Guía de gestión de proyectos · Costos y recursos
Gestión de las adquisiciones del proyecto: proceso, contratos y ejemplo
La gestión de las adquisiciones del proyecto abarca la compra de los bienes, servicios y resultados que un proyecto necesita fuera del equipo. Incluye decidir qué comprar, elegir a los proveedores, acordar los contratos y gestionarlos hasta que el trabajo se acepta y se cierra.
Puntos clave
- La gestión de las adquisiciones abarca la planificación, la realización y el control de las compras.
- Utilice el análisis de hacer o comprar con costos plurianuales antes de decidir adquirir.
- El tipo de contrato determina quién asume el riesgo de costos.
- Un enunciado del trabajo claro y unos criterios de selección justos evitan disputas.
Los procesos de adquisición
El PMBOK 6 describe tres procesos de gestión de las adquisiciones:
| Proceso | Qué ocurre | Resultados clave |
|---|---|---|
| Planificar la gestión de las adquisiciones | Decidir qué comprar, cómo y cuándo; realizar el análisis de hacer o comprar | Plan de gestión de las adquisiciones, enunciados del trabajo, documentos de licitación, criterios de selección |
| Efectuar las adquisiciones | Emitir los documentos de licitación, recibir las respuestas, evaluar y seleccionar a los proveedores, negociar | Vendedores seleccionados, acuerdos firmados |
| Controlar las adquisiciones | Gestionar el contrato, supervisar el desempeño, tramitar los cambios y las reclamaciones, cerrar el contrato | Entregables aceptados, adquisiciones cerradas, registros actualizados |
Muchas organizaciones añaden un cierre : confirme que se ha aceptado todo el trabajo, liquide los pagos finales y registre el desempeño del proveedor para lecciones aprendidas.
Análisis de hacer o comprar: un ejemplo resuelto
Un proyecto necesita un sistema de reservas para clientes. El equipo puede desarrollarlo internamente o comprar un producto alojado. La comparación abarca tres años de uso.
| Partida de costo | Hacer (desarrollo interno) | Comprar (producto alojado) |
|---|---|---|
| Costo inicial | 600 horas x $90 = $54,000 | Implantación y configuración $8,000 |
| Costo anual de funcionamiento | Mantenimiento $12,000 | Suscripción $1,500 x 12 = $18,000 |
| Total a tres años | $54,000 + 3 x $12,000 = $90,000 | $8,000 + 3 x $18,000 = $62,000 |
A lo largo de tres años, comprar es $28,000 más barato. La opción de desarrollarlo internamente solo se iguala cuando $54,000 + $12,000t = $8,000 + $18,000t, lo que da t = $46,000 / $6,000 = unos 7.7 años. Salvo que se prevea que el sistema dure mucho más que eso, o que necesite funciones que ningún producto ofrece, comprar es la mejor opción en cuanto a costo.
Los factores no financieros también importan: el control sobre las funciones, la propiedad de los datos, la dependencia del proveedor, las capacidades internas y el plazo de lanzamiento al mercado. Un cálculo del análisis de costo-beneficio o valor actual neto puede afinar la comparación.
Tipos de contrato
| Tipo | Cómo funciona el pago | El riesgo recae principalmente en | Más adecuada cuando |
|---|---|---|---|
| Precio fijo cerrado (FFP) | Un precio acordado para un alcance definido | Vendedor | El alcance es claro y estable |
| Precio fijo más honorarios con incentivos (FPIF) | Precio fijo más o menos un incentivo vinculado al desempeño | Compartido, principalmente el vendedor | Los objetivos de desempeño pueden medirse |
| Precio fijo con ajuste económico de precio (FP-EPA) | Precio fijo ajustado por la inflación o por los precios de las materias primas | Compartido | Contratos largos con costos de insumos volátiles |
| Costo más honorarios fijos (CPFF) | Costos admisibles reales más unos honorarios fijos | Comprador | El alcance es incierto |
| Costo más honorarios con incentivos (CPIF) | Costos más unos honorarios que varían según el desempeño frente a los objetivos | Compartido | Alcance incierto, pero objetivos medibles |
| Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos (CPAF) | Costos más unos honorarios concedidos según una valoración subjetiva del desempeño | Comprador | El desempeño es difícil de medir de forma objetiva |
| Tiempo y materiales (T&M) | Tarifas acordadas por hora o por día más los materiales | Comprador | Trabajos pequeños o urgentes, refuerzo de personal |
Documentos de la adquisición
| Documento | Propósito |
|---|---|
| Solicitud de información (RFI) | Conocer lo que ofrece el mercado antes de decidir cómo comprar |
| Solicitud de cotización (RFQ) | Obtener precios de bienes o servicios claramente especificados |
| Solicitud de propuesta (RFP) | Invitar a los proveedores a proponer una solución y un precio para una necesidad más compleja |
| Enunciado del trabajo relativo a adquisiciones | Describa lo que debe entregar el proveedor; consulte declaración de trabajo |
| Criterios de selección de proveedores | Definir cómo se puntuarán las ofertas, por ejemplo por precio, capacidad, experiencia y riesgo |
Cómo llevar a cabo una adquisición paso a paso
- Confirme la necesidad y complete la decisión de hacer o comprar.
