Modello gratuito di work package con esempio (Excel, Sheets, PDF)

Che cos'è un work package?

A work package è il lavoro al livello più basso di una work breakdown structure (WBS). La PMBOK Guide del PMI lo definisce come il lavoro definito al livello più basso della WBS per il quale costi e durata vengono stimati e gestiti. In pratica è un elemento di lavoro chiaramente delimitato con un unico responsabile, un output definito e un modo concordato per verificare che sia completato.

La WBS mostra l'intera gerarchia dei deliverable. La descrizione del work package, che è ciò che produce questo modello, ingrandisce un singolo riquadro di quella gerarchia e registra tutto ciò che la persona che svolge il lavoro deve sapere: cosa è nello scope, cosa deve consegnare, quanto tempo richiederà e quanto costerà approssimativamente, da cosa dipende e come verrà accettato.

Il responsabile del work package (spesso un team lead, un team manager o un fornitore) risponde della sua realizzazione. Il project manager concorda e autorizza il pacchetto, e un approvatore lo approva. Nei progetti più grandi, le descrizioni dei work package sono spesso raccolte in un Dizionario WBS, che contiene i dettagli di ogni elemento della WBS.

Per approfondire il concetto, leggi la nostra guida su che cos'è un work package.

Cosa contiene questo modello di work package

Il modello ha una sola scheda, Work package, organizzata come un semplice modulo con due colonne: Campo e Dettagli. Include un esempio svolto (una funzionalità di accesso per i clienti) da sovrascrivere con il tuo lavoro. Ecco un'anteprima dinamica:

Le righe di esempio sono solo indicative: sostituiscile con le tue.

• Work package: Campo, Dettagli

I 13 campi

• Codice WBS: il riferimento della tua WBS, ad esempio 1.4.2, così che il pacchetto sia riconducibile al deliverable padre.
• Nome del work package: una breve espressione nominale che corrisponde alla voce della WBS.
• Responsabile: l'unica persona responsabile della realizzazione del pacchetto.
• Descrizione / scope: cosa comprende il lavoro e, se utile, cosa non comprende.
• Deliverable: gli output che esisteranno al completamento del pacchetto.
• Attività: le principali attività necessarie per produrre i deliverable.
• Stima dell'impegno (giorni): il totale dei giorni lavorativi di impegno, non il tempo trascorso.
• Stima dei costi ($): manodopera più eventuali materiali, attrezzature o servizi. Cambia l'etichetta della valuta se lavori in un'altra valuta.
• Inizio / fine: le date pianificate dal tuo cronoprogramma.
• Dipendenze: altri pacchetti, progetti, fornitori o decisioni da cui dipende questo lavoro.
• Criteri di accettazione: le condizioni verificabili che l'output deve soddisfare per essere accettato.
• Rischi: le principali minacce al pacchetto; registrale per intero nel tuo registro dei rischi.
• Approvata da / data: chi ha approvato il pacchetto e quando.

Sotto i campi ci sono righe vuote per aggiungere i tuoi, come codice di budget, tolleranze o frequenza di reporting.

Versioni base, avanzata ed esperta

Poiché il work package è un modulo a due colonne, le versioni base e avanzata contengono gli stessi campi. Il modello non ha una colonna di stato, quindi la versione esperta non include una dashboard; monitora lo stato di tutti i tuoi pacchetti nella WBS o nel modello di cronoprogramma di progetto . Il PDF è una copia pronta per la stampa per le riunioni di kick-off e l'approvazione.

Come compilare il modello di work package

1. Parti dalla WBS. Copia codice WBS e nome dalla tua modello di WBS. Scrivi una descrizione di work package per ogni elemento di livello più basso che ne abbia bisogno.
2. Concorda il responsabile. Nomina una persona, non un team. Parlale prima di scrivere il resto; conosce il lavoro meglio di te.
3. Descrivi lo scope. Indica cosa è incluso e, se c'è spazio per dubbi, cosa è escluso. Verificalo rispetto alla tua ambito del progetto .
4. Elenca i deliverable, poi il attività che li producono. Mantieni le attività a un livello che il responsabile riconosce; l'elenco dettagliato delle attività può stare nel suo piano.
5. Stima impegno e costi con il responsabile, usando dati storici o tecniche di stima dell'impegno come la stima analogica o a tre punti.
6. Aggiungi date e dipendenze dal tuo cronoprogramma, e registra tutto ciò che è fuori dal controllo del responsabile e da cui il pacchetto dipende.
7. Scrivi criteri di accettazione e rischi. Rendi verificabile ogni criterio e copia i rischi significativi nel tuo modello di registro dei rischi.
8. Concorda e approva. Ripercorri il pacchetto con il responsabile e l'approvatore, poi registra approvazione e data prima dell'inizio del lavoro. Da quel momento, le modifiche passano per il controllo delle modifiche.

Consigli per il foglio di calcolo

• Duplica la scheda per ogni pacchetto e rinominala con il codice WBS (1.4.2, 1.4.3), così che le schede siano ordinate secondo la WBS.
• Usa ovunque le stesse unità. Se in un pacchetto l'impegno è in giorni, non passare alle ore nel successivo; i totali non tornerebbero.
• Aggrega i numeri. Copia l'impegno e il costo di ogni pacchetto nel tuo modello di stima dei costi di progetto , così che il budget di progetto sia costruito dal basso verso l'alto.
• Limitalo a una pagina. Se è più lungo, probabilmente il pacchetto è troppo grande.

