Руководство по управлению проектами · Планирование и содержание
Документ инициации проекта (PID): содержание и пример
Документ инициации проекта (PID) — это совокупность информации, которая определяет проект, объясняет, как им будут управлять, и образует базовый план, утверждаемый управляющим советом проекта до начала поставки. Он пришёл из PRINCE2, где его собирает руководитель проекта на этапе инициации, но многие организации используют PID независимо от метода. Это руководство объясняет, что содержит PID, как его составить, приводит разобранный пример и показывает, чем он отличается от устава.
Главное
- PID определяет, что проект поставит, зачем, как им будут управлять и в каких пределах.
- В PRINCE2 его собирает руководитель проекта в процессе «Инициация проекта», а утверждает управляющий совет проекта.
- После утверждения PID становится базовым, и изменения проходят через управление изменениями, часто с пересмотром на границах стадий.
- Допуски в PID позволяют руководителю проекта действовать, не эскалируя каждое мелкое отклонение (управление по отклонениям).
- Масштабируйте его под проект: небольшому или Agile-проекту нужен короткий PID, крупной программе — гораздо более подробный.
Что такое документ инициации проекта?
A Документ инициации проекта (PID) — это совокупность информации, которая определяет проект и устанавливает, как им будут управлять. Он объединяет определение проекта, экономическое обоснование, структуру команды, план проекта, подходы к управлению, механизмы контроля и адаптацию. После утверждения управляющим советом проекта PID становится базовым планом для ведения и оценки проекта.
Официально в PRINCE2 он называется документацией инициации проекта, потому что это не обязательно один файл. Это может быть единый документ, набор связанных документов или страница в инструменте управления проектами, если всё утверждается и контролируется вместе.
PID отвечает на вопросы, на которые лицу, принимающему решение, нужно ответить, прежде чем выделять деньги и людей:
- Что именно мы делаем и чего не делаем?
- Почему это стоит делать и каких выгод мы ожидаем?
- Кто за что отвечает и кто принимает решения?
- Сколько времени это займёт и сколько будет стоить?
- Как мы будем управлять качеством, рисками, проблемами, изменениями и коммуникациями?
- Насколько всё может сдвинуться, прежде чем руководитель проекта обязан эскалировать?
Хотя термин пришёл из PRINCE2, PID широко используются в британских государственных органах, службах здравоохранения и компаниях, которые не следуют PRINCE2 строго.
Почему PID важен
PRINCE2 описывает PID как договор между руководителем проекта и управляющим советом проекта: в нём фиксируется, что согласовал совет и что обязался поставить руководитель проекта. На практике хороший PID даёт вам:
- Чёткое решение «да» или «нет»: совет санкционирует проект на основе полной картины, а не приблизительной идеи.
- Базовый план: прогресс, стоимость, содержание и выгоды измеряются относительно утверждённого.
- Управление по отклонениям: согласованные допуски позволяют руководителю проекта вести проект изо дня в день и эскалировать, только когда прогнозируется выход за пределы.
- Чёткую систему управления: роли, права принятия решений и линии отчётности согласуются до возникновения проблем; см. руководство проектом.
- Преемственность: новые члены команды, поставщики и члены совета могут разобраться в проекте, обратившись к одному источнику.
- Ориентир при закрытии: в конце совет сравнивает поставленное с тем, что обещал PID.
Место PID в PRINCE2
PID создаётся на второй стадии проекта PRINCE2 — стадии инициации — и затем используется на протяжении всего проекта. В таблице показано, как он проходит через процессы PRINCE2.
