Guide de la gestion de projet · Coûts et ressources
Maîtrise des coûts en gestion de projet : processus et techniques
La maîtrise des coûts est le processus continu qui consiste à surveiller les dépenses du projet par rapport à la référence des coûts, à analyser les écarts, à prévoir le coût final et à agir pour maintenir le projet dans son budget. Il s'agit de comprendre la performance, et pas seulement de compter l'argent dépensé.
À retenir
- La maîtrise des coûts compare la valeur acquise à l'argent dépensé, et pas seulement les dépenses au budget.
- Le CV, le CPI, l'EAC et le TCPI indiquent où vous en êtes et où vous finirez.
- Convenez des seuils à l'avance pour que l'action soit déclenchée tôt.
- Ne modifiez la référence que par la maîtrise formelle des changements.
Ce que recouvre la maîtrise des coûts
- Enregistrer les coûts réels, y compris la main-d'œuvre interne issue des feuilles de temps.
- Mesurer la valeur du travail réalisé grâce à la valeur acquise.
- Calculer les écarts et les indices : CV, SV, CPI et SPI.
- Prévoir le coût final : estimation à l'achèvement.
- Décider des actions correctives ou préventives.
- Émettre des demandes de changement lorsque la référence ne peut plus être respectée.
- Rendre compte aux parties prenantes dans le rapport d'avancement.
Le processus de maîtrise des coûts
- Recueillez les coûts réels et l'avancement de la période de reporting.
- Calculez la valeur planifiée (PV), la valeur acquise (EV) et le coût réel (AC).
- Calculez les indicateurs : l'écart de coût (EV - AC) et CPI (EV / AC).
- Comparez les résultats aux seuils de contrôle convenus.
- Recherchez les causes profondes des écarts significatifs.
- Prévoyez le coût final et vérifiez cet indice de performance pour achever.
- Convenez des actions, consignez-les et assurez leur suivi lors de la période suivante.
Exemple chiffré
Le BAC est de $200,000. Au quatrième mois : PV = $80,000, EV = $70,000, AC = $85,000. Le seuil est un CPI inférieur à 0.95.
| Mesure | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Écart de coût | 70,000 - 85,000 | -$15,000 |
| CPI | 70,000 / 85,000 | 0.82 (seuil franchi) |
| EAC | 200,000 / 0.8235 | environ $242,857 |
| TCPI pour respecter le BAC | (200,000 - 70,000) / (200,000 - 85,000) | 1.13 |
Un TCPI de 1.13 signifie que le travail restant doit être réalisé avec une efficacité supérieure de 13 % à celle prévue pour finir dans le budget, ce qui est peu probable lorsque l'efficacité actuelle est de 0.82. Le chef de projet enquête, découvre des reprises dues à des exigences floues et convient d'une correction ainsi que d'une demande de changement pour un financement supplémentaire.
Actions correctives
| Action | Effet |
|---|---|
| Traiter la cause profonde (p. ex. exigences, anomalies) | Améliore l'efficacité du travail restant |
| Réduire ou reporter le périmètre | Réduit le coût restant, nécessite une approbation |
| Modifier la composition des ressources | Des taux plus bas ou des personnes plus expérimentées |
| Renégocier les conditions des fournisseurs | Réduit les coûts des achats externes |
| Utiliser la réserve pour aléas | Couvre les risques qui se sont réalisés |
| Demander un budget supplémentaire | Modifie la référence par la maîtrise des changements |
Erreurs courantes
- Comparer les dépenses au budget sans mesurer l'avancement.
- Attendre les chiffres de clôture mensuelle de la direction financière, qui arrivent avec des semaines de retard.
- Ignorer les coûts engagés, comme les bons de commande signés.
- Déplacer la référence pour masquer les dépassements.
- Agir sur les symptômes plutôt que sur les causes profondes.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce que la maîtrise des coûts en gestion de projet ?
Surveiller les dépenses par rapport à la référence des coûts, analyser les écarts, prévoir le coût final et agir pour rester dans le budget.
Quelle est la différence entre la maîtrise des coûts et la gestion des coûts ?
La gestion des coûts couvre la planification, l'estimation, la budgétisation et la maîtrise. La maîtrise des coûts en est la partie surveillance et correction.
Quel est le principal outil de maîtrise des coûts d'un projet ?
Gestion de la valeur acquise est la plus utilisée, car elle combine le périmètre, le calendrier et les coûts.
Que signifie un CPI inférieur à 1 pour la maîtrise des coûts ?
Le projet obtient moins d'un dollar de travail prévu pour chaque dollar dépensé : il dépasse donc son budget pour le travail réalisé.
Que sont les seuils de contrôle en maîtrise des coûts ?
Des limites convenues, comme un CV au-delà de 10 % ou un CPI inférieur à 0.95, qui déclenchent une analyse ou une escalade.
À quelle fréquence faut-il réaliser les revues de maîtrise des coûts ?
Au moins chaque mois et idéalement chaque semaine ou à chaque sprint, afin de détecter tôt les problèmes.
Qu'est-ce qu'un coût engagé en maîtrise des coûts ?
De l'argent déjà engagé, comme un bon de commande signé, mais pas encore payé. Il doit être pris en compte dans les prévisions.
Comment la maîtrise des coûts remet-elle sur les rails un projet qui dépasse son budget ?
Traiter la cause profonde, réduire ou reporter le périmètre, modifier la composition des ressources, utiliser la réserve pour aléas ou demander formellement un budget supplémentaire.
Qu'est-ce que le TCPI en maîtrise des coûts ?
L'indice de performance pour achever : l'efficacité des coûts nécessaire sur le travail restant pour finir à un objectif donné, (BAC - EV) / (BAC - AC).
Comment fonctionne la maîtrise des coûts dans les projets agiles ?
Oui. Les équipes agiles ont souvent un coût fixe par sprint : elles maîtrisent donc les coûts en priorisant le backlog et en suivant la valeur livrée.
Qui est responsable de la maîtrise des coûts ?
Le chef de projet, avec l'appui des responsables de comptes de contrôle et de la direction financière, le sponsor approuvant les modifications du budget.