Estructura de desglose del trabajo (WBS): ejemplos y cómo crearla

¿Qué es una estructura de desglose del trabajo (WBS)?

A estructura de desglose del trabajo (WBS) es un desglose jerárquico y orientado a entregables del alcance total de un proyecto en partes progresivamente más pequeñas. El nivel superior es el proyecto completo; cada nivel inferior divide su elemento superior en componentes, hasta llegar a paquetes de trabajo que pueden estimarse, asignarse y seguirse. Una WBS muestra *qué* se entregará, no cuándo ni cómo.

La Guía del PMBOK del PMI define la WBS como una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo que debe realizar el equipo del proyecto para cumplir los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. En el marco del PMI, el enunciado del alcanceaprobado, la WBS y el diccionario de la WBS forman en conjunto la línea base del alcance, que es el punto de referencia para medir y controlar el alcance.

La técnica tiene su origen en grandes programas de defensa y espaciales de EE. UU., y el Departamento de Defensa estadounidense sigue manteniendo una norma de WBS (MIL-STD-881). El PMI también publica un *Practice Standard for Work Breakdown Structures* específico. Sin embargo, no hace falta un proyecto de la envergadura de uno de defensa para beneficiarse: una WBS sencilla de tres niveles en una pizarra suele bastar para un equipo pequeño.

Una WBS suele representarse como un diagrama en árbol (similar a un organigrama) o redactarse como un esquema o tabla con sangrías y numeración. Ambos muestran lo mismo: el proyecto completo dividido en partes que suman exactamente el todo.

Por qué es importante una WBS

Elaborar una WBS lleva unas horas y se amortiza a lo largo de todo el proyecto. Le ayuda a:

• Ver el alcance completo. Desglosar el trabajo saca a la luz entregables que de otro modo se olvidarían, como la formación, la migración de datos o la documentación.
• Estimar con más precisión. Los paquetes de trabajo pequeños y bien definidos son mucho más fáciles de estimar que un proyecto completo. Consulte nuestra guía de estimación de costos.
• Asignar responsabilidades claras. Cada paquete de trabajo tiene un responsable, lo que hace visible la rendición de cuentas. Una matriz RACI puede vincular los roles con los elementos de la WBS.
• Elaborar el cronograma y el presupuesto. Las actividades, las duraciones y los costos se planifican por paquete de trabajo y se consolidan a través de la WBS.
• Controlar el alcance. El trabajo que no encaja en ningún lugar de la WBS es una señal de corrupción del alcance.
• Identificar riesgos. Recorrer cada elemento es una forma estructurada de preguntarse «¿qué podría salir mal aquí?».
• Comunicar. Un diagrama de la WBS de una página ofrece a los patrocinadores y a los equipos una imagen compartida de lo que incluye el proyecto.

La WBS es una parte central del plan para la dirección del proyecto: el cronograma, la línea base de costos y el plan de recursos se organizan en torno a ella.

Reglas clave para una buena WBS

La regla del 100 %

El regla del 100 % es el principio más importante. La WBS incluye el 100 % del trabajo definido por el alcance del proyecto, incluido el trabajo de gestión del proyecto, y nada fuera de él. Se aplica en todos los niveles: los elementos hijos de cualquier elemento deben sumar exactamente el 100 % del trabajo de ese elemento, ni más ni menos. Si un elemento hijo contiene trabajo que no forma parte de su elemento superior, está fuera del alcance; si los hijos no cubren todo el elemento superior, falta algo.

Entregables, no actividades

Nombre los elementos de la WBS con sustantivos que describan resultados («Integración de pagos», «Guía del usuario», «Lugar del evento») en lugar de verbos que describan acciones («Integrar los pagos», «Redactar la guía», «Reservar el lugar»). Los elementos orientados a entregables facilitan comprobar que no falta nada y definir los criterios de aceptación. Las actividades necesarias para producir cada paquete de trabajo se enumeran más adelante, en el cronograma.

Elementos mutuamente excluyentes

Ningún trabajo debe aparecer en dos lugares. Los solapamientos dan lugar a estimaciones contadas dos veces, responsabilidades confusas y discusiones sobre quién hace qué.

Descomponga hasta el nivel adecuado

Deje de descomponer cuando un paquete de trabajo sea lo bastante pequeño para estimarlo de forma fiable, asignarlo a un responsable y hacerle seguimiento, pero no tan pequeño que gestionarlo requiera más esfuerzo que hacerlo. Entre las reglas prácticas habituales (no normas formales) se encuentran:

• La regla 8/80: un paquete de trabajo debe requerir aproximadamente entre 8 y 80 horas de esfuerzo.
• La regla del periodo de informe: un paquete de trabajo no debe abarcar más de uno o dos periodos de informe, para que el progreso sea visible.
• La regla de «si tiene sentido»: descomponga más solo si mejora la estimación, la asignación o el control.

