项目管理指南 · 成本与资源
项目管理中的产能规划：指南与示例
产能规划是将组织或团队需要完成的工作与其实际可用的时间和技能进行比较的过程。它能提前显示需求将在哪些地方超出产能，让您在项目延误之前重新确定优先级、招聘或重新排期。
要点总结
- 产能规划将需求与真实的有效产能进行比较。
- 比较之前先减去休假和非项目时间。
- 按技能规划，而不仅仅是按人数。
- 每月评审，并保留一小部分未分配的缓冲。
产能、需求与分配对比
| 术语 | 含义 |
|---|---|
| 产能 | 团队或个人在一段时间内可以提供的有效工时 |
| 需求 | 项目和日常业务活动所需的工作小时数 |
| 分配 | 哪项工作指派给哪个人；参见 资源分配 |
| 利用率 | 已分配工时除以可用工时，以百分比表示 |
分配是在单个项目内的任务层面进行的。产能规划通常针对整个团队、部门或组合，时间跨度以月而非天计。
如何逐步进行产能规划
- 选择范围（团队、技能组或部门）和规划期，例如下一个季度。
- 计算总产能：人数 x 每周小时数 x 周数。
- 减去计划休假、公共假日和培训时间。
- 为会议、行政和支持工作应用有效工作时间系数。
- 按技能收集所有项目和日常业务工作的需求。
- 按技能和时段比较需求与产能，找出缺口或富余。
- 通过重新确定优先级、重新排期、招聘、外包或缩减范围来弥补缺口，然后每月进行评审。
计算示例：五人团队的一个月
一个设计团队有五个人，每周工作 40 小时。该月有四个工作周。计划休假合计 40 小时。经验表明，大约 20% 的时间用于会议、行政和支持工作。
| 步骤 | 计算 | 小时 |
|---|---|---|
| 总产能 | 5 人 x 40 小时 x 4 周 | 800 |
| 减去休假 | 800 - 40 | 760 |
| 有效产能 | 760 x 80% | 608 |
| 需求来源 | 小时 |
|---|---|
| 项目 A（网站改版） | 320 |
| 项目 B（品牌焕新） | 240 |
| 日常业务请求 | 120 |
| 总需求 | 680 |
680 小时的需求超出 608 小时的有效产能 72 小时，大约超出 12%。可选方案包括将项目 B 的 72 小时工作移到下个月、聘请一名自由职业者工作约两周，或请业务部门暂停优先级较低的请求。以 全职当量，该月的缺口为 72 / (160 x 80%) = 0.56 FTE。
产能规划的方法
| 方法 | 描述 | 适用场景 |
|---|---|---|
| 领先策略 | 在需求到来之前增加产能 | 增长是确定的；延误代价高昂 |
| 滞后策略 | 仅在需求确认后才增加产能 | 预算紧张；需求不确定 |
| 匹配策略 | 随着需求增长逐步小幅增加产能 | 大多数项目型组织 |
| 基于团队（敏捷） | 固定团队规模，并在此范围内对工作进行优先级排序 | 稳定的产品团队；参见 敏捷产能规划 |
常见错误
- 按每人每周 40 个有效工时计算。
- 忽视日常业务和支持工作，而这些工作会悄悄消耗产能。
- 按人数而不是按技能进行规划，导致测试人员过剩掩盖了开发人员的短缺。
- 把计划当作一次性工作，而不是每月进行评审。
- 让每个项目都以为自己可以优先调用共享的专家。
谁负责产能规划？
在许多组织中， 项目管理办公室 或资源经理负责产能视图，项目经理则提供需求预测。关于启动哪些项目的组合决策应以此视图为依据；参见 管理多个项目.
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常见问题
项目管理中的产能规划是什么？
它是将项目和日常运营所需的工作量与可用的有效时间和技能进行比较，以便提前弥补缺口。
在产能规划中如何计算团队产能？
将人数乘以工作小时数和周数，减去休假和节假日，然后应用有效工作时间系数，例如为会议和行政工作扣除后取 75-80%。
产能规划和资源规划有什么区别？
产能规划着眼于团队或组合层面的总供给与需求；资源规划和分配则将具体人员指派到具体任务。
在产能规划中，多少利用率比较合适？
没有唯一正确的数字，但按大约 70-85% 的比例为人员安排项目工作，通常能为会议、支持和意外情况留出余地。
在产能规划中，产能和可用性有什么区别？
可用性是指某人在岗且未休假的时间；产能则是其中可以投入到计划工作中的有效部分。
产能计划应多久更新一次？
组合层面通常每月一次，单个团队则每周或每个冲刺一次。
产能规划中的领先、滞后和匹配策略是什么？
领先策略在需求到来之前增加产能，滞后策略等到需求确认后再增加，匹配策略则随着需求增长逐步小幅增加产能。
敏捷中的产能规划如何运作？
团队根据可用性和以往的速度估算每个冲刺的产能，然后只承诺能够容纳的工作；参见 敏捷产能规划.
当需求超出产能时，产能规划该怎么做？
您必须重新确定优先级、重新排期、增加人员、外包或缩减范围；否则工作会延误，人员会疲惫不堪。
产能规划使用哪些工具？
小团队使用电子表格，或使用以下工具中的工作负荷视图和组合视图： 项目管理软件.
FTE 与产能规划有什么关系？
FTE 以全职人员为单位表示产能和需求，便于比较缺口；参见 全职当量.