Руководство по управлению проектами в разных отраслях · Профессиональные услуги
Управление юридическими проектами: процесс, роли, инструменты и советы
Управление юридическими проектами (LPM) — это применение дисциплины управления проектами к юридическим делам, таким как судебные споры, сделки, нормативная работа и расследования, чтобы их содержание, персонал, бюджет и исполнение были предсказуемыми. Юридические фирмы и внутренние юридические службы используют его прежде всего для того, чтобы дать клиентам определённость затрат, поддерживать фиксированные гонорары и гонорары с лимитом и сокращать напрасные усилия, при этом юристы полностью сохраняют контроль над юридическими суждениями.
Главное
- Управление юридическими проектами привносит в юридические дела работу с содержанием, бюджетами и планированием, не заменяя юридического суждения.
- Определите фазы и письменные допущения при получении поручения; на них опирается каждый разговор о бюджете.
- Именно единообразное кодирование фаз и задач делает будущие оценки точными.
- Часто сообщайте о расходах относительно бюджета, чтобы клиенты никогда не получали неприятных сюрпризов.
Чем отличается управление юридическими проектами
- Неопределённый путь: другая сторона, суд или регулятор могут в любой момент изменить ход дела.
- Сроки, установленные другими: судебные графики, сроки исковой давности и даты закрытия сделок часто устанавливаются извне.
- Профессиональные обязанности: конфиденциальность, адвокатская тайна, конфликты интересов и нормативные правила стоят выше любой цели по эффективности.
- Культура почасовой оплаты: многие дела по-прежнему оплачиваются почасово, но клиенты всё чаще просят бюджеты, лимиты и фиксированные гонорары.
- Соотношение уровней (leverage): работа распределяется между партнёрами, юристами, помощниками юристов и вспомогательным персоналом, поэтому делегирование каждой задачи на правильный уровень определяет и стоимость, и качество.
Фазы дела
У каждого типа дел есть свои узнаваемые фазы. Их определение с самого начала — основа LPM, потому что бюджеты, распределение персонала и отчётность строятся по фазам.
| Судебный спор (типично) | Сделка (типично) |
|---|---|
| Оценка дела и стратегия | Поручение, определение содержания и term sheet |
| Состязательные бумаги | Due diligence |
| Раскрытие документов (discovery) | Подготовка документов и переговоры |
| Свидетельские показания и заключения экспертов | Одобрения регуляторов и условия |
| Подготовка к судебному разбирательству | Подписание |
| Судебное разбирательство или слушание | Закрытие сделки |
| После судебного разбирательства: апелляция или мировое соглашение | Задачи после закрытия сделки |
Стандартные системы кодирования, такие как набор кодов для судебных споров UTBMS (Uniform Task-Based Management System), позволяют фирмам учитывать время по фазам и задачам, что делает возможными бюджеты и сравнения.
Ключевые роли
| Роль | Ответственность |
|---|---|
| Ответственный партнёр или ведущий юрист | Отвечает за юридическую стратегию, отношения с клиентом и бюджет дела |
| Руководитель юридических проектов | Составляет план и бюджет, отслеживает прогресс и расходы и отчитывается перед клиентом |
| Юристы, помощники юристов и стажёры | Выполняют юридическую работу на соответствующем уровне |
| Менеджер по ценообразованию | Оценивает стоимость дел и разрабатывает альтернативные схемы оплаты |
| Команды по управлению знаниями и юридическим технологиям | Шаблоны, прецеденты, электронное раскрытие и автоматизация |
| Внутренний юрист или служба юридических операций | Ответственный на стороне клиента, который формирует ожидания, управляет панелями внешних консультантов и утверждает бюджеты |
Методы, подходящие для юридической работы
- Поэтапное планирование: определяйте фазы и задачи, оценивайте каждую и отслеживайте выполнение относительно оценки; это основа LPM, и она работает как для судебных споров, так и для сделок.
- Управление содержанием и допущениями: письменные допущения и управление изменениями когда дело выходит за их пределы.
- Чек-листы и карты процессов: для повторяющейся работы, такой как due diligence или проверка договоров; см. бережливое управление проектами для устранения потерь в рутинной работе.
- Kanban: внутренние юридические службы используют доски для управления потоком запросов на договоры и консультации.
- Agile: иногда используется для проектов юридических технологий и крупных программ устранения нарушений нормативных требований.
Бюджеты и схемы оплаты
| Модель оплаты | Что должно обеспечивать LPM |
|---|---|
| Почасовая оплата с оценкой | Поэтапный бюджет и регулярные отчёты о расходах относительно него |
| Гонорар с ограничением сверху | Тщательное отслеживание относительно лимита и раннее предупреждение при нарушении допущений |
| Фиксированный гонорар | Чёткое содержание, эффективное распределение персонала и повторное использование процессов |
| Фиксированные гонорары по фазам | Фиксированная цена за фазу с пересмотром содержания на границе каждой фазы |
| Гонорар успеха или смешанные схемы | Чёткие определения результатов и порядка расчёта гонорара |
Основные документы и шаблоны
- План дела и описание содержания: адаптируйте шаблон содержания проекта и шаблон устава проекта.