| Процесс PRINCE2 | Что происходит с PID |
|---|---|
| Подготовка проекта | До появления PID готовятся краткое задание на проект и предварительное экономическое обоснование, чтобы совет мог решить, стоит ли проводить инициацию. |
| Руководство проектом (санкционирование инициации) | Управляющий совет проекта соглашается инвестировать в стадию инициации. |
| Инициация проекта | Руководитель проекта разрабатывает подходы к управлению, план проекта, механизмы контроля и детальное экономическое обоснование и собирает их в PID. |
| Руководство проектом (санкционирование проекта) | Управляющий совет проекта рассматривает и утверждает PID. После этого он становится базовым. |
| Управление границей этапа | Руководитель проекта при необходимости обновляет PID (например, экономическое обоснование и план проекта), чтобы совет рассмотрел его перед следующей стадией. |
| Закрытие проекта | PID используется для сравнения итогового результата с исходным базовым планом и утверждёнными изменениями. |
PRINCE2 7, опубликованный PeopleCert в 2023 году, переименовал семь тем в практики: экономическое обоснование, организация, планы, качество, риск, проблемы и прогресс. Кроме того, были добавлены подходы к управлению коммерческими аспектами, устойчивым развитием, цифровыми технологиями и данными, а также новая глава о людях. PID по-прежнему находится в центре инициации.
Если вы сравниваете фреймворки, см. PMBOK и PRINCE2.
Что содержит документ инициации проекта
Согласно рекомендациям PRINCE2, PID объединяет следующие части. За пределами PRINCE2 большинство шаблонов PID имеют похожую структуру с другими заголовками.
| Раздел PID | Что он содержит |
|---|---|
| Определение проекта | Предыстория, цели, желаемые результаты, содержание и исключения, результаты работ, ограничения, допущения, пользователи и интерфейсы |
| Бизнес-кейс | Причины, рассмотренные варианты, ожидаемые выгоды и негативные последствия, затраты, сроки, инвестиционная оценка и основные риски |
| Структура команды управления проектом | Управляющий совет проекта, руководитель проекта, роли обеспечения качества и поддержки, часто в виде организационной схемы |
| Описания ролей | Обязанности и полномочия каждой роли |
| Подходы к управлению | Как будут управляться качество, риски, проблемы и изменения, коммуникации и другие области |
| План проекта | Стадии, основные продукты, вехи, ресурсы, затраты и сроки |
| Механизмы контроля проекта | Границы стадий, допуски, отчётность (например, отчёты о ключевых моментах) и эскалация |
| Адаптация | Как метод был адаптирован к проекту и почему |
Определение проекта
Это сердце PID. Запишите измеримые целей проекта, описание содержания с явными исключениями, список результаты проекта с критериями приёмки, а также ограничения и допущения, в рамках которых вы работаете. Многие споры на поздних этапах проекта восходят к расплывчатому определению на этом шаге.
Подходы к управлению в PRINCE2 7
Подходы к управлению (в прежних редакциях — стратегии) объясняют, как будет решаться та или иная область в этом проекте. PRINCE2 7 описывает подходы для таких областей, как:
- Качество: стандарты, методы обеспечения качества, ответственность и записи.
- Риск: как риски выявляются, оцениваются и управляются, со шкалами, владельцами и периодичностью пересмотра. См. управление рисками проекта.
- Проблемы и управление изменениями: как фиксируются, оцениваются и решаются проблемы и запросы на изменение.
- Коммуникация: какая информация, кому, когда и как передаётся. См. план коммуникаций.
- Коммерческие аспекты: как управляются поставщики и контракты (новое в PRINCE2 7).
- Устойчивое развитие: как проект достигнет своих целевых показателей в области устойчивого развития (новое в PRINCE2 7).
- Цифровые технологии и данные: как будут обрабатываться данные и цифровые технологии (новое в PRINCE2 7).
PRINCE2 также использует подход к управлению выгодами, который описывает, как и когда будут измеряться выгоды, часто уже после закрытия проекта.
Механизмы контроля проекта и допуски
Механизмы контроля объясняют, как совет будет сохранять управление, не вникая в детали: как проект делится на управленческие стадии, какие допуски действуют, какие отчёты и с какой периодичностью готовит руководитель проекта и когда необходимо сообщать об отклонении. Допуски подробнее описаны ниже.
