Projektmanagement-Leitfaden · Kosten und Ressourcen
Kostenkontrolle im Projektmanagement: Prozess und Techniken
Kostensteuerung ist der laufende Prozess, die Projektausgaben anhand der Kostenbaseline zu überwachen, Abweichungen zu analysieren, die Endkosten zu prognostizieren und zu handeln, um das Projekt im Budget zu halten. Es geht darum, die Leistung zu verstehen, nicht nur ausgegebenes Geld zu zählen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Kostensteuerung vergleicht den erarbeiteten Wert mit dem ausgegebenen Geld, nicht nur Ausgaben mit Budget.
- CV, CPI, EAC und TCPI zeigen, wo Sie stehen und wo Sie am Ende landen werden.
- Vereinbaren Sie Schwellenwerte im Voraus, damit früh gehandelt wird.
- Ändern Sie die Baseline nur über die formale Änderungssteuerung.
Was Kostensteuerung umfasst
- Erfassung der Ist-Kosten, einschließlich interner Personalkosten aus der Zeiterfassung.
- Messung des Werts der erledigten Arbeit mithilfe von Earned Value.
- Berechnung von Abweichungen und Kennzahlen: CV, SV, CPI und SPI.
- Prognose des Estimate at Completion.
- Entscheidung über Korrektur- oder Vorbeugungsmaßnahmen.
- Änderungsanträge stellen, wenn die Baseline nicht mehr eingehalten werden kann.
- Berichterstattung an Stakeholder im Statusbericht.
Der Prozess der Kostensteuerung
- Erfassen Sie Ist-Kosten und Fortschritt für die Berichtsperiode.
- Berechnen Sie Planned Value (PV), Earned Value (EV) und Actual Cost (AC).
- Ermitteln Sie Kostenabweichung (EV - AC) und den CPI (EV / AC).
- Vergleichen Sie die Ergebnisse mit den vereinbarten Kontrollschwellen.
- Ermitteln Sie die Ursachen wesentlicher Abweichungen.
- Prognostizieren Sie die Endkosten und prüfen Sie den To-Complete Performance Index.
- Vereinbaren und dokumentieren Sie Maßnahmen und verfolgen Sie sie in der nächsten Periode nach.
Rechenbeispiel
Das BAC beträgt $200.000. Im vierten Monat gilt: PV = $80.000, EV = $70.000, AC = $85.000. Der Schwellenwert ist ein CPI unter 0,95.
| Kennzahl | Berechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Kostenabweichung | 70,000 - 85,000 | -$15,000 |
| CPI | 70,000 / 85,000 | 0,82 (Schwellenwert überschritten) |
| EAC | 200,000 / 0.8235 | rund $242.857 |
| TCPI zur Einhaltung des BAC | (200,000 - 70,000) / (200,000 - 85,000) | 1.13 |
Ein TCPI von 1,13 bedeutet, dass die verbleibende Arbeit 13 % effizienter als geplant erledigt werden muss, um im Budget zu bleiben, was bei einer aktuellen Effizienz von 0,82 unwahrscheinlich ist. Der Projektmanager untersucht die Ursache, stellt Nacharbeit aufgrund unklarer Anforderungen fest und vereinbart eine Abhilfe sowie einen Änderungsantrag für zusätzliche Mittel.
Korrekturmaßnahmen
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Ursache beheben (z. B. Anforderungen, Fehler) | Verbessert die Effizienz für die verbleibende Arbeit |
| Umfang reduzieren oder verschieben | Senkt die verbleibenden Kosten, erfordert Genehmigung |
| Ressourcenmix ändern | Niedrigere Sätze oder erfahrenere Personen |
| Lieferantenkonditionen neu verhandeln | Senkt die Kosten für Fremdleistungen |
| Kontingenzreserve nutzen | Deckt eingetretene Risiken ab |
| Mehr Budget beantragen | Ändert die Baseline über die Änderungssteuerung |
Häufige Fehler
- Ausgaben mit dem Budget vergleichen, ohne den Fortschritt zu messen.
- Auf Monatsabschlusszahlen der Finanzabteilung warten, die Wochen zu spät eintreffen.
- Gebundene Kosten wie unterzeichnete Bestellungen ignorieren.
- Die Baseline verschieben, um Überschreitungen zu verbergen.
- Symptome statt Ursachen bekämpfen.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist Kostensteuerung im Projektmanagement?
Überwachung der Ausgaben anhand der Kostenbaseline, Analyse von Abweichungen, Prognose der Endkosten und Ergreifen von Maßnahmen, um im Budget zu bleiben.
Was ist der Unterschied zwischen Kostensteuerung und Kostenmanagement?
Das Kostenmanagement umfasst Planung, Schätzung, Budgetierung und Steuerung. Die Kostensteuerung ist der überwachende und korrigierende Teil.
Was ist das wichtigste Werkzeug der Projektkostensteuerung?
Earned Value Management ist am weitesten verbreitet, weil es Umfang, Termine und Kosten verbindet.
Was bedeutet ein CPI unter 1 für die Kostensteuerung?
Das Projekt erhält für jeden ausgegebenen Dollar weniger als einen Dollar an geplanter Arbeit und liegt damit für die erledigte Arbeit über dem Budget.
Was sind Kontrollschwellen in der Kostensteuerung?
Vereinbarte Grenzwerte, etwa eine CV über 10 % oder ein CPI unter 0,95, die eine Untersuchung oder Eskalation auslösen.
Wie oft sollte die Kostensteuerung überprüft werden?
Mindestens monatlich, idealerweise wöchentlich oder in jedem Sprint, damit Probleme früh erkannt werden.
Was sind gebundene Kosten in der Kostensteuerung?
Bereits zugesagtes, aber noch nicht gezahltes Geld, etwa durch eine unterzeichnete Bestellung. Es sollte in Prognosen berücksichtigt werden.
Wie bringt die Kostensteuerung ein Projekt, das über dem Budget liegt, wieder auf Kurs?
Die Ursache beheben, Umfang reduzieren oder verschieben, den Ressourcenmix ändern, die Kontingenzreserve nutzen oder formell mehr Budget beantragen.
Was ist der TCPI in der Kostensteuerung?
Der To-Complete Performance Index: die Kosteneffizienz, die für die verbleibende Arbeit nötig ist, um einen Zielwert zu erreichen, (BAC - EV) / (BAC - AC).
Wie funktioniert Kostensteuerung in agilen Projekten?
Ja. Agile Teams haben oft feste Kosten pro Sprint, daher steuern sie die Kosten, indem sie das Backlog priorisieren und den gelieferten Nutzen verfolgen.
Wer ist für die Kostensteuerung verantwortlich?
Der Projektmanager, unterstützt von den Control Account Managern und der Finanzabteilung; der Sponsor genehmigt Budgetänderungen.