La mayoría de los proyectos necesitan tres o cuatro niveles. Los grandes programas pueden necesitar más, y los proyectos pequeños, solo dos.

Un responsable por paquete de trabajo

Cada paquete de trabajo debe tener un único responsable, aunque contribuyan varias personas. La responsabilidad compartida suele significar que nadie es responsable.

Niveles y componentes de la WBS

Los niveles de la WBS se numeran desde arriba. Las denominaciones exactas varían entre organizaciones, pero una estructura típica es la siguiente:

Las actividades y las tareas se sitúan por debajo de los paquetes de trabajo, pero pertenecen al cronograma del proyecto y no a la propia WBS. Nuestra guía sobre tareas y actividades del proyecto explica la diferencia.

Otros componentes que encontrará:

• Códigos de la WBS: un sistema de numeración (1, 1.1, 1.1.1) que da a cada elemento un identificador único y muestra su posición en la jerarquía. Los códigos vinculan la WBS con el cronograma, el presupuesto y las hojas de horas.
• Paquetes de trabajo: el nivel más bajo de la WBS, en el que se estiman el esfuerzo, el costo y la duración y se asigna el trabajo. Consulte nuestra guía del paquete de trabajo.
• Cuentas de control: puntos de gestión por encima de los paquetes de trabajo en los que se comparan el alcance, el presupuesto y el costo real, a menudo utilizados con la gestión del valor ganado.
• Paquetes de planificación: marcadores para trabajo que se sabe que está dentro del alcance pero que aún no está lo bastante detallado para dividirlo en paquetes de trabajo.
• Diccionario de la WBS: el documento complementario que describe en detalle cada elemento (se trata más adelante).

Los paquetes de trabajo son el punto en el que el plan se convierte en trabajo real.

Tipos de estructura de desglose del trabajo

La decisión principal es cómo organizar el nivel 2. Los dos enfoques más habituales son el basado en entregables y el basado en fases.

Muchos equipos utilizan un modelo híbrido: fases en el nivel 2 y entregables en el nivel 3. Sea cual sea su elección, aplíquela de forma coherente en cada nivel. Otras opciones de organización son por ubicación (sedes o edificios), por subsistema (ingeniería) o por unidad organizativa, aunque organizar por departamentos tiende a romper el enfoque en los entregables.

Puede presentar la misma WBS en varios formatos:

• Diagrama en árbol: ideal para comunicar los tres niveles superiores a patrocinadores y equipos.
• Esquema: una lista numerada con sangrías; rápida de crear y editar.
• Tabla u hoja de cálculo: una fila por elemento con código, responsable, esfuerzo y costo; ideal para el detalle y las consolidaciones.
• En una herramienta de programación: la WBS se convierte en la estructura de tareas resumen de un diagrama de Gantt.

Ejemplos de estructura de desglose del trabajo

Estos ejemplos muestran los mismos principios aplicados a distintos tipos de proyecto. Utilícelos como punto de partida y adapte los elementos a su propio alcance.

Ejemplo 1: portal de clientes (basado en entregables)

Esto refleja el ejemplo de nuestra plantilla de WBSgratuita, en la que el esfuerzo y el costo introducidos para cada elemento se consolidan en el total del proyecto.

Ejemplo 2: el mismo proyecto, basado en fases

La versión basada en fases facilita las revisiones por puertas de decisión, pero observe que los entregables principales quedan ocultos dentro de «Ejecución». Necesitaría un nivel adicional para hacerlos visibles.

Ejemplo 3: traslado de oficina

Observe el entregable que se olvida con facilidad en el 1.6. Salir de las antiguas instalaciones es un trabajo real con un costo real, y una WBS lo hace visible desde el principio.

Ejemplo 4: conferencia

Cómo crear una estructura de desglose del trabajo

Siga estos pasos para elaborar una WBS para cualquier proyecto. En un proyecto pequeño puede hacerlo en un solo taller; los proyectos más grandes pueden requerir varias sesiones.

