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Legal project management: processo, ruoli, strumenti e consigli
Il legal project management (LPM) è l'applicazione della disciplina del project management alle pratiche legali, come contenzioso, operazioni societarie, attività regolamentari e indagini, affinché vengano definite, assegnate, budgettate e portate a termine in modo prevedibile. Studi legali e uffici legali interni lo usano soprattutto per dare ai clienti certezza dei costi, supportare onorari fissi e con tetto massimo e ridurre gli sforzi sprecati, mentre gli avvocati mantengono il pieno controllo del giudizio legale.
Punti chiave
- Il legal project management porta ambito, budget e pianificazione nelle pratiche legali senza sostituire il giudizio legale.
- Definite fasi e ipotesi scritte al momento dell'incarico; sono la base di ogni discussione sul budget.
- Una codifica coerente di fasi e attività è ciò che rende accurate le stime future.
- Riportate spesso la spesa rispetto al budget, così i clienti non avranno mai sorprese.
Cosa rende diverso il legal project management
- Percorso incerto: la controparte, il giudice o un'autorità di regolamentazione possono cambiare il corso di una pratica in qualsiasi momento.
- Scadenze fissate da altri: calendari processuali, termini di prescrizione e date di closing sono spesso fissati dall'esterno.
- Doveri professionali: riservatezza, segreto professionale, conflitti di interesse e norme deontologiche vengono prima di qualsiasi obiettivo di efficienza.
- Cultura della fatturazione: molte pratiche sono ancora fatturate a ore, ma i clienti chiedono sempre più spesso budget, tetti massimi e onorari fissi.
- Leverage: il lavoro è distribuito tra partner, associate, paralegali e personale di supporto, quindi delegare ogni attività al livello giusto determina sia i costi sia la qualità.
Fasi della pratica
Ogni tipo di pratica ha fasi proprie riconoscibili. Definirle all'inizio è il fondamento dell'LPM, perché budget, staffing e reporting seguono tutti le fasi.
| Contenzioso (tipico) | Operazione societaria (tipica) |
|---|---|
| Valutazione del caso e strategia | Incarico, definizione dell'ambito e term sheet |
| Atti introduttivi | Due diligence |
| Disclosure (discovery) | Redazione e negoziazione dei documenti |
| Prove testimoniali e consulenze tecniche | Autorizzazioni regolamentari e condizioni |
| Preparazione del processo | Firma (signing) |
| Processo o udienza | Closing |
| Fase post-processuale, appello o transazione | Attività successive al closing |
Schemi di codifica standard come il set di codici per il contenzioso UTBMS (Uniform Task-Based Management System) permettono agli studi di registrare il tempo per fase e attività, rendendo possibili budget e confronti.
Ruoli chiave
| Ruolo | Responsabilità |
|---|---|
| Partner responsabile o avvocato responsabile | È titolare della strategia legale, del rapporto con il cliente e del budget della pratica |
| Legal project manager | Predispone piano e budget, monitora avanzamento e spesa e riferisce al cliente |
| Associate, paralegali e praticanti | Svolgono il lavoro legale al livello appropriato |
| Pricing manager | Definisce il prezzo delle pratiche e progetta accordi di onorario alternativi |
| Team di knowledge management e legal tech | Modelli, precedenti, e-discovery e automazione |
| Ufficio legale interno o legal operations | Referente lato cliente che definisce le aspettative, gestisce i panel di studi legali e approva i budget |
Metodi adatti al lavoro legale
- Pianificazione per fasi: definite fasi e attività, stimate ciascuna e monitoratele rispetto alla stima; è il nucleo dell'LPM e funziona sia per il contenzioso sia per le operazioni societarie.
- Gestione dell'ambito e delle ipotesi: ipotesi scritte e controllo delle modifiche quando la pratica va oltre tali ipotesi.
- Checklist e mappe dei processi: per il lavoro ripetibile come due diligence o revisione contrattuale; vedi Lean project management per eliminare gli sprechi dal lavoro di routine.
- Kanban: i team legali interni usano le board per gestire il flusso delle richieste di contratti e di pareri.
- Agile: usato occasionalmente per la tecnologia legale e per grandi programmi di adeguamento normativo.
Budget e accordi sugli onorari
| Modello di onorario | Cosa deve fornire l'LPM |
|---|---|
| A ore con stima | Un budget per fasi e report periodici della spesa rispetto a esso |
| Onorario con tetto massimo | Monitoraggio puntuale rispetto al tetto e segnalazione tempestiva quando le ipotesi non reggono |
| Onorario fisso | Ambito ben definito, staffing efficiente e riutilizzo dei processi |
| Onorari fissi per fase | Un prezzo fisso per fase, ridefinito a ogni passaggio di fase |
| Accordi a successo o misti | Definizioni chiare dei risultati e di come vengono calcolati gli onorari |
Documenti e modelli essenziali
- Piano della pratica e dichiarazione dell'ambito: adattate il modello di ambito di progetto e modello di project charter.
- Budget per fase: usate il modello di stima dei costi di progetto e modello di budget.
