Руководство по управлению проектами · Стоимость и ресурсы
Управление закупками проекта: процесс, контракты и пример
Управление закупками проекта охватывает приобретение товаров, услуг и результатов, которые нужны проекту, за пределами команды. Оно включает решение о том, что закупать, выбор поставщиков, согласование договоров и управление ими до приёмки и закрытия работ.
Главное
- Управление закупками охватывает планирование, проведение и контроль закупок.
- Прежде чем принимать решение о закупке, проведите анализ «производить или покупать» с учётом многолетних затрат.
- Тип договора определяет, кто несёт риск по стоимости.
- Чёткое техническое задание и справедливые критерии отбора предотвращают споры.
Процессы закупок
PMBOK 6 описывает три процесса управления закупками:
| Процесс | Что происходит | Ключевые результаты |
|---|---|---|
| Планирование управления закупками | Решить, что, как и когда закупать; провести анализ «производить или покупать» | План управления закупками, технические задания, тендерная документация, критерии отбора |
| Проведение закупок | Направить тендерную документацию, получить ответы, оценить и выбрать поставщиков, провести переговоры | Выбранные продавцы, подписанные соглашения |
| Контроль закупок | Управлять договором, отслеживать исполнение, обрабатывать изменения и претензии, закрывать договор | Принятые результаты, закрытые закупки, обновлённая документация |
Многие организации добавляют чёткий этап закрытия : подтвердите, что вся работа принята, произведите окончательные расчёты и зафиксируйте оценку работы поставщика для извлечённые уроки.
Анализ «производить или покупать»: разобранный пример
Проекту нужна система бронирования для клиентов. Команда может разработать самостоятельно или купить облачный продукт. Сравнение охватывает три года использования.
| Статья затрат | Производить (разработка собственными силами) | Покупать (облачный продукт) |
|---|---|---|
| Первоначальные затраты | 600 часов x $90 = $54,000 | Установка и настройка $8,000 |
| Годовые эксплуатационные затраты | Сопровождение $12,000 | Подписка $1,500 x 12 = $18,000 |
| Итого за три года | $54,000 + 3 x $12,000 = $90,000 | $8,000 + 3 x $18,000 = $62,000 |
За три года покупка обходится дешевле на $28,000. Вариант собственной разработки догоняет покупку только при $54,000 + $12,000t = $8,000 + $18,000t, откуда t = $46,000 / $6,000 = примерно 7.7 года. Если система не должна прослужить значительно дольше или ей не нужны функции, которых нет ни в одном продукте, покупка выгоднее с точки зрения затрат.
Важны и нефинансовые факторы: контроль над функциями, право собственности на данные, зависимость от поставщика, внутренние компетенции и время выхода на рынок. анализом затрат и выгод или чистая приведённая стоимость — такой расчёт может уточнить сравнение.
Типы договоров
| Тип | Порядок оплаты | Риск в основном несёт | Лучше всего, когда |
|---|---|---|---|
| Твёрдая фиксированная цена (FFP) | Одна согласованная цена за определённое содержание | Продавец | Содержание ясно и стабильно |
| Фиксированная цена с поощрительным вознаграждением (FPIF) | Фиксированная цена плюс или минус поощрение, привязанное к исполнению | Совместно, в основном продавец | Целевые показатели исполнения можно измерить |
| Фиксированная цена с экономической корректировкой цены (FP-EPA) | Фиксированная цена с корректировкой на инфляцию или цены на сырьё | Совместно | Длительные договоры с волатильной стоимостью ресурсов |
| Затраты плюс фиксированное вознаграждение (CPFF) | Фактические допустимые затраты плюс фиксированное вознаграждение | Покупатель | Содержание неопределённо |
| Затраты плюс поощрительное вознаграждение (CPIF) | Затраты плюс вознаграждение, зависящее от исполнения относительно целевых показателей | Совместно | Неопределённое содержание, но измеримые целевые показатели |
| Затраты плюс премиальное вознаграждение (CPAF) | Затраты плюс вознаграждение, назначаемое по субъективной оценке исполнения | Покупатель | Исполнение трудно измерить объективно |
| Время и материалы (T&M) | Согласованные почасовые или подневные ставки плюс материалы | Покупатель | Небольшие или срочные работы, привлечение дополнительного персонала |
Закупочная документация
| Документ | Назначение |
|---|---|
| Запрос информации (RFI) | Изучить предложения рынка, прежде чем решать, как закупать |
| Запрос котировок (RFQ) | Получить цены на чётко определённые товары или услуги |
| Запрос предложений (RFP) | Предложить поставщикам представить решение и цену для более сложной потребности |
| Техническое задание на закупку (SOW) | Опишите, что должен поставить поставщик; см. техническое задание |
| Критерии выбора поставщика | Определить, как будут оцениваться предложения: цена, возможности, опыт и риски |
Как провести закупку пошагово
- Подтвердите потребность и примите решение «производить или покупать».
