Kostenlose Vorlage für die Projektkostenschätzung (Excel, Google Sheets, PDF)

Was ist eine Projektkostenschätzung?

A Projektkostenschätzung ist eine Prognose des Geldes, das nötig ist, um die Arbeit eines Projekts abzuschließen. Sie listet die Ressourcen auf, die jede Aufgabe oder jedes Arbeitspaket braucht (Personal, Material, Geräte, Dienstleistungen), multipliziert Menge mit Satz und ergänzt eine Reserve für bekannte Risiken. Nach der Genehmigung wird die Schätzung zum Projektbudget und zur Kosten-Baseline.

Schätzen ist kein einmaliges Ereignis. In der Regel erstellen Sie während der Initiierung eine grobe Zahl für den Business Case und während der Planung dann eine detailliertere Bottom-up-Schätzung, sobald der Projektstrukturplan vorliegt. Jede Version sollte genauer sein als die vorherige.

Die Methoden hinter den Zahlen erklärt unser Leitfaden zur Kostenschätzung.

Was diese Vorlage für die Projektkostenschätzung enthält

Die Vorlage hat einen Tab, Kostenschätzung, mit Beispielzeilen für ein kleines Webportal-Projekt, die Sie mit Ihren eigenen Zeilen überschreiben. Hier eine Live-Vorschau der Fortgeschrittenenversion:

Die Beispielzeilen sind nur Beispiele: Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.

• Kostenschätzung: PSP / Aufgabe, Beschreibung, Ressource, Einheit, Menge, Satz ($), Kosten ($), Schätzart, Anmerkungen

Spalten und Formeln

• PSP / Aufgabe und Beschreibung: PSP-Code und Name der Aufgabe oder des Arbeitspakets.
• Ressource: wer oder was die Arbeit erledigt (eine Rolle, ein Lieferant, ein Material, eine Dienstleistung).
• Einheit und Menge: wie die Ressource gemessen wird (Tag, Stunde, Monat, Stück) und wie viele Einheiten Sie brauchen.
• Satz ($): die Kosten pro Einheit. Kosten ($) wird automatisch als Menge x Satz berechnet.
• Schätzart: ein Dropdown mit Bottom-up, Analog, Parametrisch, Dreipunkt und Lieferantenangebot, damit Prüfende sehen, wie verlässlich jede Zeile ist.
• Hinweise: Annahmen, Quellen und Ausschlüsse für die Zeile.
• Die Zeilen Zwischensumme, Reserve (10 %) und Gesamtschätzung unter den Positionen, alle per Formel berechnet.

Einsteiger-, Fortgeschrittenen- und Expertenversion

Jede Tabellenversion hat eine fixierte Kopfzeile und Filter und wird im Querformat auf Seitenbreite gedruckt. Das PDF ist eine druckfertige Kopie für Workshops oder zum Ausfüllen von Hand.

Was in eine Projektkostenschätzung gehört

Eine vollständige Schätzung deckt alle Kosten ab, die im Projekt anfallen, nicht nur die offensichtlichen Arbeitskosten. Nutzen Sie die folgenden Kategorien als Checkliste beim Aufbau Ihrer Zeilen; jede kann in der Vorlage eine Zeile oder mehrere sein.

Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen einkaufen, holen Sie Angebote ein mit einer Vorlage für eine Angebotsanfrage und erfassen Sie das Ergebnis als Zeile mit Schätzart Lieferantenangebot. Unser Leitfaden zum Beschaffungsmanagement in Projekten erklärt den übergeordneten Prozess.

