Руководство по управлению проектами · Риски, качество и контроль
План на случай непредвиденных обстоятельств: шаблон и примеры
План на случай непредвиденных обстоятельств — это заранее согласованный набор действий, которые команда предпримет при наступлении конкретного риска. Его готовят заранее, чтобы при достижении триггера люди могли действовать быстро, а не импровизировать.
Главное
- План на случай непредвиденных обстоятельств определяет заранее согласованные действия на случай наступления риска.
- Определите чёткие триггеры, ответственных, действия и резервы.
- Держите резервный план на случай, если план на случай непредвиденных обстоятельств не сработает.
- Резерв на непредвиденные расходы покрывает известные риски, управленческий резерв — неизвестные.
План на случай непредвиденных обстоятельств, снижение риска и резервный план
| Термин | Когда применяется | Пример |
|---|---|---|
| Снижение риска | До наступления риска, чтобы его снизить | Провести нагрузочное тестирование заранее |
| План на случай непредвиденных обстоятельств | Когда триггер показывает, что риск наступает | Если время отклика превышает 3 секунды, добавить два сервера |
| Резервный план | Когда план на случай непредвиденных обстоятельств не срабатывает | Откат к старой системе |
| Обходное решение | Незапланированная реакция на неожиданную проблему | Ручная обработка на время расследования сбоя |
Шаблон плана на случай непредвиденных обстоятельств
| Поле | Содержание |
|---|---|
| ID и описание риска | Свяжите с реестр рисков записью |
| Триггер | Измеримый признак, активирующий план |
| Лицо, принимающее решение | Кто подтверждает активацию плана |
| Действия | Пошаговые действия с ответственными |
| Ресурсы и резерв | Выделенные люди, бюджет и время |
| Коммуникация | Кого и как нужно уведомить |
| Резервный план | Что делать, если план на случай непредвиденных обстоятельств не сработал |
| Отмена режима | Как и когда вернуться к обычному режиму |
Как составить план на случай непредвиденных обстоятельств
- Выберите риски с высокой оценкой или серьёзными последствиями, которые невозможно достаточно снизить мерами по снижению риска.
- Определите чёткий наблюдаемый триггер, например дату, измерение или событие.
- Перечислите действия по порядку с ответственным за каждое.
- Оцените необходимые затраты и время и согласуйте резерв на непредвиденные расходы.
- Получите утверждение заранее, чтобы при срабатывании триггера не требовалось дополнительных согласований.
- Репетируйте критически важные планы, например откат системы.
- Пересматривайте план при изменении риска.
Разобранный пример
Для запуска продукта на открытом воздухе существует риск сильного дождя. Триггер: прогноз Met Office в 08:00 за два дня до мероприятия показывает вероятность дождя более 60%. Действия: руководитель мероприятия подтверждает у поставщика вариант с шатром (забронирован заранее с платой за отмену £2 000), руководитель по коммуникациям обновляет страницу приглашения и рассылает письма гостям, а менеджер площадки меняет планировку. Резерв: £6 500 на аренду шатра. Резервный план: если шатёр недоступен, перенести мероприятие в конференц-зал с сокращённым списком гостей.
Резерв на непредвиденные расходы
Резерв на непредвиденные расходы — это время или деньги, заложенные в базовый план по стоимости или расписанию на выявленные риски. Он отличается от управленческого резерва, который держится за пределами базового плана на неизвестные риски. Резерв можно оценить по ожидаемой денежной стоимости рисков или с помощью моделирования Монте-Карло.
Советы
- Формулируйте триггеры конкретно: «если поставщик не предоставит образец к 12 марта», а не «если поставщик опоздает».
- Делайте планы краткими и практичными: ими пользуются в условиях стресса.
- Храните их там, где люди смогут быстро их найти.
- Фиксируйте, как сработали планы на случай непредвиденных обстоятельств, в извлечённые уроки.
Бесплатные шаблоны по этой теме
Частые вопросы
Что такое план на случай непредвиденных обстоятельств в управлении проектами?
План действий, подготовленный заранее на случай наступления конкретного риска.
В чём разница между планом на случай непредвиденных обстоятельств и резервным планом?
План на случай непредвиденных обстоятельств применяется, когда риск наступает; резервный план — если не срабатывает сам план на случай непредвиденных обстоятельств.
В чём разница между снижением риска и планом на случай непредвиденных обстоятельств?
Снижение риска действует до его наступления, чтобы уменьшить его; план на случай непредвиденных обстоятельств — это готовая реакция на случай, если риск наступит.
Что такое триггер в плане на случай непредвиденных обстоятельств?
Конкретное наблюдаемое условие, сигнализирующее, что план нужно активировать.
Как резерв на непредвиденные расходы связан с планом на случай непредвиденных обстоятельств?
Резерв на непредвиденные расходы — это время или деньги, включённые в базовый план для покрытия выявленных рисков, если они наступят. Из него часто финансируются действия, предусмотренные планом на случай непредвиденных обстоятельств.
Сколько проекту следует закладывать на планы на случай непредвиденных обстоятельств?
Универсальной цифры нет. Она должна основываться на проанализированных рисках, например на их ожидаемой денежной стоимости или результатах моделирования.
Кто утверждает план на случай непредвиденных обстоятельств?
Обычно руководитель проекта совместно со спонсором, чтобы план можно было активировать без дальнейших задержек.
Нужен ли план на случай непредвиденных обстоятельств для каждого риска?
Нет. Планы обычно готовят для высокоприоритетных рисков или для принятых рисков с серьёзными последствиями.
В чём разница между обходным решением и планом на случай непредвиденных обстоятельств?
План на случай непредвиденных обстоятельств готовится заранее; обходное решение — это незапланированная реакция на проблему, которую не предвидели или для которой не было такого плана.
План на случай непредвиденных обстоятельств — это то же самое, что план обеспечения непрерывности бизнеса?
Нет. План обеспечения непрерывности бизнеса охватывает способность всей организации продолжать работу; план проекта на случай непредвиденных обстоятельств охватывает конкретные риски проекта.
Нужно ли тестировать планы на случай непредвиденных обстоятельств?
Критически важные — да, например путём репетиции отката системы перед запуском.