PID, устав проекта, экономическое обоснование и план
Несколько стартовых документов частично пересекаются. В таблице показано место каждого из них.
| Документ | Назначение | Когда | Кто утверждает |
|---|---|---|---|
| Задание на проект (PRINCE2) | Краткое описание, используемое для решения о начале инициации | Запуск | Управляющий совет проекта |
| Бизнес-кейс | Обосновывает инвестиции; поддерживается в актуальном состоянии на протяжении всего проекта | Предварительно при запуске, детально при инициации | Исполнительный руководитель или спонсор |
| Устав проекта | Официально санкционирует проект и назначает руководителя проекта (в стиле PMBOK) | Инициация | Спонсор |
| Документ инициации проекта | Полный базовый план для санкционирования проекта и управления им (PRINCE2) | Инициация | Управляющий совет проекта |
| План управления проектом | Как проект будет исполняться, отслеживаться, контролироваться и закрываться (в стиле PMBOK) | Планирование | Спонсор |
| Техническое задание (SOW) | Договорное описание работ, которые выполнит поставщик | Закупки | Покупатель и поставщик |
Проще всего запомнить разницу так: устав короткий и сообщает, что проект санкционирован; PID длиннее и точно описывает, что именно санкционировано и как это будет выполняться. PID содержит план проекта, но также включает экономическое обоснование, структуру команды и подходы к управлению, которых в одном лишь плане нет.
A техническое задание — это нечто иное: оно регулирует контракт с внешним поставщиком, тогда как PID регулирует проект изнутри.
Как составить документ инициации проекта за 9 шагов
Приведённый ниже порядок подходит для большинства проектов. В PRINCE2 эти шаги выполняются в процессе «Инициация проекта»; вне PRINCE2 они составляют вашу фазу инициации.
- Изучите задание на проект или мандат. Подтвердите предысторию, цели, предварительное экономическое обоснование и все решения, уже принятые спонсором. Убедитесь, что учтены все выводы технико-экономическое обоснование .
- Согласуйте адаптацию. Решите, насколько формальным должен быть проект с учётом его размера, рисков и сложности, и зафиксируйте эти решения.
- Составьте определение проекта. Определите цели, содержание, исключения, результаты, критерии приёмки, ограничения, допущения и интерфейсы с другими проектами или системами.
- Определите подходы к управлению. Согласуйте, как будут управляться качество, риски, проблемы и изменения, коммуникации и другие значимые области. На этом этапе начните вести реестр рисков .
- Сформируйте команду управления проектом. Назначьте исполнительного руководителя или спонсора, старшего пользователя, старшего поставщика и руководителя проекта с описаниями ролей. матрицу RACI проясняет распределение ответственности.
- Составьте план проекта. Разбейте работу на продукты или результаты, определите стадии, оцените трудозатраты, стоимость и длительность, выявите вехи и зависимости.
- Уточните экономическое обоснование. Обновите затраты, сроки, выгоды и риски на основе детального плана. Используйте анализом затрат и выгод там, где это полезно.
- Установите механизмы контроля и допуски. Согласуйте границы стадий, периодичность отчётности, допуски по срокам, стоимости, содержанию и другим областям, а также порядок эскалации отклонений.
- Соберите, проверьте и представьте на утверждение. Проверьте согласованность частей, попросите службу обеспечения качества проекта выполнить проверку, затем представьте PID управляющему совету проекта вместе с планом следующей стадии.
Пример документа инициации проекта
Приведённый ниже пример иллюстративный и упрощённый. Он показывает, как могла бы выглядеть каждая часть PID для организации среднего размера, заменяющей свою систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
| Раздел PID | Пример записи |
|---|---|
| Предыстория | Текущая CRM больше не поддерживается поставщиком и не может интегрироваться с новой финансовой системой. |
| Цели | Заменить CRM к 30 июня; перенести все активные записи клиентов; обучить всех 85 сотрудников отделов продаж и обслуживания до запуска. |
| Содержание | Включает поддержку выбора, настройку, миграцию данных, интеграцию с финансовой системой и обучение. Исключает сайт и автоматизацию маркетинга. |
| Результаты | Настроенная CRM; перенесённые и проверенные данные; интеграция с финансовой системой; учебные материалы; передача на поддержку. |
| Ограничения и допущения | Бюджет фиксирован — £250 000; запуск не должен приходиться на конец финансового года. Допускается, что API финансовой системы будет доступен к марту. |
| Краткое экономическое обоснование | Устраняет риск использования неподдерживаемого ПО; ожидаемые выгоды — меньше ручного повторного ввода данных и более качественная отчётность для руководителей отделов продаж. |
| Команда управления проектом | Исполнительный руководитель: директор по продажам. Старший пользователь: руководитель службы клиентского обслуживания. Старший поставщик: ответственный менеджер поставщика CRM. Руководитель проекта: внутренний сотрудник. |
| Подходы к управлению | Качество: приёмочное тестирование пользователями, подписанное старшим пользователем. Риск: ежемесячный пересмотр рисков. Изменения: изменения свыше £5 000 выносятся на совет. |
| План проекта | Четыре стадии: инициация; настройка и интеграция; миграция и тестирование; обучение и запуск. |
| Допуски | Сроки: плюс-минус две недели. Стоимость: плюс-минус 5%. Содержание: обязательные требования нельзя исключить без одобрения совета. |
| Отчётность | Отчёт о ключевых моментах для совета раз в две недели; отчёт о завершении стадии на каждой границе стадии. |
| Адаптация | Совет собирается ежемесячно, а не по каждому решению; используется единый журнал рисков и проблем. |
Каждая запись достаточно конкретна, чтобы совет мог её утвердить или оспорить. Расплывчатые формулировки вроде «улучшить данные о клиентах» не дают совету ничего, по чему можно было бы спросить с проекта.