So füllen Sie die Vorlage für die Projektkostenschätzung aus

1. Beginnen Sie mit Ihrem PSP. Listen Sie jedes Arbeitspaket aus Ihrem PSP-Vorlage in der Spalte „PSP / Aufgabe“ auf. Schätzen auf Ebene der Arbeitspakete macht es weit unwahrscheinlicher, dass Sie Arbeit vergessen.
2. Benennen Sie für jede Zeile Ressource und Einheit. Teilen Sie ein Arbeitspaket in mehrere Zeilen auf, wenn es unterschiedliche Ressourcen nutzt, zum Beispiel Entwicklertage und Hosting-Monate.
3. Tragen Sie die Menge ein. Fragen Sie die Personen, die die Arbeit erledigen, wie viel Aufwand sie brauchen; unsere Leitfaden zur Aufwandsschätzung behandelt Techniken dafür.
4. Tragen Sie den Satz ein. Nutzen Sie die Standard-Tagessätze Ihrer Organisation für internes Personal und Angebote für Lieferanten. Ändern Sie das „$“ in den Spaltenüberschriften, wenn Sie in einer anderen Währung arbeiten.
5. Wählen Sie die Schätzart. Wählen Sie für jede Zeile die verwendete Methode im Dropdown, damit Prüfende wissen, welche Zahlen belastbar und welche grob sind.
6. Halten Sie Annahmen unter Anmerkungen fest. Zum Beispiel „basierend auf dem letzten Portalprojekt“ oder „setzt voraus, dass der Kunde Testdaten bereitstellt“.
7. Prüfen Sie die Zwischensumme und legen Sie die Reserve fest. Ändern Sie die 10 % in der Reserveformel auf den Zuschlag, den Ihre Risikoanalyse stützt.
8. Überprüfen Sie die Schätzung mit Team und Sponsor. Hinterfragen Sie zuerst die größten und die unsichersten Zeilen.
9. Genehmigen Sie sie und legen Sie die Baseline fest. Übertragen Sie die Zahlen nach der Genehmigung in Ihr Budget-Vorlage und behandeln Sie sie als Projekt-Baseline für die Kosten.

Tipps zur Tabelle

• Fügen Sie Zeilen über der Zwischensumme ein. Fügen Sie neue Zeilen zwischen der letzten Position und der Zeile „Zwischensumme“ ein, damit sich der SUMME-Bereich erweitert und sie einschließt.
• Kopieren Sie die Kostenformel in neue Zeilen. Ziehen Sie die Formel „Kosten ($)“ aus der Zeile darüber nach unten, damit jede neue Zeile Menge x Satz berechnet.
• Gruppieren Sie Zeilen nach Phase. Nutzen Sie PSP-Codes (1.1, 1.2, 2.1) und sortieren oder filtern Sie danach, um die Kosten jeder Phase zu sehen.

Eine Schätzmethode für jede Zeile wählen

Das Dropdown „Schätzart“ spiegelt die wichtigsten Techniken wider, die in den Leitlinien des PMI und den meisten Lehrbüchern zur Schätzung anerkannt sind. Nutzen Sie die genaueste Methode, die die verfügbaren Informationen zulassen; es ist normal, dass eine Schätzung mehrere mischt.

Beispiel für eine Dreipunktschätzung

Mit der PERT-Formel (Beta-Verteilung) beträgt der Erwartungswert (optimistisch + 4 x wahrscheinlichster Wert + pessimistisch) / 6. Wenn die Entwicklung bestenfalls 45 Tage, wahrscheinlich 60 Tage und schlimmstenfalls 90 Tage dauern könnte, beträgt der erwartete Aufwand (45 + 240 + 90) / 6 = 62,5 Tage. Tragen Sie 62,5 als Menge ein und wählen Sie im Dropdown „Dreipunkt“.

Wo Ihnen Erfahrungswerte fehlen, ist Expertenurteil von Personen, die ähnliche Arbeit erledigt haben, ein legitimer Input; halten Sie in der Spalte „Anmerkungen“ fest, wessen Urteil es war. Bei großen oder folgenreichen Schätzungen macht eine Monte-Carlo-Simulation aus Dreipunkt-Bandbreiten eine Wahrscheinlichkeit, im Budget zu bleiben. Agile Teams, die in Punkten schätzen, können Velocity in Kosten umrechnen; siehe Schätzung mit Story Points.

Beispiel für eine Projektkostenschätzung

Die Beispielzeilen der Vorlage zeigen ein kleines Kundenportal-Projekt. So summieren sich die Zahlen:

• Die Entwicklung ist analog geschätzt: Sie ist von einem früheren Portalprojekt hochgerechnet, was die Spalte „Anmerkungen“ festhält.
• Die Tests sind parametrisch geschätzt: 25 % der 60 Entwicklungstage ergeben 15 Tage.
• Das Hosting stammt aus einem Lieferantenangebot und ist daher die sicherste Zeile.
• Die Reserve deckt nur identifizierte Risiken ab; eine etwaige Managementreserve hält der Sponsor separat vor.

Ersetzen Sie die Beispielzeilen durch Ihre eigenen, behalten Sie die Zeilen für Zwischensumme und Gesamtsumme bei, und die Formeln erledigen den Rest.

Wie viel Reserve sollten Sie einplanen?

Das PMI unterscheidet zwei Arten von Reserven. Eine Kontingenzreserve deckt identifizierte Risiken („bekannte Unbekannte“) ab und ist in der Kosten-Baseline enthalten, die der Projektmanager steuert. Eine Managementreserve deckt unvorhergesehene Arbeit („unbekannte Unbekannte“) ab, liegt außerhalb der Baseline und erfordert für die Freigabe meist die Zustimmung des Sponsors oder der Geschäftsleitung.

