Guide de la gestion de projet · Coûts et ressources
Gestion des coûts du projet : processus, outils et exemples
La gestion des coûts du projet consiste à planifier, estimer, budgétiser et maîtriser les coûts afin qu'un projet soit achevé dans les limites de son budget approuvé. Elle traduit le périmètre et l'échéancier en montants, établit une référence de base, puis suit les dépenses réelles par rapport à celle-ci afin de repérer les problèmes tôt.
À retenir
- La gestion des coûts couvre la planification, l'estimation, la budgétisation et la maîtrise des coûts.
- La référence de base des coûts est le budget réparti dans le temps par rapport auquel la performance est mesurée.
- La valeur acquise montre si l'argent dépensé achète bien la quantité de travail prévue.
- Établissez des prévisions tôt et souvent afin de détecter les dépassements tant qu'ils sont encore faibles.
Les quatre processus fondamentaux
Le Guide PMBOK (6e édition) décrit la gestion des coûts en quatre processus. Les éditions suivantes organisent le contenu différemment, mais le travail sous-jacent reste le même.
| Processus | Ce qu'il produit | Question clé |
|---|---|---|
| Planifier la gestion des coûts | A plan de gestion des coûts | Comment allons-nous estimer, budgétiser et maîtriser les coûts ? |
| Estimer les coûts | Les estimations de coûts et leurs hypothèses | Combien coûtera chaque élément de travail ? |
| Déterminer le budget | La référence de base des coûts et les besoins de financement | De combien avons-nous besoin, et quand ? |
| Maîtriser les coûts | Mesures de performance, prévisions et demandes de modification | Respectons-nous le budget, et où terminerons-nous ? |
Types de coûts de projet
| Type de coût | Signification | Exemple |
|---|---|---|
| Direct | Rattachable au projet | Honoraires des prestataires, licences des logiciels de projet |
| Indirect | Frais généraux partagés imputés au projet | Loyer des bureaux, temps de l'équipe financière |
| Fixe | Ne varie pas selon le volume de travail | Un achat ponctuel d'équipement |
| Variable | Varie selon la quantité de travail | Main-d'œuvre à l'heure, matériaux à l'unité |
| Irrécupérable | Déjà dépensé et non récupérable | Sommes dépensées pour une conception abandonnée |
| Opportunité | La valeur de la meilleure alternative à laquelle on renonce | Le bénéfice d'un projet que vous avez choisi de ne pas mener |
Comment la gestion des coûts fonctionne en pratique
- Convenez dans le plan de gestion des coûts de la manière dont les coûts seront estimés, mesurés et présentés.
- Décomposez les travaux avec un structure de découpage du projet et estimez chaque lot de travail.
- Ajoutez des réserves pour aléas pour les risques connus et consolidez les estimations dans une référence de base des coûts répartie dans le temps.
- Obtenez le financement, y compris l'éventuelle réserve de gestion détenue par le sponsor.
- Enregistrez les coûts réels au fur et à mesure de l'avancement des travaux et comparez-les au plan à l'aide de la gestion de la valeur acquise.
- Prévoyez le coût final, prenez des mesures correctives et émettez des demandes de modification lorsque la référence de base doit changer.
Exemple chiffré
La refonte d'un site web a une référence de base des coûts de $200,000 répartie sur huit mois. À la fin du quatrième mois, le plan prévoyait que $80,000 de travaux soient réalisés (valeur planifiée). L'équipe a réalisé des travaux d'une valeur de $70,000 (valeur acquise) mais a dépensé $85,000 (coût réel).
- Écart de coût = EV - AC = 70,000 - 85,000 = -$15,000 (dépassement du budget).
- Indice de performance des coûts = EV / AC = 70,000 / 85,000 = 0.82 : chaque dollar dépensé produit environ 82 cents de travail planifié.
- Estimation à l'achèvement = BAC / CPI = 200,000 / 0,8235 = environ $242,857 si cette efficacité se maintient.
Le chef de projet dispose désormais d'un signal clair et précoce et peut rechercher la cause avant que le dépassement ne s'aggrave.
Outils et techniques
- Estimation des coûts : méthodes analogique, paramétrique, ascendante et à trois points.
- Analyse des réserves pour la réserve pour aléas et la réserve de gestion.
- Gestion de la valeur acquise et le courbe en S.
- Évaluation financière : analyse coûts-bénéfices, valeur actuelle nette et retour sur investissement.
- Des tableurs ou des logiciels de gestion de projet dotés de fonctions de budget et de feuilles de temps.
Erreurs courantes
- Estimer avant que le périmètre soit clair, puis traiter l'estimation comme une promesse.
- Oublier les coûts indirects, les licences, la formation ou le coût du personnel interne.
- Suivre uniquement les dépenses, sans mesurer la quantité de travail qu'elles ont permis de réaliser.
- Cacher la réserve pour aléas dans les estimations individuelles au lieu de la faire apparaître ouvertement.
- Attendre les rapports financiers de fin de mois au lieu de suivre les coûts chaque semaine.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce que la gestion des coûts du projet ?
C'est l'ensemble des processus servant à planifier, estimer, budgétiser et maîtriser les coûts du projet afin qu'il se termine dans les limites de son budget approuvé.
Quels sont les quatre processus de la gestion des coûts du projet ?
Dans le PMBOK 6, il s'agit de planifier la gestion des coûts, estimer les coûts, déterminer le budget et maîtriser les coûts.
Pourquoi la gestion des coûts du projet est-elle importante ?
Sans elle, les dépassements sont souvent découverts trop tard pour être corrigés. Une bonne gestion des coûts donne l'alerte tôt et favorise de meilleures décisions sur le périmètre et les priorités.
Qu'est-ce que la référence de base des coûts dans la gestion des coûts du projet ?
Le budget approuvé et réparti dans le temps des travaux du projet, réserve pour aléas comprise mais hors réserve de gestion. La performance est mesurée par rapport à lui.
Quelle est la différence entre un budget et une estimation dans la gestion des coûts du projet ?
Une estimation est une prévision de ce que coûteront les travaux. Un budget est le montant approuvé, construit à partir des estimations auxquelles s'ajoutent les réserves.
Que sont les coûts directs et indirects dans la gestion des coûts du projet ?
Les coûts directs peuvent être rattachés au projet, comme les honoraires des prestataires. Les coûts indirects sont des frais généraux partagés, comme les locaux, qui lui sont imputés.
Qui est responsable de la gestion des coûts du projet ?
Le chef de projet gère les coûts au quotidien, tandis que le sponsor approuve le budget et détient la réserve de gestion.
Comment la gestion de la valeur acquise soutient-elle la gestion des coûts du projet ?
Elle compare la valeur planifiée, la valeur acquise et le coût réel pour mesurer la performance en coûts et en délais ; voir gestion de la valeur acquise.
Comment maîtriser les coûts dans le cadre de la gestion des coûts du projet ?
Suivez régulièrement les coûts réels par rapport à la référence de base, analysez les écarts, prévoyez le coût final et prenez des mesures correctives ou émettez des demandes de modification sans attendre.
Les projets agiles pratiquent-ils la gestion des coûts ?
Oui. Les équipes agiles fixent souvent le coût par sprint ou par release et font varier le périmètre, en suivant le rythme de consommation du budget et la valeur livrée plutôt que des budgets détaillés par tâche.
Qu'est-ce qu'un dépassement de coûts dans la gestion des coûts du projet ?
Dépenser plus que le budget approuvé. Les causes courantes sont un périmètre flou, des estimations optimistes, la dérive du périmètre et un suivi insuffisant.