業界別プロジェクトマネジメントガイド · ビジネスとエンタープライズ
ビジネスプロジェクトマネジメント：フェーズ、役割、ツール、コツ
ビジネスのプロジェクトマネジメントとは、製品の発売、拠点の開設、プロセスの改善、市場への参入、新システムの導入など、企業内の変革を実現するためにプロジェクトマネジメントを活用することです。エージェンシーや建設におけるクライアントのプロジェクトと異なり、企業自身がスポンサーであり顧客でもあるため、成功の基準は、プロジェクトがその正当化の根拠となったビジネス上のベネフィットをもたらすかどうかです。
要点
- ビジネスのプロジェクトマネジメントは企業内の変革を実現するもので、成果物だけでなくベネフィットで評価されます。
- ビジネスケースで始め、ベネフィットレビューで終える。
- 兼務のチームに過負荷をかけないよう、戦略に照らしてプロジェクトの優先順位を決める。
- 作業の確実性に応じて、ウォーターフォール、アジャイル、リーン、またはハイブリッドを選ぶ。
ビジネスのプロジェクトマネジメントとは何か、何が異なるのか
どの企業にも2種類の仕事があります。事業を回し続ける反復的な活動であるオペレーションと、事業を変革・成長させる一時的な取り組みであるプロジェクトです。ビジネスのプロジェクトマネジメントは後者に焦点を当て、プロジェクトが場当たり的に注目を奪い合うのではなく、戦略を支えるようにします。
- 戦略との整合。 プロジェクトは、ビジネス目標または次のものにさかのぼれるべきです： OKR。プロジェクトが目標を支えていないなら、なぜ実施しているのかを問い直しましょう。
- 成果物だけでなくベネフィット。 新しいCRMは成果物であり、リピート販売の増加がベネフィットです。ビジネスプロジェクトはベネフィットで評価されます。
- 部門横断チーム。 営業、オペレーション、財務、ITのスタッフは通常、本来の業務から借りてくるため、キャパシティが限られる。
- 社内のスポンサーと顧客。 部門長が成果に資金を出し、かつその成果を使うため、役割が明確でないと意思決定があいまいになりがち。
- 優先順位の競合。 多くのプロジェクトが同じ予算と人材を奪い合うため、優先順位づけは絶え間ないマネジメント上の課題となる。
ビジネスプロジェクトのライフサイクル
ほとんどの企業は、標準的な次のものを独自に調整して使っています： プロジェクトマネジメントのフェーズ。その前後に明確なビジネスケースとベネフィットレビューを置きます。
| フェーズ | 行うこと | 主なアウトプット |
|---|---|---|
| 1. アイデアと提案 | 機会や問題が提起され、おおまかな規模が見積もられる | プロジェクト提案書 |
| 2. ビジネスケースと承認 | 選択肢、コスト、ベネフィット、リスク、リターンを評価。参考： 費用便益分析 | 承認されたビジネスケース |
| 3. 立ち上げ | スポンサー、プロジェクトマネージャー、スコープ、成功基準を確定 | プロジェクト憲章 |
| 4. 計画 | 作業分解、スケジュール、予算、リソース、リスク、コミュニケーション | プロジェクトマネジメント計画書 |
| 5. 実行とコントロール | 作業の実施、進捗の追跡、変更の管理、ステークホルダーへの情報提供 | 成果物と 状況報告書 |
| 6. 引き渡し | 研修とサポートを伴って成果をオペレーションチームに引き渡す | 受け入れと引き渡し |
| 7. 終結とベネフィットレビュー | 教訓を記録し、納品の数か月後にベネフィットを測定 | 終結報告書とベネフィットレビュー |
主要な役割
| 役割 | 責任 |
|---|---|
| エグゼクティブスポンサー | ビジネスケースを所有し、プロジェクトに資金を出し、ベネフィットに説明責任を負う |
| 運営委員会または経営チーム | プロジェクトの優先順位を決め、重要な意思決定を承認する |
| プロジェクトマネージャー | デリバリーを計画・調整・管理し、進捗とリスクを報告する |
| ビジネスオーナーまたはプロダクトオーナー | 成果を日々使うことになるユーザーとオペレーションチームを代表する |
| 機能部門のリーダー | 財務、IT、営業、オペレーション、人事から人材と専門知識を提供する |
| チームメンバー | 作業を行う。多くの場合、通常業務と兼務する |
| PMO （ある場合） | 基準を定め、ポートフォリオを追跡し、プロジェクトマネージャーを支援する |
参考： プロジェクトマネージャーの役割と責任 で、プロジェクトマネージャーの仕事をさらに詳しく紹介しています。
適した方法論
| アプローチ | 最適な用途 | 備考 |
|---|---|---|
| ウォーターフォール | オフィス移転、規制対応、スコープが固定されたシステム導入 | 明確な要求と固定の期日 |
| アジャイル / スクラム | デジタルプロダクト、顧客向けの改善、不確実な要求 | 早期に価値を届け、学びながら調整する |
| かんばん | 継続的改善チームとオペレーションチーム | 仕掛り作業に制限を設けた、作業の視覚的なフロー |
| リーン と シックスシグマ | プロセス改善とコスト削減 | データに基づく既存プロセスの改善 |
| PRINCE2 | 体系的なガバナンスの枠組みを求める組織 | ビジネスケース主導で、段階と役割が明確 |
| ハイブリッド | 中規模の企業変革の大半 | フェーズ型のガバナンスで全体を囲み、役立つ部分ではアジャイルにデリバリーする。参考： アジャイルとウォーターフォール |
必須の文書とテンプレート
ビジネスプロジェクトのKPI
よくある課題と対処法
- 明確なベネフィットのないプロジェクト。 一定のコストや工数のしきい値を超えるものには、簡潔なビジネスケースを必須とする。
- 同時に抱えるプロジェクトが多すぎる。 戦略に照らしてプロジェクトを順位づけし、価値の低いものは中止または延期する。参考： 複数プロジェクトの管理.