Die Reservezeile der Vorlage ist die Kontingenzreserve. Die 10 % im Beispiel sind ein Platzhalter, keine Empfehlung. Ein besserer Ansatz:

1. Listen Sie die kostenbezogenen Risiken auf in Ihrem Vorlage für ein Risikoregister.
2. Schätzen Sie für jedes die Wahrscheinlichkeit und die Kostenauswirkung, falls es eintritt.
3. Summieren Sie Wahrscheinlichkeit x Auswirkung (erwarteter Geldwert) für die Risiken, die Sie akzeptieren oder nur teilweise mindern.
4. Nutzen Sie diese Summe, plausibilisiert anhand ähnlicher früherer Projekte, als Ihre Reserve.

Die Reserve kann bei einem Routineprojekt mit festen Angeboten moderat sein; ein neuartiges Projekt mit unsicherem Umfang braucht mehr. Eine Sensitivitätsanalyse zeigt, welche Zeilen die Gesamtsumme am stärksten bewegen, und Ihr Notfallplan beschreibt, was Sie tun, wenn ein Risiko eintritt.

Wie genau sollte Ihre Schätzung sein?

Die Genauigkeit hängt davon ab, wie viel Sie wissen. Viele auf dem PMI basierende Quellen beschreiben unter Berufung auf den PMBOK Guide eine Grobschätzung (Rough Order of Magnitude, ROM) als auf etwa -25 % bis +75 % genau und eine definitive Schätzung als auf etwa -5 % bis +10 % genau. Branchen wie Bauwesen und Verfahrenstechnik nutzen eigene Schätzklassen mit anderen Bandbreiten.

Präsentieren Sie frühe Schätzungen als Bandbreiten, nennen Sie die Klasse und schätzen Sie neu, sobald sich der Umfang festigt. Diese schrittweise Verfeinerung ist normal und schützt Sie davor, auf eine Zahl festgenagelt zu werden, die entstand, bevor die Arbeit verstanden war.

Häufige Fehler bei der Kostenschätzung

• Nur top-down schätzen. Eine einzige Zahl für das gesamte Projekt verbirgt fehlende Arbeit; bauen Sie die Schätzung aus dem PSP auf.
• Nicht-Arbeitskosten weglassen. Lizenzen, Reisen, Schulung und Übergabe werden leicht vergessen.
• Jede Zeile aufpolstern. Versteckte Puffer machen die Schätzung unsteuerbar; setzen Sie den Risikozuschlag in die Reservezeile, wo alle ihn sehen.
• Einen festen Reserve-Prozentsatz nutzen. Stützen Sie sie auf die Risiken, nicht auf Gewohnheit.
• Annahmen nicht festhalten. Ohne sie kann niemand sagen, warum sich die Schätzung geändert hat.
• Es nie wieder überprüfen. Aktualisieren Sie die Schätzung, wenn sich der Umfang ändert, über Änderungssteuerung.

Von der Schätzung zu Budget und Kostensteuerung

Die Schätzung ist der Anfang des Kostenmanagements, nicht das Ende. Nach ihrer Genehmigung verteilen Sie sie zeitlich, um ein Budget zu erstellen, vereinbaren, wie Kosten gesteuert werden, und verfolgen dann die tatsächlichen Ausgaben im Vergleich dazu.

• Legen Sie fest, wie Kosten geschätzt, genehmigt und berichtet werden, in einem Kostenmanagementplan.
• Verteilen Sie die genehmigte Schätzung monatsweise in der Budget-Vorlage.
• Verfolgen Sie Fortschritt und Ausgaben mit Earned Value Management und handeln Sie früh über Kostensteuerung.
• Prognostizieren Sie die Endkosten mit einer Estimate at Completion , wenn die Ist-Werte abzuweichen beginnen.

Wenn die Schätzung in eine Finanzierungsentscheidung einfließt, vergleichen Sie sie mit dem erwarteten Nutzen in einer Kosten-Nutzen-Analyse und fassen Sie sie zusammen in Ihrem Projektvorschlag.

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• Kostenschätzung im Projektmanagement: Methoden und Beispiele
• Aufwandsschätzung: Techniken, Formel und Beispiele
• Projektbudget: So erstellen Sie es, mit Beispiel
• Kostenmanagement im Projekt: Prozesse, Tools und Beispiele

Häufig gestellte Fragen