Guida al project management · Costi e risorse
Gestione dei costi di progetto: processi, strumenti ed esempi
La gestione dei costi di progetto è l'attività di pianificare, stimare, mettere a budget e controllare i costi affinché un progetto venga completato entro il budget approvato. Traduce ambito e cronoprogramma in denaro, definisce una baseline e poi monitora la spesa effettiva rispetto a essa, in modo da individuare presto i problemi.
Punti chiave
- La gestione dei costi comprende pianificazione, stima, definizione del budget e controllo dei costi.
- La baseline dei costi è il budget distribuito nel tempo rispetto al quale si misurano le prestazioni.
- L'earned value mostra se il denaro speso acquista la quantità di lavoro pianificata.
- Fate previsioni presto e spesso, così gli sforamenti vengono individuati quando sono ancora piccoli.
I quattro processi fondamentali
Il Guida PMBOK (6a edizione) descrive la gestione dei costi in quattro processi. Le edizioni successive organizzano il materiale in modo diverso, ma il lavoro di fondo è lo stesso.
| Processo | Che cosa produce | Domanda chiave |
|---|---|---|
| Pianificare la gestione dei costi | A piano di gestione dei costi | Come stimeremo, metteremo a budget e controlleremo i costi? |
| Stimare i costi | Stime dei costi e relative basi | Quanto costerà ogni parte del lavoro? |
| Determinare il budget | La baseline dei costi e i requisiti di finanziamento | Di quanto abbiamo bisogno, e quando? |
| Controllare i costi | Misure di prestazione, previsioni e richieste di modifica | Siamo nel budget, e dove arriveremo alla fine? |
Tipi di costi di progetto
| Tipo di costo | Significato | Esempio |
|---|---|---|
| Diretto | Riconducibile al progetto | Compensi dei collaboratori esterni, licenze del software di progetto |
| Indiretto | Spese generali condivise attribuite al progetto | Affitto degli uffici, tempo del team finanza |
| Fisso | Non varia con il volume di lavoro | Un acquisto una tantum di attrezzature |
| Variabile | Varia in base alla quantità di lavoro | Manodopera oraria, materiali per unità |
| Sostenuto (sunk) | Già speso e non recuperabile | Denaro speso per un progetto grafico annullato |
| Opportunità | Il valore della migliore alternativa a cui si rinuncia | Profitto di un progetto che si è scelto di non realizzare |
Come funziona in pratica la gestione dei costi
- Concordate nel piano di gestione dei costi come verranno stimati, misurati e comunicati i costi.
- Scomponete il lavoro con una work breakdown structure e stimate ogni work package.
- Aggiungete riserve di contingenza per i rischi noti e aggregate le stime in una baseline dei costi distribuita nel tempo.
- Assicuratevi il finanziamento, compresa l'eventuale riserva di gestione detenuta dallo sponsor.
- Registrate i costi effettivi man mano che il lavoro viene svolto e confrontateli con il piano usando l' earned value management.
- Prevedere il costo finale, intraprendere azioni correttive e presentare richieste di modifica quando la baseline deve cambiare.
Esempio svolto
Il rifacimento di un sito web ha una baseline dei costi di $200.000 distribuita su otto mesi. Alla fine del quarto mese il piano prevedeva il completamento di $80.000 di lavoro (valore pianificato). Il team ha completato lavoro per $70.000 (earned value) ma ha speso $85.000 (costo effettivo).
- Scostamento dei costi = EV - AC = 70.000 - 85.000 = -$15,000 (fuori budget).
- Indice di performance dei costi = EV / AC = 70.000 / 85.000 = 0.82: ogni dollaro speso produce circa 82 centesimi di lavoro pianificato.
- Estimate at completion = BAC / CPI = 200.000 / 0,8235 = circa $242.857 se questa efficienza dovesse continuare.
Il project manager dispone ora di un segnale chiaro e tempestivo e può cercarne la causa prima che lo sforamento cresca.
Strumenti e tecniche
- Stima dei costi : metodi analogo, parametrico, bottom-up e a tre punti.
- Analisi delle riserve per le riserve di contingenza e di gestione.
- Earned value management e il curva a S.
- Valutazione finanziaria: analisi costi-benefici, valore attuale netto e ritorno sull'investimento.
- Fogli di calcolo o software di project management con funzionalità di budget e timesheet.
Errori comuni
- Stimare prima che l'ambito sia chiaro, per poi trattare la stima come una promessa.
- Tralasciare costi indiretti, licenze, formazione o il costo del personale interno.
- Monitorare solo la spesa, senza misurare quanto lavoro abbia prodotto.
- Nascondere la contingenza all'interno delle singole stime anziché mostrarla apertamente.
- Aspettare i report finanziari di fine mese anziché monitorare i costi ogni settimana.
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Domande frequenti
Che cos'è la gestione dei costi di progetto?
È l'insieme dei processi usati per pianificare, stimare, mettere a budget e controllare i costi di progetto, in modo che il progetto termini entro il budget approvato.
Quali sono i quattro processi della gestione dei costi di progetto?
Nel PMBOK 6 sono pianificare la gestione dei costi, stimare i costi, determinare il budget e controllare i costi.
Perché la gestione dei costi di progetto è importante?
Senza di essa, lo sforamento della spesa viene spesso scoperto troppo tardi per porvi rimedio. Una buona gestione dei costi fornisce segnali tempestivi e favorisce decisioni migliori su ambito e priorità.
Che cos'è la baseline dei costi nella gestione dei costi di progetto?
Il budget approvato e distribuito nel tempo per il lavoro del progetto, comprese le riserve di contingenza ma esclusa la riserva di gestione. Le prestazioni si misurano rispetto a esso.
Qual è la differenza tra budget e stima nella gestione dei costi di progetto?
Una stima è una previsione di quanto costerà il lavoro. Un budget è l'importo approvato, costruito a partire dalle stime più le riserve.
Che cosa sono i costi diretti e indiretti nella gestione dei costi di progetto?
I costi diretti sono riconducibili al progetto, come i compensi dei collaboratori esterni. I costi indiretti sono spese generali condivise, come gli spazi ufficio, attribuite al progetto.
Chi è responsabile della gestione dei costi di progetto?
Il project manager gestisce i costi giorno per giorno, mentre lo sponsor approva il budget e detiene la riserva di gestione.
In che modo l'earned value management supporta la gestione dei costi di progetto?
Confronta valore pianificato, earned value e costo effettivo per misurare le prestazioni di costi e tempi; vedi earned value management.
Come si controllano i costi nell'ambito della gestione dei costi di progetto?
Monitorate regolarmente i costi effettivi rispetto alla baseline, analizzate gli scostamenti, prevedete il costo finale e intraprendete azioni correttive o presentate richieste di modifica per tempo.
I progetti Agile usano la gestione dei costi di progetto?
Sì. I team Agile spesso fissano il costo per sprint o release e fanno variare l'ambito, monitorando il burn rate e il valore consegnato anziché budget dettagliati per attività.
Che cos'è uno sforamento dei costi nella gestione dei costi di progetto?
Spendere più del budget approvato. Le cause comuni sono ambito poco chiaro, stime ottimistiche, scope creep e monitoraggio carente.