変更要求テンプレート（無料のフォームと変更ログ）

変更要求とは？

A 変更要求 とは、スコープ、スケジュール、予算、成果物、計画など、プロジェクトですでに合意したものを修正するための正式な提案です。変更内容を記述し、なぜ必要かを説明し、時間、コスト、品質、リスクへの影響を示し、変更が承認、却下、延期のいずれになったか、誰が判断したかを記録します。

PMBOKガイドは変更要求を統合変更管理へのインプットとして扱っており、以前の版では4つの種類に分けています： 是正処置 （パフォーマンスを計画に沿った状態に戻す）、 予防処置 （将来の逸脱を防ぐ）、 欠陥修正 （要件を満たさないプロダクトを修正する）、そしてプロジェクト文書や計画の 更新 です。

重要な言葉は*提案*です。変更要求を提出しても、変更が行われるとは限りません。適切な権限を持つ人が影響を検討して判断する、短く目に見えるプロセスが始まるのです。そのプロセスこそが、プロジェクトが次に陥るのを防ぎます： スコープクリープ.

フォームを取り巻くプロセス全体については、当サイトの次をご覧ください： 変更管理ガイド.

変更ログのプレビュー

最初のタブは変更ログです。以下のサンプル行は、異なる段階にある3つの典型的な要求を示しています。自分の内容で上書きしましょう。

サンプル行は例です。ご自身の内容に置き換えてください。

変更要求テンプレートの内容

テンプレートは、連動する2つのタブを持つスプレッドシートです。 変更要求フォーム を使って1つの変更を詳しく書き、その1行の要約を次に追加します： 変更ログ 。そうすれば、すべての要求とその影響の合計を1か所で確認できます。

• 変更ログ：CR番号、提出日、提出者、変更内容、理由、影響：スコープ、影響：時間（日）、影響：コスト（$）、優先度、決定、承認者、決定日
• 変更要求フォーム：項目、詳細

変更ログタブ

変更ログには12の列があります： CR番号, 起票日, 起票者, 変更内容, 理由, 影響：スコープ, 影響：時間（日）, 影響：コスト（$）, 優先度, 判断, 承認者 と 決定日。上級版とエキスパート版では、決定がドロップダウン（保留中、承認、却下、延期）、優先度がドロップダウン（高、中、低）になっています。

変更要求フォームタブ

フォームはシンプルな2列のレイアウト（項目と詳細）で、12の項目があります。変更要求番号、要求者と日付、変更内容、理由またはベネフィット、検討した選択肢、スコープへの影響、スケジュールへの影響、コストへの影響、品質とリスクへの影響、推奨、決定と条件、承認者と日付です。変更ごとに1枚のフォームを使います。

どのバージョンをダウンロードすべきか？

変更要求に含めるべき内容

良い変更要求は、承認者が長い会議なしに判断できるだけの情報を提供します。以下は、テンプレートの項目、それぞれに書く内容、そして例です。

変更要求テンプレートの記入方法

変更ごとに次のステップに従いましょう。小さな変更なら全サイクルが1日で済むこともあり、大きな変更では変更管理委員会の会議が必要になることもあります。

1. 要求に番号を付ける。 すべての要求を追跡できるよう、変更ログの次のCR番号を使います。
2. 変更内容と理由を記述する。 短く具体的に書きましょう。要求者に、ビジネス上のベネフィットと必要な期日を尋ねます。
3. 選択肢を列挙する。 何もしない、後のフェーズに延期する、小さい版にする、すでにスコープ内にあるものと入れ替える、を含めます。
4. 影響を評価する。 作業を行う人たちと一緒に、スコープ、スケジュール、コスト、品質、リスクへの影響を見積もります（下記参照）。
5. 推奨を示す。 プロジェクトマネージャーとして、どの選択肢を勧めるか、その理由を述べます。
6. 記録し、判断に回す。 決定を「保留中」にして要求を変更ログに追加し、フォームを承認者または 変更管理委員会 に、しきい値に従って送ります。
7. 決定を記録する。 フォームとログの両方で、決定、承認者、決定日を記入します。
8. 計画を更新し、関係者に伝える。 承認された変更については、次を更新し プロジェクトのベースライン、スケジュール、予算、スコープの文書も更新してから、チームとステークホルダーに伝えます。却下や延期となった変更についても、要求者に結果を伝えましょう。

影響の評価方法

変更要求の価値の大部分は影響評価にあります。作業を行うチームメンバーと一緒に、次の問いに取り組みましょう：

• スコープ： どの成果物やワークパッケージが変わるか？余地を作るために削除すべきものはあるか？次と照合しましょう： WBS（ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー）.
• スケジュール： 追加の工数は何日か、変更はクリティカルパスや固定されたマイルストーンに影響するか？
• コスト： どのような追加の人件費、資材、ライセンス、サプライヤーの料金が必要か？予備費でまかなえるか？
• 品質： 追加のテスト、レビュー、承認が必要か？他の機能に影響する可能性はあるか？
• リスク： 新たなリスクを生むか、既存のリスクを変えるか？新たなリスクは次に追加しましょう： リスク登録簿.

