Guía de gestión de proyectos · Costos y recursos
Gestión de costos del proyecto: procesos, herramientas y ejemplos
La gestión de los costos del proyecto es el trabajo de planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos para que un proyecto se complete dentro de su presupuesto aprobado. Traduce el alcance y el cronograma a dinero, establece una línea base y después hace un seguimiento del gasto real frente a ella para detectar los problemas a tiempo.
Puntos clave
- La gestión de los costos abarca la planificación, la estimación, la presupuestación y el control de los costos.
- La línea base de costos es el presupuesto distribuido en el tiempo con el que se compara el desempeño.
- El valor ganado muestra si el dinero gastado está comprando la cantidad de trabajo planificada.
- Pronostique pronto y con frecuencia para detectar los sobrecostos mientras aún son pequeños.
Los cuatro procesos fundamentales
El Guía del PMBOK (6.ª edición) describe la gestión de los costos en cuatro procesos. Las ediciones posteriores organizan el material de otra manera, pero el trabajo subyacente es el mismo.
| Proceso | Qué produce | Pregunta clave |
|---|---|---|
| Planificar la gestión de los costos | A plan de gestión de costos | ¿Cómo estimaremos, presupuestaremos y controlaremos los costos? |
| Estimar los costos | Estimaciones de costos y su base | ¿Cuánto costará cada parte del trabajo? |
| Determinar el presupuesto | La línea base de costos y los requisitos de financiación | ¿Cuánto necesitamos y cuándo? |
| Controlar los costos | Medidas de desempeño, pronósticos y solicitudes de cambio | ¿Estamos dentro del presupuesto y dónde terminaremos? |
Tipos de costos del proyecto
| Tipo de costo | Significado | Ejemplo |
|---|---|---|
| Directo | Atribuible al proyecto | Honorarios de contratistas, licencias de software del proyecto |
| Indirecto | Gastos generales compartidos imputados al proyecto | Alquiler de oficinas, tiempo del equipo financiero |
| Fijo | No varía con el volumen de trabajo | Una compra puntual de equipos |
| Variable | Varía con la cantidad de trabajo | Mano de obra por horas, materiales por unidad |
| Hundido | Ya gastado y no recuperable | Dinero gastado en un diseño cancelado |
| De oportunidad | El valor de la mejor alternativa a la que se renuncia | El beneficio de un proyecto que se decidió no ejecutar |
Cómo funciona la gestión de los costos en la práctica
- Acuerde en el plan de gestión de los costos cómo se estimarán, medirán y comunicarán los costos.
- Desglose el trabajo con una estructura de desglose del trabajo y estime cada paquete de trabajo.
- Añada reservas para contingencias para los riesgos conocidos y consolide las estimaciones en una línea base de costos distribuida en el tiempo.
- Asegure la financiación, incluida cualquier reserva de gestión que controle el patrocinador.
- Registre los costos reales a medida que se realiza el trabajo y compárelos con el plan mediante la gestión del valor ganado.
- Pronostique el costo final, tome medidas correctivas y presente solicitudes de cambio cuando la línea base deba cambiar.
Ejemplo resuelto
La reconstrucción de un sitio web tiene una línea base de costos de $200,000 distribuida a lo largo de ocho meses. Al final del cuarto mes, según el plan debía haberse realizado trabajo por valor de $80,000 (valor planificado). El equipo ha completado trabajo por valor de $70,000 (valor ganado), pero ha gastado $85,000 (costo real).
- variación del costo = EV - AC = 70,000 - 85,000 = -$15,000 (por encima del presupuesto).
- Índice de desempeño del costo = EV / AC = 70,000 / 85,000 = 0.82: cada dólar gastado produce unos 82 centavos de trabajo planificado.
- Estimación a la conclusión = BAC / CPI = 200,000 / 0.8235 = unos $242,857 si se mantiene esta eficiencia.
El director del proyecto dispone ahora de una señal clara y temprana y puede buscar la causa antes de que el sobrecosto aumente.
Herramientas y técnicas
- Estimación de costos (métodos análogo, paramétrico, ascendente y por tres valores).
- Análisis de reservas para la reserva para contingencias y la reserva de gestión.
- Gestión del valor ganado y el curva S.
- Evaluación financiera: análisis de costo-beneficio, valor actual neto y retorno de la inversión.
- Hojas de cálculo o software de gestión de proyectos con funciones de presupuesto y partes de horas.
Errores comunes
- Estimar antes de que el alcance esté claro y después tratar la estimación como una promesa.
- Omitir los costos indirectos, las licencias, la formación o el costo del personal interno.
- Controlar solo el gasto, sin medir cuánto trabajo se ha obtenido con él.
- Ocultar la contingencia dentro de las estimaciones individuales en lugar de mostrarla abiertamente.
- Esperar a los informes financieros de fin de mes en lugar de hacer un seguimiento semanal de los costos.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de los costos del proyecto?
Es el conjunto de procesos que se utilizan para planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos del proyecto, de modo que este termine dentro de su presupuesto aprobado.
¿Cuáles son los cuatro procesos de la gestión de los costos del proyecto?
En el PMBOK 6 son planificar la gestión de los costos, estimar los costos, determinar el presupuesto y controlar los costos.
¿Por qué es importante la gestión de los costos del proyecto?
Sin ella, el gasto excesivo suele descubrirse demasiado tarde para corregirlo. Una buena gestión de los costos ofrece alertas tempranas y facilita mejores decisiones sobre el alcance y las prioridades.
¿Qué es la línea base de costos en la gestión de los costos del proyecto?
El presupuesto aprobado y distribuido en el tiempo para el trabajo del proyecto, que incluye las reservas para contingencias pero excluye la reserva de gestión. El desempeño se mide con respecto a él.
¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una estimación en la gestión de los costos del proyecto?
Una estimación es una predicción de lo que costará el trabajo. Un presupuesto es la cantidad de dinero aprobada, elaborada a partir de las estimaciones más las reservas.
¿Qué son los costos directos e indirectos en la gestión de los costos del proyecto?
Los costos directos pueden atribuirse al proyecto, como los honorarios de los contratistas. Los costos indirectos son gastos generales compartidos, como el espacio de oficinas, que se le imputan.
¿Quién es responsable de la gestión de los costos del proyecto?
El director del proyecto gestiona los costos en el día a día, mientras que el patrocinador aprueba el presupuesto y controla la reserva de gestión.
¿Cómo apoya la gestión del valor ganado la gestión de los costos del proyecto?
Compara el valor planificado, el valor ganado y el costo real para medir el desempeño de costos y de cronograma; consulte gestión del valor ganado.
¿Cómo se controlan los costos dentro de la gestión de los costos del proyecto?
Haga un seguimiento periódico de los costos reales frente a la línea base, analice las variaciones, pronostique el costo final y tome medidas correctivas o presente solicitudes de cambio a tiempo.
¿Utilizan los proyectos ágiles la gestión de los costos del proyecto?
Sí. Los equipos ágiles suelen fijar el costo por sprint o por entrega y hacer variar el alcance, controlando el ritmo de gasto y el valor entregado en lugar de presupuestos detallados por tarea.
¿Qué es un sobrecosto en la gestión de los costos del proyecto?
Gastar más que el presupuesto aprobado. Las causas habituales son un alcance poco claro, estimaciones optimistas, la ampliación descontrolada del alcance y un seguimiento deficiente.