- Timeline della pratica: le scadenze processuali o dell'operazione in un Modello di diagramma di Gantt.
- Assegnazione delle attività: a modello di matrice RACI per stabilire chi redige, chi rivede e chi approva.
- Rischi e problemi: il Modello di registro RAID.
- Raccolta delle richieste per i team interni: a modello di richiesta di lavoro.
- Revisione della pratica: il modello di lezioni apprese.
KPI per il legal project management
| KPI | Cosa misura | Uso tipico |
|---|---|---|
| Scostamento dal budget per fase | Onorari effettivi rispetto al budget per fase | Reporting al cliente e segnalazione tempestiva |
| Realizzazione | Onorari fatturati e incassati rispetto al tempo registrato | Redditività delle pratiche per gli studi legali |
| Leverage | Distribuzione delle ore per livello di anzianità | Verificare che il lavoro sia delegato correttamente |
| Rispetto delle scadenze | Scadenze processuali e contrattuali rispettate | Controllo del rischio |
| Cycle time | Giorni necessari per evadere contratti o richieste di parere | Livelli di servizio del team legale interno |
| Esiti delle pratiche | Risultati rispetto agli obiettivi fissati all'inizio | Valore fornito al cliente |
| Soddisfazione del cliente | Feedback alla chiusura della pratica | Revisioni del rapporto e dei panel di studi legali |
Sfide comuni e soluzioni
- Resistenza degli avvocati: presentate l'LPM come supporto all'avvocato responsabile, mantenete gli strumenti leggeri e mostrate la richiesta di prevedibilità dei costi da parte dei clienti.
- Pratiche imprevedibili: definite il budget per fase, ristimate a ogni passaggio di fase e riportate le ipotesi insieme ai numeri.
- Dati sui tempi di scarsa qualità: codici di fase e di attività coerenti rendono molto migliori le stime future.
- Parcelle a sorpresa: riportate la spesa rispetto al budget ogni mese o più spesso e segnalate gli sforamenti prima che si verifichino.
- Lavoro ripetitivo: raccogliete precedenti e checklist in un sistema di knowledge management.
Software per il legal project management
I team legali si affidano di solito a un sistema di gestione dello studio o delle pratiche, alla gestione documentale, all'e-billing e, per il contenzioso, a piattaforme di e-discovery. Una piattaforma di work management aggiunge piani, monitoraggio delle attività, raccolta delle richieste e dashboard che spesso mancano a questi sistemi. Confrontate le opzioni in nostre classifiche degli strumenti. Wrike può fungere da livello all-in-one di pianificazione e raccolta delle richieste, soprattutto per gli uffici legali interni che gestiscono code di richieste, affiancato dai dati su tempi e budget provenienti dai sistemi legali. Verificate i requisiti di riservatezza, residenza dei dati e sicurezza prima di scegliere qualsiasi strumento.
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Domande frequenti
Che cos'è il legal project management?
Il legal project management applica i metodi del project management alle pratiche legali affinché vengano definite, assegnate, budgettate e portate a termine in modo prevedibile.
Perché il legal project management è importante?
I clienti si aspettano certezza dei costi e onorari alternativi, e il legal project management rende i budget affidabili e il lavoro più efficiente.
Cosa fa un legal project manager nel legal project management?
Predispongono piani e budget delle pratiche, monitorano avanzamento e spesa, gestiscono le ipotesi sull'ambito e riferiscono all'avvocato responsabile e al cliente.
Quali sono le fasi del legal project management per il contenzioso?
Tipicamente valutazione del caso, atti introduttivi, disclosure, prove, preparazione del processo, processo e fase post-processuale o transazione.
Come funziona il legal project management per le operazioni societarie?
Le operazioni vengono pianificate attraverso incarico e definizione dell'ambito, due diligence, redazione e negoziazione, autorizzazioni, signing e closing.
Come supporta il legal project management gli onorari fissi?
Definendo ambito e ipotesi, organizzando il team in modo efficiente, monitorando il tempo per fase e segnalando quando la pratica va oltre l'ambito concordato.
Quali KPI si usano nel legal project management?
Scostamento dal budget per fase, realizzazione, leverage, rispetto delle scadenze, cycle time, esiti delle pratiche e soddisfazione del cliente.
Cosa sono i codici UTBMS nel legal project management?
Codici standard di fase e attività, come il set di codici per il contenzioso, usati per registrare il tempo legale in modo coerente ai fini di budget e fatturazione.
I team legali interni usano il legal project management?
Sì. Gli uffici legali interni e i team di legal operations lo usano per gestire la raccolta delle richieste, i budget dei consulenti esterni e i tempi di evasione dei contratti.
Quale software supporta il legal project management?
Sistemi di gestione delle pratiche, gestione documentale, e-billing ed e-discovery, spesso con una piattaforma di lavoro come Wrike per pianificazione e raccolta delle richieste.
Gli avvocati hanno bisogno di formazione in legal project management?
Una formazione di base in LPM aiuta gli avvocati a definire l'ambito, stimare il budget e delegare; una certificazioni di project management è adatta ai legal project manager dedicati.