- Бюджет по фазам: используйте шаблон оценки стоимости проекта и шаблон бюджета.
- График дела: судебные вехи или вехи сделки в Шаблон диаграммы Ганта.
- Распределение задач: a шаблон матрицы RACI кто готовит, проверяет и утверждает документы.
- Риски и проблемы: Шаблон журнала RAID.
- Приём заявок для внутренних юридических служб: a шаблон запроса на работу.
- Анализ дела: шаблон извлечённых уроков.
KPI для управления юридическими проектами
| KPI | Что измеряет | Типичное применение |
|---|---|---|
| Отклонение от бюджета по фазам | Фактические гонорары относительно бюджета по каждой фазе | Отчётность для клиента и раннее предупреждение |
| Коэффициент реализации | Выставленные и полученные гонорары относительно учтённого времени | Прибыльность дел для фирм |
| Соотношение уровней (leverage) | Распределение часов по уровням старшинства | Проверка правильности делегирования работы |
| Соблюдение сроков | Соблюдение судебных и договорных сроков | Контроль рисков |
| Время цикла | Дни на обработку договоров или запросов на консультацию | Уровни обслуживания внутренней юридической службы |
| Результаты дел | Результаты в сравнении с целями, установленными в начале | Ценность, созданная для клиента |
| Удовлетворённость клиента | Обратная связь при закрытии дела | Обзоры отношений и панелей внешних консультантов |
Типичные трудности и их решения
- Сопротивление юристов: представляйте LPM как поддержку ведущего юриста, используйте лёгкие инструменты и показывайте спрос клиентов на предсказуемость затрат.
- Непредсказуемость дел: составляйте бюджет по фазам, переоценивайте на границе каждой фазы и сообщайте допущения вместе с цифрами.
- Некачественные данные об учёте времени: единообразные коды фаз и задач значительно улучшают будущие оценки.
- Неожиданные счета: сообщайте о расходах относительно бюджета ежемесячно или чаще и предупреждайте о перерасходе до того, как он произойдёт.
- Повторяющаяся работа: фиксируйте прецеденты и чек-листы в системе управления знаниями.
ПО для управления юридическими проектами
Юридические команды обычно используют систему управления практикой или делами, систему управления документами, электронное выставление счетов, а для судебных споров — платформы электронного раскрытия. Платформа управления работой добавляет планы, отслеживание задач, приём заявок и дашборды, которых в этих системах часто нет. Сравните варианты в нашем рейтинге инструментов. Wrike может служить универсальным уровнем планирования и приёма заявок, особенно для внутренних юридических служб, обрабатывающих очереди запросов, наряду с данными о времени и бюджете из юридических систем. Перед выбором любого инструмента проверьте требования к конфиденциальности, месту хранения данных и безопасности.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое управление юридическими проектами?
Управление юридическими проектами применяет методы управления проектами к юридическим делам, чтобы их содержание, персонал, бюджет и исполнение были предсказуемыми.
Почему управление юридическими проектами важно?
Клиенты ожидают определённости затрат и альтернативных схем оплаты, а управление юридическими проектами делает бюджеты надёжными, а работу — эффективнее.
Чем занимается руководитель юридических проектов?
Они составляют планы и бюджеты дел, отслеживают прогресс и расходы, управляют допущениями о содержании и отчитываются перед ведущим юристом и клиентом.
Какие фазы есть в управлении юридическими проектами в судебных спорах?
Обычно это оценка дела, состязательные бумаги, раскрытие документов, доказательства, подготовка к разбирательству, судебное разбирательство и этап после него или мировое соглашение.
Как работает управление юридическими проектами для сделок?
Сделки планируются по этапам: поручение и определение содержания, due diligence, подготовка документов и переговоры, получение одобрений, подписание и закрытие.
Как управление юридическими проектами поддерживает фиксированные гонорары?
Определяя содержание и допущения, эффективно распределяя персонал, учитывая время по фазам и сигнализируя, когда дело выходит за согласованное содержание.
Какие KPI используются в управлении юридическими проектами?
Отклонение от бюджета по фазам, коэффициент реализации, соотношение уровней, соблюдение сроков, время цикла, результаты дел и удовлетворённость клиентов.
Что такое коды UTBMS в управлении юридическими проектами?
Стандартные коды фаз и задач, например набор кодов для судебных споров, используемые для единообразного учёта времени юристов при составлении бюджетов и выставлении счетов.
Используют ли внутренние юридические службы управление юридическими проектами?
Да. Внутренние юридические службы и команды юридических операций используют его для управления приёмом запросов, бюджетами внешних консультантов и сроками обработки договоров.
Какое ПО поддерживает управление юридическими проектами?
Системы управления делами и документами, электронного выставления счетов и электронного раскрытия, часто вместе с рабочей платформой, такой как Wrike, для планирования и приёма заявок.
Нужно ли юристам обучение управлению юридическими проектами?
Базовое обучение LPM помогает юристам определять содержание, составлять бюджеты и делегировать; универсальная сертификация по управлению проектами подходит для штатных руководителей юридических проектов.