带行动项的会议纪要模板

什么是会议纪要？

会议纪要 是会议的简短书面记录：谁出席了、每个议程项讨论的要点、做出的决定以及商定的行动项，每项都有负责人和截止日期。它们为与会者和缺席的同事提供了一份关于商定内容和后续安排的共同、可靠的记录。

会议纪要之所以重要，是因为记忆不可靠而会议成本高昂。没有记录，决定会被重新讨论，行动会被遗忘，人们离开时对商定内容各有各的版本。一致的格式可以解决大部分问题：每个人都知道在哪里查找决定和自己的行动。

会议纪要介于用于规划会议的 会议议程与跟进行动的 项目跟踪表 或行动计划之间。

会议纪要模板预览

这是模板的第一个（也是唯一的）选项卡，包含来自每周运营会议的三个示例议程项。请用您自己的内容替换。

示例行仅供参考：请替换为您自己的内容。

会议纪要模板包含哪些内容

模板是一个单选项卡表格，设计为在会议期间填写并在会后立即分享。

• 会议纪要：议程项、讨论要点、决定、行动项、负责人、截止日期、状态

工作表顶部的标题行包含会议详细信息：会议名称、日期、出席者和请假者。其下每一行是一个议程项，包含以下各列：

应该下载哪个版本？

会议纪要应包含哪些内容

无论使用哪种格式，会议纪要都应回答三个问题：我们讨论了什么、决定了什么，以及谁在什么时候之前做什么？以下是需要记录的要素。

您不需要记录所说的每一句话。目标是让错过会议的人能在两分钟内读完纪要。

如何记录会议纪要

好的纪要始于会前、终于会后。请遵循以下步骤。

会议之前

1. 商定由谁记录。 在议程中指定一名记录人。最好不是会议主持人。
2. 准备模板。 将议程项复制到“议程项”列中，并填写会议名称、日期和受邀出席者。
3. 评审未完成的行动。 将上次会议未完成的行动带过来，以便检查。

会议期间

1. 记录出席情况。 在会议开始时更新出席者和请假者。
2. 总结，而不是逐字记录。 对于每个议程项，用几个词记下要点：事实、选项和关切。
3. 将决定写在单独的列中。 如果某项决定不清楚，请在进入下一项之前请主持人确认：“那么我们商定的是……？”
4. 记录每项行动，并注明负责人和日期。 如果没人认领某项行动，请在该议程项结束前指出来。
5. 暂缓偏离主题的事项。 单独记下，留待以后的议程。

会议之后

1. 当天整理纪要。 修正简写，核对姓名、数字和日期。
2. 与主持人确认 ，如果某项决定或行动含义不清。
3. 在 24 小时内发出纪要 ，发给与会者以及任何需要采取行动的人。将决定和行动放在邮件的开头。
4. 跟踪行动 直到完成，并在下次会议开始时评审。

会议纪要示例

以下是一次简短的每周项目状态会议在模板中的样子。请注意，讨论、决定和行动是分开记录的。

会议： 网站改版每周状态会 · 日期： 10 月 6 日 · 出席者： 项目经理、设计负责人、开发人员、营销负责人 · 请假者： 发起人

随后的跟进邮件可以非常简短：一行背景说明、以项目符号列出的决定、附负责人和日期的行动、完整纪要的链接以及下次会议日期。

Cookie 横幅一项展示了会议纪要如何与其他项目文档关联：提出变更请求的决定记录在这里，而变更本身则在以下文档中评估： 变更请求模板.

会议纪要与正式会议记录的比较

这两个术语经常互换使用，在大多数工作场所，本模板对两者都适用。区别在于正式程度。

《罗伯特议事规则》（Robert's Rules of Order）是广泛使用的正式会议程序指南，它指出会议记录应主要记录会议上做了什么，而不是成员说了什么。这对非正式的纪要同样是很好的建议。

如果您需要正式的会议记录，请在标题行和“决定”列中添加组织要求的会议详细信息（法定人数、动议和表决），并将批准上次会议记录作为第一个议程项。

如何将会议纪要转化为行动项

行动是让会议值得召开的关键。将行动写得易于完成、易于检查。

• 以动词开头： 发送、起草、批准、预订、确认。
• 每项行动一名负责人。 “团队”不是负责人。如果涉及多人，请指定负责确保其完成的那个人。
• 一个真实的截止日期， 而不是“尽快”或“下周”。
• 具体到能够判断何时完成： 写“将修订后的预算发送给发起人”，而不是“看一下预算”。
• 首先评审未完成的行动 ，在下次会议上进行，并更新“状态”列。

对于持续到下次会议之后或属于更宏观计划的行动，将其转入 行动计划模板 或您的项目跟踪表。会议中提出的问题和风险应记入 RAID 日志 或 问题日志，使其得到管理而不只是被记下。

将模板用于不同的项目会议

同样的列适用于大多数会议；变化的是侧重点。

我们关于 敏捷会议与仪式 更详细地解释了每种敏捷会议的目的。

技巧与常见错误

技巧

• 将决定与讨论分开。 这是大多数团队能做出的最大改进。
• 保持纪要客观、中立。 记录商定的内容，而不是对谁说了什么的评价。
• 每次使用相同的模板 ，让大家知道在哪里查找。
• 在团队工作的地方分享纪要， 例如共享云盘或项目管理工具，而不仅仅是通过电子邮件。
• 轮换记录人 ，在例行会议中进行，以免总是落在同一个人身上。

应避免的错误

• 写成逐字记录而不是摘要。
• 行动没有负责人，或以“所有人”为负责人。
• 含糊的决定，例如“讨论了预算”。
• 几天后才发出纪要，届时细节已被遗忘。
• 从不评审行动，导致同样的事项在一次次会议中反复出现。

会议纪要是项目让人们了解情况的方式之一。

相关模板和指南

使用以下模板规划会议： 会议议程模板，用本模板进行记录，并使用以下模板跟进行动： 行动计划 或 项目跟踪器模板。 沟通计划模板 确定要召开哪些会议以及由谁出席。

行动计划模板免费行动计划模板，包含目标、行动、负责人、截止日期、资源、成功…入门 · 进阶 · 专家项目跟踪表模板免费项目跟踪表模板，用于跟踪任务、负责人、截止日期、优先级、状态和…入门 · 进阶 · 专家经验教训模板免费经验教训模板，记录做得好的方面、不足之处、根本原因和…入门 · 进阶 · 专家会议议程模板免费会议议程模板，包含目标、限时议项、负责人、成果和…入门 · 进阶 · 专家待办事项清单模板免费待办事项清单模板，包含优先级、截止日期、类别和状态，另附每周…入门 · 进阶 · 专家活动策划模板免费活动策划模板，包含任务检查清单、时间线、负责人、预算跟踪和…入门 · 进阶 · 专家

查看所有模板

• 项目沟通管理：流程与最佳实践
• 项目管理中的经验教训：指南与示例
• 敏捷仪式：敏捷会议实用指南

常见问题