Допуски и управление по отклонениям
Допуски — одна из самых полезных частей PID и одна из тех, что пропускают чаще всего. Это согласованные пределы, в рамках которых руководитель проекта может принимать решения, не обращаясь к совету.
PRINCE2 устанавливает допуски для таких областей, как сроки, стоимость, содержание, качество, риск и выгоды. Типичные примеры:
| Область | Пример допуска |
|---|---|
| Сроки | Плюс-минус две недели к дате запуска |
| Стоимость | Плюс-минус 5% от утверждённого бюджета |
| Содержание | Желательные функции можно исключить; обязательные — нельзя |
| Качество | Определённый уровень дефектов, допустимый при запуске |
| Риски | Ни один риск не может превышать согласованный балл влияния без рассмотрения советом |
| Преимущества | Ожидаемые выгоды могут отклоняться на согласованный процент |
Когда руководитель проекта прогнозирует выход за допуск, он сообщает совету об отклонении, не дожидаясь, пока это произойдёт. Благодаря этому заседания совета сосредоточены на решениях, которые действительно требуют его участия, а у руководителя проекта есть чёткие полномочия во всём остальном. Наше руководство по отчёте о статусе проекта показывает, как отчитываться относительно этих пределов.
Адаптация PID для небольших и Agile-проектов
PRINCE2 предполагает адаптацию метода, и это относится и к PID. Короткому внутреннему проекту не нужен 40-страничный документ.
- Небольшие проекты: объединяйте разделы, используйте одну страницу для определения и плана и ссылайтесь на стандартные подходы организации к качеству, рискам и коммуникациям, а не переписывайте их.
- Agile-проекты: PRINCE2 Agile по-прежнему использует PID, но он сосредоточен на целях, результатах, допусках и способах работы. Детальное содержание находится в приоритизированном бэклоге, а допуски обычно позволяют варьировать содержание при фиксированных сроках и стоимости.
- Крупные или высокорисковые проекты: используйте PID как управляющее резюме со ссылками на отдельные документы с детальным планом, реестрами и подходами.
Подробнее о сочетании системы управления PRINCE2 с Agile-поставкой читайте в материале PRINCE2 и Agile.
Типичные ошибки в PID и как их избежать
| Ошибка | Что делать вместо этого |
|---|---|
| Копирование длинного шаблона и заполнение каждого раздела | Адаптируйте структуру и фиксируйте, почему разделы сокращены или удалены |
| Расплывчатые цели и содержание | Используйте измеримые цели и явно перечисляйте исключения |
| Нет допусков или нулевые допуски | Согласуйте реалистичные пределы, чтобы управление по отклонениям работало |
| Экономическое обоснование написано один раз и забыто | Обновляйте его на каждой границе стадии и проверяйте, стоит ли проект по-прежнему продолжать |
| Роли названы, но не описаны | Напишите краткие описания ролей с правами принятия решений |
| Отношение к PID как к бумаге только для утверждения | Используйте его на заседаниях совета, в отчётах о ключевых моментах и на обзорах стадий |
| Неформальные изменения | Изменяйте базовый PID только через управление изменениями |
| Дублирование содержания других документов | Ссылайтесь на реестр рисков, план или контракты вместо копирования |
Шаблоны для составления PID
Мы не предлагаем единый шаблон PID, потому что большая часть содержания уже находится в документах, которые вы всё равно создадите. Эти бесплатные шаблоны охватывают основные разделы, и вы можете собрать их в PID или сослаться на них:
- Шаблон брифа проекта для резюме этапа запуска.