1. Parta del alcance aprobado. Reúna el acta de constitución del proyecto, el enunciado del alcance, los requisitos y cualquier contrato o declaración de trabajo. No se puede desglosar un alcance que no se ha definido.
2. Defina el nivel 1. Escriba en la parte superior el entregable final o el nombre del proyecto.
3. Elija cómo organizar el nivel 2. Decida entre entregables principales y fases (véase más arriba) e incluya una rama de gestión del proyecto.
4. Descomponga cada elemento. Divida cada elemento del nivel 2 en sus entregablescomponentes. Pregúntese «¿de qué se compone esto?» en lugar de «¿qué tenemos que hacer?».
5. Deténgase en los paquetes de trabajo. Continúe hasta que cada elemento del nivel más bajo pueda estimarse, asignarse a un responsable y seguirse dentro de un periodo de informe.
6. Aplique la regla del 100 %. Para cada elemento superior, compruebe que sus hijos abarcan todo su trabajo y nada más. Busque lagunas y solapamientos.
7. Numere los elementos. Asigne a cada elemento un código de WBS único para poder referenciarlo en el cronograma, el presupuesto y los informes.
8. Redacte el diccionario de la WBS. Describa cada paquete de trabajo: alcance, entregables, criterios de aceptación, responsable, supuestos y estimaciones.
9. Revísela con el equipo y los interesados. Las personas que realizan el trabajo detectan elementos que faltan y divisiones poco realistas; los interesados confirman que no hay nada fuera del alcance.
10. Establezca la línea base y manténgala. Una vez aprobada, la WBS pasa a formar parte de la línea base del alcance. Actualícela solo mediante el control de cambios.

El diccionario de la WBS

A Diccionario de la WBS es el documento complementario de la WBS. La WBS muestra la estructura; el diccionario explica cada elemento para que todos entiendan exactamente qué se incluye. Es especialmente útil para los paquetes de trabajo, donde actúa como un breve encargo para el responsable.

Una entrada del diccionario suele incluir:

• Código de la WBS y nombre del elemento.
• Descripción del trabajo y de lo que se incluye y se excluye.
• Entregables y criterios de aceptación.
• Responsable (persona u organización).
• Estimaciones de esfuerzo, costo y duración.
• Hitos y dependencias clave.
• Supuestos, restricciones y riesgos conocidos.
• Recursos, requisitos de calidad y referencias.

Ejemplo de entrada del diccionario

Para los paquetes de trabajo más grandes, puede ampliar la entrada hasta convertirla en una descripción completa del paquete de trabajo con nuestra plantilla de paquete de trabajo.

De la WBS al cronograma y al presupuesto

La WBS no es un cronograma, pero es la entrada para elaborarlo. Una vez acordada la WBS:

1. Enumere las actividades necesarias para producir cada paquete de trabajo.
2. Identificar dependencias entre tareas entre actividades.
3. Estime las duraciones y el esfuerzo; nuestra guía de estimación del esfuerzo explica las principales técnicas.
4. Elabore el cronograma, identifique la ruta crítica y añada hitos.
5. Estime el costo de cada paquete de trabajo y consolídelo en el presupuesto del proyecto.

Conviene tener claro qué documento responde a cada pregunta:

La programación es el siguiente paso natural después de la WBS.

Uso de una WBS en proyectos ágiles

La Guía de Scrum no menciona la WBS, y los equipos ágiles suelen trabajar con un Product Backlog ordenado. Aun así, la idea de fondo, dividir un gran resultado en piezas de valor más pequeñas, sigue siendo una parte esencial de Agile.

Según nuestra experiencia, una jerarquía de backlog de temas, épicas, funcionalidades e historias de usuario desempeña un papel similar al de una WBS basada en entregables, con dos diferencias clave: se ordena por valor en lugar de estructurarse para que esté completa, y se espera que cambie a medida que el equipo aprende.

Una WBS ligera y de alto nivel puede seguir siendo útil en proyectos ágiles e híbridos:

• Para acordar con un patrocinador el alcance y el presupuesto generales antes del primer Sprint.
• Para mostrar entregables ajenos al software, como la formación, la migración de datos o las adquisiciones, que puede que no aparezcan en un backlog.
• Para apoyar la planificación gradual: el trabajo a corto plazo se descompone en detalle mientras que el trabajo posterior se mantiene como paquetes de planificación.
• Para integrar a los equipos ágiles en un programa más amplio que informa con respecto a una WBS.

Errores comunes en la WBS

Plantilla y herramientas para la WBS

Nuestra plantilla de estructura de desglose del trabajo está disponible en Google Sheets, Excel y PDF. Incluye columnas para el código de la WBS, el nivel, el entregable o paquete de trabajo, la descripción, el responsable, el esfuerzo (días), el costo y el estado, y el esfuerzo y el costo se consolidan en el total del proyecto. Combínela con la plantilla de estimación de costos del proyecto para el cálculo detallado de costos y con la Plantilla de diagrama de Gantt para convertir los paquetes de trabajo en un cronograma.

La mayoría de los programas de gestión de proyectos pueden contener una WBS como tareas anidadas o tareas resumen con numeración automática, lo que mantiene sincronizados la WBS y el cronograma. Nuestras guías de software de diagramas de Gantt y nuestras clasificaciones de software de gestión de proyectos comparan las opciones.

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