- Elija el tipo de contrato y redacte el enunciado del trabajo.
- Acuerde criterios de selección ponderados antes de ver ninguna oferta.
- Emita la RFI, la RFQ o la RFP y responda a las preguntas de los proveedores de forma equitativa y a todos los licitadores.
- Evalúe las ofertas según los criterios, haga una preselección y negocie.
- Firme el contrato y celebre una reunión de inicio con el proveedor.
- Supervise la entrega, la calidad, las facturas y los cambios mediante control de cambios.
- Acepte los entregables, cierre el contrato y registre las lecciones aprendidas.
Consejos y errores comunes
- Redacte un enunciado del trabajo preciso; un alcance vago provoca disputas y reclamaciones.
- Fije los criterios de selección y sus ponderaciones antes de que lleguen las ofertas para que el proceso sea justo.
- No elija solo por el precio; sopese la capacidad, el riesgo y el soporte.
- Tenga en cuenta los plazos de las adquisiciones en el cronograma del proyecto.
- Conserve registros de todas las comunicaciones y los cambios.
- Involucre pronto a los equipos jurídico y financiero en cualquier compra importante.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de las adquisiciones del proyecto?
Los procesos para comprar bienes, servicios o resultados fuera del equipo del proyecto, desde la planificación y la selección de proveedores hasta la gestión y el cierre del contrato.
¿Cuáles son los procesos de gestión de las adquisiciones del proyecto en el PMBOK?
El PMBOK 6 enumera planificar la gestión de las adquisiciones, efectuar las adquisiciones y controlar las adquisiciones.
¿Qué es un análisis de hacer o comprar en las adquisiciones del proyecto?
Una comparación de los costos, los riesgos y los beneficios de producir algo internamente frente a comprarlo a un proveedor, que se utiliza para decidir si se adquiere.
¿Cuáles son los principales tipos de contratos en las adquisiciones del proyecto?
Contratos de precio fijo, de costos reembolsables y por tiempo y materiales, cada uno con variantes que reparten el riesgo de forma distinta entre el comprador y el vendedor.
En las adquisiciones del proyecto, ¿qué tipo de contrato supone más riesgo para el comprador?
Los contratos de costos reembolsables, porque el comprador paga los costos admisibles reales del vendedor, que pueden aumentar.
En las adquisiciones del proyecto, ¿qué tipo de contrato supone más riesgo para el vendedor?
Un contrato de precio fijo cerrado, porque el vendedor debe entregar el alcance acordado por el precio acordado aunque aumenten los costos.
¿Cuál es la diferencia entre una RFP y una RFQ en las adquisiciones del proyecto?
Una RFQ solicita un precio para un artículo claramente definido; una RFP pide a los proveedores que propongan una solución además de un precio.
¿Qué es un enunciado del trabajo en las adquisiciones del proyecto?
Una descripción del trabajo, los productos o los servicios que debe entregar el proveedor, lo bastante detallada para que los proveedores puedan cotizarla y el comprador pueda aceptarla.
¿Qué son los criterios de selección de proveedores en las adquisiciones del proyecto?
Los factores y las ponderaciones que se utilizan para evaluar las ofertas, como el precio, el enfoque técnico, la experiencia, la capacidad y la solidez financiera.
¿Qué es un contrato por tiempo y materiales en las adquisiciones del proyecto?
Un contrato que paga tarifas acordadas por el tiempo trabajado más el costo de los materiales; suele utilizarse para trabajos pequeños o urgentes o para personal adicional.
¿Quién es responsable de la gestión de las adquisiciones del proyecto?
El director del proyecto define la necesidad y gestiona el desempeño, mientras que un equipo de compras o de contratos suele llevar el proceso formal y firmar los contratos.
¿Cómo se cierran las adquisiciones del proyecto?
Confirmando que se han aceptado todos los entregables, liquidando los pagos y las reclamaciones finales, archivando los registros y anotando el desempeño del proveedor.