Guía de gestión de proyectos · Costos y recursos
Control de costos en la gestión de proyectos: proceso y técnicas
El control de costos es el proceso continuo de supervisar el gasto del proyecto frente a la línea base de costos, analizar las variaciones, prever el costo final y actuar para mantener el proyecto dentro del presupuesto. Se trata de comprender el desempeño, no solo de contar el dinero gastado.
Puntos clave
- El control de costos compara el valor ganado con el dinero gastado, no solo el gasto con el presupuesto.
- La CV, el CPI, la EAC y el TCPI le indican dónde está y dónde terminará.
- Acuerde los umbrales de antemano para que la acción se active pronto.
- Modifique la línea base solo mediante el control formal de cambios.
Qué implica el control de costos
- Registrar los costos reales, incluida la mano de obra interna a partir de los partes de horas.
- Medir el valor del trabajo completado mediante valor ganado.
- Calcular las variaciones y los índices: CV, SV, CPI y SPI.
- Prever la estimación a la conclusión.
- Decidir las acciones correctivas o preventivas.
- Presentar solicitudes de cambio cuando ya no se pueda cumplir la línea base.
- Informar a los interesados en el informe de estado.
El proceso de control de costos
- Recopile los costos reales y el avance del periodo de informe.
- Calcule el valor planificado (PV), el valor ganado (EV) y el costo real (AC).
- Calcule la variación del costo (EV - AC) y el CPI (EV / AC).
- Compare los resultados con los umbrales de control acordados.
- Busque las causas raíz de las variaciones significativas.
- Prevea el costo final y compruebe el índice de desempeño del trabajo por completar.
- Acuerde y registre las acciones, y haga su seguimiento en el periodo siguiente.
Ejemplo resuelto
El BAC es de $200,000. En el cuarto mes: PV = $80,000, EV = $70,000, AC = $85,000. El umbral es un CPI inferior a 0.95.
| Medida | Cálculo | Resultado |
|---|---|---|
| variación del costo | 70,000 - 85,000 | -$15,000 |
| CPI | 70,000 / 85,000 | 0.82 (supera el umbral) |
| EAC | 200,000 / 0.8235 | unos $242,857 |
| TCPI para cumplir el BAC | (200,000 - 70,000) / (200,000 - 85,000) | 1.13 |
Un TCPI de 1.13 significa que el trabajo restante debe realizarse un 13% más eficientemente de lo previsto para terminar dentro del presupuesto, algo improbable cuando la eficiencia actual es de 0.82. El director de proyecto investiga, descubre retrabajo causado por requisitos poco claros y acuerda una solución además de una solicitud de cambio para obtener financiación adicional.
Acciones correctivas
| Acción | Efecto |
|---|---|
| Corregir la causa raíz (p. ej., requisitos, defectos) | Mejora la eficiencia del trabajo restante |
| Reducir o aplazar el alcance | Reduce el costo restante; requiere aprobación |
| Cambiar la combinación de recursos | Tarifas más bajas o personas con más experiencia |
| Renegociar las condiciones con los proveedores | Reduce los costos de compras externas |
| Utilizar la reserva para contingencias | Cubre los riesgos que se han materializado |
| Solicitar más presupuesto | Modifica la línea base mediante el control de cambios |
Errores comunes
- Comparar el gasto con el presupuesto sin medir el avance.
- Esperar a las cifras de cierre de mes de finanzas, que llegan con semanas de retraso.
- Ignorar los costos comprometidos, como las órdenes de compra firmadas.
- Mover la línea base para ocultar los sobrecostos.
- Actuar sobre los síntomas en lugar de sobre las causas raíz.
Plantillas gratuitas sobre este tema
Preguntas frecuentes
¿Qué es el control de costos en la gestión de proyectos?
Supervisar el gasto frente a la línea base de costos, analizar las variaciones, prever el costo final y actuar para mantenerse dentro del presupuesto.
¿Cuál es la diferencia entre el control de costos y la gestión de costos?
La gestión de costos abarca la planificación, la estimación, la presupuestación y el control. El control de costos es la parte de supervisión y corrección.
¿Cuál es la principal herramienta para el control de costos del proyecto?
Gestión del valor ganado es la más utilizada porque combina el alcance, el cronograma y el costo.
¿Qué significa un CPI inferior a 1 para el control de costos?
El proyecto obtiene menos de un dólar de trabajo planificado por cada dólar gastado, por lo que está por encima del presupuesto para el trabajo realizado.
¿Qué son los umbrales de control en el control de costos?
Límites acordados, como una CV superior al 10% o un CPI inferior a 0.95, que desencadenan una investigación o un escalamiento.
¿Con qué frecuencia deben realizarse las revisiones de control de costos?
Al menos mensualmente e idealmente cada semana o en cada sprint, para detectar los problemas pronto.
¿Qué es un costo comprometido en el control de costos?
Dinero ya comprometido, como una orden de compra firmada, pero aún no pagado. Debe incluirse al hacer previsiones.
¿Cómo devuelve el control de costos al buen camino a un proyecto que supera el presupuesto?
Corregir la causa raíz, reducir o aplazar el alcance, cambiar la combinación de recursos, utilizar la contingencia o solicitar formalmente más presupuesto.
¿Qué es el TCPI en el control de costos?
El índice de desempeño del trabajo por completar: la eficiencia de costos necesaria en el trabajo restante para terminar en un objetivo, (BAC - EV) / (BAC - AC).
¿Cómo funciona el control de costos en los proyectos ágiles?
Sí. Los equipos ágiles suelen tener un costo fijo por sprint, por lo que controlan el costo priorizando el backlog y haciendo un seguimiento del valor entregado.
¿Quién es responsable del control de costos?
El director de proyecto, con el apoyo de los responsables de las cuentas de control y de finanzas, y con el patrocinador aprobando los cambios en el presupuesto.