- 兼務のチーム。 ライン管理者と時間の割り当てを合意し、計画の中で見えるようにする。
- 弱いスポンサーシップ。 会議に一度も出席しないスポンサーはリスクです。早めにエスカレーションしましょう。
- スコープクリープ。 除外事項を憲章に明記し、次を使う： 変更管理.
- ベネフィットが測定されない。 承認時にベネフィットレビューの予定を組み、担当者を指名する。
ビジネスのプロジェクトマネジメント向けソフトウェア
ビジネスチームには、プロジェクトマネージャーとたまに関わる協力者の両方が実際に使うツールが必要です。次の点を確認しましょう。
- さまざまな働き方に合わせた複数のビュー（リスト、ボード、ガント、カレンダー）。
- 経営陣向けのダッシュボードとレポート。
- 一貫したプロジェクト受付のための依頼フォームとテンプレート。
- チーム横断のリソースとワークロードのビュー。
- メール、チャット、ファイルストレージ、CRMシステムとの連携。
Wrike は、計画、受付、ワークロード管理、レポートを兼ね備えており、部門横断のプロジェクトを数多く実施する企業にとって有力なオールインワンの選択肢です。他のプラットフォームとの比較は次を参照してください： 当サイトのツールランキング.
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よくある質問
ビジネスのプロジェクトマネジメントとは何ですか？
ビジネスのプロジェクトマネジメントとは、新製品、システム、拠点、プロセス改善など企業内の変革を実現し、そのベネフィットを得るためにプロジェクトマネジメントの手法を活用することです。
ビジネスのプロジェクトマネジメントはオペレーション管理とどう違いますか？
オペレーション管理は反復的な日々の活動を運営し、ビジネスのプロジェクトマネジメントは事業を変革・成長させる一時的な取り組みを実現します。
ビジネスのプロジェクトマネジメントのフェーズとは何ですか？
アイデアと提案、ビジネスケースと承認、立ち上げ、計画、実行とコントロール、引き渡し、ベネフィットレビューを伴う終結です。
ビジネスのプロジェクトマネジメントでビジネスケースが重要なのはなぜですか？
投資を正当化し、プロジェクトがもたらすべきベネフィットを定め、意思決定者が承認、一時停止、中止を判断する根拠となるからです。
ビジネスのプロジェクトマネジメントに最適な方法論はどれですか？
スコープが固定されたプロジェクトにはウォーターフォール、不確実な作業や顧客向けの作業にはアジャイル、プロセス改善にはリーンが適しており、多くの企業はハイブリッドを使っています。
ビジネスのプロジェクトマネジメントではどんなKPIが使われますか？
期限内の納品、予算差異、実現したベネフィット、投資利益率、スコープの変更、ステークホルダーの満足度、リソースの稼働率です。
ビジネスのプロジェクトマネジメントにはどんなスキルが必要ですか？
計画、予算策定、ステークホルダーマネジメント、コミュニケーション、リスクマネジメント、商業的な感覚です。参考： プロジェクトマネジメントスキル.
ビジネスのプロジェクトマネジメントを戦略と整合させるにはどうすればよいですか？
すべてのプロジェクトを戦略目標やOKRに結びつけ、それらの目標に照らしてポートフォリオの優先順位を決め、各ステージゲートで整合性を見直します。
ビジネスのプロジェクトマネジメントにはどんなソフトウェアが使われますか？
Wrike、Asana、monday.com、Smartsheetなどのワークマネジメントプラットフォームです。参考： プロジェクト管理ツール.
ビジネスのプロジェクトマネジメントにおけるベネフィット実現とは何ですか？
ビジネスケースで約束したベネフィットを測定し、確実に得るためのプロセスで、通常はプロジェクトの引き渡し後に行います。
小規模な企業にもビジネスのプロジェクトマネジメントは必要ですか？
はい。ただし、より軽量な形で行います。参考： 小規模ビジネスのプロジェクトマネジメント.