- Шаблон бизнес-обоснования для причин, вариантов, затрат и выгод.
- Шаблон устава проекта для целей, содержания, вех и ролей в одном месте.
- Шаблон плана проекта для стадий, задач и вех.
- шаблон матрицы RACI для команды управления проектом и распределения ответственности.
- Шаблон реестра рисков и шаблон плана коммуникаций для двух ключевых подходов к управлению.
После утверждения PID следующий шаг — провести первую стадию поставки в соответствии с ним.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое документ инициации проекта?
Документ инициации проекта (PID) — это совокупность информации, определяющей проект и порядок управления им: определение проекта, экономическое обоснование, структура команды, план, подходы к управлению, механизмы контроля и адаптация. В PRINCE2 его утверждает управляющий совет проекта, и он становится базовым планом проекта.
Что означает PID в управлении проектами?
PID означает project initiation document — документ инициации проекта. В PRINCE2 он называется project initiation documentation (документация инициации проекта), поскольку может быть одним документом или набором связанных документов.
Кто составляет PID?
Его собирает руководитель проекта с участием команды, пользователей, поставщиков и специалистов. Исполнительный руководитель или спонсор отвечает за экономическое обоснование, а служба обеспечения качества проекта часто проверяет PID, прежде чем он попадёт к совету.
Кто утверждает PID?
В PRINCE2 управляющий совет проекта утверждает PID, когда санкционирует проект в процессе «Руководство проектом». Вне PRINCE2 утверждение обычно даёт спонсор или управляющий комитет.
Когда составляется PID?
На стадии инициации — после того как совет согласился инвестировать в инициацию, и до начала основной работы по поставке.
PID используется только в PRINCE2?
Нет. Термин пришёл из PRINCE2, но многие организации, особенно в британском госсекторе, используют PID независимо от применяемого метода.
В чём разница между PID и уставом проекта?
A устав проекта — это короткий документ верхнего уровня, который санкционирует проект и назначает его руководителя. PID более подробен: он добавляет экономическое обоснование, подходы к управлению, механизмы контроля, допуски и план проекта и служит полным базовым планом проекта.
Чем PID отличается от плана проекта?
План проекта охватывает стадии, продукты, вехи, ресурсы, затраты и сроки. PID содержит план проекта, а также определение проекта, экономическое обоснование, структуру команды, подходы к управлению и механизмы контроля.
Какого объёма должен быть PID?
Установленного объёма нет. Небольшому проекту с низким риском может хватить нескольких страниц, а крупной программе может понадобиться объёмный документ со ссылками на отдельные планы и реестры. Адаптируйте его к размеру и рискам проекта.
Можно ли изменить PID после утверждения?
Да, но только через управление изменениями. В PRINCE2 руководитель проекта обычно обновляет PID на границах стадий для рассмотрения советом, и любое изменение базового плана требует одобрения совета.
Нужен ли PID Agile-проектам?
PRINCE2 Agile по-прежнему использует PID, обычно более короткий и сосредоточенный на целях, допусках и способах работы. Детальное содержание находится в приоритизированном бэклоге, а не в самом PID.
Что такое допуски в PID?
Допуски — это согласованные пределы для таких областей, как сроки, стоимость, содержание, качество, риск и выгоды. В их рамках руководитель проекта может действовать без эскалации; если прогнозируется выход за допуск, он сообщает об отклонении управляющему совету проекта.
Чем PID отличается от технического задания (SOW)?
PID регулирует проект изнутри и утверждается управляющим советом проекта или спонсором. техническое задание описывает работу, которую внешний поставщик выполнит по контракту.