- Выберите тип договора и составьте техническое задание.
- Согласуйте взвешенные критерии отбора до ознакомления с предложениями.
- Направьте RFI, RFQ или RFP и отвечайте на вопросы поставщиков справедливо и одинаково для всех участников.
- Оцените предложения по критериям, составьте короткий список и проведите переговоры.
- Подпишите договор и проведите стартовое совещание с поставщиком.
- Отслеживайте поставку, качество, счета и изменения с помощью управление изменениями.
- Примите результаты, закройте договор и зафиксируйте извлечённые уроки.
Советы и типичные ошибки
- Составьте точное техническое задание; размытое содержание ведёт к спорам и претензиям.
- Зафиксируйте критерии отбора и их веса до поступления предложений, чтобы процесс был справедливым.
- Не выбирайте только по цене; учитывайте возможности, риски и поддержку.
- Учитывайте сроки выполнения закупок в расписание проекта.
- Храните записи всех коммуникаций и изменений.
- Для всего существенного заранее привлекайте юристов и финансистов.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое управление закупками проекта?
Процессы приобретения товаров, услуг или результатов за пределами команды проекта — от планирования и выбора поставщика до управления договором и его закрытия.
Каковы процессы управления закупками проекта в PMBOK?
В PMBOK 6 это планирование управления закупками, проведение закупок и контроль закупок.
Что такое анализ «производить или покупать» в закупках проекта?
Сравнение затрат, рисков и выгод собственного производства и покупки у поставщика, используемое для решения о закупке.
Каковы основные типы договоров в закупках проекта?
Договоры с фиксированной ценой, с возмещением затрат и по времени и материалам, у каждого из которых есть варианты с разным распределением рисков между покупателем и продавцом.
Какой тип договора в закупках проекта несёт наибольший риск для покупателя?
Договоры с возмещением затрат, потому что покупатель оплачивает фактические допустимые затраты продавца, которые могут вырасти.
Какой тип договора в закупках проекта несёт наибольший риск для продавца?
Договор с твёрдой фиксированной ценой, потому что продавец должен поставить согласованное содержание по согласованной цене, даже если затраты вырастут.
Чем RFP отличается от RFQ в закупках проекта?
RFQ запрашивает цену на чётко определённый предмет; RFP предлагает поставщикам предложить решение, а также цену.
Что такое техническое задание в закупках проекта?
Описание работ, продуктов или услуг, которые должен поставить поставщик, достаточно подробное, чтобы поставщики могли назначить цену, а покупатель — принять результат.
Что такое критерии выбора поставщика в закупках проекта?
Факторы и веса, используемые для оценки предложений, например цена, технический подход, опыт, мощности и финансовая устойчивость.
Что такое договор «время и материалы» в закупках проекта?
Договор, по которому оплачиваются согласованные ставки за отработанное время плюс стоимость материалов; часто используется для небольших или срочных работ либо привлечения дополнительного персонала.
Кто отвечает за управление закупками проекта?
Руководитель проекта определяет потребность и управляет исполнением, а отдел закупок или договорной отдел обычно ведёт формальный процесс и подписывает договоры.
Как закрываются закупки проекта?
Подтвердив, что все результаты приняты, урегулировав окончательные платежи и претензии, архивировав документацию и зафиксировав оценку работы поставщика.