Esempio di work package

Il pacchetto di esempio del modello è una funzionalità software, ma la stessa struttura funziona per una fase di costruzione, un asset di una campagna di marketing o un corso di formazione. Ecco l'esempio con una nota sul perché ogni voce funziona:

Nell'esempio il campo di approvazione è vuoto: compilalo solo quando responsabile e approvatore hanno concordato il pacchetto.

Quanto dovrebbe essere grande un work package?

Non esiste uno standard fisso, ma sono molto usate due regole pratiche:

• La regola 8/80: un pacchetto dovrebbe richiedere almeno 8 ore e non più di 80 ore di impegno. Al di sotto stai gestendo attività, non pacchetti; al di sopra diventa difficile da stimare e monitorare.
• La regola del periodo di reporting: un pacchetto non dovrebbe durare più di un periodo di reporting (spesso due settimane o un mese), così che ogni report di stato lo mostri come iniziato, completato o chiaramente in ritardo.

Considerale linee guida più che limiti; un grande progetto di ingegneria può affidare a un'impresa pacchetti di diverse centinaia di ore.

Segnali che dovresti suddividere o unire un pacchetto

• Suddividilo se ha più di un responsabile, diversi deliverable non correlati, una stima di cui nessuno è sicuro o una durata superiore al tuo ciclo di reporting.
• Uniscilo se richiede solo poche ore di lavoro, non ha un deliverable separato o verrebbe comunque monitorato dalla stessa persona insieme al pacchetto adiacente.

Scrivere buoni criteri di accettazione

I criteri di accettazione trasformano il "completato" in qualcosa che puoi verificare. Scrivili in modo che responsabile e approvatore arrivino in modo indipendente alla stessa risposta:

I criteri possono riguardare funzionalità, standard di qualità, documentazione e approvazioni. Per il lavoro in cui la qualità è critica, collega i criteri al tuo piano della qualità e consulta la nostra guida ai deliverable di progetto per capire come vengono accettati i deliverable a livello di progetto.

I work package in PRINCE2

In PRINCE2 un work package è un prodotto di gestione formale. Nel processo Controlling a Stage il project manager autorizza un work package; nel processo Managing Product Delivery il team manager lo accetta, concordando che è compreso e realizzabile, e poi lo realizza. Il team manager riporta l'avanzamento tramite i checkpoint report con la frequenza stabilita nel work package.

Il nostro modello copre il nucleo di una descrizione di work package. Per usarlo come work package PRINCE2, aggiungi righe per:

• Product description per i prodotti da consegnare, inclusi i criteri di qualità
• Tolleranze per tempi e costi (e scope, rischi o qualità se li usi)
• Modalità di reporting, inclusa la frequenza dei checkpoint
• Vincoli e tecniche o metodi di qualità da utilizzare
• Gestione dei problemi ed escalation: come problemi e rischi vengono segnalati al project manager

La tua organizzazione potrebbe avere un proprio formato PRINCE2; in tal caso, seguilo.

I work package nei progetti Agile

I team Agile usano raramente il termine work package, ma l'idea resta valida. Un epic o una feature svolge un ruolo simile: una porzione delimitata di valore, scomposta in elementi più piccoli e accettata rispetto a criteri concordati e alla Definition of Done.

Quando team Agile e tradizionali lavorano insieme, ad esempio quando un fornitore consegna un lavoro definito all'interno di un programma Agile, un work package di una pagina è un utile contratto tra le parti. Per pianificare il lato Agile, usa il nostro modello di agile project plan.

Work package, attività e WBS a confronto

I work package descrivono cosa viene consegnato; le attività descrivono come viene realizzato. Le attività sono ciò che metti in sequenza e a cui assegni risorse nel cronoprogramma. La nostra guida a attività e task di progetto spiega la differenza in modo più dettagliato, e earned value management mostra come control account e work package vengono usati per misurare la performance.

Errori comuni nei work package

• Nessun responsabile unico. "Team di sviluppo" non è un responsabile; nomina una persona.
• Scope sovrapposto a un altro pacchetto. Ogni elemento di lavoro dovrebbe appartenere a un solo pacchetto, altrimenti viene fatto due volte o per niente.
• Stime fatte senza il responsabile. Le persone si impegnano sulle stime che hanno contribuito a fare.
• Criteri di accettazione vaghi. "Con piena soddisfazione del cliente" invita alle contestazioni.
• Dipendenze nascoste. Se il pacchetto dipende da un altro team, fornitore o decisione, mettilo per iscritto e monitoralo nel cronoprogramma. Vedi dipendenze tra attività.
• Iniziare prima dell'approvazione. Senza approvazione non hai una baseline concordata rispetto a cui misurare.
• Non aggiornarlo mai. Se scope, date o stime cambiano, registra la modifica e una nuova versione anziché modificare in silenzio.

Modelli e guide correlati

Un work package si inserisce in una catena di documenti di pianificazione. Costruisci la gerarchia nel modello WBS, elenca gli output nel modello di deliverable di progetto, assegna i ruoli con una modello di matrice RACI e registra le modifiche approvate con una modello di richiesta di modifica.

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