Guía de gestión de proyectos · Costos y recursos
Análisis costo-beneficio para proyectos: pasos y ejemplo
El análisis costo-beneficio (ACB) compara los costos totales previstos de un proyecto con sus beneficios totales previstos para decidir si vale la pena llevarlo a cabo o cuál de varias opciones es la mejor. Un buen ACB asigna valores monetarios a los costos y beneficios a lo largo del tiempo y descuenta los importes futuros a su valor actual.
Puntos clave
- El ACB compara todos los costos y beneficios en términos monetarios.
- Descuente los importes futuros e incluya una opción de no hacer nada.
- Un VPN superior a cero y una relación beneficio-costo superior a 1 indican un proyecto que vale la pena.
- Ponga a prueba los supuestos clave con un análisis de sensibilidad.
Cuándo utilizar el análisis costo-beneficio
- Elaborar un caso de negocio o estudio de viabilidad.
- Elegir entre soluciones o proveedores alternativos.
- Decidir si se aprueba un solicitud de cambio.
- Priorizar proyectos en una cartera.
Costos y beneficios que incluir
| Costos | Beneficios |
|---|---|
| Inversión inicial: mano de obra, hardware, software, honorarios | Ingresos adicionales |
| Costos de funcionamiento: soporte, licencias, mantenimiento | Ahorro de costos |
| Formación y gestión del cambio | Costos evitados, como multas o tiempos de inactividad |
| Interrupciones durante el cambio | Entrega más rápida o mejor calidad |
| Desmantelamiento | Intangibles: satisfacción, reputación, moral |
Cómo realizar un análisis costo-beneficio
- Defina la decisión y las opciones, incluida la de no hacer nada.
- Enumere todos los costos y beneficios de cada opción durante un periodo acordado.
- Asigne un valor monetario a cada uno y anote los intangibles por separado.
- Descuente los importes futuros con una tasa de descuento acordada; consulte valor actual neto.
- Calcule el beneficio neto (VP de los beneficios - VP de los costos) y la relación beneficio-costo (VP de los beneficios / VP de los costos).
- Ponga a prueba los supuestos clave con un análisis de sensibilidad.
- Recomiende una opción, indicando los supuestos y los riesgos.
Ejemplo resuelto
Un nuevo sistema de reservas cuesta $120,000 de entrada más $10,000 al año de funcionamiento. Ahorra $60,000 al año. El análisis utiliza tres años y una tasa de descuento del 8% (factor de anualidad a tres años de 2.5771).
| Sin descontar | Valor presente | |
|---|---|---|
| Costos | 120,000 + 3 x 10,000 = $150,000 | 120,000 + 10,000 x 2.5771 = $145,771 |
| Beneficios | 3 x 60,000 = $180,000 | 60,000 x 2.5771 = $154,626 |
| Beneficio neto (VPN) | $30,000 | $8,855 |
| Relación beneficio-costo | 1.20 | 154,626 / 145,771 = 1.06 |
El proyecto vale la pena porque la relación beneficio-costo es superior a 1 y el VPN es positivo, pero el margen tras el descuento es estrecho, por lo que es imprescindible una prueba de sensibilidad sobre la estimación de ahorro.
Reglas de decisión
| Medida | Aceptar si |
|---|---|
| Valor presente neto | Mayor que cero |
| Relación beneficio-costo | Mayor que 1 |
| Retorno de la inversión | Por encima del objetivo de la organización |
| Periodo de recuperación | Inferior al máximo permitido |
Errores habituales
- Contar beneficios que se producirían de todos modos.
- Omitir los costos de funcionamiento, de formación o de interrupción.
- Ignorar el valor temporal del dinero en periodos de varios años.
- Contar dos veces el mismo beneficio con nombres distintos.
- Presentar una única cifra sin poner a prueba los supuestos.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es un análisis costo-beneficio?
Comparación de los costos totales previstos de un proyecto con sus beneficios totales previstos, en términos monetarios, para decidir si vale la pena.
¿Qué es la relación beneficio-costo en un análisis costo-beneficio?
Valor presente de los beneficios dividido entre el valor presente de los costos. Una relación superior a 1 significa que los beneficios superan a los costos.
¿Cómo se calcula el beneficio neto en un análisis costo-beneficio?
Beneficio neto = beneficios totales - costos totales, idealmente usando valores presentes, lo que da el VPN.
¿Por qué se descuentan los costos y beneficios futuros en un análisis costo-beneficio?
El dinero que se recibe en el futuro vale menos que el dinero actual, por lo que el descuento hace comparables los importes de distintos momentos.
¿Qué tasa de descuento debo usar en un análisis costo-beneficio?
Normalmente la tasa fijada por su equipo financiero, a menudo basada en el costo de capital de la organización o en una tasa de rentabilidad exigida.
¿Cómo se tratan los beneficios intangibles en un análisis costo-beneficio?
Estime un valor monetario cuando sea razonable; en caso contrario, enumérelos por separado y descríbalos con claridad junto a las cifras.
¿Cuál es la diferencia entre el análisis costo-beneficio y el ROI?
El ACB pondera todos los costos y beneficios, a menudo como VPN o relación beneficio-costo. El ROI expresa la ganancia neta como porcentaje del costo.
¿Debe incluir un análisis costo-beneficio la opción de no hacer nada?
Sí. Proporciona una referencia, y no hacer nada suele tener sus propios costos.
¿Quién prepara un análisis costo-beneficio?
A menudo el director de proyecto o el analista de negocio junto con finanzas, para que lo revise el patrocinador.
¿Dónde encaja el ACB en un proyecto?
En la fase del caso de negocio y de viabilidad, y de nuevo cuando se plantean cambios importantes.
¿Cuáles son las limitaciones del análisis costo-beneficio?
Depende en gran medida de las estimaciones de los beneficios futuros, que pueden ser inciertas u optimistas.