto.
Punti chiave
- Il piano di gestione dei costi stabilisce le regole per stimare, mettere a budget e controllare i costi.
- Definite unità, precisione, soglie, regole di earned value e reporting.
- Concordate fin dall'inizio le riserve e l'autorità di approvazione.
- Mantenetelo conciso e rivedetelo quando il progetto cambia.
Cosa includere
| Sezione | Contenuto |
|---|---|
| Unità di misura | Valuta e unità per l'impegno, come ore o giorni |
| Livello di precisione | Come vengono arrotondate le stime, ad es. ai $100 più vicini |
| Livello di accuratezza | Intervalli accettabili e quanta contingency è consentita |
| Collegamenti organizzativi | Come i control account si collegano alla WBS e ai codici contabili |
| Soglie di controllo | Scostamenti che fanno scattare un'azione, ad es. CPI inferiore a 0,95 |
| Regole di misurazione delle prestazioni | Earned value : metodi e criteri di riconoscimento dell'avanzamento |
| Formati di reporting | Report, frequenza e destinatari |
| Riserve | Come vengono detenute e sbloccate le riserve di contingency e di gestione |
| Ruoli e approvazioni | Chi può spendere, approvare e modificare il budget |
| Finanziamento e flusso di cassa | Come e quando vengono erogati i fondi |
Struttura del modello
- Scopo e ambito del piano.
- Ruoli e responsabilità, compresi i livelli di autorità finanziaria.
- Approccio e strumenti di stima.
- Approccio al budgeting e baseline dei costi.
- Gestione delle riserve.
- Misurazione delle prestazioni e regole di earned value.
- Soglie di scostamento ed escalation.
- Calendario di reporting e revisione.
- Controllo delle modifiche della baseline dei costi.
- Approvazione.
Estratti di esempio
- Unità: costi in dollari statunitensi; impegno in ore/persona.
- Precisione: stime arrotondate ai $100 più vicini.
- Riconoscimento dell'avanzamento: le attività inferiori a due settimane usano 0/100 (riconoscimento solo al completamento); quelle più lunghe usano 50/50.
- Soglie: Un CPI o SPI inferiore a 0,95 o superiore a 1,10 viene segnalato allo sponsor con causa e azione.
- Riserve: il project manager può usare la contingency per i rischi elencati; la riserva di gestione richiede l'approvazione dello sponsor.
- Reporting: riepilogo settimanale dei costi per il team; report mensile di earned value per lo steering group.
Consigli
- Mantenetelo breve e pratico: di solito bastano poche pagine.
- Concordate le soglie con lo sponsor prima dell'avvio del progetto.
- Fate corrispondere i codici contabili alla WBS, così i costi effettivi finiscono nel posto giusto.
- Decidete come verrà valorizzato il tempo del personale interno.
- Rivedete il piano se la dimensione o il rischio del progetto cambiano in modo significativo.
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Domande frequenti
Che cos'è un piano di gestione dei costi?
Un documento che descrive come i costi del progetto verranno stimati, messi a budget, monitorati e controllati. Fa parte del piano di project management.
Che cosa include un piano di gestione dei costi?
Unità di misura, precisione, accuratezza, soglie di controllo, regole di earned value, formati di reporting, riserve, ruoli e procedure di modifica.
Chi prepara il piano di gestione dei costi?
Il project manager, con il contributo di finanza, sponsor e membri chiave del team.
Quando viene redatto il piano di gestione dei costi?
Durante la pianificazione, prima di stimare i costi e definire il budget.
Che cos'è una soglia di controllo in un piano di gestione dei costi?
Un livello di scostamento concordato, come un CPI inferiore a 0,95, che fa scattare un'analisi o un'escalation.
Che cos'è un control account in un piano di gestione dei costi?
Un punto di gestione in cui ambito, budget, costo effettivo e tempi vengono integrati e confrontati con l'earned value.
Quali regole di riconoscimento dell'earned value vanno inserite in un piano di gestione dei costi?
Regole per il riconoscimento dell'avanzamento, come 0/100, 50/50, 20/80 o percentuale di completamento basata su milestone misurabili.
Il piano di gestione dei costi coincide con il budget?
No. Il piano descrive come vengono gestiti i costi; il budget è l'importo di denaro approvato.
I piccoli progetti hanno bisogno di un piano di gestione dei costi?
Una versione breve è utile anche nei piccoli progetti, così tutti sanno come vengono monitorati i costi e quando ricorrere all'escalation.
Che rapporto c'è tra il piano di gestione dei costi e il controllo delle modifiche?
Spiega come vengono richieste e approvate le modifiche alla baseline dei costi, di solito tramite il controllo delle modifiche del progetto.
Quanto deve essere lungo un piano di gestione dei costi?
Di solito poche pagine. Commisuratelo alla dimensione e al rischio del progetto.