変更要求の例

以下は、テンプレートの2番目のサンプル行、つまり顧客ポータルプロジェクトに多要素ログインを追加する要求について記入済みのフォームです。

決定がスポンサー単独ではなくステアリンググループに委ねられている点に注目しましょう。$9,000で10日という規模は、次のセクションのしきい値を超えているからです。サンプルログのCR-001は$2,400の小さな変更で、スポンサーが承認しました。

変更要求は誰が承認するのか？

承認者は、変更の規模と、次の定めによって決まります： プロジェクトガバナンス 。プロジェクトの開始時にしきい値を合意し、次に書き込んでおけば、 プロジェクトマネジメント計画書 または プロジェクト憲章、誰が決めるかで揉めることはありません。

下表は、多くのチームがしきい値を設定する方法の一例です。数値は説明用のものです。プロジェクトの規模とスポンサーのリスク選好に基づいて独自に設定しましょう。

A 変更管理委員会 （CCB）は、多くの場合スポンサー、プロジェクトマネージャー、クライアントの代表者、技術リードで構成され、大きな変更をまとめてレビューするグループです。 RACIマトリクス を使えば、これらの役割を素早く明確にできます。

変更要求の種類

変更要求の分類には2つの方法があります。 目的 （PMBOKガイドのカテゴリー）によるものと、 緊急性とリスク （ITの変更管理や多くのプロジェクトチームで一般的）によるものです。

すべてのカテゴリーを使う必要はありません。多くのチームは変更ログに種類の列を追加するか、単に優先度を使って、定型的な要求と委員会が必要な要求を分けています。

変更要求、変更指示、変更ログの違い

これらの用語はあいまいに使われることがよくあります。それぞれの関係は次のとおりです。

変更管理は、人々が新しい働き方を受け入れるのを支援する組織のチェンジマネジメントとも異なります。

アジャイルプロジェクトにおける変更要求

スクラムやその他のアジャイルなアプローチでは、ほとんどの変更は想定されたものであり、変更要求ではなくバックログを通じて扱われます。新しいアイデアは プロダクトバックログに入り、 プロダクトオーナー が既存の作業と比較して順序を付けます。スプリント中はスプリントゴールが守られます。

変更がチームのコントロール外のものに影響する場合は、アジャイルの作業でも変更要求に出番があります。たとえば：

• スコープや成果物を定める固定価格の契約または 作業範囲記述書 。
• スポンサーが確約した固定の予算やリリース日。
• 規制、セキュリティ、契約上の要件。
• 他のチームやサプライヤーへの依存。

このような場合、テンプレートの軽量版（多くの場合は初級版の変更ログ）を使えば、チームの動きを遅らせることなく監査証跡を残せます。

変更要求でよくある間違い

• 口頭で変更を受け入れる。 会議で合意した「ちょっとしたお願い」は計画に反映されません。どんなに小さくても、すべて記録しましょう。
• コストは評価するが、スケジュールやリスクは評価しない。 安価な変更でも、クリティカルパスを押し出したりリスクを増やしたりすることがあります。
• 合意したしきい値がない。 すべての変更がスポンサーに行くか、どれも行かないかのどちらかになります。
• 決定を保留したままにする。 保留中のまま滞った要求は不確実性を生みます。目標とする判断期間を設定しましょう。
• ベースラインを更新しない。 承認された変更はスケジュール、予算、スコープの文書に反映されなければなりません。そうしないと進捗報告が誤ったものになります。
• 累積的な影響を無視する。 個々の変更だけでなく、承認された変更の合計をレビューしましょう。
• ループを閉じるのを忘れる。 却下や延期となった要求も含め、要求者に結果を伝えましょう。

関連するテンプレートとガイド

変更要求が単独で存在することはまれです。次の文書と連携して機能します： プロジェクトスコープのテンプレート は変更を測る基準を定め、 RAIDログテンプレート と リスク登録簿テンプレート は変更が生むリスクと課題を記録し、 プロジェクト計画書テンプレート は承認された変更が最終的に反映される場所です。

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• プロジェクトマネジメントにおける変更管理：プロセスとテンプレート
• チェンジマネジメントと変更管理：主な違いを解説
• スコープクリープ：原因、例、防止策
• プロジェクトのベースラインとは？スコープ、スケジュール、コスト

役割や変更管理委員会を含むプロセス全体を設定するには、当サイトの次をご覧ください： 変更管理ガイド.

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