Projektmanagement-Leitfaden · Risiko, Qualität und Steuerung
Notfallplan im Projektmanagement: Vorlage und Beispiele
Ein Notfallplan ist ein vorab vereinbarter Satz von Maßnahmen, die das Team ergreift, wenn ein bestimmtes Risiko eintritt. Er wird im Voraus erstellt, damit alle schnell handeln können, sobald ein Auslöser erreicht ist, statt zu improvisieren.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Notfallplan legt vorab vereinbarte Maßnahmen für den Fall fest, dass ein Risiko eintritt.
- Legen Sie klare Auslöser, Verantwortliche, Maßnahmen und Reserven fest.
- Halten Sie einen Rückfallplan bereit für den Fall, dass der Notfallplan versagt.
- Die Kontingenzreserve deckt bekannte Risiken ab, die Managementreserve unbekannte.
Notfallplan vs. Minderung vs. Rückfallplan
| Begriff | Wann er eingesetzt wird | Beispiel |
|---|---|---|
| Minderung | Bevor das Risiko eintritt, um es zu verringern | Frühzeitig einen Lasttest durchführen |
| Notfallplan | Wenn ein Auslöser zeigt, dass das Risiko eintritt | Wenn die Antwortzeiten 3 Sekunden überschreiten, zwei Server hinzufügen |
| Rückfallplan | Wenn der Notfallplan nicht funktioniert | Auf das alte System zurückwechseln |
| Workaround | Ungeplante Reaktion auf ein unerwartetes Problem | Manuelle Bearbeitung, während der Fehler untersucht wird |
Vorlage für einen Notfallplan
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Risiko-ID und Beschreibung | Verknüpfen Sie ihn mit dem Risikoregister -Eintrag |
| Auslöser | Das messbare Signal, das den Plan aktiviert |
| Entscheider | Wer bestätigt, dass der Plan aktiviert wird |
| Maßnahmen | Schrittweise Maßnahmen mit Verantwortlichen |
| Ressourcen und Reserve | Bereitgestellte Personen, Budget und Zeit |
| Kommunikation | Wer informiert werden muss und wie |
| Rückfallplan | Was zu tun ist, wenn der Notfallplan versagt |
| Beendigung | Wie und wann zum Normalbetrieb zurückgekehrt wird |
So erstellen Sie einen Notfallplan
- Wählen Sie Risiken mit hoher Bewertung oder schwerwiegenden Auswirkungen, die sich durch Minderung nicht ausreichend verringern lassen.
- Definieren Sie einen klaren, beobachtbaren Auslöser, etwa ein Datum, einen Messwert oder ein Ereignis.
- Listen Sie die Maßnahmen in Reihenfolge auf, jeweils mit einem Verantwortlichen.
- Schätzen Sie die benötigten Kosten und die Zeit und vereinbaren Sie eine Kontingenzreserve.
- Holen Sie die Genehmigung im Voraus ein, damit beim Eintreten des Auslösers keine weitere Freigabe nötig ist.
- Proben Sie kritische Pläne, etwa einen System-Rollback.
- Überprüfen Sie den Plan, wenn sich das Risiko ändert.
Rechenbeispiel
Bei einer Produktvorstellung im Freien besteht das Risiko starken Regens. Auslöser: Die Vorhersage des Met Office um 08:00 Uhr zwei Tage vorher zeigt eine Regenwahrscheinlichkeit von über 60 %. Maßnahmen: Die Veranstaltungsleitung bestätigt beim Lieferanten die Zeltoption (vorab gebucht mit £2.000 Stornogebühr), die Kommunikationsleitung aktualisiert die Einladungsseite und benachrichtigt die Gäste per E-Mail, und der Veranstaltungsort-Manager organisiert die Raumaufteilung neu. Reserve: £6.500 für die Zeltmiete. Rückfallplan: Ist das Zelt nicht verfügbar, Umzug in den Konferenzraum im Gebäude mit verkleinerter Gästeliste.
Kontingenzreserve
Die Kontingenzreserve ist die in der Kosten- oder Terminbaseline vorgesehene Zeit oder das Geld für identifizierte Risiken. Sie unterscheidet sich von der Managementreserve, die außerhalb der Baseline für unbekannte Risiken gehalten wird. Die Reserve lässt sich aus dem erwarteten Geldwert der Risiken schätzen oder durch Monte-Carlo-Simulation.
Tipps
- Formulieren Sie Auslöser konkret: „wenn der Lieferant den Mustertermin am 12. März verpasst“ statt „wenn der Lieferant sich verspätet“.
- Halten Sie Pläne kurz und praxisnah; sie werden unter Druck eingesetzt.
- Legen Sie sie dort ab, wo man sie schnell findet.
- Dokumentieren Sie, wie sich Notfallpläne bewährt haben, in Lessons Learned.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Notfallplan im Projektmanagement?
Ein im Voraus erstellter Maßnahmenplan, der umgesetzt wird, wenn ein bestimmtes Risiko eintritt.
Was ist der Unterschied zwischen einem Notfallplan und einem Rückfallplan?
Der Notfallplan wird eingesetzt, wenn ein Risiko eintritt; der Rückfallplan, wenn der Notfallplan selbst versagt.
Was ist der Unterschied zwischen Risikominderung und einem Notfallplan?
Minderung wirkt, bevor ein Risiko eintritt, um es zu verringern; ein Notfallplan ist eine Reaktion, die bereitsteht, wenn es eintritt.
Was ist ein Auslöser in einem Notfallplan?
Eine konkrete, beobachtbare Bedingung, die signalisiert, dass der Plan aktiviert werden sollte.
Wie hängt die Kontingenzreserve mit einem Notfallplan zusammen?
Die Kontingenzreserve ist Zeit oder Geld, das in der Baseline enthalten ist, um identifizierte Risiken bei ihrem Eintreten abzudecken. Oft finanziert sie die im Notfallplan festgelegten Maßnahmen.
Wie viel sollte ein Projekt für seine Notfallpläne zurücklegen?
Es gibt keinen allgemeingültigen Wert. Er sollte auf den analysierten Risiken beruhen, zum Beispiel auf ihrem erwarteten Geldwert oder einem Simulationsergebnis.
Wer genehmigt einen Notfallplan?
In der Regel der Projektmanager gemeinsam mit dem Sponsor, damit der Plan ohne weitere Verzögerung aktiviert werden kann.
Braucht jedes Risiko einen Notfallplan?
Nein. Pläne werden meist für Risiken mit hoher Priorität oder für akzeptierte Risiken mit schwerwiegenden Auswirkungen erstellt.
Was ist der Unterschied zwischen einem Workaround und einem Notfallplan?
Ein Notfallplan wird im Voraus erstellt; ein Workaround ist eine ungeplante Reaktion auf ein Problem, das nicht vorhergesehen wurde oder für das es keinen Notfallplan gab.
Ist ein Notfallplan dasselbe wie ein Business-Continuity-Plan?
Nein. Ein Business-Continuity-Plan betrifft die Fähigkeit der gesamten Organisation, den Betrieb aufrechtzuerhalten; ein Projekt-Notfallplan betrifft bestimmte Projektrisiken.
Sollten Notfallpläne getestet werden?
Kritische Pläne sollten getestet werden, zum Beispiel indem vor dem Go-live ein System-Rollback geprobt wird.