Guía de gestión de proyectos · Costos y recursos
Plan de gestión de costos: qué incluir, con una plantilla
Un plan de gestión de costos describe cómo se estimarán, presupuestarán, gestionarán, supervisarán y controlarán los costos de un proyecto. Es un componente del plan para la dirección del proyecto y establece las reglas que todos utilizan al tratar con el dinero del proyecto.
Puntos clave
- El plan de gestión de costos establece las reglas para estimar, presupuestar y controlar los costos.
- Defina las unidades, la precisión, los umbrales, las reglas de valor ganado y los informes.
- Acuerde de antemano las reservas y la autoridad de aprobación.
- Manténgalo conciso y revíselo cuando cambie el proyecto.
Qué incluir
| Sección | Contenido |
|---|---|
| Unidades de medida | Moneda y unidades de esfuerzo, como horas o días |
| Nivel de precisión | Cómo se redondean las estimaciones, p. ej., a los $100 más próximos |
| Nivel de exactitud | Rangos aceptables y cuánta contingencia se permite |
| Vínculos con la organización | Cómo se relacionan las cuentas de control con la WBS y los códigos financieros |
| Umbrales de control | Variaciones que desencadenan una acción, p. ej., un CPI inferior a 0.95 |
| Reglas de medición del desempeño | Valor ganado métodos y cómo se acredita el avance |
| Formatos de los informes | Informes, frecuencia y audiencia |
| Reservas | Cómo se mantienen y liberan la reserva para contingencias y la reserva de gestión |
| Roles y aprobaciones | Quién puede gastar, aprobar y modificar el presupuesto |
| Financiación y flujo de caja | Cómo y cuándo se libera el dinero |
Esquema de la plantilla
- Propósito y alcance del plan.
- Roles y responsabilidades, incluidos los niveles de autoridad financiera.
- Enfoque y herramientas de estimación.
- Enfoque presupuestario y línea base de costos.
- Gestión de las reservas.
- Reglas de medición del desempeño y del valor ganado.
- Umbrales de variación y escalamiento.
- Calendario de informes y revisiones.
- Control de cambios de la línea base de costos.
- Aprobación.
Extractos de ejemplo
- Unidades: costos en dólares estadounidenses; esfuerzo en horas-persona.
- Precisión: estimaciones redondeadas a los $100 más próximos.
- Acreditación del avance: las tareas de menos de dos semanas utilizan 0/100 (se acreditan solo al completarse); las tareas más largas utilizan 50/50.
- Umbrales: Un CPI o SPI inferior a 0.95 o superior a 1.10 se comunica al patrocinador con su causa y la acción prevista.
- Reservas: el director de proyecto puede utilizar la contingencia para los riesgos enumerados; la reserva de gestión requiere la aprobación del patrocinador.
- Informes: resumen semanal de costos para el equipo; informe mensual de valor ganado para el comité de dirección.
Consejos
- Manténgalo breve y práctico: unas pocas páginas suelen bastar.
- Acuerde los umbrales con el patrocinador antes de que empiece el proyecto.
- Haga coincidir los códigos financieros con la WBS para que los costos reales se imputen en el lugar correcto.
- Decida cómo se costeará el tiempo del personal interno.
- Revise el plan si el tamaño o el riesgo del proyecto cambian de forma significativa.
Plantillas gratuitas sobre este tema
Preguntas frecuentes
¿Qué es un plan de gestión de costos?
Documento que describe cómo se estimarán, presupuestarán, supervisarán y controlarán los costos del proyecto. Forma parte del plan para la dirección del proyecto.
¿Qué incluye un plan de gestión de costos?
Unidades de medida, precisión, exactitud, umbrales de control, reglas de valor ganado, formatos de los informes, reservas, roles y procedimientos de cambio.
¿Quién prepara el plan de gestión de costos?
El director de proyecto, con aportaciones de finanzas, el patrocinador y los miembros clave del equipo.
¿Cuándo se elabora el plan de gestión de costos?
Durante la planificación, antes de estimar los costos y fijar el presupuesto.
¿Qué es un umbral de control en un plan de gestión de costos?
Nivel de variación acordado, como un CPI inferior a 0.95, que desencadena un análisis o un escalamiento.
¿Qué es una cuenta de control en un plan de gestión de costos?
Punto de gestión en el que se integran el alcance, el presupuesto, el costo real y el cronograma y se comparan con el valor ganado.
¿Qué reglas de acreditación del valor ganado se incluyen en un plan de gestión de costos?
Reglas para acreditar el avance, como 0/100, 50/50, 20/80 o porcentaje completado basado en hitos medibles.
¿Es el plan de gestión de costos lo mismo que el presupuesto?
No. El plan describe cómo se gestionan los costos; el presupuesto es la cantidad de dinero aprobada.
¿Necesitan los proyectos pequeños un plan de gestión de costos?
Una versión breve ayuda incluso en los proyectos pequeños, para que todos sepan cómo se hace el seguimiento de los costos y cuándo escalar.
¿Qué relación tiene el plan de gestión de costos con el control de cambios?
Explica cómo se solicitan y aprueban los cambios en la línea base de costos, normalmente mediante el proceso de control de cambios del proyecto.
¿Qué extensión debe tener un plan de gestión de costos?
Normalmente unas pocas páginas. Ajústelo al tamaño y al riesgo del proyecto.